Trong doanh nghiệp, việc xây dựng bản mô tả công việc (JD) tiêu chuẩn là vô cùng quan trọng đối với bộ phận nhân sự tuyển dụng. Vậy cụ thể JD là gì? Vai trò và cách xây dựng JD như thế nào? Cùng Blognhansu trả lời trong bài viết hôm nay nhé!
1. Tìm hiểu JD là gì?
JD không phải là một khái niệm xa lạ với nhiều người. Trên thực tế, chúng ta đã được tiếp xúc với JD khi bắt đầu tham gia vào một công việc. JD hay Job Description là một bản mô tả công việc. Hiểu đơn giản, JD đưa ra đầy đủ những nhiệm vụ, chức năng và tiêu chuẩn công việc cũng như quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được cho công việc đang cần tuyển.
Thông thường, một bản JD sẽ trình bày và mô tả ngắn gọn, trọng tâm. Ngôn từ đơn giản và rõ ràng giúp ứng viên có thể đọc và hiểu ngày được những công việc cần làm. Từ đó, ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp của bản thân với vị trí đó.
2. Tại sai JD quan trọng trong tuyển dụng và các hoạt động của doanh nghiệp?
Không chỉ quan trọng trong tuyển dụng, JD còn mang nhiều ý nghĩa đối với các hoạt động khác của doanh nghiệp và từng ứng viên.
Qua JD, doanh nghiệp có thể cân đối và sắp xếp vị trí công việc phù hợp dành cho ứng viên. Cũng như, đánh giá tính bất cập trong sơ đồ nhân sự và vị trí công việc của mỗi phòng ban. Đây được coi là cơ sở để tuyển dụng và đào tạo một cách bài bản, đánh giá mức lương của mỗi ứng viên.
Bên cạnh đó, ứng viên có thể căn cứ vào JD để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của công việc. Đồng thời, tự đánh giá năng lực của mình liệu có phù hợp với vị trí đó không.
3. Những yếu tố cần có trong một bản JD (mô tả công việc)
Bạn biết không, viết JD cũng được liệt vào những kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với nhân sự tuyển dụng. Nó sẽ đánh giá được mức độ thu hút ứng viên, mô tả càng chính xác và chi tiết các đầu việc sẽ đảm bảo được việc tuyển chọn ứng viên phù hợp hơn.
Như vậy, muốn có được một bản mô tả công việc tốt, cần dựa trên những tiêu chuẩn nào?
Thứ nhất, JD đảm bảo cụ thể, rõ ràng và sử dụng từ ngữ dễ hiểu. Các ứng viên có thể hiểu được trách nhiệm công việc và những điều họ cần làm khi vào doanh nghiệp.
Thứ hai, định hướng mục tiêu và tiêu chuẩn cho ứng viên để họ có thể hoàn thành công việc.
Thứ ba, tạo sự hấp dẫn và khác biệt để thu hút ứng viên so với những doanh nghiệp khác trên thị trường hiện nay.
4. Bật mí 4 bước xây dựng bản mô tả công việc hiệu quả
Nhân sự tuyển dụng cần phải thực hiện xây dựng bản mô tả công việc dựa trên kế hoạch cụ thể. Để tạo nên một JD hoàn hảo, nhân sự nên đi qua 4 bước: Lập kế hoạch, thu thập thông tin, phác thảo bản mô tả và mô tả chi tiết.
4.1 Bước 1: Lập kế hoạch
Nhà tuyển dụng nên định hình những việc cần làm khi muốn xây dựng bản mô tả chi tiết. Kế hoạch được lập ra để trả lời những câu hỏi sau đây:
- Nhiệm vụ của công việc là gi?
- Trách nhiệm của nhân viên ở vị trí đó?
- Tiêu chí đánh giá kết quả công việc là gì?
- Quyền lợi ứng việc được hưởng khi làm việc?
- Cơ hội thăng tiến nào cho ứng viên?
- Xác định những nội dung cần nhấn mạnh trong bản mô tả công việc?
4.2 Thu thập thông tin
Mục đích của thu thập thông tin là xác định lại vị trí và vai trò của công việc mà ứng viên sẽ ứng tuyển. Thông thường, nó bao gồm thông tin nội bộ, thông tin của các doanh nghiệp khác trên thị trường.
Cụ thể, có thể đưa ra so sánh về mức lương hay chế độ để đảm bảo sự phù hợp. Làm như vậy bởi vì khi ứng viên đi tìm việc cũng đều tìm hiểu rất kỹ và đưa ra so sánh để lựa chọn điểm “dừng chân” phù hợp nhất.
4.3 Phác thảo bản mô tả công việc
Sau khi nắm rõ và đầy đủ thông tin về công việc, hãy tiến hành phác thảo bản mô tả để kiểm tra các đầu mục xem có đang thiếu hay không, đã đủ và phù hợp với cơ sở dữ liệu đã đưa ra trước đó hay không.
4.4 Tiến hành mô tả chi tiết
Dựa trên bản phác thảo đã được thống nhất và phê duyệt giữa các bộ phận liên quan, nhân sự tuyển dụng sẽ tiến hành mô tả chi tiết để có được bản JD hoàn chỉnh nhất.
5. Hướng dẫn cách xây dựng bản mô tả công việc chuẩn chỉnh nhất
Thực ra, không có bất kỳ bản mô tả công việc chuẩn mẫu nào cho các doanh nghiệp hiện nay cả. Tuy vậy, chúng ta vẫn phải tạo ra một bản JD thu hút ứng viên. Vậy nên, ít nhất cần phải đáp ứng những nội dung cơ bản sau:
5.1 Vị trí công việc
Mỗi doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức riêng biệt nên khi tuyển dụng cần phải nêu rõ ràng và đúng vị trí đang cần. Nội dung có thể là tên vị trí, thuộc phòng ban nào để ứng viên dễ dàng hình dung được. Các thông tin liên quan đến tên công ty, địa chỉ, đầu công việc cũng nên liệt kê đầy đủ và chi tiết.
5.2 Mô tả công việc
Có thể nói đây là yếu tố không thể thiếu để giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí ứng tuyển. Mô tả chi tiết những công việc mà ứng viên sẽ đảm nhận khi vào công ty. Đồng thời, đưa ra vai trò, trọng trách để họ phải đặt ra câu hỏi làm thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
5.3 Yêu cầu về năng lực
Như bạn cũng biết, không phải ai khi ứng tuyển một vị trí thì sẽ phù hợp. Nhà tuyển dụng phải đưa ra những yêu cầu liên quan đến kỹ năng và kinh nghiệm cần có đối với vị trí đang tuyển. Từ đó, ứng viên sẽ tự nhìn nhận và đánh giá công việc xem có phù hợp với khả năng và định hướng của bản thân không.
5.4 Quyền lợi nhận được
Quyền lợi bao gồm lương và chế độ, đây là những yếu tố hàng đầu để chiêu mộ người tài. Doanh nghiệp sẽ đưa ra quyền lợi để thu hút và chinh phục ứng viên bởi chúng ta đều hiểu rằng trách nhiệm và quyền lợi luôn song hành với nhau.
Khi đi làm, ứng viên sẽ có cơ hội nhận mức lương bao nhiêu, hưởng doanh số thế nào và các phúc lợi đi kèm ra sao là những điều cần được trình bày rõ ràng, chi tiết trong JD tuyển dụng.
Lời kết,
Trên đây là những thông tin về JD - bản mô tả công việc. Mong rằng qua bài viết của Blognhansu các bạn có thể có được cái nhìn toàn diện và hiểu chi tiết hơn về JD. Cũng như cách xây dựng một bản mô tả công việc hiệu quả khi tuyển dụng.
