Mấy hôm trước tôi được nhờ làm KPI cho một số vị trí nhóm vận hành Dropshipping. Trong đó có vị trí Fulfimment với công việc như sau: "làm việc vs sup về báo giá, h/a + video sp thực tế > so sánh với thông tin trên website của cty để điều chỉnh cho phù hợp; deal giá các sp có lượng đơn lớn; up tracking lên các store (store tự động mail order confirmation + shipping confirmation) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống này tự đọng gửi email các cập nhật đơn hàng)"

Tôi ra kết quả KPI như sau:
- Tổng số supplier tim và được kí hợp đồng thực hiện
- Tổng số tiền giảm giá có được so với không giảm giá
- Tỷ lệ giá giảm trung bình deal được
- Số lần up tracking lên các store
- Tổng doanh thu bán được cho supp
- Tỷ lệ doanh thu thu được từ supp / tổng doanh thu bán được cho supp
- Giá trị hợp tác trung bình/ 1 supp
- Số lời khen của supp dành cho fulfi
- Điểm trung bình đồng ý giới thiệu supp mới từ supp cũ (NPS)

Chi tiết cách làm tôi đã viết trong bài: KPI cho nhóm vận hành Dropshipping

Vừa rồi là kết quả tìm ra KPI do con người (là tôi - Nguyễn Hùng Cường làm). Sáng ra, tôi đọc được bài về ứng dụng của AI. Thế là tôi lại lần mò vào dùng thử AI của Google là Bard. Tôi muốn biết Ai đã mạnh đến mức nào. Dưới đây là đoạn thử của tôi:

Hãy cho tôi biết các KPI cho các công việc sau: "làm việc vs sup về báo giá, h/a + video sp thực tế > so sánh với thông tin trên website của cty để điều chỉnh cho phù hợp; deal giá các sp có lượng đơn lớn; up tracking lên các store (store tự động mail order confirmation + shipping confirmation) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống này tự đọng gửi email các cập nhật đơn hàng)"

Sau đó AI đã đưa ra 3 bản thảo trả lời:

Bản thảo 1: Các KPI cho công việc "làm việc vs sup về báo giá, h/a + video sp thực tế > so sánh với thông tin trên website của cty để điều chỉnh cho phù hợp; deal giá các sp có lượng đơn lớn; up tracking lên các store (store tự động mail order confirmation + shipping confirmation) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống này tự đọng gửi email các cập nhật đơn hàng)"

1. KPI về hiệu quả công việc:

- Tỷ lệ báo giá và mô tả sản phẩm được điều chỉnh chính xác:
+ Số lượng báo giá và mô tả sản phẩm được điều chỉnh theo yêu cầu / Tổng số lượng báo giá và mô tả sản phẩm được giao
+ Tỷ lệ sai sót trong báo giá và mô tả sản phẩm sau khi điều chỉnh
- Doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn:
+ Doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn / Tổng doanh thu
+ Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn so với cùng kỳ năm ngoái
- Tỷ lệ đơn hàng có tracking được cập nhật đầy đủ:
+ Số lượng đơn hàng có tracking được cập nhật đầy đủ / Tổng số lượng đơn hàng
+ Tỷ lệ đơn hàng có tracking được cập nhật đầy đủ trong vòng 24 giờ sau khi đặt hàng
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng với hệ thống theo dõi đơn hàng:
+ Mức độ hài lòng của khách hàng với hệ thống theo dõi đơn hàng (điều tra qua khảo sát, đánh giá, v.v.)
+ Tỷ lệ khách hàng sử dụng hệ thống theo dõi đơn hàng thường xuyên

2. KPI về hiệu quả thời gian:

- Thời gian trung bình để hoàn thành việc điều chỉnh báo giá và mô tả sản phẩm:
+ Thời gian trung bình để hoàn thành việc điều chỉnh báo giá và mô tả sản phẩm cho mỗi sản phẩm
+ Tỷ lệ báo giá và mô tả sản phẩm được điều chỉnh hoàn thành trong vòng 24 giờ
- Thời gian trung bình để deal giá các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn:
+ Thời gian trung bình để deal giá thành công cho mỗi sản phẩm có lượng đơn hàng lớn
+ Tỷ lệ deal giá thành công cho các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn
- Thời gian trung bình để cập nhật tracking lên các store và hệ thống theo dõi đơn hàng:
+ Thời gian trung bình để cập nhật tracking cho mỗi đơn hàng
+ Tỷ lệ đơn hàng có tracking được cập nhật trong vòng 1 giờ sau khi nhận đơn hàng

3. KPI về chất lượng công việc:

- Tỷ lệ sai sót trong việc cập nhật tracking lên các store và hệ thống theo dõi đơn hàng:
+ Số lượng đơn hàng có tracking cập nhật sai / Tổng số lượng đơn hàng có tracking
+ Tỷ lệ sai sót trong việc cập nhật tracking được khắc phục trong vòng 24 giờ
- Mức độ chính xác của thông tin được cập nhật trong hệ thống theo dõi đơn hàng:
+ Tỷ lệ thông tin cập nhật trong hệ thống theo dõi đơn hàng chính xác
+ Tỷ lệ phản hồi từ khách hàng về thông tin sai sót trong hệ thống theo dõi đơn hàng
- Tỷ lệ khách hàng hài lòng với chất lượng dịch vụ:
+ Mức độ hài lòng của khách hàng với chất lượng dịch vụ (điều tra qua khảo sát, đánh giá, v.v.)
+ Tỷ lệ khách hàng có ý kiến phản hồi về chất lượng dịch vụ

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số KPI khác phù hợp với đặc thù công việc và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Lưu ý:

- Các KPI cần được xác định rõ ràng, cụ thể và đo lường được.
- Mức độ hoàn thành KPI cần được đánh giá định kỳ và có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
- Việc sử dụng KPI cần được kết hợp với hệ thống thưởng phạt để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Chúc bạn thành công!

Bản thảo 2: Các KPI cho công việc "Làm việc với cấp trên về báo giá, hình ảnh/video sản phẩm thực tế, so sánh với thông tin trên website công ty để điều chỉnh cho phù hợp; thương lượng giá các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn; cập nhật tracking lên các store (store tự động gửi email xác nhận đơn hàng và xác nhận giao hàng) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống tự động gửi email cập nhật đơn hàng)"

Dưới đây là một số KPI cho công việc được mô tả:

1. Hiệu quả cập nhật thông tin sản phẩm:

- Tỷ lệ sản phẩm có thông tin đầy đủ (báo giá, hình ảnh/video thực tế, mô tả sản phẩm) trên website công ty: Mục tiêu là 100% sản phẩm được cập nhật đầy đủ thông tin.
- Tỷ lệ sản phẩm có thông tin được cập nhật trong vòng 24 giờ sau khi nhận yêu cầu từ cấp trên: Mục tiêu là 90% sản phẩm được cập nhật thông tin trong vòng 24 giờ.

2. Hiệu quả thương lượng giá:

- Tỷ lệ sản phẩm có giá được thương lượng giảm so với giá ban đầu: Mục tiêu là 70% sản phẩm có giá được thương lượng giảm.
- Mức giảm giá trung bình cho các sản phẩm được thương lượng: Mục tiêu là giảm giá trung bình 5% cho các sản phẩm được thương lượng.

3. Hiệu quả cập nhật tracking đơn hàng:

- Tỷ lệ đơn hàng có tracking được cập nhật lên các store: Mục tiêu là 100% đơn hàng có tracking được cập nhật lên các store.
- Tỷ lệ đơn hàng có tracking được cập nhật lên hệ thống theo dõi đơn hàng trong vòng 1 giờ sau khi nhận thông tin đơn hàng: Mục tiêu là 90% đơn hàng có tracking được cập nhật lên hệ thống trong vòng 1 giờ.

4. Hiệu quả hoạt động của hệ thống theo dõi đơn hàng:

- Tỷ lệ email cập nhật đơn hàng được gửi thành công: Mục tiêu là 100% email cập nhật đơn hàng được gửi thành công.
- Mức độ hài lòng của khách hàng với hệ thống theo dõi đơn hàng: Mục tiêu là đạt điểm 4/5 trên thang điểm đánh giá mức độ hài lòng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số KPI khác như:

- Số lượng sản phẩm được cập nhật thông tin mỗi ngày.
- Số lượng sản phẩm có giá được thương lượng giảm mỗi ngày.
- Số lượng đơn hàng có tracking được cập nhật lên các store mỗi ngày.
- Số lượng email cập nhật đơn hàng được gửi đi mỗi ngày.
- Số lượng phản hồi từ khách hàng về hệ thống theo dõi đơn hàng.

Lưu ý:

- Các KPI trên chỉ là gợi ý, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và yêu cầu cụ thể của công ty.
- Cần xác định rõ ràng cách thức thu thập dữ liệu và tính toán các KPI.
- Cần theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI thường xuyên để có thể điều chỉnh kịp thời.

Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích cho bạn!

Bản thảo 3: Các KPI cho công việc "làm việc vs sup về báo giá, h/a + video sp thực tế > so sánh với thông tin trên website của cty để điều chỉnh cho phù hợp; deal giá các sp có lượng đơn lớn; up tracking lên các store (store tự động mail order confirmation + shipping confirmation) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống này tự đọng gửi email các cập nhật đơn hàng)"

Dưới đây là một số KPI cho công việc "làm việc vs sup về báo giá, h/a + video sp thực tế > so sánh với thông tin trên website của cty để điều chỉnh cho phù hợp; deal giá các sp có lượng đơn lớn; up tracking lên các store (store tự động mail order confirmation + shipping confirmation) và hệ thống theo dõi đơn hàng (hệ thống này tự đọng gửi email các cập nhật đơn hàng)":

1. KPI liên quan đến hiệu quả công việc:

- Tỷ lệ báo giá và mô tả sản phẩm được cập nhật chính xác:
+ Mục tiêu: 95% báo giá và mô tả sản phẩm được cập nhật chính xác trong vòng 24 giờ sau khi nhận yêu cầu.
+ Cách thức đo lường: Theo dõi số lượng báo giá và mô tả sản phẩm được cập nhật chính xác so với tổng số lượng yêu cầu nhận được.
- Tỷ lệ đơn hàng thành công:
+ Mục tiêu: 98% đơn hàng được hoàn tất thành công.
+ Cách thức đo lường: Theo dõi số lượng đơn hàng thành công so với tổng số lượng đơn hàng đặt hàng.
- Doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn:
+ Mục tiêu: Tăng doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn 10% mỗi tháng.
+ Cách thức đo lường: Theo dõi doanh thu từ các sản phẩm có lượng đơn hàng lớn theo từng tháng và so sánh với tháng trước.
- Tỷ lệ đơn hàng được theo dõi và cập nhật trên hệ thống:
+ Mục tiêu: 100% đơn hàng được theo dõi và cập nhật trên hệ thống theo dõi đơn hàng trong vòng 24 giờ sau khi đặt hàng.
+ Cách thức đo lường: Theo dõi số lượng đơn hàng được theo dõi và cập nhật trên hệ thống so với tổng số lượng đơn hàng đặt hàng.

2. KPI liên quan đến hiệu quả làm việc nhóm:

- Mức độ hợp tác với cấp trên:
+ Mục tiêu: Thường xuyên trao đổi và cập nhật thông tin với cấp trên về tiến độ công việc.
+ Cách thức đánh giá: Nhận phản hồi từ cấp trên về mức độ hợp tác và cập nhật thông tin.
- Mức độ phối hợp với các bộ phận khác:
+ Mục tiêu: Hợp tác hiệu quả với các bộ phận khác để hoàn thành công việc chung.
+ Cách thức đánh giá: Nhận phản hồi từ các bộ phận khác về mức độ phối hợp và hỗ trợ.

3. KPI liên quan đến kỹ năng và kiến thức:

- Kiến thức về sản phẩm và dịch vụ:
+ Mục tiêu: Nắm vững kiến thức về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
+ Cách thức đánh giá: Tham gia các khóa đào tạo về sản phẩm và dịch vụ, tham gia các bài kiểm tra kiến thức.
- Kỹ năng đàm phán:
+ Mục tiêu: Có khả năng đàm phán và thương lượng giá cả hiệu quả.
+ Cách thức đánh giá: Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng đàm phán, tham gia các tình huống đàm phán thực tế.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ:
+ Mục tiêu: Sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm liên quan đến công việc.
+ Cách thức đánh giá: Tham gia các khóa đào tạo về sử dụng công cụ và phần mềm, hoàn thành các bài kiểm tra kỹ năng sử dụng công nghệ.

Lưu ý:

- Các KPI trên chỉ là gợi ý, bạn có thể điều chỉnh các KPI cho phù hợp với mục tiêu và đặc thù công việc của mình.
- Nên đặt ra mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART) cho các KPI.
- Cần theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI thường xuyên để có thể điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các nguồn tài liệu sau để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả:
https://fastwork.vn/xay-dung-tien-hop-quan-ly-du-an-hieu-qua-voi-fastwork-project/

***
Lời bình:
- Haizz. Chắc cái blog nhân sự này của tôi nhỏ bé quá nên AI google nó không vào đọc thì phải. Chả thấy nó dẫn chứng ở blognhansu.net.vn gì cả.
- Đọc cả 3 bản thảo thì có bản thảo 2 là hay nhất, sau đó đến bảo thảo 1. Còn bản thảo 3 lấy cách làm từ trang fastwork là thô nhất, khó hiểu và nhiều khả năng đó là cách làm OKR.
- So sánh giữa nội dung các bản thảo, sau đó tập hợp các thước đo từ bản thảo 1 và 2, rồi sau đó lọc ra thì có thể sẽ ra được các KPI giống như tôi đã làm.
- Đọc kỹ hơn ta thấy cách làm của bản thảo 1 là: Phân ra nhóm số lượng, chất lượng, thời gian hiệu quả công việc. Sau đó trong từng nhóm thì lại dựa vào từng công việc để đưa ra các thước đo liên quan đến nhóm.
- Còn cách làm của bản thảo 2 là: Tách từng công việc ra rồi sau đó xác định các KPI. Các KPI trong bản thảo 2 đều là hướng về chất lượng. Ở cuối thì có thêm các thước đo về số lượng.
- Bản thảo 3 có cách làm khá khó hiểu vì AI không chỉ có đưa ra các thước đo hiệu quả công việc lại còn có thươc đo về hiệu quả làm việc nhóm lẫn liên quan đến kỹ năng kiến thức. Như đã nói ở trên, nó khá giống với OKR. Và cũng có thể nó thể hiện quan điểm KPI không chỉ liên quan đến hiệu quả công việc mà còn cả những hành vi khác.
- Càng phân tích thì tôi càng thấy khá hài lòng với câu trả lời này. Nó thể hiện năng lực của một con người cũng phải tìm hiểu kha khá về KPI. Tuy nhiên có thể nó chưa có bài bản hoặc theo hẳn 1 phương pháp nào cho lắm. Đến khi nào AI mà trả lời kiểu: Theo phương pháp này thì KPI là thế này..., theo phương pháp kia thì KPI là thế kia..., hẳn lúc đó AI rất giỏi, xứng đáng tầm chuyên gia.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI