Tối qua sau khi up ảnh lên trên mạng cho mọi người xem xong thì tay chân tôi rã rời nên đi ngủ sớm. Sáng dậy phải làm 1 số việc, mãi đến giờ, tôi mới có thời gian để viết vài dòng về chương trình teambuilding 19/4 hôm qua.

Về tổng thể chương trình đã thành công với:
- Số lượng người tham dự: > 90 người
- Số xe: 4 xe 29 chỗ
- Thời gian: từ 6h sáng - 7h tối
- Hình ảnh: http://goo.gl/CP0cHm

Kể về sự kiện này thì đúng là có nhiều cái đáng nhớ đối với tôi. Chương trình offline được khởi động từ những ngày đầu tháng 3, kết hợp bàn với sự kiện Off tuyển dụng 29/3. Khởi động thì dài như vậy nhưng phải đến sau ngày 29/3 thì mọi người mới thực sự bắt tay vào. Như thế là về thực tế, chương trình teambuilding "bảo vệ chung địa" chỉ có khoảng 20 ngày để chuẩn bị, truyền thông và làm các công việc khác.

Sự kiện gấp đến độ, tôi và mọi người đã phải ngồi lại với nhau chỉ để trả lời 2 câu hỏi: "Có tổ chức không ? Có nên dời ngày sang tháng 5 không ? ". Thật may mắn làm sao khi mà tất cả cùng đồng lòng giữ nguyên thời gian và địa điểm tổ chức. Tại thời điểm đó các thành viên trong BTC cũng nhận định: nếu tổ chức sang tháng 5 sẽ có
+ Cái lợi:
- Thời gian chuẩn bị dài
+ Bất lợi:
- Thời tiết nóng
- Trung vào dịp lễ dài
Còn nếu tổ chức vào 19/4 sẽ có:
+ Cái lợi:
- Thời tiết mát mẻ hơn so với tháng 5
- Giữa tháng nên mọi người không bận
- Trước dịp nghỉ lễ
+ Bất lợi:
- Thời gian chuẩn bị gấp.
So sánh thì sẽ thấy nên tổ chức vào tháng 4. Sau khi quyết tâm chọn ngày 19/4, tất cả các thành viên BTC bắt tay vào làm từ truyền thông, tìm nhà tài trợ, chuẩn bị kịch bản, cho đến tiền trạm hậu cần.

Thời gian gần trôi, mỗi 1 buổi họp BTC là một số việc được giải quyết và một số nỗi lo lại lớn dần. Truyền thông thì đã xong, tiền trạm đã ổn nhưng nhà tài trợ cho teambuilding, áo ... thì vẫn chưa có. Nhắc tới teambuilding tôi lại thấy vui. Lần này tôi học được rất nhiều kinh nghiệm.

Khi buổi họp đầu tiên diễn ra hồi đầu tháng 3, Thanh (MC, người dẫn chương trình teambuilding của chúng ta) đến muộn. Tôi biết Thanh từ sự kiện offline tháng 1. Thanh được mọi người quý. Qua tìm hiểu tôi biết Thanh làm teambuilding trong công ty Cánh Cung. Chúng tôi bàn về phần chuẩn bị teambuilding. Tôi nghe loáng thoáng thấy có bạn nói Thanh sẽ lo được phần teambuilding. Nghe thế thì mừng quá, tôi chắc bụng yên tâm. Tôi tức thời nghĩ, hẳn Cánh Cung sẽ tài trợ phần teambuilding cho chương trình. Tôi vẫn chưa chốt vì không có Thanh và vẫn muốn để ngỏ mời tài trợ của đơn vị tài trợ cũ đồng hành cùng cộng đồng nhiều năm. Khi chương trình họp xong, Thanh đến, tôi có nói lại vấn đề về teambuilding. Thanh khẳng định lại là lo được phần này.

Với cái suy nghĩ rằng Cánh Cung chắc chắn sẽ tài trợ nên buổi họp sau (cách 1 tuần) khi các bạn ACPro đến tham dự buổi họp để nghe về sự kiện tôi đã khắt khe. ACPro trước cũng đã tài trợ cho cộng đồng Nhân sự 2 -3 chương trình teambuilding hàng năm. Do 2 sự kiện diễn ra liên tục nên, phần đầu buổi họp BTC bàn về sự kiện tháng 3. 2 bạn ACpro đến họp nhưng không nói năng gì nhiều, khuôn mặt hơi nôn nóng và không quan tâm lắm đến những gì chúng tôi bàn về tháng 3. Tôi nhận định trong đầu, 2 bạn này hẳn không đến vì muốn họp BTC hoặc giúp đỡ cũng như muốn làm quen với mọi người. Các bạn đến với mục đích khác. Chúng tôi họp đến khoảng 9h30 thì các bạn sốt ruột ra mặt. Các bạn nói luôn đại ý là: các bạn đến nghe về sự kiện teambuilding sắp tới, nếu mọi người không bàn về việc này thì các bạn xin phép ra về. Cái cách ăn nói mà tôi nghĩ rất mang chất sale và chất tìm kiếm cái gì đó như thể lợi nhuận. Khi một người đến tham dự mà không vì mục đích cộng đồng thì tôi cũng không gượng ép vì thế tôi đã cám ơn và mời 2 bạn cứ tự nhiên. 2 bạn ACpro về thì chúng tôi tiếp tục bàn về sự kiện tháng 4. Trong buổi họp có Thắng (Acpro chính là đứa con đẻ của Thắng). Thắng nhận đã mời 2 bạn đến để nghe về sự kiện teambuilding nhưng lại quên không nói rằng mọi người sẽ bàn cả sự kiện tháng 3. Vì thế dẫn tới việc 2 bạn ACpro đã hiểu lầm. Tuy nhiên, tôi lại có cái cảm giác. Cảm giác giống hệt như hồi tôi làm việc với Lucktour (đơn vị cũng tài trợ teambuilding cho cộng đồng 3 năm liên tiếp). Cảm giác mà các đơn vị tài trợ team muốn lợi dụng sự kiện để kiếm lời. Và các thành viên BTC chỉ giống như người đứng ra thu hộ tiền cho họ. Họ sẽ lo phần còn lại. Họ vừa được tiếng lại vừa được tiền. Tôi không muốn vậy.

Chính vì 2 cái lý do mờ mờ ảo ảo đó mà tôi đã thuyết phục mọi người yên tâm giao lại chương trình teambuilding cho Thanh và từ chối tấm lòng của ACpro. Một tuần nữa với cái ảo tưởng rằng Cánh Cung sẽ tài trợ cho sự kiện. Trong tuần tôi bắt đầu tập trung sâu hơn vào phần team, đọc slide Thanh đã làm và gửi cho BTC tôi mới tá hỏa ra là Slide đó không đúng như ý tôi muốn. Thanh có lẽ vẫn chưa hiểu hết ý tôi và mục tiêu của sự kiện. Dựa vào những gì Thanh viết trong slide (các trò chơi dự kiến), tôi viết lại lời dẫn và cấu trúc diễn biết trò chơi thành 1 câu chuyện để mọi người thấy hấp dẫn hơn. Tôi không thay đổi nội dung game nào của Thanh cả. "Cuộc chiến bảo vệ "chung" địa" ra đời. Tôi thực không thích làm việc của người khác khi đã giao nhưng việc đã gấp nên tôi không thể không nhúng tay vào. Viết xong lời dẫn, tôi bắt tay vào làm các phần khác dự trên lời dẫn (backdrop, ảnh, event ...).

Mọi việc bẵng lại để tập trung vào sự kiện 29/3 - Ứng dụng tâm lý và các công cụ trong tuyển dụng nhân sự.

Buổi họp đầu tiên dồn toàn bộ sức lực của team vào sự kiện tháng 4 là buổi họp tổng kết sau sự kiện tháng 3. Việc lead buổi họp và sự kiện được chuyển giao từ bạn Thương sang bạn Oanh. Lúc này mọi người và cả tôi vẫn tin rằng Cánh Cung sẽ tài trợ cho chương trình.

Đến buổi họp thứ 2, sau khi báo cáo tình hình offline, vào phần teambuilding, Thương mới nói rằng hình như mọi người đang hiểu lầm ý Thanh: Thanh nói sẽ tham gia và lo phần teambuilding là với tư cách cá nhân chứ không phải tổ chức. Quả là tin sét đánh khi sự kiện chỉ còn 2 tuần nữa là diễn ra.

Thời điểm này có anh Phong dưới Hải Dương liên hệ bảo các anh chị em dưới đó muốn cùng dự sự kiện.

Hôm sau tôi hẹn Thanh và Oanh cùng họp vào 12h30 trưa tại gần nơi Oanh làm việc. Trao đổi đi, trao đổi lại, Thanh xác nhận là từ trước tới giờ Thanh chỉ cùng mọi người bàn với tư cách cá nhân. Thanh sẽ nhận lo phần teambuilding với sự trợ giúp của mọi người. Chúng tôi tiếp tục ngồi lại với nhau bàn về teambuilding. Thanh nói về các trò chơi, tôi nói về mục tiêu hướng tới. Với vai trò BTC, chúng tôi cùng thống nhất: mọi người sẽ nỗ lực tìm nhà tài trợ teambuilding để các thành viên BTC đỡ vất vả. Thanh sẽ dùng mối quan hệ của Thanh thử chủ động tìm xem có đơn vị nào tài trợ không ? Trước khi chia tay, chúng tôi cùng khảo sát luôn Công viên Yên Sở để làm phương án dự phòng.

Chủ nhật của tuần đó, Thanh cùng các thành viên của BTC (anh Dương, chị Huệ, Oanh) đi khảo sát địa điểm Ba Vì.

Cũng trong tuần của buổi họp thứ 2 này, anh Sỹ theo sự phân công đã hoàn thành logo cho cộng đồng. Một logo rất đẹp mà mọi người đã thấy trên backdrop.

Buổi họp thứ 3: Oanh (lead buổi họp) thông báo chính thức Thanh sẽ chỉ tham gia với tư cách thành viên BTC và các thành viên sẽ tiếp tục tìm kiếm nhà tài trợ teambuilding song song với việc Thanh sẽ bắt đầu chuẩn bị các vẫn đề về teambuilding. Sau buổi họp này, chính thức BTC chỉ còn 1 buổi họp chính thức nữa là tới ngày diễn ra sự kiện.

Đến lúc họp buổi thứ 3, tức là chỉ còn hơn 10 ngày nữa sự kiện sẽ diễn ra, danh sách đăng ký của tôi mới có được 27 anh chị. Tài trợ thì chưa có gì. Anh Dương Ecogarden - thành viên BTC sự kiện - từ thời buổi thứ nhất vẫn chỉ để ngỏ khả năng tài trợ chứ chưa xác định sẽ tài trợ như thế nào. Oanh và mọi người lo đến nỗi phải triệu tập thêm 1 cuộc họp kín khoảng 5 thành viên để đánh giá lại tình hình vào thứ 5, tức là sau buổi họp thứ 3 1 hôm. Trong buổi họp, sau khi làm rõ thì số lượng sẽ đi chơi đã lên tới 60 người (số lượng người đăng ký và chuyển phí qua tôi + số lượng người đóng phí trực tiếp khi họp BTC + số lượng người đăng ký qua Ms Dương) chưa kể các anh chị em ở Hải Dương. Kịch bản teambuilding và các checklist cần có của team đã được Thanh đưa ra. Chuyện xe cộ đã được chị Huệ xác nhận lo xong. Sau buổi họp nỗi lo của mọi người được giải tỏa 1 phần. Tôi thì vẫn muốn là tìm được một đơn vị nào tài trợ teambuilding cho các thành viên BTC đỡ lo thì tốt hơn.

Chủ nhật của tuần, tôi gặp anh Phong đại diện cho hội nhân sự ở Hải Dương. 2 anh em trao đổi ok.

Thứ 2 tuần tiếp theo, trước buổi họp cuối cùng 1 ngày, tôi gặp được Thắng đại diện của hãng Firetour. Thắng trao đổi, sau khi được anh Hải Trần giới thiệu, Thắng muốn tham dự và nếu được sẽ hỗ trợ tổ chức. Tôi mừng quá, liền trao đổi tất cả các vấn đề của sự kiện cho Thắng và mời Thắng tối mai (tối hôm họp chốt) đến gặp mọi người cùng làm việc.

Buổi họp cuối cùng - tổng duyệt tất cả các vấn đề. Sau khi Oanh báo cáo, phân công xong, tôi mời Thắng lên giới thiệu về công ty và nói về sự kiện. Thắng phát biểu xong làm tôi lo quá. Tôi không cảm thấy được cái nhiệt của người có kinh nghiệm làm team, không cảm thấy Thắng đã nghiên cứu kỹ sự kiện, không cảm thấy Thắng có đủ công cụ để triển khai, không nắm rõ mục tiêu của sự kiện ... nói chung là tôi lo. Và tôi nói luôn với Thắng những nỗi lo đó.

Tôi hẹn Thắng buổi sau gửi kịch bản sự kiện. Ngày hôm sau tôi nhận được kịch bản của Thắng. Nó vỏn vẹn có 2 trò chơi, được viết tạm trên word. Tôi lo đến mức độ phải gọi điện lại hẹn Thắng thêm 1 buổi làm việc (cùng với Oanh) và gửi các kịch bản cũng như hình ảnh teambuilding các năm trước cho Thắng nghiên cứu. Đồng thời với đó, tôi nhờ Thanh đưa lại cho tôi và bên tài trợ team những thứ Thanh đã chuẩn bị được cho đơn vị tài trợ. Thanh nói đại ý nếu gửi cho BTC thì được nhưng nếu gửi cho bên tài trợ thì bạn không muốn vì nó là ý tưởng của bạn. Tôi lo dữ khi biết được ý này.

Thứ năm, chỉ còn 3 ngày nữa là diễn ra sự kiện. Số lượng thành viên đăng ký đã lên tới 80 người. Tôi gặp bên Firetour vào chiều hôm đó. Lần này Fire tour có thêm 2 thành viên kỳ cựu về teambuilding nữa ra nói chuyện. Và họ chốt là không thể hợp tác được. Tôi thấy hơi tiếc. Đây là một cơ hội, một thử thách. Và nếu trải qua được sẽ là một thành công lớn với bất cứ ai.

Firetour từ chối. Các anh chị em ở Hải Dương cũng thông báo sẽ không tham dự do thấy chưa phù hợp. Trong mail từ chối có đề cập tới 3 vấn đề (số lượng thành viên tham dự - lúc tôi gửi mail trả lời là có 57 thành viên đăng ký - không đủ đông để hấp dẫn, chi phí tham dự - 250k - chưa có chi tiết, áo đồng phục tài trợ nhưng vẫn đóng thêm phí).

Mặc dù vậy, trong tuần này vẫn có 3 điểm sáng: chị Huệ đã xin được tài trợ 1 ít của nhà xe, bệnh viện Đại học Quốc Gia sẽ tài trợ voucher giảm giá, và anh Dương - Ecogarden quyết định sẽ tài trợ toàn bộ áo.

BTC quay lại phương án dự phòng và tiếp tục nhờ Thanh phụ trách mảng teambuilding. Điểm sáng tiếp theo trong tuần và tôi nghĩ BTC đã may mắn là có Thanh. Thanh vẫn nhiệt tình tiếp tục chuẩn bị cho sự kiện. Thanh cùng đồng đội đã lên Ba Vì trước 1 ngày. Và hôm sau khi mọi người lên, Thanh đã cháy hết mình để cho sự kiện thành công.

Các công việc chuẩn bị cuối cùng đã được thành viên BTC hoàn thành trong thứ 6 và thứ 7.

Oanh và Thương đã rất cẩn thận khi tính toán cả phương án lên xe cho mọi người.

Chủ nhật tới và sự kiện bắt đâu:

Sáng 6h kém 10 tôi tới địa điểm 34T. Lúc đó có Việt ở bệnh viện Quốc Gia đã đến và lái xe số 1. Để mọi người biết địa điểm, tôi căng tạm cái băng rôn ra giữa 2 cái cây. Căng tạm thế thôi mà vừa xong thì bảo vệ tòa nhà ra đuổi và bảo không cho phép căng. Việc chuẩn bị đang nhiều nên tôi nói được vài câu thì chạy ra dán băng rôn vào thành xe số 1. Dán xong đi vào thì đã thấy mấy ông bảo vệ cắt cái băng rôn tôi treo tạm và lấy luôn cả cái backdrop ở dưới đất đi. Cãi cự một lúc thì họ cũng để lại băng rôn và backdrop. Tôi tiếp tục lấy băng rôn ra dán vào xe thứ 2.

Tầm 6h30 mọi người đến đã khá đông.

Tầm 6h45, sau khi để mọi người checkin đoàn bắt đầu tập trung:

Không có đội teambuilding, không vấn đề gì. Đoàn vẫn có thể tự khởi động warmup được:

7h lên xe, 8h tới cổng rừng Quốc Gia, tầm 8h15 tới mốc 400, tôi không hiểu sao xe lại đi nhanh thế. Nhanh đến độ tôi tính là đi hết 2h thì lái xe chỉ cần 1h. Lái xe đi lại lượn lách. Đến như tôi rất khó say xe mà cơ thể còn thấy nôn nao thì không hiểu mọi người thế nào.

Đến mốc 400, mọi người xuống xe và bắt đầu chơi teambuilding:

Sau khi khởi động, chia đội, mỗi đội được một mật thư và cùng nhau theo dấu để đến địa điểm thử thách.

Các sự thử thách đều rất hay và không đơn giản để vượt qua.

Chơi xong, mọi người tiếp tục lên xe để đi đến mốc 1100. Thanh cũng ngồi lên xe với tôi. Được một lúc Thanh có hỏi nhỏ : "đã tip cho lái xe chưa mà sao xe đi nhanh và lạng lách thế". Tôi nhận ra vì sao mình lại nôn nao.

Lên mốc 1100, mọi người vào hội trường tập trung ăn uống còn tôi bàn với chị Huệ việc say xe và tip cho các bác tài để mọi người đi về ổn hơn. Tiếp đó tôi cùng mấy anh em khác bê đồ vào.

Ăn uống xong, tầm 2h đoàn tiếp tục chơi teambuilding và cùng nhau lên đền Thượng.

Sự kiện kết thúc, đoàn về đến Hà Nội lúc 6h tối, hoàn tất một ngày teambuilding mệt nghỉ.

Thỉnh thoảng trong lúc tham gia chương trình, tôi có nhận được góp ý nên tăng A, tăng B, tăng C. Để rộng đường cho dư luận trao đổi, tôi xin up tổng chi phí thực tế của sự kiện teambuilding ngày hôm qua. BTC đã rất cố gắng để mọi việc sát nhất có thể.

Mong rằng những ai đã tham dự sẽ không còn phải lo nghĩ, những ai bảo chắc chắn đi nhưng không tham dự cũng hiểu cho nỗi khổ tâm của các thành viên BTC

Hẹn lại anh chị em và các bạn trong sự kiện này năm sau.