Tình huống "Xây dựng thang bảng lương 3P cho ngành IT": "[Xin ý kiến] Xây dựng thang bảng lương ngành IT – khoảng cách % giữa các bậc lương
Chào các anh/chị HR,
Em đang xây dựng thang bảng lương lần đầu cho công ty IT Service & Consulting (quy mô ~30 nhân sự).
Hiện tại, em đã:
- Hoàn thành Job Evaluation
- Tổng hợp báo cáo lương thị trường cho các nhóm vị trí

Rất mong nhận được chia sẻ kinh nghiệm từ anh/chị.
Em cảm ơn ạ!"

Trả lời:

A. Đầu tiên, chúng ta cần phải được câu hỏi và bối cảnh của nó nên chúng ta sẽ thống nhất:
- Các định nghĩa cho thuật ngữ tiếng Anh: Job Evaluation (đánh giá giá trị vị trí); Job Family (ngạch lương - tập hợp các vị trí có cùng mức điểm giá trị công việc hoặc lương); Grade (dải lương); Tech (công nghệ); Market adjustment (điều chỉnh theo thị trường); P70 (bách phân vị 70 - 70% số mẫu có giá trị thấp hơn mức này).
- Bối cảnh: Công ty IT Service & Consulting (quy mô ~30 nhân sự).

B. Tiếp theo là hiểu cách làm chính sách lương:
Hiện tại chúng ta có 3 hình thức trả lương: Theo thời gian; khoán; hỗn hợp (theo thời gian + thưởng). Tác giả câu hỏi có vẻ đang triển khai xây dựng chính sách lương trả theo thời gian. Cách làm đơn giản nhất như sau (giống như tác giả câu hỏi đang làm):
- Bước 1: Xác định các vị trí công việc.
- Bước 2: Nhóm các vị trí lại với nhau tạo ra ngạch lương ("em chia theo Job Family gồm: Core Tech; Business; Operation & Support; Internal Management").
- Bước 3: Xác định số dải lương và số bậc lương trong mỗi dải ("Grade từ G1–G7, và mỗi Grade thiết kế tối đa 7 bậc lương (I–VII)").
- Bước 4: Đi khảo sát lương thị trường ("em đã Tổng hợp báo cáo lương thị trường cho các nhóm vị trí").
- Bước 5: Xác định con số cho dải lương và từng bậc lương ("Max thị trường: 20M (P70 ~ 14M); Theo các tài liệu tham khảo, khoảng cách giữa các bậc lương thường từ 5–7%").
- Bước 6: Hoàn thiện chính sách lương.
Do không có logic nên tôi đoán tác giả đang dùng cảm tính để làm các bước ở trên rồi sau đó đi tham khảo ý kiến các chuyên gia. Trong câu hỏi có nội dung về đánh giá giá trị công việc ("em đã: Hoàn thành Job Evaluation"). Hành động này có vẻ hơi thừa và tôi không rõ sẽ dùng kết quả đánh giá giá trị công việc để làm gì. Cũng có thể Job Evaluation là xác định các vị trí công việc chứ không phải là đánh giá giá trị công việc như tôi nghĩ. Thế thì hành động này nằm trong bước 1.

Do cách làm như trên, nên tác giả câu hỏi và đa phần mọi người làm theo cách trên đều có chung băn khoăn và câu hỏi:
"- Thông thường căn cứ vào đâu để xác định % khoảng cách giữa các bậc lương trong ngành IT?
- Nên ưu tiên điều chỉnh % mỗi bậc, hay giới hạn số bậc áp dụng cho từng Grade, hay kết hợp thêm market adjustment / phụ cấp?
- Với công ty IT quy mô nhỏ–vừa, anh/chị thường xử lý bài toán “giữ khung lương nhưng vẫn cạnh tranh” như thế nào?"

Với kinh nghiệm triển khai xây dựng hệ thống lương 3P tôi cũng có chút chia sẻ với chủ nhân tình huống. Nhưng trước khi đi vào trả lời, tôi xin chia sẻ cách làm chính sách lương của tôi:
1 Xây dựng thang và chính sách lương theo vị trí P1
- Bước 1: Thống nhất các vị trí trí và mô tả công việc
- Bước 2: Thống nhất bảng xếp hạng giá trị công việc
- Bước 3: Xây dựng thang và chính sách lương P1 cho các vị trí. Lưu ý: Trong trường hợp có nhiều vị trí. Chúng ta có thể thêm bước phụ là nhóm các vị trí lại với nhau thành ngạch.
+ Xác định số bậc của vị trí (hoặc ngạch)
+ Xác định mức lương cho từng bậc của vị trí (hoặc ngạch)
2 Xây dựng thang và chính lương theo năng lực P2
- Bước 1 Khảo sát lương và định vị phân khúc lương
- Bước 2 Xác định thang và chính sách lương P2. Lưu ý: Trong trường hợp muốn có dải lương, ta gom các bậc lại rồi đặt tên nó thành dải (Giống như trong đầu bài có các dải: Fresher, Junior, Middle, Senior).
- Bước 3 Hoàn thiện chính sách đánh giá năng lực
3 Xây dựng thang và chính sách thưởng theo hiệu quả P3
- Bước 1 Xác định thang và chính sách thưởng P3
- Bước 2 Hoàn thành chính sách đánh giá hoàn thành công việc
4 Tính toán và tối ưu lương 3P theo luật (Phụ cấp)
5 Xác định các khoản phúc lợi trực tiếp bằng tiền
6 Tính thử và hoàn thiện chính sách lương 3P

Khi so sánh 2 cách làm, bạn sẽ thấy:
- Tôi có ít nhất 2 thang lương (thang lương P1 và thang lương P2). Còn cách của tác giả câu hỏi thì chỉ có 1 thang lương chung cho toàn bộ.
- Có thể tác giả bị nhầm giữa ngạch lương (nhóm các vị trí có cùng mức lương), ngạch quản lý (nhóm các vị trí có cùng quyền hạn quản lý) và ngạch chuyên môn (nhóm các vị trí có cùng trình độ).
- Cũng có thể tác giả nhầm giữa kí hiệu dải lương (Fresher, Junior, Middle, Senior) và kí hiệu bậc thợ lành nghề (Fresher, Junior, Middle, Senior).
- Khi làm thang lương P1 và thang P2, tôi đều phải trả lời các câu hỏi giống như trên: "Căn cứ vào đâu để xác định % khoảng cách giữa các bậc lương...".

C. Giờ bạn đã hiểu cách làm của tôi và sự khác biệt với cách làm của tình huống, chúng ta đi vào câu trả lời:

Câu 1: Thông thường căn cứ vào đâu để xác định % khoảng cách giữa các bậc lương trong ngành IT?
- Đối với thang lương P1: Tôi sử dụng công thức bội số lương để tính % khoảng cách giữa các bậc.
- Đối với thang lương P2: Tôi dùng khoảng cách bậc để xác định % khoảng cách giữa các bậc.
- Đối với thang lương P1 + P2: Tôi dùng khảo sát lương thị trường để tính tổng thể % khoảng cách giữa các bậc.
- Đối với cách làm thông thường (tác giả câu hỏi): Nên sử dụng công thức bội số lương và kết hợp với khảo sát mức tối đa tối thiểu của thị trường.

Câu 2: Nên ưu tiên điều chỉnh % mỗi bậc, hay giới hạn số bậc áp dụng cho từng Grade, hay kết hợp thêm market adjustment / phụ cấp?
- Khi xác định số bậc lương, tôi dùng công thức: Thời gian hi vọng nhân viên gắn bó vị trí (hoặc ngạch)/ thời gian trung bình nâng lương.
- Đối với tôi, P1 + P2 đã bao gồm các loại phụ cấp nên không thêm bất cứ cái gì.
- Đối với cách làm thông thường: Nên ưu tiên điều chỉnh % mỗi bậc theo thị trường.

Chú ý: Theo luật lao động, thang lương theo vị trí công việc là cơ sở để trả lương nên suy ra lương trả cho nhân viên không được thấp hơn con số của thang lương. Chủ nhân tình huống nên cẩn thận kẻo bị phạt.

Câu 3: Với công ty IT quy mô nhỏ–vừa, anh/chị thường xử lý bài toán “giữ khung lương nhưng vẫn cạnh tranh” như thế nào?

- Cách làm của tôi là làm cho khung lương (có thể hiểu là thang lương) tương ứng với thị trường. Nếu thị trường thay đổi thì khung lương thay đổi theo.

Tôi tạm viết vậy đã, khi nào có thêm câu hỏi, tôi sẽ bổ sung sau.

Tái bút: Tôi thấy có đoạn trao đổi hay nên mạn phép đưa về đây để cả nhà cùng đọc.
Duong Duong: Vậy đổi từ 7 bậc thành 15 bậc. mỗi bậc cách nhau 10%
Level G1-G7.
bậc 1-15 chả lẽ không đủ. Không đủ thì đổi thành 500 bậc.
Xong lên vị trí hay lên lương thì có thể nhảy nhiều bậc chứ đâu nhất thiết bước từng bước 1 nhỉ?

Người tham gia ẩn danh - Tác giả: Duong Duong Dạ đúng rồi, không nhất thiết bước từng bước. Nhưng giả dụ nếu trong 2 năm mà không năm nào có nhân viên leo lên từng bậc 1 vậy thang lương thiết kế ra như vậy liệu có hơi hình thức không nhỉ? Em đang muốn có cái gì căn cứ để dựa vào. Quyết định 5% hay 10% dựa vào điều gì thì phù hợp?

Duong Duong: Người tham gia ẩn danh cái này e làm khớp để báo cáo hình thức thôi mà. Nhiều người trong tập đoàn không lên level ở mãi 1 bậc có sao đâu?
a ví dụ ở tập đoàn nhân viên bận 8A lương họ max là 10tr đi nhưng có người 8tr có ng 9tr.
Sếp thì level 2D max 80tr nhưng có sếp 30tr có sếp 70tr.
Chứ không phải đến bậc đó grade đó là được đúng lương đó. Mà lên Bậc là được tăng lương min tối thiểu để đóng bh
70% là phù hợp với ngành IT hay chưa e sẽ có sự đánh giá. Giữa các sếp với nhau mà chênh nhau 100% lương anh nghĩ ít.
Người tham gia ẩn danh hoặc là kiêm nhiệm cái này kiêm nhiệm cái kia chứ làm gì cùng 1 nhiệm vụ mà chênh nhiều vậy? Em nghĩ đúng không?

Người tham gia ẩn danh - Tác giả: Em đã để thử 7% có vẻ cũng ổn. Chắc đủ dùng 3-4 năm
nếu kiêm nhiệm chắc xử lý theo hướng tính bậc lương theo job chính. Nhiệm vụ kiêm nhiệm thì tính phụ cấp trách nhiệm

Người tham gia ẩn danh 988: Vậy từ g1-g7 nếu thăng tiến tối đa chỉ 35%, nếu trong ngành tech thì thật sự không đủ cạnh tranh. Ví dụ mức nhận được của Fresher là G1, của Senior là G4, trong trường hợp này Senior chỉ có mức lương cao hơn Fresher 15-20%, tuy nhiên phải vừa hướng dẫn fresher vừa làm công việc của mình. Em thấy xây dựng bậc lương kiểu này không đủ thoả đáng về mặt tổng quan ngành, nên xây dựng nhiều bậc hơn và nhiều dải lương cho từng vị trí. Ví dụ có 20 bậc lương, Intern là bậc 1-3, nhưng Intern Front Dev và Intern Tester có mức lương khác nhau (cùng bậc lương), Fresher là từ 4-7, từ đó xây dựng cho các bậc cao hơn.

Người tham gia ẩn danh - Tác giả: Người tham gia ẩn danh 988 uh ý mình cũng là như vậy. Đang thử gán 7% trông có vẻ cũng ổn đủ dùng 3-4 năm

Người tham gia ẩn danh 896: Cty nhỏ lại còn start up thì phải ưu tiên đơn giản & linh hoạt để thích nghi với thị trường đã. Thiêt kế thang bảng lương chỉ cần đáp ứng nhu cầu tối thiểu phù hợp với mặt bằng lương chung, trong ngân sách cty & mức lạm phát vùng hàng năm
Khung năng lực <100 nv max 3 bậc là đủ

Người tham gia ẩn danh - Tác giả: Người tham gia ẩn danh 896 Dạ vâng đúng rồi ạ. Nhưng đội tech bên em chiếm lượng nhân sự lớn nhất, và level đang trải từ fresher cho đến Lead/ Manager. Thị trường IT cạnh tranh. Nên cũng phải cân đối khi scale up nữa. Anh chị có thể chia sẻ thêm để thang bảng lương này dùng được 3-4 năm cho size dưới 100 được ko ạ

Tien Nguyen CKte: 30 ns mà làm bài bản thế :)) quy mô này thì cứ boostrap cũng đc, k cần quá phân biệt các vị trí đâu, kiếm đc tiền là đc

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống lương 3P