Tôi vừa nhận được email chia sẻ kinh nghiệm tuyển mass (số lượng lớn) của anh Trần Vũ Thanh. Thấy hay quá nên mạn phép anh được share đầy đủ thông tin để anh chị em cùng đọc.

Kinh nghiệm tuyển mass (số lượng lớn) của Trần Vũ Thanh

Bài viết này gồm 2 phần:
Phần I: Khó khăn khi tuyển mass và các nguyên nhân
Phần II: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tuyển mass
1. Cải thiện thông tin đăng tuyển để thu hút ứng viên
2. Tối ưu hoá kênh tuyển dụng Facebook
3. Nâng cao hiệu quả tuyển dụng kênh giới thiệu nội bộ
4. Kinh nghiệm lựa chọn và sử dụng các trang Job posting
5. Nâng cao tỉ lệ Ứng viên đến phỏng vấn và nhận offer

I. KHÓ KHĂN KHI TUYỂN MASS VÀ CÁC NGUYÊN NHÂN
- Đăng tin tuyển dụng không có Ứng viên (UV) ứng tuyển vì một số ngành nghề nghe có vẻ nhạy cảm hoặc ứng tuyển rất nhiều nhưng chất lượng rất kém;
- UV hẹn rồi nhưng không đến tham gia phỏng vấn (Tỉ lệ UV không đến phỏng vấn trên 30%);
- UV nhận offer nhưng không đến nhận việc vào ngày onboard (Tỉ lệ phỏng vấn đậu nhưng không đến nhận việc trên 20%);
- UV vào nhận việc một vài ngày rồi “trốn” luôn (Tỉ lệ khoảng 10%)

Mình phân tích kỹ hơn một chút về các nguyên nhân gây ra những khó khăn bên trên, tạm chia ra 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Trước khi UV đến công ty, khó khăn và nguyên nhân của giai đoạn này thường là:
(1) Thông tin tuyển dụng chưa rõ ràng về các điều kiện làm việc, chính sách thưởng (hoa hồng) cũng như các cơ hội được đào tạo phát triển ở vị trí này. Nguyên nhân sâu xa của việc này là khả năng viết/trình bày của Recruiter/HR chưa đủ tốt, để có thể cải thiện điều này Recruiter/HR nên thường xuyên hỏi và nhận góp ý từ các bạn UV mình đã tuyển được hoặc những bạn đã từ chối nhưng mình vẫn giữ mối quan hệ để mình rõ hơn về insight của các bạn, điều Recruiter nghĩ là thú vị, thu hút trên thông tin đăng tuyển chưa chắc là điều các bạn UV tiềm năng đang nghĩ vậy nên tốt nhất hãy đi hỏi
họ.
(2) Recruiter/HR thiếu kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch và lựa chọn nguồn tuyển dụng để đầu tư chi phí hoặc khó khăn hơn là bạn chưa có khả năng thuyết phục BOD chi tiền hỗ trợ cho việc tuyển dụng.
(3) Brandname công ty chưa đủ tốt, có thể là trước đó công ty đã có những tai tiếng nào đó về mặt chính sách, cách ứng xử giao tiếp với UV/Nhân viên;
(4) Trải nghiệm của UV với quy trình tuyển dụng của công ty chưa tốt, đoạn này có lỗi xảy ra thì thường 100% là do cách giao tiếp, cư xử của recruiter với Ứng viên trong qua trình tiếp cận, “hẹn hò”.

Giai đoạn 2: Khi Ứng viên đã đến công ty, một số nguyên nhân thường là:
(5) Trải nghiệm của UV với quy trình tuyển dụng (đoạn phỏng vấn, deal lương, offer) chưa tốt, những bạn mình đánh giá là rất phù hợp nhưng lại từ chối offer phút chót thường rơi vô tình huống này. Nguyên nhân thực tế thường UV ít nói ra nhưng sẽ xoay quanh cách giao tiếp, chia sẻ thông tin hay phong cách thể hiện trong lúc phỏng vấn của Hiring Manager hoặc Recruiter/HR.
(6) Quy trình onboading chưa tốt, thường đến giai đoạn này Recruiter rất hay bỏ ngỏ vì xem như UV đã vào công ty là mình đã hết trách nhiệm hoặc Recruiter có theo sát trong những ngày đầu nhận việc của UV, Recruiter xác định được một số vấn đề công ty làm chưa tốt dẫn đến UV nghỉ việc ngay sau ngày đầu tiên hoặc một vài ngày sau đó nhưng lại không cương quyết phản ánh lên trên để giải quyết.

II.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN MASS
1. Cải thiện thông tin đăng tuyển để thu hút ứng viên
- Để cải thiện thông tin đăng tuyển thì HR/Recruiter cần tìm hiểu kỹ UV của các vị trí mình tuyển mass sẽ QUAN TÂM ĐIỀU GÌ? Muốn có thông tin này cách tốt nhất là đi hỏi trực tiếp các bạn Nhân viên đang làm các vị trí này trong công ty mình. Một số gợi ý về những điểm mà UV mass sẽ quan tâm:
• Sales thì chắc chắn là quan tâm thu nhập và lương cứng;
• Sales sẽ quan tâm là họ có phải đi tìm khách hàng mới? Sản phẩm họ bán là gì? Bán cho ai? Chính sách hoa hồng như thế nào?
• Các vị trí khác thì cũng sẽ quan tâm lương cứng, chế độ đóng BHXH, Hợp đồng lao động, giờ giấc phương tiện làm việc

- Bên cạnh các thông tin trên thì cũng cần thống kê tất cả các chính sách phúc lợi mà công ty đang có, viết lại đầy đủ và chi tiết, đính kèm trên bản mô tả công việc để UV tham khảo.
- Bản thông tin tuyển dụng phải đầy đủ thông tin:
• Giới thiệu sơ lược về công ty
• Tóm tắt ngắn gọn về vị trí
• Tên vị trí công việc
• Địa điểm làm việc (Quận/Huyện)
• Chi tiết công việc
• Các yêu cầu tối thiểu
• Chính sách phúc lợi của công ty/Vị trí
• Những điểm thu hút/thú vị khi làm vị trí này ở công ty
• Thông tin liên hệ ứng tuyển: Nên cung cấp zalo/FB
- Nhờ Designer thiết kế lại các chính sách phúc lợi sao cho bắt mắt, thu hút (Tham khảo file đính kèm) dùng để post job online.
- Chuẩn bị một số hình ảnh về hoạt động công ty, lưu trữ sẵn để dành post job online.

2. Tối ưu hoá kênh tuyển dụng Facebook (FB)
Hiện tại có đến vài trăm hay thậm chí cả nghìn group FB mà HR/Recruiter có thể post job, tuy nhiên hiệu quả thì thường không cao, hơn nữa chúng ta cũng không có nhiều thời gian để post, follow trả lời tất cả các comment của UV ở tất cả các group, chưa kể post cùng một nội dung nhiều lần thì sẽ bị Admin group block tài khoản/”banned nick”.

Mình đề xuất một số giải pháp cho các vấn đề này như sau:
- Tuyển cho mình một vài bạn Internship để hỗ trợ nhóm tuyển dụng các công việc bên dưới đây:
• Vào tất cả các group FB và khảo sát xem độ tương tác của mỗi group cho một post là như thế nào, sau đó có thể phân nhóm các group, ví dụ: Nhóm 1 là độ tương tác rất cao cho mỗi post (Từ 100 likes/comments trở lên); Nhóm 2 có độ tương tác thấp hơn (Dưới 100 đến khoảng 70 likes/comments cho mỗi post);...cứ thế mà phân nhóm từ cao xuống thấp.
• Sau khi phân nhóm xong thì chỉ tập trung thời gian post job ở các group có độ tương tác cao, còn dư thời gian mới post ở các group còn lại.

- Tất cả mọi người cùng làm: Phân công, kêu gọi Hiring Manager hỗ trợ cùng nhau post job trong các group FB. Ví dụ tuyển Sales thì kêu gọi Sales Manager vận động tất cả Salesman cùng nhau post job. HR/Recruiter tạo một nhóm (có thể là Zalo/Facebook/Skype...) bao gồm tất cả thành viên của nhóm Tuyển dụng & HR cùng với thành viên của Phòng Sales (hoặc phòng ban mà đang cần tuyển Mass) để mỗi lần post job thì copy link paste vào group zalo để mọi người click vào tương tác.

Phân công các thành viên thay phiên nhau post (HR và Phòng ban mà mình đang tuyển cho họ) và chuẩn bị nhiều hình ảnh, content post job khác nhau mặc dù là cùng một job để Admin group không để ý. Để vận động được mọi người cùng làm là tuỳ thuộc rất nhiều vào năng lực giao tiếp và uy tín của HR/Tuyển dụng đối với Phòng ban, ngoài ra cũng cần có chính sách hỗ trợ (Mình sẽ chia sẻ ở phần sau – Nâng cao hiệu quả kênh giới thiệu nội bộ). Khi post job thì dùng các hình ảnh đã thiết kế nói trong phần 1 để gia tăng sự thu hút đối với UV.

- Chạy quảng cáo FB cũng là một giải pháp nhưng kinh nghiệm mình thấy chưa hiệu quả lắm vì cách FB xác định target chưa chính xác lắm, đơn giản là vì người dùng FB không phải ai cũng khai báo đầy đủ thông tin cá nhân, đặc biệt là nghề nghiệp/công việc.

3. Nâng cao hiệu quả tuyển dụng kênh giới thiệu nội bộ
Kênh giới thiệu nội bộ - GTNB (Nhân viên công ty giới thiệu UV vào làm) sẽ là một trong những kênh hiệu quả nhất khi tuyển mass nếu chúng ta biết tận dụng và phối hợp với việc tuyển dụng qua FB vì hiện tại gần như 100% Nhân viên công ty có dùng FB và tuyển mass thì đăng tuyển FB là hiệu quả nhất. Vậy làm gì để có thể tối ưu hoá kênh GTNB?
- Xây dựng chính sách trả thưởng khi giới thiệu thành công: Với các bạn Nhân viên (NV) đang làm vị trí mà chúng ta tuyển mass thì chính sách này chỉ cần trả thưởng từ 500 nghìn đến 1 triệu đồng cho mỗi trường hợp giới thiệu thành công là đã đủ thu hút các bạn. Chủ yếu là để vận động các bạn giúp HR/Recruiter post job FB.
- Vận động Nhân viên post job FB (Đã nói ở phần 2), nếu có UV ứng tuyển, gửi CV cho họ, họ chuyển CV này cho HR/Recruiter và tuyển dụng thành công thì công ty sẽ trả thưởng cho NV này. Lưu ý chỉ trả thưởng sau khi UV được giới thiệu qua thời gian thử việc. Chi phí khoảng 1tr đồng cho mỗi ca tuyển dụng thành công là rất tiết kiệm so với post job và các nguồn tuyển dụng có trả phí khác. Chưa kể khi NV giới thiệu UV thì ít nhiều họ đã biết nhau và biết rất rõ về công việc đang tuyển nên việc chia sẻ thông tin, tương tác với UV là rất thuận tiện.
- Chính sách trả thưởng có thể chỉ cần áp dụng trong một thời gian ngắn mà chúng ta cần tuyển nhiều và khi có chính sách thì phải truyền thông liên tục, mạnh mẽ cho toàn thể NV công ty qua các kênh như email, FB group, poster, standee,...
- HR/Recruiter thường xuyên tương tác, trao đổi với các NV đang làm vị trí mà mình đang tuyển để nhờ họ giới thiệu bạn bè, đồng nghiệp cũ cũng như “push” họ chia sẻ thông tin tuyển dụng, post job giúp mình trên FB cá nhân và các group.
- Có thể xây dựng các chương trình nhằm thu hút NV giới thiệu UV như trao thưởng cho các NV có số lượng CV được giới thiệu nhiều nhất, NV có số lượng CV giới thiệu thành công nhiều nhất,...vừa khuyến khích vừa để truyền thông cho chương trình. Chi phí trao thưởng nếu hạn hẹp thì chỉ cần một món quà lưu niệm như cục sạc dự phòng, tai nghe, cặp vé xem phim,...

4. Kinh nghiệm lựa chọn và sử dụng các trang Job posting
- Cách lựa chọn tốt nhất là dựa trên số liệu, Bộ phận Tuyển dụng dựa trên số UV tuyển dụng thành công trên mỗi kênh (cả có phí và không phí) để xác định những kênh mang lại hiệu quả cao và sẽ tiếp tục đầu tư ngân sách, nguồn lực cho kênh đó. Nếu số liệu quá khứ chưa có thì chỉ còn cách thử hết tất cả các kênh và đánh giá và lựa chọn.
- Có thể tham khảo từ bạn bè làm tuyển dụng ở các công ty cùng ngành nhưng tham khảo cũng chỉ là tham khảo, mỗi công ty có đặc thù riêng phải thử rồi mới biết được.
- Để nâng cao hiệu quả chi phí tuyển dụng thì với các vị trí tuyển mass hãy tận dụng nguồn Thực tập sinh Tuyển dụng để các bạn tuyển mass. Chọn các bạn Sinh viên chăm chỉ, chịu khó, đào tạo và hướng dẫn chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng để bạn có thể chủ động làm được và hãy giao chỉ tiêu đính kèm với tiền thưởng với mỗi UV tuyển được. Vì là Thực tập sinh nên nhớ đào tạo hướng dẫn bài bản trước khi cho “ra trận” và Recruiter/HR phải sát sao theo dõi các bạn trong thời gian đầu để hạn chế việc mang lại trải nghiệm không tốt cho UV.
- Về các trang job posting đang có trên thị trường thì hiện tại có 2 nhóm: có thu phí và không thu phí. Với các trang không thu phí thì có thể post thường xuyên, quan trọng là HR/Recruiter xây dựng được mối quan hệ với chủ quản của các trang này. Hai trang không thu phí mình thấy hiệu quả là Ybox.vn và Intership.edu.vn
- Với các trang thu phí: Tuyển mass sẽ phù hợp để sử dụng các trang Careerbuilder; Jobstreet; TopCV; Vieclam24h; Timviecnhanh; Mywork; Careerlink; 1001vieclam. Tuy nhiên, theo hiểu biết của mình, 3 trang sau cùng chủ quản của một công ty (Siêu Việt): https://mywork.com.vn/; https://www.timviecnhanh.com/; https://vieclam24h.vn/. Vì vậy bạn nên lưu ý và cân nhắc khi mua các gói post job hoặc searching trên cả 3 trang vì mình nghĩ data UV của 3 trang này có thể sẽ trùng nhau nhiều.
- Như đã nói ở trên, trước khi mua gói search hay post job chúng ta cần tham khảo kỹ càng từ những người có kinh nghiệm, đặc biệt là với các bạn bè, anh, chị làm Tuyển dụng ở những công ty cùng ngành, họ đã trải nghiệm nên thông tin tham khảo là rất có giá trị và sát thực tế với công ty mình. Qua đó cho thấy khi làm Tuyển dụng/HR thì việc xây dựng mối quan hệ là rất quan trọng nên các bạn cần đầu tư thời gian, công sức cho việc này để có thể giúp chúng ta nâng cao hiệu suất công việc.

5. Nâng cao tỉ lệ Ứng viên đến phỏng vấn và nhận offer
- Theo mình, Ứng viên cho các vị trí mass thì thường tâm lý chỗ nào có môi trường năng động, vui vẻ thì họ thích hơn, họ đánh giá điều này thông qua việc trải nghiệm quy trình tuyển dụng của công ty từ lúc bắt đầu tiếp cận thông tin tuyển dụng đến khi họ bước chân và ngồi vào bàn làm việc ở công ty. Chính vì vậy việc nâng cao trải nghiệm của UV với quy trình tuyển dụng là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả tuyển dụng các vị trí mass. UV bây giờ bớt chịu khó, ít nhiệt huyết hơn rất nhiều so với các bạn UV 8X đời cuối hoặc 9X đời đầu, đơn giản vì điều kiện kinh tế, chất lượng cuộc sống của các bạn tốt hơn rất nhiều, thậm chí có rất nhiều bạn chỉ biết đi học mà chưa từng đi làm thêm để trải nghiệm, va chạm với đời sống xã hội, bên cạnh đó các bạn được ba mẹ, gia đình bảo bọc rất tốt nên luôn có tâm lý làm chỗ này không được thì tìm chỗ khác hay thậm chí là không đi làm cũng không sao, còn đi làm th phải vui, môi trường đồng nghiệp phải “cool ngầu” các kiểu.
- Khi liên hệ với UV bằng điện thoại thì trao đổi luôn để xin thông tin có thể chat với bạn (Zalo/FB/Skype...) và sau khi gọi điện thoại xong là add ngay để có thể chat, từ đó chủ động liên hệ với ứng viên thường xuyên qua chat. Trước ngày phỏng vấn 01 ngày thì nên chat nhắc lịch hẹn với UV, đến ngày phỏng vấn thì đầu giờ sáng cũng chat để nhắc lần nữa và cũng để xác nhận UV có đến tham gia phỏng vấn hay không. Trong lúc chat nhắc thì lồng ghép việc chỉ đường đi hay chia sẻ thêm thông tin về công ty, công việc để UV không cảm thấy khó chịu khi được nhắc mà ngược lại còn cảm thấy được nhà tuyển dụng quan tâm chu đáo.
- Nâng cao trải nghiệm Ứng viên: Điểm này rất quan trọng, công ty chưa có brand name tốt thì nên chịu khó xem xét từng bước chi tiết trong quy trình tuyển dụng để nâng cao trải nghiệm của UV khi tham gia ứng tuyển vào công ty mình. Trải nghiệm này bắt đầu từ cách viết JD, thông báo tuyển dụng đến cách tiếp cận, trao đổi với UV (Cả trực tiếp và gián tiếp); rút ngắn các bước và thời gian trong quy trình tuyển dụng, xem xét lược bỏ bớt những bước/task không mang lại nhiều giá trị cho việc tuyển chọn; đảm bảo phản hồi UV đầy đủ và đúng hẹn; tạo phong cách thân thiện gần gũi nhưng chuyên nghiệp, tránh chỉ trích, chê bai hay sửa lưng UV khi phỏng vấn; chủ động chia sẻ cho UV khi phỏng vấn để giúp họ hiểu rõ hơn về mô hình kinh doanh của công ty (cũng là cơ hội để quảng bá về công ty); hạn chế deal lương kỳ kèo một vài trăm nghìn.

- Hoàn thiện quy trình on-boarding: Quy trình on-boarding bắt đầu từ lúc UV đồng ý offer đến hết thời gian thử việc, quan trọng nhất là ngày đầu tiên nhận việc và kéo dài dài khoảg hết một tuần đầu tiên. Nhân sự và các bộ phận liên quan chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, trang thiết bị làm việc cần thiết trước ngày nhận việc, đảm bảo mọi thứ sẵn sàng khi NV mới vào. Bộ welcome kit tươm tất, mang đậm chất văn hoá công ty cho ngày đầu nhận việc cũng là điều hết sức cần thiết. Trong thời gian thử việc nên có một bạn buddy/mentor hướng dẫn công việc và hỗ trợ 24/7 khi NV mới gặp khó khăn, vướng mắc. Trong những ngày đầu tiếp cận công việc thì việc làm quen với các thành viên trong team cũng như các
quy trình làm việc, chính sách, quy định của team, công ty là rất cần thiết và quan trọng, mọi thứ nếu được cụ thể hoá thành tài liệu hướng dẫn rõ ràng chi tiết thì rất tuyệt vời. Bên cạnh đó cấp trên trực tiếp/Manager nên chia sẻ mục tiêu, định hướng của team/phòng ban/công ty và một điểm nữa không thể thiếu là trao đổi với NV để xác lập KPI/KPI trong thời gian thử việc. Chỉ cần làm tốt những điểm nhỏ này thì sẽ giảm thiểu được rất nhiều khả năng NV rời bỏ công ty khi thử việc.

KẾT
Tuyển mass cũng cần lực lượng tham gia tuyển dụng đông đúc và hùng hậu như số lượng UV cần phải tuyển, vậy nên phải huy động tất cả các Bộ phận có liên quan cùng nhau phối hợp và hỗ trợ để đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng. Cá nhân mình nghĩ tuyển mass là rất khó, cần trau dồi kỹ năng kinh nghiệm cũng như phải luôn luôn nâng cao kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, đặc biệt là rèn luyện tính kiên nhẫn, chịu khó. Chính vì vậy, là một HR/Recruiter, chúng ta không nên xem nhẹ việc tuyển mass khi chưa có cơ hội tuyển các vị trí level cao. Hãy cố gắng chủ động và suy nghĩ tích cực, tìm và vận dụng mọi nguồn lực có thể để nâng cao hiệu quả công việc cũng như phải luôn trong tư thế LÀM TỐT NHẤT CÓ THỂ.

Chúc các bạn thành công.
TRẦN VŨ THANH
Email: [email protected]
LinkedIn: Trần Vũ Thanh
Blog: https://coachtranvuthanh.com/
Fanpage: facebook.com/betteryoualways

Nhân tiện Thanh xin phép chia sẻ với các bạn thông tin 2 khoá học Thanh sẽ tổ chức trong tháng 9/2020:
1. Kỹ năng phỏng vấn chuyên sâu – Thời lượng 01 ngày; Khoá này dành cho các bạn muốn nâng cao kỹ năng sơ vấn để đánh giá CV và kỹ năng phỏng vấn trực tiếp.
Nội dung:
- Cách thức tổ chức buổi phỏng vấn chuyên nghiệp
- Kỹ năng sơ vấn: Giao tiếp hiệu quả với Ứng viên và nâng cao xác suất thành công khi gửi CV
- Phương pháp phỏng vấn CBI và kể chuyện (Storytelling) – Cách thức ứng dụng để khai thác và đánh giá Ứng viên; Thực hành phỏng vấn, tham khảo buổi phỏng vấn mẫu.

2. Tuyển dụng trong thời đại công nghệ - Thời lượng 02 ngày; Khoá này phù hợp với các bạn muốn nâng cao kỹ năng tuyển dụng một cách toàn diện
Nội dung:
- Kỹ thuật tìm kiếm và tạo nguồn Ứng viên trên các kênh online (Linkedin, Facebook, Google search)
- Nâng cao kỹ năng giao tiếp để gia tăng xác suất phản hồi của Ứng viên online
- Xây dựng và quản lý dữ liệu Ứng viên hiệu quả khi không có phần mềm
- Viết content tuyển dụng để thu hút ứng viên và quảng bá thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding)
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng (Ứng viên và Hiring Manager) để đàm phán, thuyết phục thành công
- Kỹ năng phỏng vấn chuyên sâu: Sơ vấn, Phỏng vấn và đánh gia ứng viên bằng phương pháp kể chuyện. (Storytelling)

Bạn quan tâm thì phản hồi email giúp Thanh để Thanh gửi proposal chi tiết của chương trình