Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Biểu đồ xương cá là cách thức giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân của một vấn đề nào đó để xác định cách giải quyết phù hợp và hiệu quả nhất. Vậy cụ thể biểu đồ xương cá như thế nào? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!

1. Biểu đồ (mô hình) xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá hay Fishbone diagram được cho là xuất hiện lần đầu vào những năm 1920. Nhưng khái niệm này trở nên phổ biến hơn bởi giáo sư kỹ thuật người Nhật Bản, Kaoru Ishikawa, người đã đưa các quy trình quản lý chất lượng cho các nhà máy đóng tàu Kawasaki.

Nói một cách dễ hiểu, “biểu đồ xương cá là một công cụ khám phá nguyên nhân và kết quả giúp tìm ra ly do cho các khiếm khuyết, biến thể hoặc lỗi của một quy trình”. Biểu đồ xương cá giúp phá vỡ các nguyên nhân gốc rễ có khả năng góp phần tạo ra hiệu ứng của vấn đề. Đôi khi, nó còn được gọi là sơ đồ Ishikawa hoặc phân tích nguyên nhân và kết quả.

“Sơ đồ xương cá là một trong những công cụ chính được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ”.

Ban đầu, biểu đồ xương cá được hình thành như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề. Biểu đồ xương cá còn có thể linh hoạt được nhiều hơn thế. Với bất kỳ quy trình hay hệ thống nào, sơ đồ xương cá sẽ giúp bạn chia nhỏ tất cả các yếu tố góp phần của nó theo cách phân cấp.

Các vấn đề đã, đang và sẽ luôn xảy ra trong bất kỳ doanh nghiệp nào với nhiều dạng (biến thể) khác nhau. Điều quan trọng nhất là có thể xác định nguyên nhân của những vấn đề đó một cách nhanh chóng và kịp thời. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng phương pháp tiếp cận có cấu trúc. Đó là lý do tại sao chúng ta nên sử dụng biểu đồ xương cá.

2. 6 thành phần cơ bản của biểu đồ xương cá

Dưới đây, Blog sẽ bật mí cho bạn 6 thành phần cơ bản của biểu đồ xương cá này. Đó là 6M trong thế giới sản xuất gồm nhân lực (manpower), máy móc (machine), phương pháp (method), nguyên liệu (material), đo lường (measurement) và môi trường (mother nature)

2.1 Nhân lực (manpower)

Nhân lực - lao động vận hành/chức năng của những người tham gia thiết kế và phân phối sản phẩm. Đây được coi là một “nguyên nhân” khá hiếm gặp của một vấn đề nhất định. Nếu nhân lực được xác định là nguyên nhân của tác động không mong muốn thì đó thường là một yếu tố của 6M.

2.2 Máy móc (machine)

Máy móc - hệ thống, công cụ, phương tiện được sử dụng cho sản xuất. Máy móc, công cụ và cơ sở vật chất với hệ thống hỗ trợ cơ bản của chúng được quản lý kém hoặc không có khả năng mang lại kết quả mong muốn do các vấn đề kỹ thuật hoặc bảo trì.

2.3 Phương pháp (method)

Phương pháp - quy trình sản xuất và các quy trình dịch vụ đóng góp của nó. Các quy trình được phát hiện có quá nhiều bước, phê duyệt và hoạt động khác không đóng góp hoặc tạo ra nhiều giá trị. Nếu không được sắp xếp hợp lý, đơn giản hóa và tiêu chuẩn hóa, các quy trình có thể gây nhầm lẫn và khó theo dõi. 

2.4 Nguyên liệu (material)

Nguyên liệu - nguyên liệu thô, linh kiện và vật tư tiêu hao cần thiết để tạo ra một sản phẩm cuối cùng . Vật liệu thường được quản lý kém do chỉ định sai, dán nhãn sai, bảo quản không đúng cách, quá hạn sử dụng, cùng các yếu tố khác.

2.5 Đo lường (measurement)

Đo lường - Kiểm tra thủ công hoặc tự động các phép thể đo vật lý (khoảng cách, thể tích, nhiệt độ, áp suất,..). Đôi khi, các phép đo có thể không nhất quán khiến việc sử dụng dữ liệu trở nên khó khăn để đưa ra kết luận có thể lặp lại giúp tìm hiểu nguyên nhân nhất quán.

2.6 Môi trường (mother nature)

Môi trường - Các yếu tố môi trường không để đoán và kiểm soát được như: thời tiết, lũ lụt, động đất, hỏa hoạn,... Mặc dù có nhiều yếu tố môi trường có thể đón và kiểm soát được nhưng có một số yếu tố môi trường không thể tránh khỏi.

3. Bí quyết triển khai biểu đồ xương cá dễ dàng

Dưới đây là một số tip giúp bạn triển khai biểu đồ xương cá dễ dàng hơn:

- Tổ chức một nhóm để đảm nhận nhiệm vụ tạo biểu đồ xương cá. Thêm thành viên từ nhiều lĩnh vực có liên quan, trực tiếp hay gián tiếp.

- Làm rõ các loại nguyên nhân chính gây nên vấn đề. 6 Ms là một điểm khởi đầu tốt và có thể bao gồm nhiều nguyên nhân, giữ cho chúng được phân loại và tổ chức. Tuy vậy, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu chi tiết hơn khi điền vào biểu đồ của mình.

- Kỹ thuật 5 Whys sẽ giúp bạn phân tích biểu đồ xương cá dễ dàng hơn. Hỏi “tại sao” giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nhanh hơn.

- Xem xét một số nguyên nhân về mặt kỹ thuật và kết quả khác nếu vấn đề của bạn trở nên phức tạp với biểu đồ xương cá. Nếu sơ đồ của bạn trở nên lộn xộn và khó hiểu thì có lẽ bạn nên xem xét một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ khác.

Lời kết,

Trên đây là khái niệm và 6 thành phần cơ bản trong biểu đồ xương cá hiệu quả. Mong rằng với biểu đồ này bạn sẽ tìm ra nguyên nhân của một vấn đề nào đó và giải quyết nhanh nhất có thể. Nếu cảm thấy hứng thú với những chủ đề tương tự, hãy ghé qua Blognhansu để tìm hiểu thêm nhiều nội dung chất lượng nhé!