Tôi đang biên tập lại lỗi trong bản thảo của quyển sách blog nhân sự số 6 có nội dung về cách xây dựng hệ thống đãi ngộ lương 3P thì nhận được câu hỏi của 1 chị học viên. Chị đang làm khung năng lực cho công ty và tiện thể ôn lại kỹ thuật xây dựng hệ thống QT năng lực theo ASK mà tôi đã hướng dẫn.

Do đã học lâu nên chị có đặt câu hỏi: "Vì sao phân biệt bậc năng lực và bậc thợ vậy? Mà bậc thợ và bậc năng lực đều thấy có tiêu chí hiểu biết, làm. Khác nhau về tiêu chí "sáng tạo" và "thái độ". Định nghĩa mục "Hiểu biết"; "Làm" ở bậc thợ và bậc năng lực tương tự nhau (giống nhau). Chỉ khác nhau ở tiêu chí số 3. Sự khác nhau này là như nào? Bậc thợ này có tương ứng bậc chức vụ không? Hay hiểu bậc thợ như phân cấp công đoạn kỹ thuật dễ, trung bình, khó của công nhân?"

Câu hỏi này ngắn nhưng trình bài thì sẽ dài.

Đầu tiên chúng ta cần hiểu bối cảnh câu hỏi. Tác giả câu hỏi đang ở bước đầu triển khai xây dựng hệ thống QT năng lực. Trong bước này, cần phải xác định được:
- Số mức độ thành thạo của 1 năng lực.
- Số bậc thợ lành nghề của 1 vị trí.
- Kí hiệu và định nghĩa chung cho từng mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề.

1. Xác định số mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề

Sở dĩ cần có việc này là vì từ bậc năng lực. Đây là thuật ngữ thường dùng trong quá trình xây dựng hệ thống Quản trị năng lực. Và thuật ngữ này hay gây nhầm lẫn cho nhiều người. Vì thế tôi đã không dùng thuật ngữ này thường xuyên mà thay thế bằng 2 thuật ngữ: Bậc lành nghề (thợ) và mức thành thạo.

Để xác định bậc thợ lành nghề, ta dùng công thức: Bậc lành nghề (thợ) = Thời gian công ty hi vọng nhân viên đạt mức lành nghề cao nhất của vị trí / Thời gian trung bình đào tạo nhân viên đó lên 1 lớp (bậc). Mỗi 1 vị trí có thể có số bậc khác nhau

Lưu ý: Một số nơi gắn bậc lành nghề với bậc lương. Nên công thức tính số bậc lành nghề = Số năm tối thiểu Công ty muốn nhân viên gắn bó / thời gian trung bình xét tăng lương của công ty. Tuy nhiên, bậc lành nghề thường sẽ nhỏ hơn bậc lương. Nguyên nhân là do việc xác định tiêu chí cho từng cấp năng lực rất khó khăn.

Còn mức thành thạo của năng lực = Thời gian công ty hi vọng nhân viên đạt mức thành thạo cao nhất của 1 năng lực / Thời gian trung bình đào tạo nhân viên đó lên 1 lớp (mức thành thạo).

Ví dụ: Vị trí Y tế có 5 bậc lành nghề và gồm nhiều năng lực sau. Mỗi năng lực ở một bậc lành nghề lại có yêu cầu có mức độ thành thạo như sau:
Tên năng lực - Phân loại năng lực - bậc 1 - bậc 2 - bậc 3 - bậc 4 - bậc 5:
+ Điều dưỡng - K - 0 - 1 - 1 - 1 - 1
+ Xử lý tình huống - S - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Khám bệnh lâm sàng - S - 2 - 3 - 3 - 4 - 5
+ Sơ cấp cứu - S - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Lập kế hoạch - S - 0 - 1 - 1 - 2 - 3
+ Đào tạo - A - 0 - 1 - 2 - 3 - 3
+ Nhẹ nhàng - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Dược - K - 2 - 3 - 4 - 5 - 5
+ Trách nhiệm - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Cẩn thận - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5
+ Làm việc nhóm - S - 3 - 4 - 5 - 5 - 5
+ Độc lập - A - 1 - 2 - 3 - 4 - 5

Lưu ý: ASK là viết tắt của Attitude (thái độ) – Skill (kỹ năng) – Knowledge (kiến thức). Mỗi một A hoặc S hoặc K được gọi là một năng lực.

Khi nói bậc năng lực thường ta hay nói về mức độ thành thạo của 1 năng lực. Nhưng nhiều khi có người lại nghĩ đó là bậc lành nghề của một vị trí. Như tôi nói ở trên, do có sự nhầm lẫn như vậy mà tôi đã đổi thuật ngữ để quá trình triển khai xây dựng hệ thống QT năng lực được suôn sẻ.

2. Kí hiệu cho từng mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề

Sau khi có được số mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề, công việc tiếp theo cần làm là thống nhất kí hiệu cho từng mức hoặc bậc. Thông thường, tùy vào từng lĩnh vực, tôi hay kí hiệu theo hướng: Mức (hoặc bậc) cao sẽ có tính từ hoặc danh từ với ý rằng đây là cao nhât. Tương mực với mức hoặc bậc thấp. Để tránh bị hiểu lầm, tôi đề nghị chúng ta nên kí hiệu mức thành thạo khác với bậc lành nghề.

Ví dụ:
- Mức thành thạo: 1 - trung bình; 2 - khá; 3 - giỏi...
- Bậc lành nghề: 1 - mới vào nghề (fresher); 2- đã làm ở vị trí nhiều năm (senior); 3 - đã làm ở vị trí rất nhiều năm (executive)...

3. Định nghĩa chung cho từng mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề

Có được kí hiệu chung cho các mức và bậc rồi thì việc cuối là đưa ra định nghĩa (hoặc biểu hiện) chung cho từng mức hoặc bậc. Nguyên nhân của việc này là để giúp quá trình đưa ra biểu hiện hành vi của từng mức năng lực và số mức độ thành thạo của từng năng lực tương tứng với từng bậc lành nghề.

- Đối với mức độ thành thạo: Do đi theo hướng mỗi yếu tố lẻ trong ASK là một năng lực. Mỗi một năng lực lẻ sẽ có các mức độ thành thạo khác nhau. Để giúp cho việc xác định biểu hiện của từng mức độ thành thạo thì cần quy định chung. Quy định chung này có thể gọi là hướng dẫn. Câu hỏi để giúp tìm ra định nghĩa chung tưng ứng với từng mức như sau:
+ Với mỗi năng lực thuộc nhóm A (thái độ/ tính cách), mức độ thành thạo 1 - trung bình - là có biểu hiện hành vi gì?
+ Với mỗi năng lực thuộc nhóm K (hiểu biết), mức độ thành thạo 1 - trung bình - có thể hiểu sâu về lý thuyết, quy đình đến đâu?
+ Với mỗi năng lực thuộc nhóm S (kỹ năng), mức độ thành thạo 1 - trung bình - thực hiện các hành vi đặc trưng của năng lực ra sao?

Ví dụ: Mức độ thành thạo 1 - trung bình ở các tiêu chí kỹ năng là có thể thực hiện được 1 số hành vi đặc trưng của năng lực, còn đa phần các hành vi cần có người làm mẫu mới làm được.

- Đối với bậc lành nghề: Cũng do đi theo hướng ASK nên trong một khung năng lực sẽ có 1 số năng lực là A, một số là S, một số là K. Khi ấy chúng ta cần trả lời câu hỏi: Ở vị trí A, bậc thợ lành nghề là 2 (senior) thì nhân viên sẽ có sự lành nghề như thế nào? Tức họ làm (kỹ năng - S) được gì và cần hỗ trợ hay chỉ đạo không? có kiến thức (hiểu biết - K) đến đâu? và thái độ với nghề (thái độ - A) ra sao? Như vậy mỗi một bậc thợ lành nghề đều cần đưa ra biểu hiện chung.

Do một vị trí có nhiều năng lực. Mỗi bậc lành nghề của vị trí sẽ yêu cầu mức độ thành thạo của từng năng lực khác nhau nên cần định nghĩa chung khác với mức độ thành thạo. Ví dụ, bạn hãy nhìn lên Vị trí Y tế ở trên. Vị trí này có 4 năng lực thuộc nhóm S. Ở bậc 1 đòi hỏi mức độ thành thạo của từng năng lực khác nhau:

Tên năng lực - Phân loại năng lực - Yêu cầu mức độ thành thạo bậc 1
+ Xử lý tình huống - S - 1
+ Khám bệnh lâm sàng - S - 2
+ Lập kế hoạch - S - 0
+ Làm việc nhóm - S - 3

Như vậy đổi với bậc lành nghề 1 (fresher) ở tiêu chí S (làm): Làm một số công việc độc lập, đa phần theo sự chỉ đạo của người khác. Thiếu một số kỹ năng cần thiết.

Tiếp đến, khi nói về bậc thợ lành nghề, chúng ta có 2 loại thợ: Chuyên môn và Quản lý. Nên khi đưa ra định nghĩa bậc thợ lành nghề cũng cần phân biệt để đưa ra định nghĩa sát nhất có thể.

Chính vì thế:
+ Bậc thợ quản lý không tương ứng với bậc chức vụ (hoặc chức danh). Bậc (ngạch) chức danh là: Nhân viên, quản lý cấp trung, quản lý cấp cao. Còn bậc thợ quản lý: Quản lý cấp trung bậc 1, quản lý cấp trung bậc 2, quản lý cấp trung bậc 3. Ví dụ 1 nhân viên làm vị trí trưởng phòng Nhân sự. Lúc này họ sẽ có bậc thợ quản lý là: Trưởng phòng Nhân sự bậc 1, trưởng phòng nhân sự bậc 2, trưởng phòng nhân sự bậc 3.
+ Bậc thợ chuyên môn có thể tạm hiểu như phân cấp công đoạn kỹ thuật dễ, trung bình, khó của công nhân. Tức nhân viên sẽ làm hết các công việc trong mô tả công việc nhưng do bậc thợ lành nghề (chuyên môn) chỉ ở bậc 1 nên sẽ làm những công việc dễ và đa phần các công việc theo sự chỉ đạo của người khác. Nhìn rộng hơn thì bậc thợ chuyên môn = bậc thợ quản lý (khi nhân viên ở bậc chức danh nhân viên). Ví dụ: Nhân viên làm vị trí Nhân sự. Bậc thợ chuyên môn: Nhân sự bậc 1, nhân sự bậc 2, nhân sự bậc 3.

- Lưu ý:
+ Chúng ta cũng có thể thêm các tiêu chí khác để phân biệt và định nghĩa các mức độ thành thạo và bậc lành nghề như: Sáng tạo.
+ Các hình minh họa chỉ là ví dụ.
+ Dựa vào hướng dẫn và phân biệt ở trên, các tiêu chí để định nghĩa các mức độ thành thạo và bậc thợ lành nghề có thể sẽ kha khá giống nhau. Nhưng theo tôi thì nên để tên các tiêu chí khác nhau.

Cụ thể: Tiêu chí để đưa ra định nghĩa chung cho
- Mức độ thành thạo: Biết - Kỹ năng - Thái độ/ tính cách - Sáng tạo (nếu có)
- Bậc thợ lành nghề: Hiểu - Làm - Nét tính cách nghề - Sáng tạo (nếu có)

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản