Để có thể kí được một hợp đồng tư vấn đồng hành triển khai dự án nâng cấp hệ thống đãi ngộ 3P, thông thường tôi hay trải qua 1 - 2 buổi gặp CEO để trao đổi về các bài toán nhân sự mà công ty gặp phải. Những bài toán này thường đã được viết trong phiếu khảo sát lần đầu được tôi gửi cho đối tác từ trước. Trong buổi gặp tiếp xúc, thông thường sẽ có đối tác (CEO, đại diện phòng nhân sự) và tôi cùng bạn trợ lý tư vấn. Cuộc gặp có thể diễn ra trên zoom hoặc trực tiếp ở văn phòng tùy vào tình hình.
1. Diễn biến cuộc gặp trước khi triển khai dự án:
+ Hai bên chào và giới thiệu.
- CEO đối tác: Đưa ra bài toán về nhân sự.
+ Tôi: Lắng nghe, xác định các bài toán và trả lời cách giải cho từng bài toán cũng như đưa ra các biểu mẫu ví dụ.
- CEO đối tác: Tiếp tục dựa vào câu trả lời của tôi để hỏi tiếp.
+ Tôi trả lời, đưa ra lời khuyên và xin phép được chia sẻ cơ sở lý thuyết về hệ thống QTNS để CEO có bức tranh tổng quan về quản trị nhân sự và cách giải.
- CEO đối tác đồng ý.
+ Tôi chia sẻ nhanh về bức tranh tổng quan về hệ thống quản trị nhân sự và cách thức giải quyết các bài toán con người trong tổ chức. Chi tiết nội dung giống như trong các bài viết:
* Cách tổng quát để giải quyết các bài toán về quản trị Nhân sự
* Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?
* Hệ thống Quản trị nhân sự sinh ra là để phục vụ cho Quan điểm quản trị và chiến lược doanh nghiệp
- CEO đối tác hỏi sâu hơn về hệ thống đãi ngộ 3P.
+ Tôi tiếp tục chia sẻ các sản phẩm sẽ có được sau khi hoàn thành dự án. Các sản phẩm này tôi lấy mẫu từ các khóa đào tạo theo mô hình doanh nghiệp giả định do tôi đứng lớp hướng dẫn buổi tối.
- CEO xem xong nếu quan tâm và muốn tiếp tục sẽ hỏi về thời lượng, thời gian và lịch trình triển khai cụ thể.
+ Tôi trả lời và hẹn sẽ cùng bạn trợ lý gửi đề xuất và kế hoạch triển khai cho công ty.
Cuộc họp gặp gỡ kết thúc. Sau đó 2 bên làm việc thêm qua email hoặc nhắn tin để chốt hợp đồng. Lúc này tôi cần phải ra được 1 cái kế hoạch triển khai. Cái kế hoạch cũng giống như bao kế hoạch khác. Nó sẽ có đủ các nội dung như: Phụ trách dự án; Người lập kế hoạch; Nhân sự dự án; Mô tả công việc; Phân công vị trí; Các kết quả bàn giao; Kế hoạch triển khai; Công việc thực hiện; Kết quả cần đạt được khi kết thúc từng công việc; Trách nhiệm của các bên; Thời gian thực hiện (lịch trình).
Có kế hoạch rồi, tôi sẽ gửi sang người phụ trách liên lạc của công ty (HR) và gửi cùng vào mail cho CEO. Hai bên trao đổi vào thống nhất hợp đồng, lịch triển khai và ngày sẽ họp kích hoạt dự án.
2. Diễn biến buổi họp kích hoạt dự án xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P:
Nếu mọi thứ suôn sẻ, tôi kí được hợp đồng triển khai dự án xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P cho đối tác. Trước khi đi vào triển khai, tôi tiến hành đào tạo chia sẻ cho toàn bộ quản lý và HR của công ty về bức tranh tổng thể QTNS cùng với những công việc cần làm. Mục tiêu là để cho Quản lý hiểu công ty cần có hệ thống QTNS và sắp tới sẽ làm gì. Nội dung đào tạo quản lý nói chung cũng giống như nội dung chia sẻ với CEO khi tiếp xúc lần đầu. Tuy nhiên, tôi có điều chỉnh một chút cho phù hợp với đối tượng quản lý.
Đầu tiên, tôi giới thiệu làm quen. Tiếp đến, tôi cho các thành viên buổi họp khởi động, làm ấm đầu giờ để có không khí tiếp thu thông tin. Làm ấm xong tôi bắt đầu đi từng phần nội dung:
- Cách giải quyết các vấn đề nhân sự trong tổ chức: Đáp ứng nhu cầu các bên (tăng lương cho nhân viên và làm công ty có lợi nhuận).
- Muốn giải quyết được các vấn đề thì cần hiểu văn hóa doanh nghiệp: Doanh nghiệp luôn có 6 vòng tròn văn hóa, xếp lớp lên nhau. Các vấn đề nhân sự chỉ là các hành vi - biểu hiện của văn hóa. Các hành vi này bị chi phối bởi hệ thống QT doanh nghiệp. Trong các hệ thống QT có quản trị nhân sự.
- Xây dựng hệ thống QTNS để giải quyết các bài toán con người trong tổ chức: HT QTNS là tập hợp các yếu tố quản trị nhân sự, bao gồm con người và công cụ quản trị nhân sự. Muốn xây hệ thống thành công, cần tuân theo nguyên tắc: Tuân thủ luật, linh hoạt, dựa trên cơ sở lý thuyết về động lực (thuyết 2 yếu tố của Herzberg và công bằng của Adam). Kết quả, tổ chức sẽ có những nhân viên có hành vi vì tổ chức.
Vậy là anh chị em đã biết nội dung buổi 1 và hành động tôi làm. Cơ bản là nắm thông tin, truyền thông và đả thông tư tưởng cho CEO và cán bộ quản lý. Không có 1 buổi này thì dự án khó thành công.
Sau đó, tôi tiếp tục chia sẻ lộ trình triển khai dự án. Ví dụ thông tin lộ trình bao gồm:
2.1. Tổng quan dự án.
- Phạm vi: CÔNG TY ...
- Dự kiến số lượng vị trí: Toàn công ty.
- Thời gian: 7 tháng.
- Nội dung: Nâng cấp Hệ thống Quản trị Nhân sự.
2.2. Công ty sẽ làm gì?
- GIAI ĐOẠN 1: Xây dựng bản đồ chiến lược (Dự kiến 5 buổi).
- GIAI ĐOẠN 2: Xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất BSCvsKPI từng phòng ban (Dự kiến 17 buổi).
- GIAI ĐOẠN 3: Tái cơ cấu tổ chức (Dự kiến 20 buổi).
- GIAI ĐOẠN 4: Xây dựng hệ thống đánh giá giá trị công việc - Thang lương P1, chính sách lương 3P bộ phận (Dự kiến 10 buổi).
- GIAI ĐOẠN 5: Xây dựng Hệ thống quản trị năng lực (Dự kiến 20 buổi).
2.3. Công ty cần ai?
Các giai đoạn triển khai chia làm 2 phần:
* PHẦN THƯỢNG TẦNG: Ban lãnh đạo (giám đốc) và quản lý (trưởng phòng) của công ty.
* PHẦN HẠ TẦNG: Quản lý (trưởng phòng) và nhân viên quan trọng của từng bộ phận.
2.4. Công ty cần chuẩn bị gì?
- Con người: Sự sẵn sàng tham gia của các thành viên..
- Cơ sở vật chất: Bút, máy tính, máy chiếu, phòng họp
- Tài liệu, thông tin: Các tài liệu, thông tin đã có phục vụ cho các giai đoạn dự án.
Có một thực tế, sau 1 tháng từ khi buổi số 1 chia sẻ về Hệ thống QTNS này, rất ít quản lý sẽ nhớ đến nó. Tôi hơi buồn 1 chút khi kiểm tra lại. Nhưng không sao! Họ nắm được mục tiêu công ty cần có hệ thống QTNS và sắp tới sẽ làm gì là được rồi.
Nguyễn Hùng Cường |kinhcan24
HRM Blogger | HRM consultant at Blognhansu.net.vn
