Tiếp đoàn Thanh tra: Kỹ thuật soạn thảo HĐLĐ và Quy chế lương – tách bạch thu nhập KHÔNG đóng BHXH

Trong bài này chúng ta cùng bàn về hai văn bản có giá trị pháp lý rất cao trong việc quyết định nghĩa vụ đóng BHXH là Hợp đồng lao động (HĐLĐ) và Quy chế Lương, Thưởng (QCL). Việc soạn thảo cần tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc phân định rõ ràng các khoản thu nhập.

I. Kỹ thuật ghi nhận tiền lương trên Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

1. Nguyên tắc soạn thảo: Doanh nghiệp không được ghi gộp một mức tổng thu nhập. Việc ghi chi tiết một số tiền cố định cho các khoản hỗ trợ, phúc lợi trực tiếp vào HĐLĐ sẽ làm phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH. Doanh nghiệp bắt buộc phải phân tách cơ cấu tiền lương thành 03 tiểu mục độc lập. Chỉ ghi số tiền cụ thể cho mức lương chính và phụ cấp chức vụ/trách nhiệm. Đối với các khoản phúc lợi, tiền thưởng, cần dẫn chiếu mở.

Theo điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, đối với các chế độ và phúc lợi khác như tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại... "thì ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động".

2. Kỹ thuật viết mẫu trên HĐLĐ:

Mẫu:

“Điều...: Tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi:

1. Mức lương theo công việc hoặc chức danh: … VNĐ/tháng. (Đây là mức lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN).
2. Phụ cấp lương: [Điền số tiền nếu có phụ cấp chức danh/trách nhiệm, nếu không có ghi: Không]. (Khoản này làm căn cứ đóng BHXH).
3. Các khoản bổ sung khác, tiền thưởng và chế độ phúc lợi:

• • Các khoản phụ cấp: Áp dụng theo quy chế lương thưởng đã ban hành hoặc theo các quy định đã ban hành của Công ty.
  • Các khoản tiền thưởng khác : Theo tình hình tài chính của công ty.

• Cách viết này đã tách biệt hoàn toàn mục phúc lợi/hỗ trợ (mục 3) ra khỏi mức lương cố định. Việc không ghi số tiền cụ thể và dẫn chiếu sang Quy chế của công ty giúp các khoản này duy trì tính linh hoạt, không bị định hình là một khoản thu nhập cố định ngay từ đầu.
• Cơ sở: Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH 2024 và điểm c khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương đóng BHXH đối với các khoản bổ sung là các khoản "xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương... được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định".

II. Kỹ thuật định danh thu nhập trên Quy chế Lương, Thưởng (QCL)

Mục tiêu cốt lõi khi soạn thảo QCL là phải chứng minh được tính "biến động", không ổn định của các khoản tiền, dựa trên kết quả công việc hoặc ngày công thực tế phát sinh.

1. Nhóm khoản chi xăng xe, điện thoại, đi lại, ăn trưa

Theo điểm b và điểm c khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH không bao gồm các khoản phụ cấp lương hoặc khoản bổ sung khác "phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động".

Mẫu:

“Điều...: Các khoản hỗ trợ

Ngoài lương chính, người lao động còn được hỗ trợ các khoản như bảng bên dưới:

Chức danh	Hỗ trợ ăn trưa (đ/ngày)	Hỗ trợ đồng phục (đ/ngày)	Hỗ trợ tiền điện thoại (đ/tháng)	Hỗ trợ xăng xe (đ/ngày)	Thưởng chuyên cần (đ/ tháng)
Giám đốc	50.000	25.000	200.000	30.000	1.200.000
Phó Giám đốc / Giám đốc chi nhánh	45.000	20.000	200.000	25.000	1.000.000
Kế toán trưởng / Trưởng phòng	40.000	15.000	200.000	20.000	800.000
Phó phòng/ Kế toán tổng hợp	35.000	10.000	200.000	15.000	750.000
Trưởng nhóm	30.000	5.000	200.000	10.000	720.000
Nhân viên thuộc các BP/ PB	30.000	5.000	200.000	10.000	700.000

Lưu ý:
(1) Các khoản hỗ trợ xăng xe, ăn trưa, đồng phục được tính như sau = Mức hỗ trợ hàng ngày * Số ngày công thực tế đi làm
(2) Khoản hỗ trợ điện thoại và thưởng chuyên cần được tính như sau = (Mức hỗ trợ hoặc thưởng hàng tháng/ ngày công chuẩn)* Số ngày công thực tế đi làm.
Trong đó: Số ngày công thực tế đi làm số ngày công thực tế người lao động có tham gia làm việc tại công ty hoặc đi công tác theo yêu cầu của Công ty, không bao gồm các ngày nghỉ có hưởng lương, ngày phép và các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của Pháp luật lao động hiện hành.

2. Nhóm tiền thưởng và khoản bổ sung biến động (Thưởng Hiệu quả công việc)

Theo khoản 1 Điều 104 Bộ luật Lao động 2019: "Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động."

“Điều...: Thưởng hiệu quả hoàn thành công việc (KPI)

Thưởng hiệu quả công việc (KPI): Là khoản thưởng biến động phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả nghiệm thu công việc thực tế hàng tháng. Tuyệt đối không chi trả cố định cào bằng.

- Điểm đánh giá xếp hạng A (Xuất sắc): Thưởng 100% định mức.

- Điểm đánh giá xếp hạng B (Tốt): Thưởng 80% định mức.

- Điểm đánh giá xếp hạng C (Cơ bản): Thưởng 50% định mức.

- Điểm đánh giá xếp hạng D (Không hoàn thành) hoặc không có đánh giá: Không phát sinh thưởng (0%).”

Lưu ý: tuỳ theo cách đánh giá của từng công ty để khiển khai điều mục này

• Cơ chế đánh giá A, B, C, D đối với KPI hoặc trừ lùi tỷ lệ theo ngày nghỉ đối với thưởng chuyên cần là bằng chứng vật chất cho thấy khoản tiền này liên tục trồi sụt, thay đổi giữa các tháng và giữa các nhân sự.
• Cơ sở: Thỏa mãn điều kiện của "Tiền thưởng" theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 và thuộc nhóm các khoản bổ sung "biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc" được miễn đóng BHXH theo điểm b, c khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Chúng ta cùng quay lại ví dụ tại bài viết trước:

Vậy thì sau bài viết này, các bạn đã có câu trả lời cho vấn đề này chưa? Câu trả lời Có hay Không phụ thuộc vào cách các bạn soạn thảo và thể hiện trên các văn bản HĐLĐ và Quy chế lương thưởng của công ty.

Một chú ý cuối về việc đồng bộ chứng từ thực tế, đặc biệt là Bảng thanh toán lương. Đối với bảng thanh toán lương, Doanh nghiệp cần phải chia Bảng thành 02 cụm cột độc lập:

• Cụm cột "Thu nhập làm căn cứ đóng BHXH": Gồm lương chính, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm.
• Cụm cột "Phúc lợi, Hỗ trợ, Thưởng (Không tính BHXH)": Gồm hỗ trợ xăng xe, hỗ trợ điện thoại, tiền ăn ca, thưởng KPI.
• Nguyên tắc: Tên các tiêu đề cột trên Bảng lương phải khớp từng chữ với thuật ngữ đã được định danh trong Quy chế lương.

Kể từ ngày 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành. Các cơ quan quản lý nhà nước sẽ liên thông cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, thuế, dân cư. Mọi sự bất nhất trong hồ sơ lao động và chứng từ chi trả thực tế sẽ bị hệ thống quét và phát hiện. Việc rà soát, kiện toàn lại toàn bộ hệ thống văn bản nội bộ ngay từ bây giờ là yêu cầu pháp lý cấp thiết để bảo vệ tài chính cho doanh nghiệp.