Hôm nay, bạn trợ lý nhắc tôi là phải hoàn thành KPI cho một bạn nhưng không hiểu sao tôi lại mở mail ra đọc rồi nhận được câu hỏi thú vị về quy trình xây dựng khung năng lực. Cũng nhân tiện tối nay tôi đứng chia sẻ về xây dựng hệ thống Quản trị năng lực trong lớp Kỹ thuật xây dựng hệ thống QTNS core lương 3P nên tôi bỏ luôn chút thời gian để biên bài này với hi vọng giúp được chủ nhân câu hỏi và cũng để bạn hình dung.
Xin mời bạn đọc câu hỏi: "Dear anh Cường,
Em đã tải hết bộ tài liệu iCPO anh gửi.
Hiện tại công ty em đang triển khai xây dựng khung năng lực, nên mấy hôm nay em đang đọc các tài liệu liên quan đến phần này (trước đó em cũng có đọc 1 bản ppt của anh hướng dẫn xây khung năng lực và có tham khảo thêm 1 khóa học của bên khác rồi).
Với tài liệu hiện tại em thấy khá hữu ích cho phần em đang tìm hiểu, tuy nhiên về quy trình triển khai thì em đang hơi rối 1 chút ạ. Trước đó em có 1 buổi giới thiệu cho BOD và đội Manager bên em về khung năng lực là gì và quy trình xây dựng, tuy nhiên có 1 số vấn đề sau em chưa được rõ cũng rất mong được anh giải đáp ạ:
1. Sau khi tạo 1 số form mẫu, sếp em có hỏi là liệu việc xác định các năng lực lõi (năng lực của công ty), năng lực phòng ban, sau đó làm năng lực của vị trí thì có bị trùng lặp không (vì có thể có các năng lực mà phòng ban này có và phòng ban khác cũng có, thì khi tổng hợp lại 2 phòng ban sẽ có năng lực trùng, thì trong trường hợp này sẽ giải quyết việc định nghĩa trùng như thế nào ạ (họp 2 trưởng bộ phận lại để thống nhất cách định nghĩa và các cấp độ trước khi đưa vào từ điển năng lực, em đang nghĩ theo hướng này không biết có đúng không?)
2. Các kiến thức em đọc được về khung năng lực vẫn hơi rời rạc nên hiện tại về chi tiết các bước thực hiện quá trình xây em vẫn đang hơi rối ạ. Em dự định sẽ tổ chức quy trình xây khung năng lực như sau:
B1: Xác định cơ cấu công ty, hệ thống chức danh và các bản mô tả công việc. Ở bước này, do công ty đang trong giai đoạn tái cơ cấu nên sếp bên em có vẽ lại được sơ đồ tổ chức công ty rồi, hệ thống chức danh em cũng đã lên xong. Tuy nhiên chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và các bản mô tả công việc gần như không có (công ty em tuyển dụng bằng cách bạn tuyển dụng tham khảo các JD có sẵn trên mạng, sau đó các trưởng bộ phận sẽ sửa lại JD để dùng cho việc tuyển dụng, nên chưa có các bản mô tả công việc đầy đủ thông tin như quyền hạn trách nhiệm,...và bản thân em cũng nhận thấy phần mô tả các công việc như hiện tại đang chung chung và thực sự chi tiết các công việc mà các bạn khối kỹ thuật đang làm). Vậy có phương pháp nào để viết lại mô tả công việc này một cách chi tiết không ạ, em đang nghĩ sẽ dùng phương pháp bảng hỏi để gửi cho trưởng bộ phận + các nhân viên để lấy được mô tả chi tiết nhất, nhưng nếu làm theo phương án này thì có nên kết hợp với B4 là xây dựng các năng lực chuyên môn/năng lực vị trí không (làm tách riêng song song với việc làm B2 là xác định năng lực lõi của công ty)
B2: Xác định năng lực lõi, định nghĩa và phân cấp độ các năng lực lõi của công ty bằng hình thức tổ chức họp BOD và đội Manager, đưa ra các năng lực lõi dựa trên việc phân tích tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược phát triển, tổng hợp và lấy 5 năng lực được đề xuất nhiều nhất
B3 + B4: Xác định năng lực chung của phòng ban + năng lực vị trí (năng lực chuyên môn). Như em nói ở trên là kết hợp với bảng hỏi ở B1, sau khi thu được kết quả sẽ phỏng vấn trưởng bộ phận và 1 số nhân viên cứng của bộ phận để chốt được JD + danh mục, định nghĩa và các cấp độ của năng lực.
B5: Xây dựng khung năng lực cho mỗi vi trí (tổng hợp từ năng lực lõi + năng lực phòng ban + năng lực chuyên môn)
B6: Tổng hợp từ điển năng lực.
Không biết quy trình xây dựng khung năng lực như trên anh thấy ổn chưa ạ.
Thật ra lúc đầu em có nhiều điều thắc mắc hơn ạ, nhưng vừa viết mail cho anh vừa đọc tài liệu nên cũng có nhiều điều vỡ ra hơn rồi.
Rất mong được anh giải đáp các câu hỏi trên ạ.
Em cảm ơn anh đã gửi cho em một bộ tài liệu rất hữu ích."
Câu hỏi của bạn có 2 ý và tôi sẽ trả lời ngược từ dưới lên.
Câu hỏi: Không biết quy trình xây dựng khung năng lực như trên anh thấy ổn chưa ạ?
Trả lời: Khi đọc câu hỏi này, tự nhiên tôi nhớ đến một bài viết mà tôi còn dang dở từ 12 năm trước của tôi với chủ đề: "Các bước xây dựng từ điển năng lực …". Trong bài viết này tôi định chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm triển khai dự án xây dựng Khung năng lực ở tập đoàn cũ mà tôi đã từng làm. Và cũng những kinh nghiệm và kiến thức này được tôi chia sẻ trong slide mà bạn tác giả câu hỏi đang tham khảo. Nhưng giờ tôi đã già hơn rồi. Thời điểm đó tôi chỉ là thành viên của dự án. Lúc này tôi đã có kinh nghiệm của người trưởng dự án cũng như người triển khai nên quy trình hay các giai đoạn làm Hệ thống Quản trị hiệu suất của tôi đã khác. Các giai đoạn của tôi như sau:
Giai đoạn 1: Xây dựng Khung năng lực :
Bước 1: Thống nhất chiến lược
- Xác định dòng chảy chiến lược
- Xác định bản đồ chiến lược công ty
Bước 2: Thống nhất cơ cấu tổ chức
- Xác định sơ đồ bộ phận từ chiến lược
- Xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận (sơ đồ và ma trận phân nhiệm cho các vị trí)
- Lựa chọn phương án xác định năng lực (sử dụng năng lực lẻ hay năng lực nhóm)
Bước 3: Thống nhất số cấp trung bình cho các năng lực
Bước 4: Thống nhất số bậc trung bình cho các vị trí
Bước 5: Xác định, định nghĩa, phân cấp năng lực cốt lõi mà nhân viên cần có (Core Competencies)
- Phân tách năng lực lõi từ văn hóa và lợi thế cạnh tranh
- Định nghĩa và đưa ra các biểu hiện hành vi cho các cấp của năng lực lõi
Bước 6: Xác định năng lực thực thi chiến lược
- Phân tách năng lực thực thi chiến lược
- Xác định các yêu cầu cần thiết cho các năng lực để thực thi chiến lược
Bước 7: Xây dựng thư viện năng lực của bộ phận
- Phân bổ năng lực thực thi chiến lược xuống bộ phận
- Xác định các năng lực thực hiện chức năng
- Tập hợp các năng lực chiến lược và chức năng thành thư viện năng lực bộ phận
Bước 8: Xác định khung năng lực cho các vị trí
- Phân bổ các năng lực bộ phận xuống các vị trí
- Rút gọn, lựa chọn các năng lực vào khung (rút xuống 8 năng lực)
- Bổ sung thêm năng lực lõi vào khung năng lực để đồng bộ văn hóa tổ chức
- Trả lời 5W - 1H trong bảng Khung năng lực
Bước 9: Xây dựng từ điển năng lực quan trọng của bộ phận
- Tập hợp các năng lực có trong khung của các vị trí vào từ điển
- Đưa ra các định nghĩa và biểu hiện hành vi cho các cấp của năng lực
- Tính toán trọng số quan trọng của từng biểu hiện hành vi.
Bước10: Thống nhất định nghĩa năng lực quan trọng của công ty
- Gộp các năng lực của các bộ phận vào từ điển năng lực của công ty
- Thống nhất định nghĩa và cấp độ cho các năng lực cùng xuất hiện ở các bộ phận.
Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống đánh giá, chính sách lương P2 và đào tạo năng lực để ứng dụng Khung năng lực trong đào tạo nguồn nhân lực:
Bước 11: Xây dựng chính sách lương P2
Bước 12: Xây dựng hệ thống bài kiểm tra đánh giá năng lực
Bước 13: Xây dựng hệ thống chương trình đào tạo năng cao năng lực
Như vậy so sánh giữa quy trình làm của tôi và của chủ nhân câu hỏi cũng như cách làm cũ, tôi đã có cải tiến và nâng cấp hơn để quá trình xây dựng được logic cũng như diễn ra dễ dàng. Cụ thể điểm của tôi khác đó chính là CHIẾN LƯỢC. Đến thời điểm này tôi quan điểm: Mọi công cụ quản trị sinh ra để phục vụ chiến lược. Khung năng lực hay hệ thống quản trị năng lực cũng tương tự. Vì thế không có chiến lược, hệ thống có sinh ra cũng không hoàn hảo.
Nếu làm theo cách của tôi thì việc mô tả công việc cho các vị trí có thể được tối giản đi rất nhiều và sẽ không bị băn khoăn như trên: "...chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và các bản mô tả công việc gần như không có (công ty em tuyển dụng bằng cách bạn tuyển dụng tham khảo các JD có sẵn trên mạng, sau đó các trưởng bộ phận sẽ sửa lại JD để dùng cho việc tuyển dụng, nên chưa có các bản mô tả công việc đầy đủ thông tin như quyền hạn trách nhiệm,...và bản thân em cũng nhận thấy phần mô tả các công việc như hiện tại đang chung chung và thực sự chi tiết các công việc mà các bạn khối kỹ thuật đang làm)..."
Trong trường hợp bạn vẫn muốn biết cách làm mô tả công việc của tôi, vui lòng đọc các bài:
- Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty? http://blognhansu.net.vn/?p=24579
- Nguyên tắc và cơ sở xây dựng sơ đồ tổ chức https://blognhansu.net.vn/?p=27200
- Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn http://blognhansu.net.vn/?p=20813
- Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty http://blognhansu.net.vn/?p=8685
Câu hỏi: Khi tổng hợp lại 2 phòng ban sẽ có năng lực trùng, thì trong trường hợp này sẽ giải quyết việc định nghĩa trùng như thế nào?
Trả lời: Nếu để ý ở câu trên, bạn sẽ thấy tôi đã có bước giải quyết vấn đề trùng đó. Cơ bản thì cách của tôi cũng giống cách của tác giả câu hỏi: "họp 2 trưởng bộ phận lại để thống nhất cách định nghĩa và các cấp độ trước khi đưa vào từ điển năng lực". Trong quá trình làm từ điển năng lực cho các bộ phận, nếu tôi thấy có năng lực nào trùng, tôi hay hỏi bộ phận đó là có muốn tham khảo định nghĩa và phân cấp năng lực của bộ phận khác không? Nếu có tôi sẽ cho họ xem và đề nghị họ bổ sung. Bổ sung xong tôi sẽ trao đổi lại với các bên trùng để thống nhất. Về cơ bản theo cách làm của tôi thì gần như các bộ phận sẽ đồng ý sử dụng định nghĩa và biểu hiện hành vi của bộ phận đã làm. Lý do là vì tôi hay chọn hướng làm Khung năng lực là theo hướng xác định năng lực lẻ (coi 1 trong các yếu tố ASK (Thái độ - Kỹ năng - Kiến thức) là một năng lực.
Tái bút: Đoạn này cần lưu ý vì như tôi đã viết ở trên chúng ta có 2 hướng xác định năng lực:
- Hướng 1: Sử dụng mô hình ASK để phân tách các chiến lược, nhiệm vụ ra thành các yếu tố lẻ. Sau đó dùng các yếu tố lẻ này như là 1 năng lực. Tôi gọi hướng này là dùng năng lực lẻ. Ví dụ để dễ hiểu: Chúng ta có công việc là "viết blog về Khung năng lực". Sử dụng ASK chúng ta ra:
+ Kỹ năng: Viết content
+ Kiến thức: Quản trị năng lực
+ Thái độ: Kiên nhẫn
Các năng lực lẻ sẽ là: Viết content, quản trị năng lực, kiên nhẫn
- Hướng 2: Thay vì sử dụng mô hình ASK thì tóm gọn chiến lược hoặc nhiệm vụ thành 1 từ khóa. Sau đó gọi đó là năng lực. Tôi hay coi hướng này là dùng năng lực nhóm. Ví dụ tương tự với công việc "viết blog về khung năng lực". Nếu theo hướng 2, chúng ta tổng hợp lại ra năng lực: Viết blog khung năng lực.
Về hướng định nghĩa năng lực, nếu quan tâm thân mời bạn đọc bài: Phân biệt cách dùng COID và ASK trong quá trình xây dựng khung năng lực
Vậy là tôi đã trả lời 2 câu hỏi. Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn, hãy click vào các link ở tôi để ở trên để từ từ đọc.
Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
