Như từ bài viết "Mới chuyển ngang sang vị trí nhân sự nên bắt đầu từ đâu?" tôi đã từng nói, việc của những người chuyển ngang là nhanh chóng chuẩn bị cho mình công cụ (tool) để làm việc. Tool thì từ các biểu mẫu cho đến các quy trình rồi cả phần mềm nữa.

Khi sang làm HR, chúng ta sẽ phải giải quyết hàng tá hồ sơ giấy tờ mỗi ngày, yêu cầu báo cáo đột xuất từ cấp trên, cập nhật liên tục các quy định luôn thay đổi của nhà nước. Hay tôi hay nói là xử lý các công việc vật lý. Nếu phòng nhân sự ít thì sẽ xảy ra tình trạng chán nản vì mất quá nhiều thời gian để tổng hợp, xử lý số liệu.

Đây là các công việc vật lý của nhân viên hoặc chuyên viên nhân sự, nếu bạn chuyển sang ở vị trí quản lý nhân sự thì còn phải đau đầu nhiều hơn nữa. Từ việc theo dõi tăng giảm lao động, chi phí lương, năng suất lao động, bố trí nhân sự, xây dựng các chính sách hỗ trợ nhân viên. Đến việc đáp ứng thông tin, yêu cầu của ban giám đốc một cách nhanh và chính xác nhất. Chúng ta không chỉ báo cáo mà còn phải đưa ra phương án để giúp lãnh đạo tìm ra cách giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Về cơ bản sẽ khó khăn. Chúng ta cần có thêm tool để trợ thủ. Tôi nghĩ nếu có điều kiện chúng ta nên dùng phần mềm. Tất nhiên chúng ta hoàn toàn có thể dùng excel để làm việc này. Chỉ cần bạn giỏi excel và các hàm cần có của nghề Hr là được. Tuy nhiên excel không phải là thần thánh nên nó cũng chỉ giải quyết được phần nào. Công ty cũ của tôi có quy mô 200 người, có một phần mềm nhân sự để trong 1 cái máy tính ở góc. Và nó chỉ có chức năng nhập dữ liệu còn đâu mọi người vẫn dùng excel cho nhanh.

Quay lại vụ con nhà có điều kiện. Khi bạn đã quyết định sẽ dùng phần mềm thì có lẽ đến lúc bạn đưa ra những câu hỏi như nên dùng phần mềm nhân sự của hãng nào? nó cần những chức năng gì ?

Chúng ta sẽ đi ngược từ dưới lên để trả lời cho từng câu hỏi:

1.Vậy những chức năng nên có của phần mềm nhân sự là gì ? Tất nhiên, là các chức năng để giải quyết hết các quy trình Nhân sự và Hành chính từ đầu quyển tôi đã viết đến giờ. Thường thường sẽ gồm tất cả những tính năng liên quan như Tuyển dụng, Nhân sự, Chấm công, Tính lương, Bảo hiểm, Thuế TNCN, Giao việc. Một số doanh nghiệp có thể sẽ yêu cầu thêm một số tính năng mới nhưng cơ bản là thế.

2. Giờ chúng ta sẽ đến câu hỏi nên dùng phần mềm nhân sự của hãng nào ?
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm khác nhau, từ các sản phẩm trong nước đến các sản phẩm nước ngoài,các sản phẩm dành cho doanh nghiệp lớn đến các sản phẩm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm đóng gói và phần mềm triển khai theo nghiệp vụ từng doanh nghiệp, với đủ các mức giá khác nhau có thể khiến bạn rối tung khi tìm hiểu. Phần mềm cũng có nhiều kiểu và nhiều loại. Tùy vào đặc điểm của từng công ty mà chúng ta có những phần mềm cụ thể. Tôi thì thích phần mềm nào giúp tôi càng bớt các công việc vật lý thì càng tốt.

Hoạt động trong lĩnh vực Hr, tôi hay được mọi người hỏi nên dùng phần mềm nào ? Với tiêu chí vừa rồi, tôi thấy Easier- HRM có vẻ ngon.

Nó được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Chức năng tuyển dụng được quản lý theo quy trình và trực tiếp trên hệ thống .Từ lên yêu cầu, kết nối đăng tin với web tuyển dụng (Đây chính là điểm tôi thấy hay. Như vậy sẽ đỡ mất công nhiều khi phải thao tác đăng tin tuyển dụng), đánh giá kết quả các vòng phỏng vấn đến lưu trữ toàn bộ hồ sơ ứng viên vào kho.

Cùng với tuyển dụng, EHRM có thể vẽ ra được một bức tranh tổng thể về thông tin nhân viên, cùng với các báo cáo, biểu đồ thể hiện các con số, yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lao động đã được tính toán và đánh giá trước khi hiển thị.

Về mặt lương lậu và chấm công, phầm mềm này cũng giải quyết được khá ổn. Dữ liệu chấm công được tổng hợp và theo dõi mỗi ngày, các trường hợp phát sinh sẽ được nhắc nhở để chỉnh sửa bổ sung đầy đủ. Cập nhật, phê duyệt các kế hoạch công việc đột xuất của nhân viên để đảm bảo kết quả chấm công chính xác trước khi thực hiện tính lương.

Song song với các chức năng trên, EHRM giúp cho Nhân sự chủ động hơn trong việc xây dựng và thiết lập các khoản thu nhập phát sinh, các thay đổi trong chính sách lương mà không cần phụ thuộc vào bộ phận kỹ thuật. Kiểm soát quy trình tính lương một cách chính xác và nhanh chóng. Nó có hệ thống báo cáo hỗ trợ trong việc theo dõi, so sánh các khoản tiền của từng tháng.

Hình này tôi và Thìn đang ngồi cafe trên Cộng cafe. Lúc ý chả hiểu tôi đang nhìn gì mà mắt lại nghếch lên. Độ đẹp giai giảm hẳn : D

À, nhắc tới EHRM tôi lại nhớ đến sự trùng lặp khá lạ với hội EHRM - quản trị nhân sự doanh nghiệp mà tôi cùng mọi người đang tham gia. Và tôi cũng nhớ tới anh bạn tôi tên Thìn. Anh ở Hồ Chí Minh và làm cho Easier- HRM, dễ gần. Thìn quan tâm và có những hành động mà tôi đánh giá là thiết thực với cộng đồng nhân sự. Anh tài trợ cho các thành viên BQT Hr all in one chi phí để tổ chức offline. Tham gia tổ chức offline gắn kết cộng đồng. Khác với những chuyên gia tư vấn phần mềm Hr khác. Những chuyên gia này chỉ nhắm tới việc tìm doanh số mà không hề quan tâm xem cộng đồng phát triển ra sao. Cần hỗ trợ gì không ? Mọi người cứ gặp thử một lần, chắc mọi người sẽ quý anh ấy.

Anh chị em nào quan tâm và muốn thoát khỏi kiếp “Làm dâu trăm họ” thì xem qua nhansutienluong.vn. Hi vọng mọi người sẽ có thêm 1 công cụ hữu dụng nữa.