Hợp đồng lao động và dịch vụ: Rõ luật chơi ban đầu, đỡ mệt đầu về sau

Chúng ta đã đi đến bài cuối cùng trong loạt bài chia vẻ về bước 1 (Xác định điều lệ, mô tả công việc của CEO, nội quy, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động) trong giai đoạn 2 (Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng) của hành trình tái tạo Nhân sư - Nâng cấp hệ thống cơ cấu cấu tổ chức Doanh nghiệp rồi bạn ạ. Đây là bài tôi và bạn cùng bàn về hợp đồng lao động và các loại hợp đồng kí kết hợp tác giữa người lao động và người sử dụng lao động.

1. Trước hết chúng ta cần phân biệt mối quan hệ giữa công ty và người đi làm

Bạn có ý tưởng và chiến lược kinh doanh, sau đó bạn có vốn và mở công ty ra để làm ăn. Bắt đầu từ đó, bạn có các bài toán cần xử lý. Lúc đầu làm một mình, sau nhiều việc quá bạn cần có ai đó giúp bạn xử lý các vấn đề. Thời điểm này, bạn tưởng mọi thứ sẽ đơn giản kiểu tôi có tiền, cần xử lý vấn đề và tôi bỏ tiền ra thuê người ta xử lý. Nhưng mọi thứ nó phức tạp hơn 1 chút:
- Nếu bạn thuê người ta về (gọi là nhân viên) rồi sau đó họ sẽ làm theo sự chỉ đạo của bạn, tuân thủ theo điều lệ, nội quy bạn đề ra, trả lương người ta cố định đều đặn thì lúc này mối quan hệ giữa bạn và nhân viên là quan hệ lao động và bị chi phối bởi luật lao động.
- Nếu bạn vẫn thuê người ta về (gọi là đối tác) rồi sau đó họ làm theo sự thỏa thuận giữa 2 người, họ không cần phải tuân thủ toàn bộ theo nội quy, nhận tiền theo từng đợt giá trị mà họ làm được cho bạn, ở tình huống này, mối quan hệ gữa bạn và đối tác là quan hệ mua bán dịch vụ và bị chi phối bởi luật dân sự và thương mại (nếu có).
Các bộ luật ở trên sẽ có quy định xử lý quan hệ giữa hai bên theo hướng khác nhau.

2. Có bao nhiêu loại hợp đồng được luật quy định?

Sau khi bạn phân biệt được mối quan hệ giữa hai bên, từ đó, bạn sẽ bắt đầu có các loại hợp đồng phát sinh theo thỏa thuận:
- Hợp đồng Học nghề, tập nghề (có trả lương hoặc không trả lương).
- Hợp đồng Thử việc (là hợp đồng riêng hoặc là một phần Hợp đồng lao động).
- Lao động (là hợp đồng lao động không trọn thời gian hoặc có thời hạn hoặc không thời hạn).
- Hợp đồng Công tác viên hoặc khoán (là hợp đồng dịch vụ hoặc lao động).
Về cơ bản bạn sẽ cho người lao động học nghề (tập nghề), nếu giỏi hơn thì sẽ thử việc, sau đó nếu họ làm được sẽ bắt đầu chính thức lao động hoặc để họ làm dịch vụ (cộng tác viên).

3. Nội dung cần có của hợp đồng lao động và hợp đồng dịch vụ

Nhìn vào mục 1 và 2, tổng kết lại, cơ bản sẽ chỉ có 1 trong 2 loại hợp đồng giữa công ty (chủ lao động) và người có sức lao động (người lao động) là Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng dịch vụ. Khi thiết lập cơ cấu tổ chức, chúng ta cần chuẩn bị mẫu cho cả 2 loại hợp đồng này.

3.1. Hợp đồng lao động: Là văn bản có chứa các nội dung thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động (đại diện là người được những người sáng lập ủy quyền kí kết).

Hợp đồng lao động cần tuân thủ theo luật lao động với các nội dung cần có được quy định như sau:
"1. Thông tin về tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động được quy định như sau:
a) Tên của người sử dụng lao động
b) Địa chỉ của người sử dụng lao động: đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
c) Họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động
2. Thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động và một số thông tin khác, gồm:
a) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có), số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động theo quy định tại khoản 4 Điều 18 của Bộ luật Lao động;
b) Số giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với người lao động là người nước ngoài;
c) Họ tên, địa chỉ nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử (nếu có) của người đại diện theo pháp luật của người chưa đủ 15 tuổi.
3. Công việc và địa điểm làm việc được quy định như sau:
a) Công việc: những công việc mà người lao động phải thực hiện;
b) Địa điểm làm việc của người lao động: địa điểm, phạm vi người lao động làm công việc theo thỏa thuận; trường hợp người lao động làm việc có tính chất thường xuyên ở nhiều địa điểm khác nhau thì ghi đầy đủ các địa điểm đó.
4. Thời hạn của hợp đồng lao động;
5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được quy định như sau:
6. Chế độ nâng bậc, nâng lương
7. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
8. Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động
9. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp
10. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề"

Cùng với việc tuân thủ theo quy định của luật lao động, khi chuẩn bị hợp đồng, chúng ta cần dựa trên điều lệ, nội quy để đưa vào. Trong trường hợp nếu thấy hợp đồng dài quá, chúng ta có thể thu gọn lại với điều khoản đại ý: "Quyền, nghĩa vụ của người lao động tuân theo ....(ghi tên các văn bản) của công ty". Với từng cụ thể, như đánh giá hiệu quả công việc chúng ta ghi: Theo quy chế đánh giá hiệu quả công việc, chế độ phúc lợi: Theo quy chế lương thưởng, xử lý kỷ luật: Theo nội quy công ty...

3.2. Hợp đồng dịch vụ: Là văn bản có chứa các nội dung thỏa thuận giữa người cung cấp dịch vụ và người mua dịch vụ (đại diện là người được những người sáng lập ủy quyền kí kết). Các hợp đồng dịch vụ nhiều loại tên gọi như hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng khoán.

Hợp đồng dịch vụ cần phải tuân theo các điều kiện:
- Chi phí dịch vụ được trích từ chi phí sản xuất.
- Công ty không được quản lý, điều hành người thực hiện hoạt động dịch vụ.
- Các "dịch vụ" được mô trả trong Hợp đồng cần phải là những dịch vụ do bên nhận khoán độc lập thực hiện và bàn giao kết quả cho Công ty.
- Mẫu Hợp đồng và các văn bản kèm theo được ký giữa Công ty và cá nhân cộng tác phải theo đúng quy định của Luật dân sự, không áp dụng Luật Lao động (giống như trên).

Khoản chi phí cho cộng tác viên trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải có các chứng từ cụ thể:
+ Hợp đồng giao khoán;
+ Biên bản thanh lý hợp đồng;
+ Căn cước công dân của người lao động;
+ Biên bản nghiệm thu sản lượng hoặc biên bản xác nhận công việc hoàn thành;
+ Bảng chấm công;
+ Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào;
+ Chứng từ chi tiền;
+ Chứng từ khấu trừ thuế thuế thu nhập cá nhân;

Lưu ý: Khi dùng hợp đồng thuê khoán, dịch vụ cộng tác viên, không được đưa tên người nhận dịch vụ vào bảng lương. Và nhớ đóng thuế thu nhập cá nhân theo mốc cụ thể (ví dụ 10%) không phải theo lũy tiến.

Do kí hợp đồng dịch vụ nên việc các nội dung trong hợp đồng không nhất thiết cần dựa trên điều lệ, nội quy công ty. Tuy nhiên tôi vẫn đề nghị chúng ta nên cân nhắc đưa một số điều khoản liên quan đến văn hóa vào để bên cung cấp dịch vụ tuân theo. Ví dụ như các điều khoản về an toàn lao động, điều khoản về ứng xử văn hóa... Bạn nhớ cẩn thận kẻo khi thêm quá đà thì hợp đồng dịch vụ trở thành hợp đồng lao động (vì có các nội dung như hợp đồng lao động).

4. Một số chú ý khi kí hợp đồng lao động

Quay trở lại với việc thiết lập cơ cấu tổ chức. Như định nghĩa về cơ cấu tổ chức (là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức), hợp đồng lao động và các loại hợp đồng khác giữa công ty và người cung cấp sức lao động sẽ xác địch cách thức hoạt động của từng người trong công ty. Vì thế chúng ta cần rõ luật chơi ban đầu, để đỡ mệt đầu trong quá trình vận hành về sau. Nhưng như tôi đã viết trong bài "Các bước tiến hành xây dựng và đăng ký nội quy cho công ty", mặc dù ai cũng muốn nhân viên công ty tự giác và không phải đốc thúc, xử lý kỷ luật ai nhưng đời thường, phần lớn công ty sẽ gặp tình trạng nhân viên sẽ có hành vi không như mong muốn và cần phải có quy định để ngăn chặn, cũng như xử lý vấn đề. Vì thế, nội quy đã xử lý được 1 số vấn đề, giờ chúng ta cần xử lý hợp đồng (nhất lao hợp đồng lao động) để giúp xử lý được 1 số vấn đề khác.

Chúng ta sẽ cùng bàn về các chú ý khi kí hợp đồng lao động.

Đầu tiên, xử lý hợp đồng luôn phải đúng luật. Nếu trong hợp đồng có điều gì trái luật thì cũng giống như nội quy công ty và điều lệ, các điều khoản đó sẽ bị vô hiệu. Khi ra tòa tranh chấp, toàn án sẽ loại bỏ và dùng luật để xét xử. Một trong các điềm cần tuân theo: Mặc dù hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa 2 bên nhưng lương trả cố định cho người lao động không được thấp hơn lương tối thiểu vùng. Cùng với đó, luật cũng yêu cầu 2 bên (đặc biệt là công ty) cần phải đóng góp thêm (chi phí doanh nghiệp phải trích ra từ ngân sách của mình) các khoản cho dù hợp đồng lao động không thỏa thuận như: Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm tai nạn (BHTN), kinh phí Công đoàn... Các khoản trích thêm này đều có điều kiện phù hợp. Ví dụ thời điểm viết bài này, luật BHXH có quy định các khoản trả cố định, phụ cấp cố định theo lương (trừ một số loại phụ cấp) thì phải đóng BHXH.

Tiếp đến, xử lý hợp đồng đúng luật và tối ưu tránh phát sinh vấn đề. Tối ưu thứ 1 ở đây là tối ưu về chi phí lao động. Chi phí luôn là một trong những yếu cần quan tâm khi chúng ta vận hành công ty. Ngay từ đầu, khi thỏa thuận về thu nhập (lương thưởng) trong hợp đồng lao động không được xử lý phù hợp, càng để lâu về sau, chi phí sẽ càng tăng nhưng năng suất lao động chưa chắc đã tăng. Ví dụ như chúng ta thỏa thuận nhân được tăng lương 20% 1 năm (không kèm điều kiện gì khác), kết hợp với việc luật yêu đầu đóng thêm các khoản chi phí khác theo lương của nhân viên, khoảng 10 năm sau, chúng ta sẽ có nhiều nhân viên vẫn làm công việc đó với năng suất tương đương như hồi mới kí hợp đồng nhưng chi phí lương (bao gồm cả khoản đóng góp theo luật) sẽ tăng lên kha khá.

Tối ưu thứ 2 là tối ưu xử lý tranh chấp lao động. Thân mời bạn đọc một tình huống quan hệ lao động có thể xảy ra: "Em chào anh chị ạ. Cả nhà cho em xin giải pháp đối với trường hợp này với. Công ty em là doanh nghiệp mới thành lập, ở khu công nghiệp và chưa đăng ký nội quy lao động, chưa có công đoàn.
Hiện công ty em có 1 bạn nhân viên kho do không hoàn thành công việc (có kinh nghiệm nhưng không biết cơ bản về công việc, không làm việc theo quy trình của công ty, hay làm sai sót và bị Công ty/các phòng ban liên quan phản ánh nhiều lần) nên công ty muốn chấm dứt hợp đồng lao động với bạn này. Bạn này đang ký hợp đồng 01 năm, làm việc tại công ty được 07 tháng.
- Thứ 07 tuần trước, đại diện công ty và phòng HCNS đã trao đổi lý do và thoả thuận chấm dứt với nhân viên, thoả thuận cụ thể là nghỉ việc sau 30 ngày, lương và trợ cấp trả đầy đủ, người lao động sẽ viết đơn nghỉ việc và người lao động không thắc mắc và có ý kiến gì cả. (Có ghi âm).
- Sau đó ngày hôm sau đi làm phòng HCNS gửi đơn xin nghỉ việc thì nhân viên đó không đồng ý vì lý do mình không xin nghỉ việc và nếu công ty cho nghỉ thì phải trả trợ cấp thôi việc là 02 tháng lương cho nhân viên. Sau đó công ty đã làm thông báo chấm dứt HĐLĐ vì lý do nhân viên không hoàn thành công việc.
- Nhân viên đã phản hồi là không đồng ý với thông báo trên và thoả thuận công ty bồi thường trợ cấp thôi việc vì lý do công ty cho nghỉ việc. Nếu không sẽ làm đơn lên Sở lao động để được đảm bảo quyền lợi.
Anh chị tư vấn giúp em với. Em cảm ơn ac rất nhiều ạ!"
Tình huống này có nhiều thứ phải phân tích và một trong số đó là quãng thời gian trong hợp đồng. Trong tình huống công ty kí hợp đồng lao động 1 năm với bạn nhân viên. Theo kinh nghiệm của tôi, kí thế này chưa tối ưu. Tôi quan sát và phát hiện ra có 3 mốc thời gian mà công ty và nhân viên hay xảy ra tranh chấp:
- Mốc 1: Thời gian thử việc. Trong thời gian thử việc, nhân viên mới sẽ vào làm việc và bộc lộ năng lực thực tế. Lúc đấy, công ty mới có thể nhìn ra được năng lực và sự phù hợp của nhân viên với công ty. Đáng ra nên kí thử việc nhưng một số công ty lại tin tưởng hoặc không đánh giá đúng năng lực nên đã kí luôn chính thức. Và đến lúc phát hiện ra họ không hợp thì không cách nào chấm dứt đúng luật được.
- Mốc 2: Thời điểm 6 - 8 tháng. Sau khi qua thử việc, sau 6 - 8 tháng nhân viên sẽ quen với văn hóa công ty và bộc lộ hoàn toàn tính cách, năng lực của họ. Giống như trong tình huống ở trên, bạn nhân viên kho giờ mới bộc lộ hết "không biết cơ bản về công việc, không làm việc theo quy trình của công ty, hay làm sai sót và bị Công ty/các phòng ban liên quan phản ánh nhiều lần". Nếu chúng ta kí một hợp đồng lao động ngắn hạn tầm khoảng 6 - 8 tháng thì lúc này mọi việc sẽ được xử lý êm đẹp, chứ không khổ sở như chủ nhân của tình huống phải đi cầu cứu khắp nơi.
- Mốc 3: Thời điểm 12 tháng. Đây là mốc thời điểm thường xảy ra vấn đề với các bà bầu. Luật lao động của chúng ta bảo vệ phụ nữ nói chung và chị em có thai, nuôi con nhỏ rất nhiều. Công ty không được phép đuổi việc họ nếu xảy ra bất cứ vấn đề gì trừ khi hết hạn hợp đồng. Các chị em bình thường thì sẽ không sao, tôi luôn ủng hộ việc tạo điều kiện hỗ trợ giúp đỡ họ, nhưng nhiều người biết luật nên họ trở nên xấu tính, không hợp tác, gây tổn thất cho công ty. Nếu chúng ta kí một hợp đồng dài hạn vượt qua mốc 12 tháng, có thể công ty sẽ rơi vào tình huống đau đầu không lời giải này.

Chú ý: Tôi luôn phải đối việc đối xử không công bằng và chèn ép với các bà bầu, mẹ nuôi con nhỏ dưới 1 tuổi. Họ xứng đáng được nâng niu và giúp đỡ.

Ngoài hai điểm cần tối ưu trên, có một vài điểm nữa bạn cũng nên cân nhắc như bảo mật dữ liệu, sở hữu trí tuệ, xử lý dữ liệu cá nhân, sử dụng trí tuệ nhân tạo. Mặc dù trong nội quy đã ghi, tôi vẫn đề xuất bạn khi thêm và sau đó dẫn tới nội quy để người lao động hiểu.

Vấn đề cuối cùng cần tối ưu có lẽ là vấn đề chống cạnh tranh. Tranh chấp về việc nhân viên nghỉ công ty rồi sang làm cho đối thủ cạnh tranh là vấn đề xảy ra phổ biến. Tôi được biết luật lao động không cho phép ai hay tổ chức nào được cấm người khác lao động và lựa chọn nơi họ làm việc. Vì thế, bạn đưa điều khoản chống cạnh tranh vào hợp đồng lao động thì điều khoản này chỉ có tác dụng nhắc nhở chứ nó vô dụng. Phương án tốt nhất là tạo ra một thỏa thuận dân sự có tên: Thỏa thuận không cạnh tranh.

Tái bút: Khi viết đến cuối, tự dưng trong đầu tôi nảy ra câu hỏi: "Ở trên có chia sẻ về việc xử lý hợp đồng lao động sao cho tối ưu về mặt chấm dứt, thế muốn tối ưu về việc giữ chân lao động thì sao?". Tự đặt câu hỏi thì câu trả lời cũng nhảy ra. Tôi từng thấy tình huống tranh chấp ra tòa và đã được tòa xử thắng cho công ty. Tranh chấp đại khái như sau: Công ty muốn giữa chân nhân viên nên đã kí một cái thỏa thuận dân sự có tên "Thoả thuận trách nhiệm". Nội dung trong thỏa thuận là công ty sẽ thưởng cho nhân viên theo từng năm một khoản tiền nhất định. Nếu nhân viên nghỉ trước thời gian cam kết trong thỏa thuận thì sẽ phải hoàn trả lại công ty toàn bộ số tiền thưởng đó. Chốt, xử lý tối ưu giữa chân lao động có thể bằng một thỏa thuận dân sự mang tên "Thỏa thuận trách nhiệm".

Nguyễn Hùng Cường