Đợt này, tơ đỏ covi giăng lối đường đi. Ra đường, thỉnh thoảng tôi lại thấy có nhà đóng cửa với biển đỏ “nhà đang có người chữa covid” mà buồn lòng. Nhìn tơ đỏ, tranh thủ lướt facebook, tôi thấy vẫn có đơn vị tổ chức đào tạo offline tại Hà Nội. Tôi thầm nhủ: “thầy trò nhà này quả là lì. Họ không biết hàng ngày ở đây có hơn 1700 ca hay sao?”. Dù thế nào, nếu dính dịch bệnh sẽ không hay. Vì thế tôi vẫn kiên trì với những khóa học tương tác online hướng dẫn từng bước một của mình. Mọi người vẫn thấy hiệu quả mà lại tiết kiệm thì còn gì bằng. Lan man tôi đọc được một stt trên Group HrShare về KPI thế này:

“Em chào các anh chị,

Em rất muốn tham gia khoá học bài bản trước khi bắt tay vào làm tuy nhiên deadline sếp giao rất gấp, em ko còn đủ thời gian. Nếu các anh chị giúp đỡ em xin cảm ơn rất nhiều ạ.”

Tự nhiên tôi nhớ đến lớp “bình dân học vụ” Giải mã Nhân sự online 08 đang diễn ra. Ở lớp, tôi có cơ hội được đứng chia sẻ trong module Dùng (1 trong 5 module Tuyển – Dạy – Dùng – Giữ - Thải) về phương pháp xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất BSC – KPI. Module có 3 buổi. Tôi xác định mục tiêu là vừa phải trao đổi được lý thuyết cho mọi người vừa phải làm sao để mọi người thực hành có sản phẩm mang về.

Sau buổi đầu tiên về lý thuyết, sang buổi thứ 2 thực hành. Tình huống giả định thực hành thế này: “Chị muốn làm kpi cho vị trí kế toán trưởng. Công việc của kế toán trưởng giống như các kế toán trưởng khác (chị không có mô tả công việc). Giờ làm thế nào?”. Tình huống còn khó khăn hơn nữa khi người cần triển khai lại là học viên Giải mã – tức mới tiếp cận với các thuật ngữ Quản trị Nhân sự. Thế đã khó còn khó hơn là mới vào công ty và chưa biết gì về các công việc của tổ chức.

Giờ sao? Chơi tiếp hay nghỉ đây?

Mục tiêu khó nhưng có thể. Chỉ cần làm từng bước một là được.

Thực ra, để ra được thẻ KPI cho từng vị trí, nếu đúng như cách tôi làm thì sẽ giống lưu đồ sau:

Tôi làm 3 bước lớn:
- Bước 1: Sử dụng phương pháp BSC – KPI để tìm ra thẻ BSC cho công ty (KPI cho CEO). Từ đó phân bổ thước đo và chỉ tiêu từ thẻ BSC xuống các bộ phận.
- Bước 2: Sử dụng phương pháp JD – KPI để tìm ra các thước đo KPI cho các chức năng (nhiệm vụ) của bộ phận
- Bước 3: Sau khi có thư viện KPI của bộ phận (KPI từ BSC và KPI từ chức năng) thì tiến hành rút gọn KPI cho các vị trí

Nói nhanh là vậy nhưng để đi chi tiết thì phải đọc tầm 50 bài viết của tôi (tôi đang trong quá trình ra sách có biên tập lại cho anh chị em dễ đọc rồi). Như bình thường, tôi cần có tầm 7 buổi thực hành mới có thể hướng dẫn hết 3 bước trên. Trong khi lớp Giải mã cho tôi 2 buổi với mục tiêu giúp các bạn ra được sản phẩm. Vậy tôi sẽ làm thế nào đây?

Sau khi thảo luận với các học viên, để đạt mục tiêu, tôi hướng dẫn mọi người thực hiện bước 2 và 3. Còn bước 1 thì để khi nào có điều kiện sẽ triển khai sau. Cụ thể, tôi hướng dẫn mọi người: SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP JD – KPI ĐỂ RA CÁC THẺ KPI CHO CÁC VỊ TRÍ PHÒNG KẾ TOÁN.

Ở lớp Giải mã, tôi bắt đầu vào tình huống giả định rồi tiến hành các bước sau:

Bước 1: Thiết lập 1 cuộc họp với chị trưởng phòng kế toán (là một học viên)

Bước 2: Trong buổi họp, việc đầu tiên là tôi hỏi về cơ cấu tổ chức của bộ phận:
- Bộ phận sinh ra với mục đích gì?
- Sơ đồ vị trí của bộ phận ra sao?
- Các chức năng, công việc hay các bước thực hiện công việc lớn của bộ phận?
- Các chức năng này được phân bổ thành nhiệm vụ cho các vị trí ra sao?
Thường thì trưởng bộ phận họ sẽ trả lời ngay với những câu hỏi này. Tuy nhiên có thể sẽ có những người mới lên chức, họ sẽ không trả lời được rõ ràng rành mạch. Vì thế chúng ta cần biết cách gợi ý bằng cách tưởng tượng mình là vị trí trưởng bộ phận đó và nghĩ ra các bước thực hiện công việc lớn.

Bước 3: Có được cơ cấu tổ chức bộ phận nhanh, tôi cùng các học viên tiếp tục sử dụng phương pháp JD – KPI để lọc ra các thước đo hiệu quả công việc. Cũng giống bước 2, việc của tôi (người triển khai dự án) là hỏi: “Chức năng …., như thế nào là đạt về mặt số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?” Từ câu trả lời của trưởng phòng (học viên), tôi gõ lại vào ô diễn đạt bằng lời. Có yêu cầu bằng lời, tôi hướng dẫn mọi người cách phiên đổi ra thước đo. Quanh đi quẩn lại thì KPI thường chỉ có đâu đó 3 loại thước đo: Số, tỷ lệ, thời gian

Cứ tẩn mẩn làm từng chức năng một, khi hoàn thiện, tôi tiếp tục cùng anh chị em trong lớp bước sang bước 4.

Bước 4: Tôi nhặt các thước đo và kỳ vọng vào bảng thư viện KPI của phòng.

Bước 5: Có thư viện KPI của phòng, tôi cùng trưởng phòng (chị học viên giả định) tiến hành rút KPI gọn lại cho từng vị trí với các bước nhỏ sau:
Bc5.1 Phân bổ các thước đo KPI trong thư viện cho các vị trí dựa vào ma trận phân nhiệm
Bc5.2 Copy thư viện ra từng sheet ứng với số vị trí có trong phòng và tiến hành rút cho từng vị trí.
Bc5.3 Tiến hành rút gọn KPI cho vị trí trưởng bộ phận với nguyên tắc:
- Nguyên tắc chung:
1. Dưới 8 KPI cho mỗi vị trí
2. Giữa lại thước đo SMART (cân đo đong đếm được)
3. Giữ lại các thước đo có tích cực tạo động lực (củ cà rốt)

- Nguyên tắc rút cho vị trí trưởng
1. Giữ lại chỉ số Chiến lược
2. Giữ lại chỉ số KEY
3. Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc

- Nguyên tắc rút cho vị trí nhân viên
1. Giữ lại chỉ số Nhiệm vụ
2. Giữ lại chỉ số KEY
3. Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc

Bước 5.4 Sau khi rút gọn rồi, thì tiếp tục tùy vào quan điểm và bài toán sẽ đưa thêm các thước đo khác vào thẻ KPI. Ví dụ:
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "phát triển" thì thêm thước đo phát triển.
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "tuân thủ nội quy" thì cần thêm vào thước đo hành vi văn hóa
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "tham gia các công việc của phòng" thì thêm vào thước đo hoàn thành công việc phòng
- Nếu quan điểm nhân viên cẩn phải "sáng tạo" thì thêm vào các thước đo cải tiến sáng tạo
- Nếu quan điểm nhân viên cần phải "chủ động lên thước đo" thì thêm vào ô các thước đo chủ động

Bước 6 Lựa chọn chỉ số KPI xong thì đến phần tiếp theo là ứng dụng và xây dựng hệ thống theo dõi dữ liệu, quy trình và báo cáo. Tức là trả lời được 6W - 1H:
- Làm cái gì (What)
- Why (tại sao)
- Which (cái gì)
- Ai (Who)
- Ở đâu (Where)
- Khi nào (When)
- Làm như thế nào (How)
Vậy đó các bước làm để giải quyết đầu bài đã xong. Xin mời cả nhà cùng xem file kết quả của lớp:

Download kết quả: JD - KPI phong Ke toan.xls

Ngoài ra, nếu muốn đọc thêm các bài tương tự, thân mời anh chị em cùng đọc:
- Setup kpi – chuyện không của riêng ai: http://blognhansu.net.vn/2021/10/03/setup-kpi-chuyen-khong-cua-rieng-ai/
- Xây dựng KPI tắt (“dối”) như thế nào cho nhanh?: http://blognhansu.net.vn/2019/07/19/xay-dung-kpi-tat-doi-nhu-the-nao-cho-nhanh/
- Cách nào để đo lường KPI khách quan và chính xác?: http://blognhansu.net.vn/2021/10/24/cach-nao-de-do-luong-kpi-khach-quan-va-chinh-xac/

Bài cũng dài rồi, hi vọng chủ nhân của câu hỏi, đọc xong bài không còn mông lung nữa. Nếu vẫn còn mông lung mặc dù đã có bài viết và file hướng dẫn thì có lẽ bạn nên theo khóa học cầm tay chỉ việc của tôi. (Đoạn này là PR khóa học) Khi tham gia khóa học, bạn sẽ đi đủ cả 3 bước và được thực hành trên mô hình giả định theo phương pháp từng bước 1. Hẹn gặp bạn ở khóa học sắp tới.

***
Học viện Nhân sư trân trọng thông báo Mở lớp “Kỹ thuật xây dựng và triển khai BSC&KPI online G12”. Khóa học dự kiến khai giảng thứ 3 ngày 28/12/2021. Thân mời Anh chị em cùng đăng ký tham dự.

I. Thông tin chi tiết khóa học:
– Th.ời lượng: 5 – 7 b.uổi online trên phần mềm Zoom.
– Th.ời gian: Tối 19h00 – 21h00 thứ 3, thứ 5 hàng tuần.
– Khai giảng buổi 1: Thứ 3 – Ngày 28/12/2021
– Ch.i ph.í: 2.5 tri.ệu/ khóa (Gi.ảm 2O phần trăm đối với học vi.ên từng là họ.c viên lớp Giải mã hoặc đó.ng sớm trước 5 ngày hoặc từ 3 người trở lên)
– Chi tiết về khóa học vui lòng xem thêm tại : http://daotaonhansu.net/ky-thuat-xay-dung-bsc-kpi/
– Hình ảnh của lớp trước (G10): http://daotaonhansu.net/?p=784
– Huấn luyện viên: Mr Nguyễn Hùng Cường – Tư vấn tái tạo Hệ thống QTNS (http://blognhansu.net.vn/gioi-thieu/)

– Điểm đặc biệt của lớp:
+ Học viên thực hành theo phương pháp TỪNG BƯỚC MỘT trên MÔ HÌNH DOANH NGHIỆP giả định CỦA HỌC VIÊN
+ Học viên sẽ được học lại qua video quay trực tiếp.
+ Học viên sẽ nhận được sản ph.ẩm sau từng buổi và các biểu mẫu ứng dụng, file ứng dụng thực tế của công ty.
+ Các bạn đã từng tham gia các khóa học trước học lại lớp BSC&KPI ho.àn toàn mi.ễn p.hí.

II. ĐĂNG KÝ:
1. Đăng ký online: https://bit.ly/3FotujQ
2. Đăng ký trực tiếp: Ms Đỗ Ngọc Mai
– Thành viên BQT HrShare | Phụ trách Chăm sóc Cộng đồng
– Điện thoại : 083.88.33616/ Zalo: 036.9904.004 – [email protected]

III. Hoàn tất “Đăng ký” bằng cách chuyển khoản giữ chỗ theo bước sau:
– Noi dung: Ho ten + Dien Thoai + Email + BSCKPIOLG12 + UH
– Vao tai khoan sau: Nguyen Hung Cuong
– Vietcombank số tk: 0011004039312 so giao dich Vietcombank Ngo Quyen chi nhanh Ha Noi;
– So tien: 2,500,000/ 5 – 7 buổi (Giảm 20% VND đối với học viên từng là học viên lớp Giải mã hoặc chuyển khoản trước 5 ngày hoặc đăng ký theo nhóm 3 người trở lên)

Trân trọng,
Học viện Nhân sư