Mở đầu cho những bài viết về cách làm KPI, Blognhansu sẽ giới thiệu với bạn các tài liệu, biểu mẫu và quy trình đơn giản. Chuyên gia Nguyễn Hùng Cường với kinh nghiệm tư vấn BSC và KPI cho nhiều doanh nghiệp đã tổng hợp và chia sẻ biểu mẫu cùng cách xây dựng KPI. Cùng Blognhansu theo dõi nhé!
1. Tài liệu, biểu mẫu về quy trình xây dựng KPI đơn giản
Link download: Biểu mẫu, quy trình xây dựng KPI đơn giản. xls ( Tải tại đây - https://goo.gl/bSpUeY )
- Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;
- Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;
- Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;
- Biểu mẫu BM- 04: Bảng phân tích công việc;
- Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;
- Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;
- Biểu mẫu BM- 07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá KPI.
Hoặc anh (chị) có thể tham khảo cuốn sách "Blog Nhân sự" quyển 5 của tác giả Nguyễn Hùng Cường về quản trị hiệu suất. “Blog Nhân sự” quyển 5 sẽ được xuất bản với tên “Tái tạo Nhân sự - Nâng cấp hệ thống Quản trị hiệu suất tổ chức theo BSC và KPI”. Đây là quyển sách được viết thành dạng blog (tản văn) tập hợp các bài viết. Mỗi bài viết được viết ra sẽ phải làm sao cho người đọc dễ hiểu và giải quyết một vấn đề nào đó.
Làm sao để “tái tạo hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương pháp BSC mix JD - KPI”? Theo đó để thực hiện, chuyên gia Nguyễn Hùng Cường đã đưa ra cách làm như sau:
"Tìm ra bản đồ chiến lược cho công ty. Sau đó từ bản đồ tìm ra BSC và có BSC sẽ đến phân bổ các thước đo chiến lược (KGI) cho bộ phận rồi tìm ra các KPI nhỏ hơn của bộ phận phục vụ cho chiến lược, giúp KGI hoàn thành. Khi có KPI của bộ phận từ chiến lược, tìm thêm các KPI chức năng để tạo thư viện KPI cho bộ phận. Từ thư viện KPI của bộ phận phân bổ KPI cho các vị trí. Cuối cùng, rút gọn các KPI để làm thành thẻ KPI cho từng vị trí."
2. Hướng dẫn quy trình xây dựng KPI (theo nguyên tắc SMART)
2.1 Tạo nên các mục tiêu chiến lược
Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước đầu tiên trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Nếu như kế hoạch, hành động thường biến động theo tình hình thực tế thì các mục tiêu chiến lược có sự ổn định cao hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp.
Muốn xây dựng các mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt.
Sau khi có các mục tiêu chiến lược, bạn cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. Mục tiêu sẽ mãi chỉ nằm trong suy nghĩ hay trên tờ giấy nếu không gắn mục tiêu đó với kế hoạch hành động cụ thể.
Bên cạnh đó, khi xây dựng KPI, mục tiêu chiến lược không chỉ tập trung vào vấn đề doanh thu, lợi nhuận mà còn phải xem xét nhiều khía cạnh khác như: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.
Bạn cũng có thể tham khảo tham khảo mô hình Canvas với 9 trụ cột trong mô hình kinh doanh, đại diện cho 4 khía cạnh cốt lõi của tổ chức là khách hàng, giá trị, cơ sở vật chất và khả năng tài chính. 9 trụ cột trong mô hình Canvas bao gồm:
- Phân khúc khách hàng (Customer Segments)
- Giải pháp giá trị (Value Propositions)
- Kênh phân phối (Channels)
- Quan hệ khách hàng (Customer Relationships)
- Dòng doanh thu (Revenue Stream)
- Nguồn lực chính (Key Resources)
- Hoạt động chính (Key Activities)
- Đối tác chính (Key Partnerships)
- Cơ cấu chi phí (Cost Structure)
2.2 Đưa các mục tiêu trở nên SMART
Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.
- S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu và giúp tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
- M – Đo lường: Giúp đo lường được chính xác tiến độ thực hiện công việc, hoàn thành mục tiêu
- A – Khả thi: Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi đối với doanh nghiệp
- R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu trong một bức tranh chung tổng thể
- T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để mỗi cá nhân hoàn thành mục tiêu đúng hạn
Để hiểu hơn về quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART, bạn có thể theo dõi ví dụ sau: Mục tiêu của phòng kinh doanh là tăng doanh số bán hàng quý III
- S - Cụ thể: Muốn tăng doanh số bán hàng quý III 2022
- M - Đo lường: Muốn tăng doanh số bán hàng quý III 2022 lên mức tối thiểu 3 tỷ đồng
- A - Khả thi: Với chất lượng sản phẩm và nguồn lực hiện có, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu này nếu tập trung.
- R - Liên quan: Giúp doanh nghiệp thực hiện thành công kế hoạch không lỗ năm 2022
- T - Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước ngày 31/12/2022
2.3 Xác định KPI để theo dõi và đo lường thành công của mục tiêu đặt ra
Nếu mục tiêu là điều mà tổ chức mong muốn đạt được thì KPI là giá trị hay kết quả mà đội nhóm cần đạt được nếu muốn hướng tới mục tiêu. Do đó, khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Trong xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ngoài ra, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.
2.4 Xây dựng kế hoạch hành động
Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy vậy, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.
Khi tạo lập kế hoạch hành động, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Kế hoạch hành động phù hợp, đáp ứng đúng đặc thù của đội ngũ. Nghĩa là xây dựng kế hoạch dựa trên những căn cứ khách quan, cụ thể chứ không thiết lập một cách rập khuôn, thiếu thực tế.
- Trong trường hợp mục tiêu hoặc KPI quá lớn, khó quản lý thì hãy chia tách KPI thành nhiều giai đoạn khác nhau. Sau đó, bạn lập kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn đó. Việc phân chia giai đoạn như vậy giúp doanh nghiệp dễ theo dõi, quản lý công việc.
- Kế hoạch hành động nên được xem xét thường xuyên qua các buổi kiểm tra hàng tuần giữa cấp trên và cấp dưới. Việc theo dõi kế hoạch hành động kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhận diện kết quả công việc đã thực hiện, phát hiện các vấn đề và đưa ra giải pháp kịp thời.
2.5 Theo dõi KPI thường xuyên
Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.
Đương nhiên, việc theo dõi hay đánh giá KPI cũng cần được thực hiện nghiêm túc, nhanh chóng khi doanh nghiệp có những thay đổi quan trọng.
Lời kết,
Thực ra, để xây dựng KPI có rất nhiều phương pháp khác nhau nhưng SMART vẫn phổ biến nhất. Mong rằng với bài viết này, HRM, CEO đang cần xây dựng KPI cho các thành viên cho tổ chức có thể áp dụng các tài liệu, biểu mẫu và quy trình đơn giản này. Hẹn gặp lại nhau những bài tiếp theo trong series bài viết về cách làm KPI.
