Buổi Off hôm thứ 3 vừa rồi của cộng đồng Nhân sự ( http://goo.gl/ekIoHA )đã diễn ra thành công ngoài mong đợi. Mọi người họp đông và chốt được nhiều thứ. Xin gửi cả nhà bài tưởng thuật nho nhỏ để mọi người nắm thông tin:

Tổng số thành viên tham dự: 26
Thời gian: 19h30 -22h30
Nội dung:

19h25: tôi đến địa điểm Off. Đây là một quán cafe nho nhỏ nằm trên đường Phạm Ngọc Thạch kéo dài. Nói là đường kéo dài cho sang nhưng thực ra thì nó là một đoạn đường nhựa. Đoạn đường này nối vào 1 cái cổng làng. Vì thế khi lần đầu đến quán này, mọi người thường sẽ bị nhầm lẫn 1 chút mặc dù tôi đã cẩn thận đưa thêm ghi chú (đường Phạm Ngọc Thạch kéo dài). Khi tôi đến thì có Thằng, Oanh và bạn Nguyệt đã chờ ở quán từ bao giờ. Trước đấy còn có Hoàng đến trước nhưng chắc ngồi ngoài nên phải tầm 20h mới thấy Hoàng vào.

Từ 19h30 - 20h: Mọi người đến, giao lưu và làm quen với nhau.

20h: Cuộc họp bắt đầu bằng màn làm giới thiệu của từng người. Theo lệ khi tôi "lead" một buổi offline, tôi hay để mọi người chơi trò chơi nho nhỏ để kết nối và làm quen. Trò đơn giản, sau khi mọi người giới thiệu xong, từ giờ tới cuối buổi, mỗi người phải tự nhớ những thành viên khác trong buổi. Sau khi kết thúc họp, nếu ai không đọc được tên của người đó thì sẽ phải mời người đó cốc cafe (trả tiền hộ tiền cafe buổi off này). Kinh nghiệm của tôi đó là nên thủ sẵn 1 tờ giấy, đến sớm để nghe rõ mọi người.

Do trong buổi off trước có thống nhất mời chị Trung sẽ làm diễn giả cho chủ đề tháng 3 nhưng chị bận nên cả team thống nhất họp bàn công việc tháng 4. Theo thông lệ mọi năm, cứ tầm tháng 4 , 5, cộng đồng Nhân sự Hà Nội sẽ tổ chức buổi offline teambuilding đi xa ra khỏi Hà Nội để vừa thư giãn vừa kết nối với nhau. Buổi đó thường lấy danh nghĩa là mừng sinh nhật Hrlink.vn. Nhưng bắt đầu từ năm ngoái có một điểm khác: đó là tôi không còn làm admin và là thành viên BQT của diễn đàn nữa. Vì thế điều đầu tiên tôi muốn xin ý kiến cả nhóm đó là: lấy danh nghĩa và lý do gì để tổ chức ? . Nếu vẫn lấy danh nghĩa mừng sinh nhật Hrlink.vn thì phải xin phép ý kiến chủ quản của diễn đàn. Còn nếu không thì chúng ta phải thống nhất nên truyền thông thế nào cho hợp.

Chị Huyền có ý kiến: năm ngoái cũng tầm thời điểm, có buổi off BTC nêu ra vấn đề này. Mọi người thống nhất là về xin ý kiến chủ quản của diễn đàn. Sau khi xin ý kiến xong thì BTC cũng giải tán do chủ quản quyết định tự tổ chức. Vì thế khả năng năm nay nếu về xin ý kiến thì cũng có thể đồng nghĩa chúng ta giải tán BTC hôm nay.

Tôi tiếp tục xin ý kiến các anh chị lớn và các em nhỏ tuổi. Thắng có ý kiến: không vấn đề gì, nếu cần thì chúng ta có 2 buổi teambuilding. Như vậy càng vui. Sau Thắng, chị Huệ nêu luôn ý tưởng cho tháng 4: Kết nối và Lắng đọng. Cuối cùng, mọi người chốt là sẽ tự đứng ra tổ chức.

Vấn đề tiếp sau khi thống nhất sẽ tự tổ chức : thống nhất ngày teambuilding. Cuối tháng 4 và đầu tháng 5 có kỳ nghỉ lễ dài (trùng dỗ tổ Hùng Vương) nên theo cả nhóm, buổi off cần diễn ra sớm hơn so với kỳ nghỉ lễ đó. Tốt nhất là nên trước 1 tuần. Tôi liền nhờ mọi người tra giúp xem ngày nào là ngày tốt để tổ chức. Tầm 5 phút sau, kết quả là ngày 19/4. Đây là ngày tốt để khởi hành. Mặc dù không có được chữ Hoàng Đạo nhưng tôi thấy thế cũng được rồi. Năm nào tôi tổ chức, thời tiết đều lúc đầu hơi mưa phùn, đến trưa là trời nắng.

Bàn xong ngày là bàn đến địa điểm. Tôi nêu đầu bài để mọi người cùng bàn: chúng ta sẽ lên ô tô, đi đâu đó xa Hà Nội nhưng trong vòng bán kính 60km. Và không gần để mọi người không thể tranh thủ về được. Sau rốt, team đã liệt kê ra 3 địa điểm thấy khá ổn để teambuilding: Long Việt - Sóc Sơn, Rừng quốc gia Ba Vì, Tam Đảo.

Công việc bàn bạc diễn ra khá suôn sẻ, mọi việc chốt nhanh ngoài mức dự kiến của tôi. Vì thế tôi liền xin ý kiến mọi người thêm 2 việc nữa.

Việc 1: Chi phí bao nhiêu là hợp lý cho việc thu hút 150 người tham dự ?
Việc 2: Phân công mời khách tham dự.

Với kinh nghiệm tổ chức, mọi người bàn: mỗi người sẽ đóng 100k tiền xe, 120k tiền ăn và khoảng 150k tiền áo và các vấn đề khác như vé vào cửa, teambuilding ... Như vậy thì khoảng 350k/người sẽ là hợp lý. Cuối cùng, trước khi kết thúc vấn đề 1, team thống nhất giao KPI cho từng thành viên BTC: mỗi người sẽ mời thêm 2 người nữa tham dự. Nếu được thì mỗi người mời luôn cả phòng HR của công ty đi. Vừa network nội bộ lại vừa kết nối với cộng đồng.

- Chốt KH tháng 4:
+ Tổ chức Offline teambuilding dã ngoại kết nối.
+ Thời gian: cả ngày chủ nhật 19/4/2015
+ Địa điểm: trong vòng 60 km xung quanh Hà Nội (Long Việt - Sóc Sơn, Rừng quốc gia Ba Vì, Tam Đảo)
+ Chi phí đóng góp chia sẻ: 350k / người
+ Phân công: mỗi người trong BTC sẽ mời thêm 2 người nữa tham dự.

Chốt xong sơ bộ một vài ý của kế hoạch tháng 4, cả nhóm liền bàn sang kế hoạch của tháng 3. Rất tiếc lúc này chị Trung vẫn chưa đến. Vì thế mọi việc chuẩn bị cho buổi off được tiến hành từ đầu. Mở đầu, tôi nói về nội dung của buổi off Ban quản trị trước Tết. Trong buổi off đó, mọi người có chia nhau ra làm diễn giả cho 6 buổi offline kiến thức (cứ 2 tháng 1 lần). Buổi off gần đây nhất sẽ diễn ra vào tháng 3 và chúng ta sẽ làm buổi offline lớn giống như hội thảo tầm 120 - 150 người tham dự. Và người đứng ra tổ chức sẽ là chị Hương Viettel, các thành viên khác sẽ hỗ trợ tổ chức. Nhưng rất tiếc là chị Hương sẽ đi nước ngoài trong tháng 3 nên chị có nhờ bạn Thương đứng ra thay chị.

Đầu tiên, tôi xin ý kiến mọi người chốt nhanh về thời gian sẽ tổ chức. Do đây là Offline lớn giống như hội thảo, chị Huyền đưa ra ý kiến là nên tổ chức vào chủ nhật trong 1 buổi. Có một số ý kiến đưa ra nên tổ chức vào chiều thứ 7 cho chọn vẹn 1 ngày. Tuy nhiên mọi người lại bàn về việc 1 số công ty sẽ đi làm cả ngày nên, sau khi biểu quyết, chủ nhật ngày 29/3 được chọn là ngày tổ chức sự kiện.

Tiếp đến là nội dung và diễn giả. Nội dung sơ bộ được đồng ý sẽ là chia sẻ về KPI và Đánh giá. Tuy nhiên về diễn giả như đã nói lúc đầu, team đề xuất cần thêm diễn giả và sau đó sẽ thống nhất kịch bản sơ bộ của buổi Off hôm đó. Để đảm bảo cho sự thành công và độ thu hút của sự kiện, tôi muốn nhờ Hoàng mời anh/chị giám đốc nhân sự của VP bank tham dự. Hoàng thì có ý kiến về việc muốn nghe anh chị nào đó đã triển khai thực sự KPI, ví dụ như chị Lê Vân Cmcsi (Hoàng đề xuất). Sau đó tên các diễn giả khác lần lượt được đề xuất. Tuy nhiên để chốt mời diễn giả nào, mọi người đều thống nhất để hỏi ý kiến chị Trung sau đó sẽ quyết vào tuần sau.

Về kịch bản buổi hôm đó. Sơ bộ sẽ giống như buổi offline Đánh giá năm 2013: http://goo.gl/ATgCE8 tuy nhiên để tương tác tốt hơn, khi phần 2 chia nhóm để thảo luận thì các nhóm nên chia theo lĩnh vực hoặc chia theo vị trí.

Anh Sỹ có đều xuất nên có vở kịch như lần trước để buổi Off đỡ đơn điệu. Ý kiến khá hay và chúng ta có 6 anh em sẽ cùng tham gia vào nhóm kịch: anh Sỹ, chị Huyền, Thương, Dương, Hoàng và Nhung.

Thời điểm lúc này đã là 21h20 hơn, để kết thúc buổi họp, tôi xin ý kiến nốt mọi người về chi phí và phân công nhiệm vụ. Do đây là Offline ở Hà Nội và chỉ nửa buổi nên chi phí không lớn như buổi teambuilding vì thế số tiền được chốt là 120 - 150k là khá phù hợp để tổ chức 1 buổi off hội thảo. Nhiệm vụ thì giống như teambuilding, mọi người thống nhất mỗi người sẽ mời thêm 2 người tham dự.

- Chốt KH tháng 3:
+ Tổ chức Offline chia sẻ kiến thức về Đánh giá và KPI.
+ Thời gian: buổi sáng ngày 29/3/2015
+ Chi phí đóng góp dự kiến để thuê hội trường: 120 - 150k/ người
+ Phân công: mỗi người trong BTC sẽ mời thêm 2 người nữa tham dự.
+ Chủ trì họp: Ms Thương

2 nội dung lớn của buổi họp được kết thúc và chốt vào tầm 21h45. Để chia tay, mọi người bắt đầu chơi trò chơi như thống nhất ban đầu. Tuy nhiên do số lượng người đông nên luật chơi được điều chỉnh đôi chút: các anh chị bô lão (7x) sẽ phải đọc tên các em út (9x) giơ tay tự nhận mình là người quý anh chị đó. Sau đó thì ngược lại, các em út sẽ phải đọc được tên (1 người theo chỉ định) anh chị bô lão. Cuộc chơi kết thúc lúc 22h, anh Sỹ đã mời em Nhung, chị Ngọc Anh đã mời em Oanh 1 ly cafe.

Buổi họp kết thúc lúc 22h và kết thúc hoàn toàn lúc 22h30. Dưới đây là hình ảnh của buổi Off BTC: