Triển khai xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất theo hướng định lượng kết quả công việc, nếu chúng ta không có cách làm phù hợp, khả năng cao tổ chức sẽ không thể hoặc rất khó áp dụng. Nguyên nhân nằm ở chỗ, khi tổ chức có sự thay đổi gì đó bao gồm cả việc nâng câp hệ thống quản trị, thì bên trong luôn tồn tại những yếu tố cản trở.

Những nguyên nhân dẫn tới sự cản trở và thất bại của sự thay đổi bao gồm:
1. Những yếu tồ từ phía cá nhân người lao động
+ Sự an toàn
+ Sự bất tiện
+ Thói quen
+ Các yếu tố kinh tế: thù lao, thu nhập
+ Lo sợ về điều chưa biết
+ Xử lý thông tin có lựa chọn

2. Những yếu tố từ tổ chức (Kotter, 1995)
+ Thiếu cảm nhận một sự cấp bách
+ Thiếu một liên minh dẫn dắt sự thay đổi
+ Thiếu một sự chia sẻ về tầm nhìn đối với sự thay đổi: vị trí của TÔI trong và sau khi thay đổi sẽ ở đâu?
+ Thiếu giao tiếp về sự thay đổi
+ Không loại bỏ được hết những trở ngại đối với thay đổi
+ Thiếu hoạch định một cách hệ thống để tạo nên và những ghi nhận thành tích ngắn hạn
+ Tuyên bố thắng lợi quá sớm!
+ Không gắn kết sự thay đổi với văn hóa DN

Vì vậy, để có thể thành công khi tái tạo hay xây mới hệ thống Quản trị hiệu suất, chúng ta cần áp dụng các biện pháp để xử lý những nguyên nhân gây thất bại ở trên.

Cách tôi hay làm đó là thành lập Hội đồng chiến lược.

Hội đồng chiến lược là nhóm tập hợp các thành viên quan trọng trong tổ chức như: ban lãnh đạo, quản lý và những người có vai trò quan trọng đối với tổ chức.

Công việc của hội đồng chiến lược là ngồi cùng họp bàn đưa ra các quyết sách ở "thượng tầng kiến trúc" của tổ chức. Cụ thể họ sẽ cùng bàn:
- Các ý tưởng chiến lược của công ty là gì?
- Các ý tưởng đó liên kết với nhau thế nào trên bản đồ chiến lược?
- Các thước đo chiến lược và chỉ tiêu chiến lược cần đạt?
- Các thước đo và chỉ tiêu được phân bổ cho các bộ phận thế nào?
Trong khuôn khổ xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất, hội đồng chỉ cần làm vậy. Tuy nhiên khi nhìn rộng ra toàn hệ thống Quản trị nhân sự, hội đồng còn phải trả lời nhiều câu hỏi khác nữa như:
- Để thực thi chiến lược, công ty cần cấu trúc tổ chức thế nào? (cơ cấu tổ chức)
- Công ty cần có khung năng lực nào để thực thi chiến lược?
- Quy trình phối hợp liên bộ phận ra sao?
- Nội quy, quy chế toàn tổ chức ra sao để các bộ phận vận hành tốt nhất?
...

Để công việc của hội đồng được diễn ra tốt nhất, các thành viên cần thống nhất:
- Thông tin trong buổi họp hội đồng thì chỉ để trong các buổi họp, không mang ra ngoài.
- Các thành viên của hội đồng đều giỏi và nắm nhiều thông tin nhất ở một mảng nhất định, vì thế khi làm việc với nhau cần phải tôn trọng gọi nhau bằng thầy và xưng hô theo tuổi tác hoặc theo văn hóa.
- Tương tự nguyên tắc 1, trong buổi họp có thể bất đồng và cảm xúc nóng nảy nhưng khi ra khỏi buổi họp thì những bất đồng và cảm xúc đó để lại ở phòng họp.
- Mọi trao đổi trong hội đồng chiến lược đều tác động và có mối quan hệ nhân quả tới các thành viên khác trong tổ chức nên không được dấu hay làm sai lệch thông tin.
- Các thành viên trong hội đồng là những con người quan trọng của tổ chức vì thế cần có cách làm việc chuyên nghiệp và trao đổi mọi thứ theo hướng cùng chiến thằng (win - win) cho mọi bên.

Cùng với những nguyên tắc được thống nhất, các thành viên hội đồng chiến lược cần được ban lãnh đạo truyền thông về việc họ tham gia vào xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất là đang trong quá trình đào tạo nâng cao năng lực để từ đó đáp ứng cho sự phát triển của tổ chức. Họ cần có thái độ nghiêm túc. Sản phẩm do họ làm ra sẽ tác động trực tiếp tới họ và các thành viên trong bộ phận họ phụ trách.

Như đã nói ở trên, khi thành lập hội đồng chiến lược và cho phép các quản lý vào xây dựng hệ thống cũng như chiến lược, chúng ta đang trong quá trình nâng cấp năng lực tổ chức. Từ đó tạo cho tổ chức khả năng thực thi xuất sắc, hướng tới hiệu quả. Điều này rất tốt nếu tổ chức muốn phát triển lên một mốc mới.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24
Tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự bài bản