Kinh nghiệm xây dựng hệ thống và tác nghiệp QTNS cho công ty mới thành lập (startup)

Tôi thấy trên cộng đồng có một số câu hỏi về kinh nghiệm xây dựng hệ thống và tác nghiệp QTNS cho công ty mới thành lập (startup). Ví dụ như một số câu hỏi sau:

- Câu hỏi 1: "Sếp em muốn em xây dựng quy chế thang bảng lương chế độ lương thưởng cho công ty mới thành lập, mà thang lương dựa trên lương tối thiểu vùng là rất thấp. Làm sao để xây được hợp lý ạ. "
- Câu hỏi 2: "Em chào anh chị, em mới vào làm HR ở 1 cty nhỏ vừa mới thành lập, là HR đầu tiên và duy nhất của cty lun í. Cty chưa có quy chế, chính sách gì cả, thậm chí em còn đang đk bhxh cho cty nữa, nhân viên mới vô cũng chưa ký HĐ gì, hoàn toàn em phải tự build lên.
Vấn đề là sắp cuối tháng phải trả lương, mà HĐLĐ chưa duyệt xong form, quy chế lương thưởng chưa có, nên em ko biết nên làm HĐLĐ cho nv ký như nào ạ em chỉ mới có kinh nghiệm HR intern 6 tháng thôi nên thấy hơi rối, em đang tạo bảng lương và collect thông tin người phụ thuộc trước. "
- Câu hỏi 3: "Cả nhà cho em hỏi công ty em vừa thành lập và em làm bảng lương cho công ty. Trong bảng lương em phải chia đều các khoản thu nhập miễn thuế ( tiền ăn trưa, xăng xe, điện thoại,...) như thế nào cho hợp lý và đúng luật ạ"
- Câu hỏi 4: "Anh chị cho em hỏi về việc tham gia đóng Kinh phí công đoàn cho doanh nghiệp mới thành lập với ạ"
- Câu hỏi 5: "Em xin chào các anh chị. Công ty em mới thành lập, sếp có giao cho em hoàn thành 2 quy định.
1. Quy chế khen thưởng , kỷ luật
2. Quy định về nghỉ việc
Vậy anh chị có hai mẫu quy trình . Quy chế như trên, anh chị cho em xin mẫu để em tham khảo với ạ. Em xin cảm ơn anh chị nhiều ạ"
- Câu hỏi 6: "Chào anh chị , e tay ngàng vào hr, công ty e mới thành lập, bảo e làm quy định, chế độ nhận viên, phúc lợi … anh chị nào bit chỉ e với ạ, giờ e chưa bit bắt đầu từ đâu"
- Câu hỏi 7: "Em làm ở công ty startup mới thành lập, hiện tại bên em đã có GPKD đang chỉ có 1 giám đốc đứng tên. Giờ bên em cần hoàn thành các thủ tục pháp lý để có thể đóng BHXH cho nhân sự với tham gia công đoàn. Em chưa từng làm bao giờ nên không biết làm như nào. Anh chị nào đã từng làm qua có thể chia sẻ cho em với ạ, em cảm ơn!"
- Câu hỏi 8: "Em chào các anh/chị trong nghề ạ. Hiện tại công ty startup của em mới thành lập, e bắt đầu đóng BHXH cho nhân viên của mình nhưng đang chưa rõ lắm về 1 số vấn đề nhờ a/c có kinh nghiệm có thể hướng dẫn em với ạ:
1. Công ty e ở Cầu Giấy, Hà Nội => mức đóng tối thiểu cho nhân viên là bao nhiêu?
2. Do công ty của e có hợp tác với 1 công ty nước ngoài và họ trả bằng ngoại tệ, nhân viên của em cũng muốn nhận ngoại tệ => Em có thể trả lương bằng tiền mặt được không/hay bắt buộc phải trả qua ngân hàng. Và nếu trả tiền mặt có phải lưu ý gì để tránh vấn đề liên quan đến thuế không? Em xin cảm ơn các thông tin hữu ích của anh/chị ạ."
- Câu hỏi 10: “Em chào các ac. Hiện nay em đang phụ trách HCNS cho công ty mới thành lập. Công ty hiện chưa có quy trình, quy định hay cơ chế cho NLĐ. Mong các ac HRM và HR trong nhóm chia sẻ giúp em công ty mới thành lập cần những quy trình, quy định và cơ chế như nào ạ. Em cảm ơn các ac.
Nếu được các ac cho em xin file mẫu hay biểu mẫu về các quy trình, quy định với ạ.”

Bản thân tôi lăn lộn trong lĩnh vực QTNS từ 2008, làm nghề tư vấn QTNS và cũng mở một công ty từ 2019 nên có chút góp ý. Khi đọc các tình huống, ta sẽ thấy thực ra công việc cuối cùng cũng chỉ là chia thành 2 nhóm đan xen lẫn nhau: Xây dựng hệ thống và tác nghiệp QTNS. Nhiều năm trước, tôi đã từng bỏ công sức ra để tổng hợp từng bước cần làm trong quản trị nhân sự (bao gồm cả xây hệ thống và tác nghiệp). Thân mời bạn cùng xem. Bản này chưa cập nhật theo luật.

Linkdownload: 6 Qui trinh quan ly nhan su ver 4.2.xls

Bạn đã xem file chưa? Nếu rồi thì chúng ta đi tiếp. Chúng ta sẽ triển khai các công việc:

1. Làm các công việc liên quan đến luật

- Khai trình việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động
- Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị
- Sau khi khai trình lao động, công ty lập thủ tục và đóng BHXH,BHYT,BHTN ngay tại thời điểm đăng ký.
- Đóng kinh phí công đoàn ngay tháng đầu tiên
- Lập Sổ quản lý lao động
- Xây dựng nội quy lao động
- Thành lập bộ phận an toàn vệ sinh lao động và Thành lập bộ phận y tế (nếu thuộc lĩnh vực sản xuất đặc thù)

Xem chi tiết tại bài: "8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật"

Để xây dựng nội quy lao động, bạn tham khảo mẫu và cách xây trong bài:
- Kỹ thuật xây dựng nội quy lao động
- Nội quy công ty cần có những gì và cách thức, các bước xây dựng ?

Với những công việc ban đầu liên quan đến luật, ngoài nhóm công việc liên quan đến lao động còn nhóm công việc liên quan đến tài chính (thuế) mà bất cứ công ty mới thành lập nào cũng phải tuân theo như: Đăng ký chạy thủ tục thành lập, thuê địa điểm, làm và đặt biển công ty, khai báo thuế ban đầu... Nếu chúng ta thuê dịch vụ thì mấy việc này sẽ được hỗ trợ. Còn không, bạn nhớ chú ý. Mặc dù bạn chỉ làm ở phòng Nhân sự và công việc liên quan đến nhân sự, nhưng ở thời điểm mới khởi sự, nhiều khi chúng ta không nên phân biệt một cách rạch ròi ai lo mảng gì. Có thể CEO hoặc người sáng lập sẽ giao luôn cho HR làm những việc này.

Download quy trình QT DN khởi nghiệp: qui-trinh-quan-tri-cong-ty-istartup.xls

Sau khi đã làm những việc trên, những công việc liên quan đến luật này sẽ trở thành các công việc tác nghiệp theo định kì, vui lòng xem ở mục 3.

2. Làm các công việc liên quan đến xây dựng hệ thống QTNS, cụ thể là viết ra các chính sách:

Do là công ty mới khởi sự (startup) nên theo tôi, chúng ta chỉ cần 1 số chính sách công cụ QTNS vừa đủ đề sử dụng. Do đó chúng ta tiến hành các công việc:
- Xây dựng sơ đồ tổ chức và mô tả công việc
- Có mô tả công việc rồi thì nên có KPI và "quy chế đánh giá hiệu quả công việc".
- Có mô tả công việc rồi thì xây quy trình.
- Có JD, KPI là có thể làm chính sách lương 3P.

Xem chi tiết tại bài: "Cách xây dựng hệ thống QTNS tắt dành cho doanh nghiệp nhỏ SME"

Đấy là làm nhanh, còn nếu bạn có thời gian và điều kiện thì nên xây dựng hệ thống một cách bài bản. Nếu là một hệ thống chuẩn bì cần phải có nhiều thứ. Tức là chúng ta cần hoàn thiện cho đủ 6 vòng tròn văn hóa dưới đây:

(Lớp ngoài cùng) 6. Biểu hiện hành vi văn hóa nhân viên - tổ chức
5. Hệ thống Quản trị (bao gồm hệ thống QTNS
4. Chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị
3. Sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão, giá trị cạnh tranh lõi
2. Triết lý tổ chức
(Lớp trong cùng) 1. Tính cách tổ chức

Chúng ta muốn tác động đến hành vi của nhân viên thì cần phải xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự. Nếu nhìn theo góc độ tổng quát thì hệ thống Quản trị nhân sự sẽ bao gồm các hệ thống nhỏ hơn như là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. 5 hệ thống này có thể còn chia thành các hệ thống nhỏ hơn để giải quyết các bài toán cụ thể.

Vui lòng xem lưu đồ ở dưới đây để biết rõ hơn.

Linkdownload: Mo hinh he thong Quan tri Nhan su

Hoàn thành xong hệ thống, ít nhất chúng ta nên có các công cụ sau cho mỗi phòng ban:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn công việc
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương 3P)
- Nội quy / nguyên tắc làm việc
- Khung Năng lực làm việc

Để xây quy trình, quy định, quy chế, chúng ta cần phân biệt được sự khác nhau giữa chúng:

- Nội quy công ty: Đây là văn bản có thể tạm gọi là dưới điều lệ và hợp đồng lao động, diễn giải kĩ hơn 1 số điều trong điều lệ và hợp đồng lao động, bao gồm các nội dung như thời gian làm việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất... đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy sẽ bám sát, không trái với luật lao động và một số luật liên quan và do ban giám đốc hoặc lãnh đạo - những người được các nhà sáng lập ủy quyền để điều hành doanh nghiệp - đưa ra.

- Quy chế: Là văn bản chứa các nội dung làm rõ hơn một số điều (nội dung) trong nội quy. Thông thường quy chế sẽ đi vào từng mảng lớn, có tính chất bao quát và yêu cầu nhiều người, nhiều nơi cùng làm, tuân theo.

- Quy định: Là văn bản đưa ra các nội dung, các điều bắt buộc một số người phải làm theo, phải thực hiện như tiêu chuẩn, chuẩn mực. Quy định thường diễn giải chi tiết hơn nội dung của quy chế và có tính chất nhỏ, tập trung vào một khía cạnh cụ thể, trong một bối cảnh nhất định.

- Nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...).

- Quy trình: Là văn bản mô tả trình tự của các bước, công việc, nguồn lực được sử dụng, thời gian, trách nhiệm của các bên để thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Quy trình thường song song với quy định. Quy trình diễn giải các bước, quy định xác định điều được hay không được khi tiến hành các bước đó.

Nếu bạn muốn phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình rõ hơn, vui lòng xem bài: "Phân biệt điều lệ, nội quy công ty, thỏa ước, quy chế, quy đinh, quy trình".

Phân biệt xong, chúng ta xây dựng quy định, nội quy từng bộ phận trong công ty. Cách làm như trong bài: “Cách xây dựng quy định, nội quy từng bộ phận trong công ty”

Nếu bạn muốn tải các tài liệu tham khảo, hãy vào đây để tải: “Giải phóng kho tài liệu iCPO – miễn phí toàn bộ hơn 2G với hàng nghìn tài liệu về Quản trị Nhân sự”

Có được các chính sách ở trên, chúng ta triển khai nó vào thực tế. Và cũng giống như các công việc liên quan đến luật, các hoạt động được quy định trong các chính sách công cụ cần duy trì thường xuyên và trở thành nhiều đầu việc tác nghiệp.

3. Tiến hành các việc liên quan đến tác nghiệp QTNS (vận hành các hoạt động Tuyển Dạy Dùng Giữ Thải liên quan đến con người) và các công việc hành chính:

Tất cả các hoạt động tác nghiệp này chỉ với mục đích đảm bảo con người trong tổ chức đạt mục tiêu, thông qua đó tổ chức đạt mục tiêu, tránh rủi ro liên quan đến con người, gia tăng sự gắn kết cho tổ chức. Cũng giống như xây dựng hệ thống, càng tìm hiểu chúng ta tự nhiên nghiệm ra bức tranh sau:

Nhìn vào bức tranh Tuyển Dạy Dùng Giữ Thải, bạn sẽ thấy các công việc giống như một vòng tròn Kim Mộc Thủy Hỏa Thổ tương sinh tương khắc. Và đó là một vòng tròn luân hồi liên tục xoay quanh vòng đời của nhân viên từ khi họ vào cho đến khi ra khỏi tổ chức. Vòng tròn xoay liên tục sẽ giúp công ty tiến về phía trước.

Nhìn kỹ hơn về bức tranh, chúng ta sẽ thấy các công việc được tiến hành theo một trình tự nhất định. Đó là các quy trình quản trị nhân sự. Tôi thấy đa phần các doanh nghiệp đều tuân theo các quy trình vậy. Công ty to thì quy trình chi tiết công ty nhỏ thì quy trình sơ sài, gộp các bước vào với nhau cho nhanh.

Cụ thể hơn:

3.1. Tuyển:

Song song với hoàn thành các công việc đáp ứng theo luật và xây một số công cụ chính sách quản trị nhân sự cần có, chúng ta tiến hành tuyển dụng nhân viên. Về cơ bản, "tuyển dụng cũng giống như đi câu cá". Còn quy trình tuyển dụng thì gói gọn gồm có mấy phần: Thu hút - lựa chọn - đàm phán - thử việc. Từ cái gói gọn đó chúng ta ra các đầu việc chi tiết:
- Lên kế hoach tuyen dung nhan su cty
- Làm và tiến hành truyền thông, thong bao tuyen dung
- Sơ loại hồ sơ ứng viên
- Gửi thu moi lam bai kiem tra (nếu có)
- Chuẩn bị danh sach ung vien lam bai kiem tra
- Đánh giá kết quả và là danh sach ket qua lam bai kiem tra
- Gửi thu moi phong van
- Chuẩn bị Danh sach ung vien tham gia phong van
- Chuẩn bị danh sach cau hoi phong van
- Tiến hành phỏng vấn và đanh gia ket qua phong van
- Gửi thong bao khong tuyen dung hoặc trúng tuyển
- Lấy thông tin và kiểm tra hồ sơ ứng viên
- Ký hợp đồng thử việc
- Theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả thử việc

Xem thêm các bài:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p1 – tổng quan và tuyển dụng
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p2 – thử việc và thực tập

3.2 Dạy:

Tuyển được người rồi, thì đầu việc QT Nhân sự tiếp theo đó chính là hội nhập (nội quy, văn hóa, nguyên tắc).

Hội nhập xong, ta tiến hành đào tạo một số kỹ năng quan trọng của công ty.

Bên cạnh đào tạo kỹ năng, nếu được chúng ta nên đào tạo cả các quy trình công việc. Thông thường việc này sẽ do trưởng bộ phận hoặc CEO làm, còn phòng nhân sự sẽ theo dõi quản lý hoạt động. Nhưng trong trường hợp đặc biệt (không có trưởng phòng, CEO bận), phòng nhân sự có thể làm luôn để nhân viên đỡ bỡ ngỡ khi tiếp cận công việc.

Xem thêm:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p5 – đào tạo nhân sự

3.3 Dùng:

Cùng với đào tạo hội nhập, khi có nhân viên mới, chúng ta sẽ giao cho họ đủ công cụ:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn công việc
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương 3P)
- Nội quy / nguyên tắc làm việc
Thông thường, việc này nên để cho trưởng bộ phận hoặc CEO làm. Tuy nhiên nếu không có họ, chúng ta tiến hành luôn cũng được.

Giao công cụ, đào tạo sử dụng công cụ xong thì chúng ta để nhân viên tiến hành công việc. Còn bản thân phía nhân sự sẽ kích hoạt quá trình theo dõi đánh giá hiệu quả công việc (quy trình đánh giá).

Nếu làm được như ở trên (giao đủ công cụ) thì rất tốt. Còn nếu nhỏ do mới thành lập thì ít nhất, theo tôi cũng nên giao mô tả công việc, quy trình triển khai, chính sách lương và nội quy - nguyên tắc làm việc.

Xem thêm:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p4 – đánh giá, bổ nhiệm và khen thưởng

3.4 Giữ:

Tôi thấy phần lớn mọi người hỏi về công việc nhân sự cho công ty mới thành lập (startup) thường hay nằm ở mục Giữ. Tức các câu hỏi sẽ băn khoăn về: Lương, bảo hiểm, chế độ, công đoàn…

Công việc đầu tiên là chuẩn bị cơ sở vật chất cho phòng HR và công ty. Ví dụ như: chỗ ngồi, chỗ để hồ sơ, tủ tài liệu ...

Tiếp đến, khi những nhân viên mới đầu tiên và về sau đã bước vào quá trình thử việc thì công việc ta cần là thu thập đủ hồ sơ nhân sự. Việc này đã được thực hiện trên mục Tuyển rồi nhưng có thể hồ sơ còn thiếu hoặc xót nhân viên nên ở mục này, chúng ta tiếp tục tập hợp hồ sơ tất cả nhân viên. Một bộ hồ sơ nhân sự cần ít nhất:
- Bản sao căn cước công dân
- Sơ yếu lý lịch (để biết thông tin nhân thân và địa chỉ)
- Giấy khám sức khỏe (để biết có đủ sức làm việc không)
- Bản photo bằng cấp (nếu công việc cần)
- Hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động nếu có.
Nếu bạn muốn biết bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ cần gì và tại sao, vui lòng đọc bài: "Bộ hồ sơ lao động (nhân sự) chuẩn theo luật cần có những gì ?"

Qua được giai đoạn thử việc xong, chúng ta cần phải là kí hợp đồng. Các bước:
- Hỏi hoặc lấy ý kiến đánh giá về kết quả thực việc của nhân viên mới.
- Chốt loại hợp đồng sẽ kí với nhân viên
- Tiến hành trao đổi đàm phán một lần nữa về các nội dung trên hợp đồng
- Tiến hành thủ tục ký hợp đồng.

Chỗ này, tôi không ghi là hợp đồng lao động mà chỉ ghi hợp đồng thôi vì lẽ có mấy loại. Mỗi loại lại có lưu ý riêng về luật. Cụ thể:
1. Học nghề, tập nghề nếu có dạng hợp đồng: Tải mẫu tại đây: "Ký hợp đồng học nghề, tập nghề có phải đóng BHXH và thời hạn tối đa từ năm 2025?"
+ Đào tạo nghề có trả lương: không phải đóng BHXH (nhưng tương lai có thể sẽ có)
+ Đào tạo nghề không trả lương: không phải đóng BHXH
2. Thử việc, nếu:
- Là hợp đồng Hợp đồng thử việc riêng: không phải đóng BHXH.
- Là một phần HD lao động: có đóng BHXH.
3. Hợp đồng CTV, nếu có dạng: Tải mẫu hợp đồng CTV ở đây: "Hợp đồng cộng tác viên là hợp đồng loại gì và có phải hợp đồng lao động ?"
- Hợp đồng dịch vụ: không đóng BHXH.
- Hợp đồng lao động: có đóng BHXH.
4. Hợp đồng lao động: Tải mẫu hợp đồng tại đây: "Mẫu hợp đồng lao động 2025: Phù hợp với luật BHXH 2024 mới có hiệu lực" và “Tặng 64 tài liệu biểu mẫu về hợp đồng lao động miễn phí”
- Có thời hạn: có đóng BHXH.
- Không thời hạn: có đóng BHXH.

Kí xong hợp đồng, cũng trong tháng cần triển khai báo tăng và đóng BHXH nếu kí hợp đồng lao động. Việc đóng BHXH cũng không có gì khó. Như ở mục 1 thực hiện các công việc theo luật ngay từ đầu, đóng BHXH sẽ được thực hiện ngay. Luật BHXH 2024 có yêu cầu phải đóng BHXH cho cả chủ doanh nghiệp nên trừ khi chủ DN đã đóng BHXH ở chỗ khác, còn không chúng ta phải triển khai nghiệp vụ này. Cụ thể: Chủ hộ kinh doanh; Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng lương:
- Tiền lương tháng làm căn cứ đóng: Do đối tượng tham gia tự lựa chọn, đảm bảo:
+ Mức thấp nhất: Bằng mức lương tham chiếu (hiện tại là 2.340.000 đồng).
+ Mức cao nhất: Bằng 20 lần mức lương tham chiếu tại thời điểm đóng.
Lưu ý: Người tham gia được lựa chọn lại mức tiền lương làm căn cứ đóng sau khi đã thực hiện đóng BHXH, BHYT ít nhất 12 tháng.
- Tỷ lệ đóng: Bằng 29,5% trên mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng, bao gồm:
+ Quỹ hưu trí và tử tuất: 22%.
+ Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.
+ Quỹ BHYT: 4,5%.
- Phương thức đóng: Đóng hằng tháng, 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần.

Để biết rõ hơn, anh chị em đọc hướng đẫn tại công văn số 351 hướng dẫn thu BHXH trong bài: "Loại hợp đồng nào tránh phải đóng BHXH (cộng tác viên, dịch vụ, tập nghề…)?"

Bện cạnh báo tăng và đóng BHXH, chúng ta còn có thêm 1 số nghiệp vụ BHXH nữa như báo giảm (nếu có người nghỉ), thai sản (nếu có), ốm đau, tai nạn lao động.

Một công việc nữa trong mục Giữ này là chấm công, tính lương cho người lao động (kể cả thử việc, tập nghề, chính thức), tính chi phí dịch vụ cho cộng tác viên. Để tính lương thì cần có chính sách lương. Việc xây dựng chính sách lương đã được tôi viết ở mục 2 xây hệ thống. Tôi thích dùng chính sách lương theo mô hình lương 3P vì thế bảng lương của tôi cũng phân theo 3P luôn.

Download bảng lương mẫu trong bài: "File mẫu định mức, chính sách, bảng tính lương 3P có thưởng sản phẩm theo công đoạn bằng Excel"

Nhắc đến tính lương, đóng BHXH là chúng ta nhớ tìm hiểu luật BHXH để biết khoản nào phải đóng BHXH, khoản nào phải đóng thuế TNCN. Các kiến thức này khá dài, bạn muốn biết, vui lòng đọc bài: "Các khoản tiền lương, phúc lợi, chế độ tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo luật BHXH 2024". Trong bài tôi cũng có dẫn luật. Cả nhà nhớ tìm tới file download để đọc chi tiết.

Tính lương xong thì đến đoạn trả lương và kinh phí cho người lao động. Công việc trả lương này, kế toán hay làm nhưng do công ty mới, có thể nhân sự sẽ làm luôn. Chúng ta chỉ cần căn cứ trên bảng lương, lấy thông tin và lập lệnh chuyển tiền. Lưu ý, nội dung ck nên cần thận kẻo lại bị thanh tra bóc và yêu cầu đóng BHXH. Tốt nhất nên ghi: "Thanh toán thu nhập tháng ..."

Ngoài ra, trong mục Giữ này còn hoạt động báo cáo tình hình lao động và các loại báo cáo khác theo định kì 6 tháng và 1 năm. Bạn muốn biết cần báo cáo gì, vui lòng đọc bài: "Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ?"

Về các công việc công đoàn, theo luật, có nhân viên là phải đóng kinh phí công đoàn. Do vậy, khi lập công ty chúng ta cần tìm hiểu việc đóng kinh phí này. Tôi thấy chỉ cần liên hệ với công đoàn cấp trên là được họ hướng dẫn nhiệt tình. Lưu ý: Đóng kinh phí công đoàn là bắt buộc nhưng đoàn phí thì không. Tức là chúng ta không bắt buộc phải thành lập công đoàn. Ai gia nhập công đoàn thì phải đóng đoàn phí. Việc lập công đoàn có ưu và nhược. Ưu điểm là về sau sẽ có thêm kinh phí cho các hoạt động phúc lợi nhân viên mà vẫn được tính là chi phí hợp lý. Nhược là phải tuân theo một loạt các điều luật. Ví dụ: Theo quy định tại khoản 7 Điều 192 của Bộ luật lao động năm 2012 thì việc kỷ luật sa thải đối với Ủy viên Ban Chấp hành Công đoàn Công ty phải được thỏa thuận bằng văn bản với Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở. Bạn đọc bản án lao động này để biết thêm: "Bản án tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải"

Cuối cùng, có lẽ là hoạt động quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên (nếu phòng kế toán không làm) và thực hiện một số thủ tục cho người lao động nước ngoài (nếu công ty anh chị em có lao động nước ngoài).

Như đã viết ở trên, khi mới thành lập, các nhóm việc hay đan xen: Nhân sự, kế toán đan xen với các công việc được liệt kê thuộc nhóm hành chính (thực thi chính sách). Ví dụ như dưới đây là list các công việc phòng HCNS đã làm trong 5 tháng đầu thành lập DN:
1. Ra Sở KH – ĐT làm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
2. Nộp tiền thuế môn bài
3. Đăng ký tài khoản ngân hàng
4. Làm biển tên công ty
5. Lắp Camera
6. Treo 3 tranh trên tường
7. Lắp thêm phát wifi ở phòng khách
8. Update mạng cho lớp học
9. Giục tòa nhà trang bị 2 bình cứu hỏa
10. Đặt mua bàn làm việc 1m2x1m2x75cm
11. Làm biểu mẫu thay đổi địa điểm trụ sở chinh
12. Chuẩn bị event Trung Thu
13. Soạn thông báo nghỉ lễ 2-9
14. Cài PM BHXH, đăng ký cấp mã cho đơn vị lần đầu
15. KK báo tăng lao động
16. Báo tăng mức lương đóng BHXH trên PM
17. Nộp thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh.
18. Hàng tháng làm dự kiến chi phí cho tháng tới
19. Lên list Danh sách các văn bản HR cần hoàn thiện, Thành lập công đoàn công ty.
20. Làm thủ tục hưởng chế độ ốm đau cho nhân viên ( biểu mẫu C70a – HD, giấy ra viện) gửi lên cơ quan BHXH (Giải quyết trong vòng 10 ngày)
21. Hoàn thiện bản Quản lý tài sản.
22. Tải HTKK thuế, cài PM kế toán: Khai báo thông tin DN, kê khai thuế theo quý.
23. Workflow quy trình tuyển dụng.
24. Đề xuất học Tiếng Anh
25. Dkdi MST cá nhân cho nhân viên
26. Chuẩn bị cho Teambuilding Tháng 12
27. Đề xuất 1 cấu hình cho máy 3D, Video.

Xem thêm:
- Tổng thể lý thuyết về nhân sự … p3 – bảo hiểm, quản lý công việc, vi phạm kỷ luật

3.5 Thải:

Đây là mục cuối cùng. Ở mục này, tôi thấy công việc đầu tiên là làm các đầu việc liên quan đến phòng cháy chữa cháy, an ninh và an toàn. Có thể việc này được liệt vào danh mục hành chính nhưng do là công ty mới thành lập, chúng ta cũng nên chủ động xắn tay vào làm. Ít nhất thì công ty nên có mấy cái bình chữa cháy và bảng cảnh báo về phòng cháy chữa cháy. Còn nếu công ty to và có nhà xưởng, việc phải có chứng nhận an toàn phòng cháy chữa cháy là chắc chắn.

An ninh, an toàn và bảo vệ tài sản cũng là một công việc tôi thấy cần phải làm để tránh xảy ra các thiệt hại. Không làm việc này thì hiện tượng người lạ vào công ty, xe cộ để lung tung sẽ xảy ra. Không cố việc thì không sao nhưng khi xảy ra thì xử lý rất khổ.

Về xử lý kỉ luật, tôi thấy lúc đầu việc này chưa có gì đặc biệt phải quan tâm. Đa phần các sự vụ sự việc đề được giải quyết qua trao đổi đàm phán. Hiếm lắm mới phải xảy ra việc kỉ luật ai đó. Nhưng biết một chút cũng tốt. Bạn đọc bài này: "Quy trình xử lý kỷ luật lao động như thế nào?"

Việc làm nhiều trong mục này là xử lý nghỉ việc của nhân viên. Mặc dù là công ty mới, người ra người vào là đương nhiên. Nên bạn nhớ làm theo quy trình thôi việc trong bài này: "Quy trình và quyết định nghỉ việc, cho thôi việc mẫu chuẩn 2024". Công ty tôi vẫn làm theo để đảm bảo an toàn và không xảy ra các tình huống vi phạm luật.

Một trong những việc có thể xảy ra đối với công ty khởi nghiệp là xử lý sa thải. Công việc này nếu xử lý không khéo sẽ dẫn tới tranh chấp và tiền mất tật mang. Để làm tốt, bạn đọc các bài sau:
- Tôi làm chủ. Tôi tuyển nó vào làm cho tôi. Chả lẽ tôi không đuổi nó ngay lập tức được ?
- Muốn cho nhân viên nghỉ phải có nghệ thuật: "Nghệ thuật cho nghỉ việc … dành cho CEO"
- Các bản án lao động xử công ty thua kiện vì sa thải người lao động không đúng luật

Khi cho nhân viên nghỉ hoặc sa thải, chúng ta chú ý phần trợ cấp thôi việc hoặc mất việc. Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm là khoản tiền người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên. Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm là tổng thời gian người lao động đã làm việc thực tế cho người sử dụng lao động trừ đi thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được người sử dụng lao động chi trả trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm.

Nếu bạn muốn biết "Công ty không phải trả trợ cấp thôi việc và mất việc làm khi nào?" thì click vào đây.

Cuối cùng, tôi tin thể nào cũng có sếp bảo rằng cần phải lập kế hoạch để triển khai công việc cho tuần tự. Thế thì bạn hãy lấy các đầu việc ở trong bài tôi đã viết và đưa nó vào bảng mẫu kế hoạch dưới đây nhé.

Link download:
- BMKD01 - Mau ke hoach bao cao tuan.xls (click)
- BMKD02 - Mau ke hoach bao cao thang.xls (click)

Bạn có muốn nhận thêm các tài liệu mẫu báo cáo kế hoạch phòng HCNS, nếu có hãy đọc bài này:
- "Xin các kế hoạch và báo cáo công việc của phòng Hành Chính Nhân sự"
- "AOP (kế hoạch năm) của phòng Hành chính nhân sự là như thế nào?"

Nói chung, để viết kĩ về các công việc tác nghiệp quản trị nhân sự cũng như xây hệ thống QTNS thì trong khuôn khổ mấy nghìn từ sẽ không diễn tả hết được. Vì nếu được khuyên, tôi hi vọng bạn sẽ tham gia 1 số khóa học sau:
- Dự án giải mã Nhân sự: https://hrshare.edu.vn/giaima. Tham gia khóa sẽ biết các công việc tác nghiệp QTNS: "Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải" cụ thể là những việc gì.
- BSCvsKPI - Kỹ thuật xây dựng BSCvsKPI: https://daotaonhansu.net/bscvskpi/. Khóa học hướng dẫn cách lên KPI và xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất.
- 3Ps - Kỹ thuật triển khai và xây dựng hệ thống lương 3P: https://daotaonhansu.net/3ps/. Khóa học hướng dẫn xây dựng hệ thống QTNS theo mô hình lương 3P.
- Hr.law - Kỹ thuật xử lý quan hệ lao động bài bản: https://daotaonhansu.net/luatlaodong/. Khóa này hướng dẫn chúng ta những điều luật cần lưu ý để có thể giúp cho quan hệ lao động trong công ty trở nên dễ thở hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản

Các bài liên quan:
- Công ty 1 năm tuổi có nên xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự bài bản không?
- Công ty mới thành lập (startup), các công việc nhân sự cần làm năm đầu tiên là gì?
- Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?
- Chiến lược QTNS “từ thiện không quạu” cho công ty mới và nhỏ không thành công