Con người thường có xu hướng ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp hơn những công việc dài hạn. Khi dành quá nhiều thời gian cho những điều khẩn cấp, bạn có thể bỏ qua nhiệm vụ quan trọng. Bằng cách phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ma trận Eisenhower giúp bạn cải thiện khả năng quản lý thời gian và dành sự tập trung cho những việc thực sự quan trọng.
1. Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành 4 hộp ưu tiên cho biết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước và những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc loại bỏ.
Stephen Covey trong cuốn sách “7 thói quen của những người có tầm ảnh hưởng lớn” đã đề cập Ma trận Eisenhower gắn liền với Dwight D. Eisenhower. Ông là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và nổi tiếng với khả năng tổ chức toàn diện. Vị tổng thống được cho là đã sắp xếp toàn bộ các nhiệm vụ để chỉ những việc quan trọng và khẩn cấp mới đến bàn của ông.
Thực ra, ma trận Eisenhower dựa trên hai đặc tính là tính quan trọng và tính khẩn cấp. Đây không phải là một chiến lược hoàn hảo nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu.
2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào ưu tiên và quản lý những nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Phương pháp này giúp tách biệt và phân loại các nhiệm vụ thành từng nhóm và quyết định cách tiếp cận, sử dụng thời gian hiệu quả.
2.1 Mức độ quan trọng
Trong ma trận Eisenhower, đây là khía cạnh đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Chúng có thể liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, quan hệ hay những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống. Những nhiệm vụ ở mức này không mang lại kết quả ngay lập tức nên dễ bị xao nhãng.
2.2 Mức độ khẩn cấp
Khía cạnh này đo lường mức độ và thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các nhiệm vụ khẩn cấp thường liên quan đến thời hạn, yêu cầu ngay tức thì hoặc có thời hạn gấp. Đặc biệt là có thể gây hậu quả nếu không hoàn thành kịp thời.
2.3 Phân loại nhiệm vụ
Dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành 4 loại khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, không quan trọng và không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ sẽ có cách tiếp cận và xử lý khác nhau.
Bằng cách phân loại nhiệm vụ và xác định phương pháp tiếp cận thích hợp cho từng loại, mỗi người có thể sử dụng thời gian hiệu quả và cân bằng giữa những mục tiêu cá nhân - công việc. Nhiều người nghĩ rằng các nhiệm vụ khẩn cấp thì đều quan trọng nhưng thực tế thì không hẳn là vậy.
3. Khám phá 4 cấp độ trong ma trận Eisenhower
3.1 Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng
Góc phần tư thứ nhất là khẩn cấp và quan trọng, yêu cầu “giải quyết ngay”. Đây là ô đặt bất kỳ nhiệm vụ nào vừa khẩn cấp vừa quan trọng, thường chiếm 15-20% quỹ thời gian. Khi có một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm phải thực hiện ngay, ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn và có hậu quả rõ ràng thì đặt nó vào góc phần tư này.
Những công việc cần ưu tiên hàng đầu trong nhóm này như:
- Công việc xuất hiện đột ngột xảy ra không đoán trước được: bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, email công việc, các cuộc điện thoại quan trọng, …
- Công việc có thể biết trước và xếp lịch để chuẩn bị, thường có tính chất định kỳ hoặc lặp lại: họp định kỳ, cuộc họp đã lên kế hoạch trước, …
- Công việc chưa hoàn thành mặc dù sắp đến hạn chót: làm báo cáo, làm bài kiểm tra, thuyết trình, …
3.2 Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Góc phần tư thứ hai trong ma trận Eisenhower là “sắp xếp lịch trình”. Nơi đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bởi vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn nhưng không cần phải thực hiện ngay nên có thể lên lịch cho những nhiệm vụ này sau, chiếm khoảng 60-65% quỹ thời gian.
Để quản lý thời gian tốt, bạn nên dành nhiều thời gian vào ô này. Chúng thường không khẩn cấp nhưng sẽ tích lũy dần để bạn đạt được những thành tựu như mong muốn.
3.3 Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Những việc này không có gì quan trọng nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn khó có thể kiểm soát. Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy ủy thác cho cấp dưới hoặc học cách từ chối và kết thúc một cách lịch sự.
3.4 Cấp độ 4: Không quan trọng và không khẩn cấp
Những nhiệm vụ còn sót lại thường không khẩn cấp hoặc quan trọng. Đôi khi, chúng sẽ cản trở việc hoàn thành mục tiêu của bạn. Đặt những mục còn lại này vào danh sách việc cần làm ở góc phần tư thứ tư - “xóa bỏ” hoặc chỉ nên dành 5% quỹ thời gian.
Nhiệm vụ trong góc phần tư này của ma trận Eisenhower không cần thiết và không đóng góp cho các mục tiêu hay lợi ích lâu dài. Nên thực hiện các hoạt động này kéo dài hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và tạo thành nhóm có mức độ ưu tiên thấp nhất.
4. Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower là gì?
Nguyên tắc cốt lõi của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp:
- Các nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý của bạn về thời gian. Đó là những nhiệm vụ mà bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết. Đôi lúc, giải quyết những nhiệm vụ khẩn cấp khiến bạn rơi vào tư duy phản ứng, vội vàng và hạn chế sự tập trung.
- Các nhiệm vụ quan trọng giúp hiện thực hóa giá trị và mục tiêu dài hạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay được. Nhưng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng góp phần mở rộng tư duy, nhạy bén, sáng tạo và cởi mở hơn với ý tưởng mới.
Lưu ý rằng nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở thành khẩn cấp. Mọi người thường có xu hướng tin rằng các nhiệm vụ khẩn cấp cũng quan trọng. Tuy nhiên, thực tế không hẳn vậy. Đôi khi con người thích tập trung vào các vấn đề và giải pháp ngắn hạn nhưng thành tựu lại đến khi chúng ta tập trung vào những mục tiêu dài hạn.
Lời kết,
Với ma trận Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại những nhiệm vụ ưu tiên của mình để phục vụ công việc và cuộc sống. Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không đạt được vì không có đủ thời gian. Mong rằng bài viết của Blognhansu đã giúp các bạn hiểu rõ về ma trận này. Hẹn gặp trong các bài viết khác!
