Sơ đồ Gantt đưa ra cái nhìn bao quát và trực quan về tiến độ của dự án một cách rõ ràng, dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan. Vậy biểu đồ Gantt là gì và ưu nhược điểm của công cụ này như thế nào? Cùng Blognhansu khám phá ngay nhé!
1. Tầm quan trọng của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt được dùng để gọi chung cho tên công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp với hai thành phần chính là trục tung và trục hoành. Trong đó, trục tung biểu thị tên công việc và trục hoành thể hiện các mối quan hệ cho những công việc đó.
1.1 Sơ đồ Gantt giúp quản lý hạn chế nhầm lẫn (sai lầm)
Gantt là sơ đồ biểu thị được danh mục các công việc cần làm và thời gian hoàn thành của dự án. Nên việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, hạn chế những sai sót và sai lầm không đáng có. Theo dõi biểu đồ Gantt, bạn có thể thấy được thời điểm bắt đầu và kết thúc của công việc. Bất kỳ ai cũng hiểu được tổng quát về cột mốc, ngày, thời gian cần được thực hiện.
Qua đó, nhân viên có thể xác định mục tiêu công việc cần làm và thực hiện đúng tiến độ, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Và một khi dự án được hoàn thành đúng tiến độ thì mang lại sự thành công trong công việc quản lý.
1.2 Sơ đồ Gantt cung cấp “bức tranh” toàn cảnh của dự án
Sơ đồ Gantt thể hiện đầy đủ mọi thứ từ công việc cần thực hiện đến thời gian hoàn thành. Có thể nói, biểu đồ Gantt là “bức tranh” bao quát nhất về dự án công việc. Từ đó mang lại cho người điều hành một cái nhìn rộng hơn, dễ quan sát hơn.
1.3 Sơ đồ Gantt giúp xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
Với biểu đồ Gantt, công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang thực hiện hay công việc nào chưa thực hiện được thể hiện rõ ràng. Vì vậy, bạn sẽ theo dõi được dòng chảy, biết được sau công việc này bạn sẽ phải làm gì tiếp theo để không bị gián đoạn.
1.4 Sơ đồ Gantt xác định đúng hướng cho mọi thành viên
Mỗi dự án nếu có biểu đồ Gantt thống nhất sẽ là một giải pháp tốt trong quản lý dự án. Theo đó, mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy và làm việc một cách nhất quán. Hơn thế, các thành viên trong dự án cũng nắm bắt được thông tin về quy trình và diễn biến của dự án.
2. Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt là gì?
2.1 Ưu điểm của sơ đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là công cụ hữu ích để lập kế hoạch cho dự án đơn giản. Giúp người khác có cái nhìn trực quan về công việc và thời gian thực hiện.
# Quản lý thông gian rõ ràng
Với 2 trục chính, sơ đồ Gantt thể hiện các thông tin cần thiết của dự án: người chịu trách nhiệm triển khai, thời gian bắt đầu - kết thúc, thời hạn hoàn thành công việc và mối liên kết giữa các đầu mục công việc với toàn bộ tiến độ của dự án. Cách thể hiện trực quan sẽ giúp người đọc nắm được thông tin nhanh chóng.
# Nâng cao năng suất (hiệu quả công việc)
Những thông tin như người phụ trách triển khai, tiến độ thực hiện được thể hiện công khai giúp các cá nhân nắm rõ điểm quan trọng của dự án. Điều này giúp các thành viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ của mình, nếu không sẽ có thể gây ảnh hưởng đến cả nhóm. Chính sự chủ động này sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
# Sử dụng nguồn lực hiệu quả
Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án có cái nhìn trực quan và tổng thể. Điều này hỗ trợ họ phân bổ các đầu công việc một cách hợp lý cho nhân viên, đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng tối ưu.
2.2 Nhược điểm của sơ đồ Gantt
Bên cạnh những ưu điểm, sơ đồ Gantt cũng tồn tại những hạn chế:
# Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia trong giai đoạn trước
Nếu nhà quản lý xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với biểu đồ Gantt có thể khiến họ gặp nguy cơ phải bắt đầu lại toàn bộ lịch trình dự án. Nguyên nhân có thể do bỏ sót một yếu tố nào đó, thời lượng ước tính chênh lệch nhiều, …
# Chỉ phù hợp với dự án nhỏ
Sơ đồ Gantt chỉ thực sự phù hợp với những dự án nhỏ với ít thông tin. Nếu thời lượng, tác vụ nhiều hơn một trang sẽ rất khó để xem dự án trực quan. Hơn nữa, việc cập nhật thường xuyên cũng mất thời gian cho các nhà quản lý dự án, nhất là những dự án lớn với hàng trăm công việc.
Ngoài ra, biểu đồ Gantt cũng mất dần chức năng khi phải mô tả sự phức tạp. Một cột mốc có nhiều công việc cần hoàn thành, mỗi đầu mục công việc có các nhiệm vụ nhỏ khác thì Gantt sẽ không thể hiện hết được.
# Không xử lý rõ ràng các ràng buộc của dự án
Trong một dự án thường sẽ có 3 ràng buộc cơ bản: thời gian, chi phí và phạm vi. Tuy nhiên, trọng tâm chính của sơ đồ Gantt lại là thời gian. Nên chi phí và phạm vi sẽ không được mô tả đầy đủ trong sơ đồ Gantt.
Nếu sơ đồ có nhiều công việc chồng chéo thì rất khó để nhận biết được việc nào là ưu tiên, việc nào là quan trọng.
Lời kết,
Sơ đồ Gantt giúp trực quan hóa các nhiệm vụ và dự án khác nhau diễn ra đồng thời trong một tổ chức. Biểu đồ được sử dụng nhằm lên kế hoạch và lên lịch cụ thể để các nguồn lực được phân bổ tối ưu. Nếu bạn được giao làm một dự án thì đừng quên áp dụng sơ đồ Gantt để công việc trở nên dễ dàng hơn nhé!
