Sơ đồ Gantt là một trong những biểu đồ trực quan hóa dữ liệu dùng để quản lý dự án cho tất cả các bên liên quan. Vậy các bước vẽ sơ đồ Gantt như thế nào? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!
1. Các phần của sơ đồ Gantt là gì?
Sơ đồ Gantt được tạo thành từ chín phần dưới đây:
1.1 Ngày tháng
Đây là một trong những thành phần quan trọng của sơ đồ Gantt. Ngày tháng cho phép người quản lý dự án xem khi nào toàn bộ dự án sẽ bắt đầu và kết thúc. Cũng như, cho biết từng nhiệm vụ sẽ diễn ra vào lúc nào. Chúng sẽ được hiển thị dọc theo đầu biểu đồ.
1.2 Nhiệm vụ
Các dự án lớn bao gồm nhiều nhiệm vụ phụ. Sơ đồ Gantt giúp người quản lý theo dõi tất cả các nhiệm vụ phụ để không bị lãng quên hoặc trì hoãn. Những nhiệm vụ được liệt kê ở phía bên trái.
1.3 Khung thời gian
Khi liệt kê các nhiệm vụ phụ, khung thời gian cho mỗi nhiệm vụ cũng được đề xuất. Điều này đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ phụ được thực hiện đúng tiến độ để dự án hoàn thành đúng thời hạn.
1.4 Các mốc quan trọng
Không giống như những chi tiết nhỏ cũng phải thực hiện, việc hoàn thành một cột mốc quan trọng mang lại cảm giác hài lòng. Trên biểu đồ gantt, các cột mốc được hiển thị dưới dạng hình kim cương (hoặc một hình dạng khác) ở cuối thanh tác vụ cụ thể.
1.5 Thanh tác vụ
Mặc dù nhiều nhiệm vụ phụ có thể được hoàn thành nhanh chóng nhưng sẽ có những lúc bạn muốn xem chính xác dự án đang diễn ra như thế nào. Tiến độ được thể hiện bằng cách tô màu các thanh tác vụ để thể hiện nhiệm vụ đã được hoàn thành.
1.6 Mũi tên
Trong khi một số nhiệm vụ có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào, những nhiệm vụ khác phải được hoàn thành trước hoặc sau một nhiệm vụ khác. Những phụ thuộc này được hiển thị bằng các mũi tên nhỏ giữa các thanh tác vụ trong sơ đồ Gantt.
1.7 Trục tung
Một cách nữa để theo dõi tiến độ dự án là trục tung trong sơ đồ. Trục tung giúp bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả: biết mình còn lại bao nhiêu việc phải làm, có đi đúng hướng không, …
1.8 Xác định nhiệm vụ
Trong thế giới kinh doanh, bạn có thể phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc. Các nhiệm vụ trên sơ đồ Gantt giúp những người có liên quan nhanh chóng xác định nhiệm vụ bạn đang nói tới.
1.9 Nhân sự
Mặc dù không phải mọi biểu đồ Gantt đều liệt kê những người sẽ làm việc trên đó. Nhưng nếu dự án được hoàn thành bởi một số cá nhân, liệt kế tên và nhiệm vụ được giao cho họ có thể cực kỳ hữu ích. Xác định và phân bổ nguồn lực cho từng nhiệm vụ giúp bạn quản lý hiệu quả con người, kỹ năng và công cụ để hoàn thành từng dự án đúng thời hạn đặt ra.
2. Cách vẽ sơ đồ Gantt đúng chuẩn
Sơ đồ Gantt truyền thống được tạo ra bằng cách vẽ trên giấy, khá bất tiện với những ai không khéo tay trong việc trình bày và tốn công vẽ lại nhiều lần mỗi khi thông tin thay đổi.
Ngày nay bạn có thể dùng bảng tính trong Microsoft Excel hoặc Google Sheet và các phần mềm online để tạo sơ đồ Gantt. Nhưng dù là phương pháp nào thì bạn cũng nên tuân thủ các bước cơ bản để có thể vẽ biểu đồ Gantt hiệu quả nhất.
2.1 Bước 1: Liệt kê các công việc quan trọng
Bước đầu tiên bạn cần làm trước khi xây dựng sơ đồ Gantt là tạo một danh sách các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải xác định mục tiêu mà dự án cần phải hoàn thành (đạt được).
Khi có danh sách hạng mục công việc cần thiết, hãy ước tính thời gian và nhân lực cho từng tác vụ để bắt đầu dự án.
2.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Trong bước này, bạn phải xác định xem công việc nào cần hoàn thành trước thì mới có thể thực hiện công việc khác và đảm bảo xảy ra theo trình tự hợp lý. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi đơn giản là những công việc “tuần tự”.
Những công việc khác sẽ được xếp vào nhiệm vụ “song song” - thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều công việc song song thì tiến độ của dự án càng được rút ngắn. Xác định nhiệm vụ “tuần tự” và “song song” giúp chúng ta nắm bắt sâu hơn về cách tổ chức dự án và hữu ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên sơ đồ.
2.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt
Vậy là bạn đã có những dữ liệu để vẽ sơ đồ cho dự án. Bạn có thể phác họa ra giấy, sử dụng Excel hay các phần mềm vẽ chuyên nghiệp. Bạn và nhóm của mình có thể truy cập vào phần mềm để xem hoặc chỉnh sửa số liệu trên sơ đồ ở bất kỳ vị trí nào. Điều này giúp nhóm bạn khi thảo luận, tối ưu hóa và báo cáo dự án.
2.4 Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Sau khi triển khai và xây dựng sơ đồ Gantt hoàn chỉnh thì các quản lý dự án phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để đảm bảo đi đúng hướng đạt năng suất cao. Bởi vì trong thời gian triển khai dự án sẽ xảy ra những thay đổi nên cần cập nhật tiến độ cho kịp thời.
Lời kết,
Sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích trong việc lên kế hoạch và giúp người dùng cải thiện cách quản lý công việc hiệu quả. Mong rằng bài viết này đã giúp bạn biết cách tạo ra sơ đồ Gantt phục vụ công việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy để lại bình luận nhé!
