Đợt gần đây, tôi thấy nhiều khóa học dậy về các thuật ngữ "khung năng lực", "từ điển năng lực". Đọc outline mà tôi thấy nó cũng na ná những gì tôi đã viết trên blog. Xin gửi cả nhà các bước và cũng có thể coi là outline chung:

1. Lên khung năng lực
1.1. Tập hợp tất cả các vị trí, chức danh công việc trong tổ chức
1.2. Phân loại các chức danh công việc theo nhóm (Quản lý, Hành chính - Văn phòng, Kỹ thuật, Kinh doanh...)
1.3. Mô tả tính chất của từng nhóm (nếu công ty nào có điều kiện thì có thể miêu tả cụ thể đến từng chức danh công việc).

2. Từ điển năng lực
2.1. Lựa chọn, xây dựng danh mục các năng lực (chung, quản lý và đặc thù).
2.2. Mô tả các năng lực
- Định nghĩa năng lực
- Biểu hiện của năng lực
2.3. Mô tả các mức độ của năng lực (số lượng cập độ tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức)

3. Ma trận năng lực cho từng nhóm chức danh:
- Dựa trên cơ sở tính chất công việc của từng chức danh, nhóm công việc và từ điển năng lực, người xây dựng sẽ lựa chọn
+ Những năng lực chung cho tất cả các vị trí công việc
+ Năng lực quản lý cho 1 số vị trí công việc
+ Năng lực đặc thù cho từn công việc cụ thể
- Ứng với đặc điểm của từng vị trí công việc, nhóm chức danh, người xây dựng sẽ lựa chọn mức độ năng lực tối thiểu để có thể thực hiện được vị trí công việc đó.

Tuy nhiên khi học và làm theo outline này, các bạn sẽ phải trả lời 1 câu hỏi cực kỳ khó: Làm sao để Khung năng lực gắn với chiến lược của công ty và chiến lược kinh doanh? Đây là một câu hỏi khó mà tôi đã trả lời một phần trong bài: Cách xác định các Năng lực lõi (Core Competencies) của nhân sự trong doanh nghiệp ( http://blognhansu.net.vn/?p=17047 ). Cụ thể: "Để tìm Năng lực lõi cho nhân sự, chúng ta cần tìm ra năng lực lõi của Doanh nghiệp. Để tìm ra năng lực lõi của DN, chúng ta cần tìm ra giá trị (hoạt động, điểm) vượt trội của DN so với đối thủ. Để tìm ra giá trị vượt trội thì cần phải đưa sản phẩm chạy qua Chuỗi giá trị để tìm xem ở khâu nào, cái gì là tốt nhất và tốt hơn đối thủ trên thị trường. Chúng ta dùng Chuỗi giá trị để xác định điểm mạnh bên trong của DN. Và xác định điểm mạnh của doanh nghiệp để xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp.

Như vậy trong quá trình xây dựng chiến lược DN, chúng ta cũng phải tìm ra được Năng lực lõi. Nếu chiến lược vẫn xoay quanh điểm mạnh đã tìm được trước đó thì Năng lực lõi của nhân sự sẽ không thay đổi mà chỉ những năng lực vị trí là có thể thay đổi theo sự xoay quanh của chiến lược đó. Nếu chiến lược thay đổi hẳn, tập trung vào điểm mạnh khác thì Năng lực lõi của nhân sự sẽ phải thay đổi. Đây chính là điểm gắn kết giữa Khung năng lực với chiến lược kinh doanh."

Cách xác định các Năng lực lõi (Core Competencies) của nhân sự trong doanh nghiệp

Phần comment của bài này cũng hay: "Trong phân tích chiến lược DN mà ko tính đến điểm sống còn của DN gọi là Core Factor (yếu tố cỗt lõi của ngành), nó được hiểu là muốn mở được doanh nghiệp này thì bắt buộc phải có yếu tố này (ví dụ: muốn mở cty thép thì bắt buộc phải có nguyên liệu sản xuất ra thép, mở cty du lịch thì phải có người làm nghề du lịch, mở cty công nghệ thì phải có người là chuyên gia về công nghệ…). Tiếp đến sẽ phân tích và tìm ra Yếu tố thành công cốt lõi (Critical Success Factor) tức tìm ra những yếu tố để thành công trong nghề này. Thông thường, nếu là cty startup thì họ rất có thể bỏ qua những bước này nhưng khi đã ổn định thì để tìm ra CF và CSF thì đòi hỏi các tổ chức tư vấn nhảy vào cuộc (đó là cv của mấy anh McKinsey, BCG, Gartner, Ghezi…)" Tôi xin thú thật giờ tôi mới thâm được và hiểu rõ ràng hơn.

Nếu xét một cách thấu đáo, việc xác định ra khung năng lực từ JD thực ra cũng có thể coi Khung năng lực đã gắn với chiến lược công ty và chiến lược kinh doanh. Vì JD là một phần của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức thì sinh ra để phục vụ cho chiến lược. Vì thế Khung năng lực từ JD cũng đã ít nhiều gắn với chiến lược. Còn tìm năng lực từ điểm lợi thế cạnh tranh là tìm ra khung năng lực gắn với chiến lược cạnh tranh. Tuy nhiên, chúng ta còn có các chiến lược khác (đơn vị) phục vụ cho chiến lược cạnh tranh. Vì thế nếu chỉ tìm ra khung năng lực cạnh tranh thì chưa đủ mà cần tìm thêm các khung năng lực chiến lược khác nữa. Đây chính là điểm nối trong bức tranh tổng thể về lý thuyết năng lực.

Thời điểm này tôi đã bắt đầu triển khai Khung năng lực cho các công ty. Các bước tôi làm bao gồm:
Bước 1: Xác định và định nghĩa năng lực văn hóa lõi (thái độ/ tính cách)
Bước 2: Xây dựng ý tưởng chiến lược, chuỗi giá trị và bản đồ chiến lược
Bước 3: Xác định và định nghĩa các năng lực phục vụ chiến lược
Bước 4: Phân cấp và định nghĩa các cấp của năng lực
Bước 5: Phân bổ năng lực chiến lược xuống các bộ phận và phòng ban.
Bước 6: Xác định thêm các năng lực từ JD, chức năng, quy trình bộ phận
Bước 7: Phân bổ năng lực và rút gọn các năng lực cần thiết cho vị trí
Bước 8: Xây dựng chính sách thúc đẩy năng lực
Bước 9: Xây dựng các chương trình ứng dụng Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải dựa trên khung năng lực

Cách tôi xác định và định nghĩa các năng lực phục vụ chiến lược như sau: