Các bước xây dựng KPI theo phương pháp JD - KPI vị trí Marketing Digital chạy Quảng cáo Ads

Một ngày nào đó, trong hành trình Quản trị Nhân sự của mình, bạn tự dưng được hoặc bị giao việc xây dựng KPI cho các vị trí. Bạn bắt đầu lần mò tìm kiếm và phát hiện ra phương pháp BSC mix JD - KPI của tôi. Bạn đọc xong thấy hay quá định áp dụng thử nhưng phát hiện ra mình không đủ sức mạnh để triệu tập hội đồng chiến lược xây dựng BSC cho công ty. Bạn buồn thối ruột nhưng yêu cầu công việc thì vẫn phải hoàn thành. Vậy bạn sẽ làm thế nào? Cách đơn giản và tối ưu nhất là đi xin 1 bản mẫu rồi về mày mò chỉnh sửa. Bạn: "Hi Anh/Chị, anh chị có file mẫu KPI các vị trí phòng MKT không ạ, cho em xin với :((( Em cảm ơn ạ".

Nếu có duyên, chúng ta sẽ gặp nhau và tôi sẽ giúp bạn ngay. Tuy nhiên để xây ra được bản KPI theo đúng phương pháp sẽ tốn khá nhiều thời gian. Trong khi bạn lại cần nhanh nên nếu như bạn đưa tôi mô tả công việc tôi sẽ sử dụng phương pháp JD - KPI để ra các KPI cho bạn. Cách tôi làm như sau:

Download file JD - KPI vị trí Marketing Digital chạy Quảng cáo Ads: JD - KPI NV Marketing QC Ads.xls

Bước 0: Mở mô tả công việc ra. Nếu chưa có MTCV thì làm mô tả công việc.

Vị trí: Nhân viên Marketing chuyên chạy Ads
- Trực tiếp vận hành các công cụ Facebook Ads, Google Ads, Youtube Ads, ưu tiên chạy đa kênh.
- Am hiểu và có kinh nghiệm chạy Ads các sàn thương mại điện tử (Shopee/Tiki/Sendo/Lazada,...) là một lợi thế.
- Lập kế hoạch cho các chiến dịch chạy Ads, quảng cáo sản phẩm,...
- Kiểm soát/tối ưu ngân sách chạy quảng cáo.
- Viết nội dung quảng cáo, định vị khách hàng, phát triển từ khóa tìm kiếm.
- Phân tích sản phẩm, dịch vụ để đưa ra phương án triển khai quảng cáo phù hợp
- Theo dõi số liệu, đo lường hiệu quả, cập nhật và report theo yêu cầu.
- Phân tích nghiên cứu insight khách hàng mục tiêu.
- Thực hiện các công việc khác Theo sự Phân công của cấp trên.

Bước 1: Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá công việc: Chuyển từ yêu cầu trong Mô tả công việc tương ứng thành các tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận hay vị trí cụ thể. Lượng hóa tất cả các tiêu chí thành đơn vị tính cụ thể. Để ra các thước đo, cần trả lời câu hỏi: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
- Chi phí
của người thực hiện công việc đó?
Hoặc câu hỏi: Với đầu việc này, như thế nào được gọi là tốt/hoàn thành/đúng giờ/ đúng hạn?

Ví dụ:
1. Đầu việc: Chuẩn bi và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, dụng cụ dóng gói. Sau một lúc nhẩm khẩu quyết tôi ra KPI là: Tỷ lệ sản phẩm cũ được bỏ ra khỏi máy trước sản xuất

2. Công việc "Viết nội dung quảng cáo, định vị khách hàng, phát triển từ khóa tìm kiếm" đạt:
- Số lượng: Viết đủ số nội dung quảng cáo
- Thước đo KPI:
+ Số keyword (chủ đề/sự kiện) xác định trong năm
+ Số concept xác định trong năm
+ Số bài content cho facebook
+ Số thiết kế (ảnh - banner) cho FB cho content
+ Số thiết kế (video) cho FB cho content

- Chất lượng: Bài viết phải đủ số từ và ảnh
- Thước đo KPI:
+ Số lượng từ / bài content
+ Tỷ lệ thiết kế (ảnh - video) được duyệt

Khi xong bước này, tôi nhặt hết các thước đo vào trong 1 file mẫu có các cột như sau:
- Mục tiêu bộ phận
- Trọng số
- Tiêu chí - thước đo/ tên KPI
- Chỉ tiêu
- Thước đo, đơn vị tính
- Tần suất kiểm soát
- Công cụ đo lường/Nguồn chứng minh

Bước 2: Xác định mục tiêu hoàn thành công việc: Ứng với từng tiêu chí, CEO đưa ra mục tiêu công việc mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời đảm bảo các mục tiêu phải cụ thể, mang tính khả thi. Cụ thể, sau khi ra được chỉ số rồi trả lời tiếp câu: Chỉ số này có Smart, tức: "Cân- Đo- Đong- Đếm" được hay không? Nếu được thì là bao nhiêu? Liệu nhân viên có làm đc không? Nếu câu trả lời là không thì tôi bỏ thước đo đó đi. Cứ vậy cho đến khi nào xong các đầu việc và rút xuống còn 8 thước đo là có thể nói đã hoàn thành xong việc xây dựng KPI cho vị trí.

Kết quả tôi lựa ra được các thước đo như sau:
- Số bài content cho facebook
- Số thiết kế (ảnh - banner) cho FB cho content
- Số data Khách hàng tiềm năng
- Tổng số doanh thu
- Chi phí / 1 data KH
- Tỷ lệ chi phí Marketing / doanh thu
- Tổng ngân sách cần quảng cáo
- Tỷ lệ hoàn thành công việc của trưởng bộ phận

Bước 3: Đặt trọng số cho từng tiêu chí: Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng, trọng số càng lớn. Cách đặt trọng số:
- Một số bên chọn theo mức: từ 1 đến 3
- Một số bên sẽ chọn theo tỷ lệ %. Tôi hay dùng cách đặt trọng số này. Để ra trọng số tôi sẽ dùng cảm tính. Còn không thì sẽ dùng phương pháp so sánh cặp để tính xem thước đo nào sẽ quan trọng hơn.

Chi tiết vui lòng xem bài: Phương pháp so sánh cặp là gì và có mấy loại? https://blognhansu.net.vn/?p=24566

Bước 4: Quy định cách thức đánh giá KPI: Tùy vào khẩu vị từng đơn vị, chúng ta sẽ có cách thức đánh giá phù hợp:
1. Đánh giá theo ngăn xếp - thang điểm: Mức thang này là căn cứ chấm điểm KPI. CEO đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. Mức Đạt (3 điểm) tương ứng là mục tiêu đều ra.
2. Đánh giá theo thả nổi: Dựa theo kết quả, rồi chúng ta tính luôn tỷ lệ hoàn thành công việc.

Bước 5: Theo dõi quá trình làm việc và chấm điểm KPI: Dựa vào cách thức đánh giá KPI chúng ta sẽ tính toán điểm KPI.
- Nếu theo ngăn xếp: Căn cứ vào kết quả làm việc thực tế, đối chiếu với thang điểm để chấm điểm từng tiêu chí và tổng hợp cho ra điểm KPI chính xác nhất.
- Nếu theo thả nổi: Dựa vào tỷ lệ hoàn thành từng chỉ tiêu rồi nhân trọng số để ra tỷ lệ hoàn thành công việc tổng thể.
Việc cũng đơn giản. Một lúc là ra kết quả.Đây là phương pháp xây dựng KPI từ Mô tả công việc. Và tôi chọn phương pháp đánh giá là thả nổi chứ không theo ngăn xếp. Theo ngăn xếp sẽ có nhược điểm là quá trình quy định điểm cho ngăn xếp rất khó khăn.

Tái bút:
* Thả nổi là cách đánh giá không quy ra điểm và không xếp hạng kết quả. Nhân viên làm ra kết quả bao nhiêu thì chúng ta ghi nhận bấy nhiêu. Với cách đánh giá này chúng ta:
- Đưa ra công thức đánh giá % hoàn thành cho từng thước đo. Thông thường chúng ta sẽ có 3 loại thước đo: Càng lớn càng tốt, càng nhỏ càng tốt, đạt hoặc không đạt. Với các thước đo:
+ Càng lớn càng tốt: % Hoàn thành KPI = (Kết quả / Chỉ tiêu) x 100%
+ Càng nhỏ càng tốt: % Hoàn thành KPI = (Chỉ tiêu / Kết quả) x 100%
+ Đạt hoặc không đạt: % Hoàn thành KPI = thỏa thuận với nhân viên. Ví dụ: Nếu đạt đúng theo định mức thì được 100%. Nếu tư vấn hơn, cứ 10 phút được + 5% và nhanh hơn 10 phút thì - 5%
+ Ngoài ra, một số thước đo có chỉ tiêu nhỏ hoặc đặc biệt, chúng ta cần xác định % Hoàn thành KPI bằng các công thức khác và thỏa thuận với nhân viên giống như ở các thước đo Đạt hoặc không đạt.
- Công thức tính hiệu suất: %HT thẻ KPI = Điểm % HT KPI 1 + Điểm % HT KPI 2 + ... + Điểm % HT KPI i
+ Điểm % hoàn thành KPI i = % hoàn thành KPI i x (nhân) với tỷ trọng của KPI i
+ i: Thứ tự của thước đo KPI
+ % Hoàn thành KPI i = công thức đánh giá % hoàn thành của từng KPI
Ví dụ: Thước đo "Tổng số khách dùng dịch vụ spa" có kết quả là 25 khách. %HT KPI = 25/ 30 x 100% = 85%. Điểm % HT = 85% x trọng số thước đo là 15% = 13%. Tương tự như vậy với các thước đo khác. Cuối cùng chúng ta tính tổng là ra điểm %HT của nhân viên đó.

+ Ngăn xếp là cách đánh giá quy đổi khoảng kết quả công việc của nhân viên ra từng hạng điểm nhất định. Nhân viên làm ra nhiều hay ít, nếu trong khoảng A thì sẽ được gán điểm a. Cách làm như sau:
- Thống nhất ngăn xếp và điểm cho từng ngăn xếp. Ví dụ, chúng ta có 3 ngăn xếp "TB - Khá - Giỏi" tương ứng với các điểm: 1 - 2 - 3 điểm.
- Với từng thước đo KPI: Quy định từng khoảng kết quả tương ứng với các ngăn xếp. Ví dụ: thước đo "Tổng số khách dùng dịch vụ spa" có chỉ tiêu tháng là 30 khách. Quy định kết quả tương ứng với 3 ngăn xếp "TB - Khá - Giỏi" là: "< 15 khách" - "15 - 20 khách" - "> 20 khách".
- Công thức tính hiệu suất: Điểm hiệu suất = Điểm hiệu suất KPI 1 + Điểm hiệu suất KPI 2 + .... + Điểm hiệu suất KPI i
+ Điểm hiệu suất KPI i = Điểm kết quả KPI i x tỷ trọng của KPI i
+ Điểm kết quả KPI i = điểm quy ước ngăn xếp mà kết quả của KPI i rơi vào.
Ví dụ: Thước đo kết quả của thước đo "Tổng số khách dùng dịch vụ spa" là 25 khách. Tương ứng KPI này đạt điểm. Lấy 2 điểm x với trọng số của KPI là 15%, ta được 0,3 điểm hiệu suất. Tương tự như vậy với các thước đo khác. Cuối cùng chúng ta tính tổng là ra điểm hiệu suất của nhân viên đó.

Trong 2 cách đánh giá, tôi đề xuất bạn dùng phương án thả nổi. Và tôi cũng hay dùng cách này. Vì nó đơn giản và dễ dùng.

Thân mời các bạn cùng tải file KPI khác theo phương pháp JD - KPI ở đây: https://bit.ly/3uBEmEv

Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất