Cách xây thang lương bình thường theo tính chất đặc thù của công ty

Tình huống:
Đầu bài: Em làm ở công ty dịch vụ, hoạt động ở lĩnh vực vận tải biển (công ty em có tàu và container chở hàng hóa đi các nước). Hệ thống chức danh của bên em cũng đơn giản gồm: Nhân viên, phó phòng, trưởng phòng, quản lý cấp cao và tổng điều hành. Quy mô công ty khoảng 80 người.

Bên em hiện trả lương tháng chứ chưa thực hiện trả lương theo KPI hay đánh giá năng lực. BHXH bên em đóng trên full lương luôn.

Khi có một nhân viên mới vào, em hay offer lương cho nhân mới dựa theo thâm niên, vị trí công việc của ứng viên đó với nhân viên hiện tại để đảm bảo không có chênh lệch lương quá nhiều giữa người mới và người cũ. Nhưng sếp em lại muốn fix (cố định) luôn mức lương đầu vào cho tất cả các vị trí dù người đó có nhiều hơn 1 hay 2 năm kinh nghiệm. Em thấy khó có thể làm như vậy vì cách offer (đàm phán) lương như vậy sẽ hạn chế ứng viên đầu vào.

Bên em về điều kiện được promotion (lên chức danh) thì nhân viên phải có ít nhất 4 năm làm việc tại vị trí hiện tại trước khi được promote (đề bạt) lên vị trí mới. Và cái ngặt là dù được promote lên vị trí cao hơn nhưng công việc của mọi người trong cùng bộ phận là như nhau. Và số lượng nhân sự được promote (lên chức) hàng năm cũng có giới hạn nên số lượng người dù vẫn ở vị trí nhân viên, không được promote nhưng mức lương của họ lại rất cao vì kiểu năm nào cũng tăng lương nên sau 10 năm lương ngất ngưởng.

Trong khi đó, nếu một bạn mới ra trường, mức lương khởi điểm thấp, nhưng do bạn làm tốt nên sau 4 năm bạn được promote lên vị trí cao hơn. Bên em không có mức lương tối thiểu cho từng chức danh công việc nên dù bạn được promote nhưng mức tăng lương (thêm 3 triệu VND khi được tăng lương) vẫn làm cho mức lương của bạn thấp hơn mức lương của những anh chị có thâm niên lâu hơn bạn. Bên em hầu như năm nào cũng tăng lương, nhưng sau 4 năm nếu bạn có được 2 điểm A đánh giá cho 2 năm thì bạn có cơ hội được promote (thăng chức). Khi promote bên em cộng một khoản tăng lương cho vị trí đó là 3 triệu VNĐ.

Mức lương tối thiểu cho từng vị trí công việc công ty chỉ để tham khảo chứ ko offer, mức lương cho nhân viên được promote tối thiểu phải bằng mức min của chức danh đó.

Hiện tại, sếp em muốn tăng thêm một chức danh ở giữa vị trí nhân viên và phó phòng, em đặt tên là giám sát để cho các bạn ở vị trí nhân viên có thêm cơ hội để được promote (thăng chức).

Em dự định là sẽ xây dựng lại thang bảng lương, có mức lương min và max cho từng chức danh. (Mức lương min và max em tham khảo theo mức lương thị trường). Về số bậc lương, em đọc tài liệu của Thầy, em thấy có gợi ý số bậc lương sẽ tương đương với số năm mình muốn nhân viên gắn bó ở vị trí đó nên em để là 10 bậc cho từng ngạch lương.

Dạ Em gởi Thầy cách em đang làm thang bảng lương theo tính chất đặc thù của công ty em (không đánh giá vị trí công việc giữa các vị trí/ phòng ban, thời gian tăng lương của mỗi bậc lương là 1 năm và sau 5 năm làm việc một số nhân viên có cơ hội được thăng chức lên vị trí cao hơn), một số nhân viên vẫn ở nguyên vị trí nhưng được tăng bậc lương định kỳ.

Sau đó em sẽ gắn nhân viên hiện tại với dãy lương mới để xác định nhân viên đang ở bậc lương thứ mấy theo hệ thống thang bảng lương mới.

Nhưng thực tế có thể sẽ phát sinh như sau:
1. Những bạn đang có mức lương ở dưới mức lương min cho ngạch lương mới mình đưa ra mà công ty không có chính sách điều chỉnh lương cho khớp với ngạch lương mới, bậc lương mới thì em tính gán luôn cho họ vào bậc 1 của ngạch lương đó, rồi sẽ note lại để khi có điều chỉnh lương sẽ ưu tiên cho những trường hợp này để có mức tăng lương cao hơn nhằm rút ngắn khoảng cách lương chênh lệch lại.

2. Dù em để 10 bậc lương cho từng ngạch lương. Tuy nhiên, theo quy định của công ty em thì sau 4 năm, bạn có thể được promote lên một vị trí cao hơn một bậc thì mức lương min ở ngạch lương 2 (vị trí giám sát), em lấy khoảng bằng cao hơn 10% ở bậc lương thứ 5 ở ngạch lương 1, chứ không phải lấy giá trị lương tham khảo ở bậc 10 của ngạch 1 để xây dựng cho lương bậc 1 của ngạch 2 thì có ổn không Thầy.

Em có tham khảo về cách xây dựng lương theo đánh giá vị trí công việc, nhưng bên em các sếp lại không đồng ý đánh giá vị trí công việc Thầy ạ. Họ cho là các bộ phận đều có vai trò giống nhau và ai cũng nhau nhau nên em chỉ có thể xây dựng ngạch lương cho các chức vụ như : Nhân viên, giám sát, phó phòng, trưởng phòng mà thôi.

Câu hỏi:
- Nhờ Thầy xem giúp em nếu công ty chưa có thang bảng lương, em xây dựng lại thang bảng lương theo mức lương của thị trường và gắn mức lương, chức vụ hiện tại của nhân viên theo thang bảng lương mới như trong file em làm thì có hợp lý không Thầy nhen.
- Mà Thầy ơi, Thầy cho em hỏi. Mức lương ở ngạch 1 và ngạch 2 thường là hoàn toàn khác nhau vì vị trí, vai trò khác nhau đúng không Thầy? Tuy nhiên, em cũng có thấy FB của Thầy có từng nói về việc overlap (trùng nhau) mức lương giữa mức lương cuối cùng của ngạch một với mức lương đầu tiên của ngạch hai. Nếu vậy, như công ty em, giả sử nếu nhân viên được thăng chức, mức lương của họ đang ở bậc cuối của ngạch 1, vậy khi được promote, vì overlap mức lương giữa hai ngạch nên mức lương của bạn này có thể sẽ nằm ở bậc 2 hoặc 3 chứ không phải bắt đầu ở bậc 1 Thầy hen?
- Em đang map (kết nối) nhân viên hiện tại với thang bảng lương mới và em nghĩ cách này là ổn nhất vì không xáo trộn nhiều trong công ty cũng như công ty không phải tăng ngân sách quá nhiều nhưng em không biết cách em thực hiện như vậy có ổn không nữa Thầy?

Nhờ Thầy góp ý cho em thêm ạ. Em cảm ơn Thầy nhiều!

[Tập tin: Map lương nhân viên hiện tại vào thang bảng lương mới.xlsx]

Bài giải: Đây là một tình huống, theo tôi là kinh điển cho các công kiểu cũ ở Việt Nam. Tôi phải mất khá nhiều thời gian để xem file và đọc tình huống, rồi sau đó tổng hợp sắp xếp lại tình huống mới ra được như phần ở trên để bạn đọc dễ hiểu.

1. Đầu tiên là phần trả lời câu hỏi:
- Câu hỏi 1: Xem thang lương mới có hợp lý không? Dựa trên những hiểu biết của tôi, nếu:
* Xét hợp lý trên góc độ luật thì luật có mấy yêu cầu:
+ Doanh nghiệp cần phải có thang lương để làm cơ sở trả lương chức danh hoặc công việc cho nhân viên. Tức là lương trả cho nhân viên không được thấp hơn bậc trên thang lương.
+ Khi thỏa thuận lương chức danh hoặc công việc thì không được thỏa thuận thấp hơn lương tối thiểu vùng.

Vui lòng xem bài: "2025 rồi, công ty có cần phải xây dựng thang bảng lương không?"

Luật giờ bãi bỏ việc mỗi bậc phải tăng bao nhiêu phẩn trăm và cũng bãi bỏ cả việc yêu cầu bậc thấp nhất phải nhân 7%. Do đó thang lương mới như ở trên là hợp lý với luật.

* Xét trên góc độ quản trị và kinh nghiệm của tôi: Do đây là thang lương bình thường, doanh nghiệp đóng bảo hiểm toàn bộ nên:
+ Mức tăng giữa các bậc nên bù đắp lạm phát (khoảng 10%), ít nhất là bằng mức tăng trung bình hàng năm của nhà nước (khoảng 7%).
+ Giữa các ngạch chức nhanh, mức lương nên chênh lệch khoảng 120%. Tức là: Lương trưởng nhóm (team leader) = 1,2 đến 1,5 lần nhân viên, lương trưởng phòng = 1,5 đến 2 lần nhân viên. Giám đốc = 3 lần nhân viên. Ở phần này, chúng ta chưa xét về tổng thu nhập của nhân viên vì để tính tổng thu nhập còn xét về ngân sách của công ty.
Do vậy, thang lương mới của tác giả câu hỏi nên sửa lại 1 chút.

* Xét trên góc độ nghiên cứu về động lực: Nhà nghiên cứu tâm lý có tên Adam đã chỉ ra: Con người sẽ tị nạnh và tìm kiếm sự công bằng khi thấy bất công xảy ra (với họ), thuyết 2 yếu tố của Herzberg thì cho biết nhân viên sẽ bất mãn và rời bỏ khỏi tổ chức nếu lương của họ thấp (hơn thị trường). Vì thế, tôi thấy tác giả có khảo sát lương thị trường và lấy mức lương thị trường làm căn cứ xây thang lương nên như vậy là ổn. Chỉ có điều, việc tăng lương đều hàng năm mà không có đánh giá xem xét dẫn tới tình trạng bất công. Vì thế nên chỉnh sửa điều này.

* Xét trên góc độ quan điểm của sếp của tác giả câu hỏi và chính bản thân tác giả: Nếu cả 2 nói tôi thích vậy thì có được không? Thì tôi thấy được và hợp lý. Hệ thống sinh ra phục vụ cho quan điểm quản trị miễn là nó: Đáp ứng nhu cầu các bên, phù hợp văn văn hóa (phù hợp quan điểm quản trị), tuân theo luật và các nghiên cứu động lực là được.

- Câu 2: Mức lương ở ngạch 1 và ngạch 2 thường là hoàn toàn khác nhau vì vị trí, vai trò khác nhau đúng không? Như tôi đã trải nghiệm, mức lương ở các ngạch hoặc dải có thể hoàn toàn khách nhau hoặc có thể sẽ có phần trùng nhau. Điều này phụ thuộc vào khảo sát lương của thị trường và cả quan điểm quản trị của tổ chức. Khi tôi xây thang lương, thường hiếm khi có sự tách biệt hoàn toàn, các dải lương gần nhau sẽ có khoảng trùng.

- Câu 3: Kết nối nhân viên hiện tại với thang bảng lương mới như thế nào cho ổn? Trong quản trị sự thay đổi, một trong nguyên nhân dẫn tới sự thay đổi không thành công là ảnh hưởng tới thu nhập và lương của nhân viên trong tổ chức (nếu thấp đi). Vì thế, khi bắt đầu sắp bậc lương cho từng nhân viên chúng ta cần chú ý đến việc sao cho để mức lương cũ và mới ngang nhau.

Trong bài "Hướng dẫn cách chỉnh sửa lương phòng Kế toán đang trả theo thời gian thành lương 3P", tôi cũng có viết về việc chuyển đổi lương cũ của nhân viên sang thang lương mới.

Ví dụ: "Nguyễn Văn A:
+ Nếu A mới làm trưởng phòng kế toán thì lương thực nhận của A đang cao hơn thị trường:
- Chúng ta có thể tuyển được 1 người thay A với mức lương 15 triệu.
- Còn không thì yêu cầu A giảm lương.
- Trong trường hợp nếu chúng ta không muốn thay thế A và không giảm lương hay thu nhập thì chúng ta sẽ cần phải điều chỉnh lại % tích lũy thưởng. Tức chúng ta dồn hết thưởng P3 vào thưởng tháng để ra tổng thu nhập của A ở bậc 1 là: 18,750 triệu. Khi này thu nhập của A giảm 250 nghìn. Và chúng ta sẽ điều chỉnh lương cứng (đóng bảo hiểm xã hội) của A từ 11,831 triệu lên 15,000 triệu.
+ Nếu A đã làm trưởng phòng kế toán lâu năm thì chúng ta đẩy A lên bậc 2 và sửa lại % thưởng P3 để dồn cho tháng thành 19 triệu thực nhận, còn lại là để vào thưởng tích lũy. Lương P1 + P2 của A là 18 triệu. Nếu không điều chỉnh gì thì đây sẽ là mức đóng BHXH mới.
>> Chốt: A ở bậc 2 với thực nhận là 19 triệu bao gồm lương P1 + P2 là 18 triệu và thưởng %HT KPI là 1 triệu (trích 21,5% thưởng P3 cho thưởng tháng). Còn lại dồn vào thưởng quý (20% thưởng P3), 6 tháng (25% thưởng P3) và năm (33,5% thưởng P3)."

Tôi đưa ví dụ này chỉ muốn nói rằng để chỉnh thì cần xem đến từng người. Như đầu bài, tác giả chỉ đang xây dựng một thang lương bình thường và dùng nó để đóng bảo hiểm (toàn bộ), cho nên:
- Nếu lương cũ của nhân viên cao hơn lương trên bậc lương x nhưng không cao bằng bậc lương x +1 thì ta sẽ trả lương theo bậc x cùng với đó thêm 1 khoản phụ cấp lương bù phần thiếu.
- Trong trường hợp có một nhân viên có mức lương vượt khung thì trả lương theo bậc lương cao nhất của khung + thêm khoản phụ cấp lương bù phần thiếu.
- Trong trường hợp có một nhân viên có mưc lương thấp hơn cả mức thấp nhất của khung (hoặc dải) thuộc 1 ngạch thì vẫn giữ nguyên chức danh nhưng mức lương được đưa xuống ngạch lương thấp hơn và sau đó áp dụng 3 giải pháp trên.

Lưu ý: Chúng ta cần phân biệt rõ ngạch chức danh (tập hợp các vị trí có cùng chức danh, có thể không cùng mức lương hoặc không cùng thuộc 1 dải lương) khác với ngạch lương (tập hợp các vị trí có cùng mức lương hoặc thuộc 1 dải lương, nhưng có thể không cùng chức danh).

2. Tiếp theo, nếu tôi được phép làm lại thang lương này, tôi sẽ làm gì? Tôi sẽ:

2.1. Xác định sơ đồ vị trí và làm rõ bậc chức danh: Đây là mô hình logictic vận tải quốc tế, và tôi cũng đã từng trải qua tư vấn một vài công ty tương tự nên tôi đã vẽ ra sơ đồ vị trí như sau:

Như đầu bài ở trên, tôi thấy doanh nghiệp hiện đang có 6 ngạch chức danh: Giám đốc; Tổng điều hành; Quản lý cấp cao; Trưởng phòng; Phó Phòng; Nhân viên. Theo dự kiến, tác giả sẽ thêm 1 ngạch nữa là: Giám sát.

- Nhân viên: Mới vào nghề hoặc làm việc theo chỉ đạo, hướng dẫn từ cấp trên, theo đúng các quy trình, quy định đã hướng dẫn.
- Giám sát: Thực hiện công việc độc lập, có kỹ năng vững và đóng góp trực tiếp, hiệu quả cho bộ phận.
- Phó phòng: Nắm vững chuyên môn, có khả năng đào tạo và hướng dẫn người khác.
- Trưởng phòng: Có khả năng đào tạo, quản lý bộ phận, hướng dẫn và phát triển nhiều nhóm, nhiều bộ phận khác nhau.
- Quản lý cấp cao: Giải quyết những công việc khó mà ít người thực hiện được, được coi là chuyên gia trong lĩnh vực phụ trách.
- Tổng điều hành: Điều hành chiến lược của từng khối, quản lý ngân sách và hiệu suất liên phòng.
- Giám đốc: Dẫn dắt chiến lược và tầm nhìn doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả tổng thể.

Ngạch là tập hợp các vị trí có cùng đặc điểm. Ngạch chức danh là tập hợp các vị trí có cùng quyền hạn hoặc công việc. Có lẽ tác giả cũng không biết 7 chức danh trên chính là ngạch chức danh. Do vậy, tác giả đã lại 1 lần nữa nhóm để tạo ra ngạch to hơn. Cụ thể: Ban giám đốc (Giám đốc + Tổng điều hành); Quản lý cấp cao (Quản lý cấp cao); Quản lý (Trưởng phòng + Phó phòng); Nhân viên (Giám sát + Nhân viên). Theo tôi việc này là không cần thiết lắm. Giữ 7 ngạch ở trên cũng được rồi.

2.2. Xác định ngạch lương

Theo định nghĩa ngạch ở trên, ngạch lương là tập hợp các vị trí có cùng mức lương hoặc cùng thuộc 1 dải lương. Vì vậy, thay vì việc sử dụng ngạch chức danh ở trên để làm ngạch lương, tôi sẽ tạo ra ngạch lương mới và đặt tên khác đi.

Stt - Ngạch chức danh - Tên vị trí - Hệ số giá trị - Ngạch lương
1 - Giám đốc - Tổng Giám đốc - 6 - L5
2 - Tổng điều hành - Tổng điều hành sản xuất - 5,75 - L5
3 - Tổng điều hành - Giám đốc Tài chính - 4,5 - L4
4 - Trưởng phòng - TP Tàu (Khai thác) - 4,5 - L4
5 - Tổng điều hành - Tổng điều hành kinh doanh - 4 - L3

Bạn có thấy không, như cách sắp xếp của tôi thì vị trí lương cao chưa chắc chức danh đã cao. Tức là với tôi, lương được tính toán dựa trên giá trị và hệ số giá trị công việc của vị trí. Điều này đồng nghĩa với việc quan điểm của tôi khác với quan điểm sếp của tác giả. Với tôi, chức danh cao không có nghĩa là lương phải cao.

2.3. Xây dựng thang lương theo ngạch lương

Do tác giả chỉ muốn xây dựng một thang lương bình thường và cũng không cần phải căn cứ vào giá trị công việc nên tôi sử dụng công thức bộ số lương với mức lương min (tối thiểu) và max (tối đa) của một ngạch lương là theo khảo sát thị trường. Cách làm này giống hệt như cách xây dựng thang lương P1 biến đổi. Cụ thể:

- Xác định số bậc lương:
+ Thời gian hi vọng nhân viên gắn bó: 10
+ Thời gian trung bình tăng lương: 1
+ Số bậc lương = Thời gian hi vọng nhân viên gắn bó/ Thời gian trung bình tăng lương = 10 bậc

- Xác định mức lương tại từng bậc của thang lương:
Công thức tính mức lương từng bậc: Mức lương bậc i = hệ số lương i x mức lương bậc 1
Trong đó:
+ Lương Ti = T1 x Ki
+ Ti: mức lương bậc i
+ T1: mức lương bậc thấp nhất

+ Ki: Hệ số lương bậc i
+ Ki = Ki-1 x hkc
+ Ki-1: Hệ số lương bậc i - 1
+ K1 = 1

+ hkc: hệ số khoảng cách lên đều đặn
+ hkc = căn bậc n -1 của B
+ n: số bậc trong thang lương

+ Bộ số lương B = Tmax / Tmin
+ Tmax: Theo khảo sát thị trường
+ Tmin: Theo khảo sát thị trường

- Khảo sát lương thị trường:
Level - Min - Max
Entry Level - 10.172.400 - 15.258.600
Experience/ Non-Management - 13.987.050 - 25.431.000
Team Leader/ Supervisor - 25.431.000 - 35.603.400
Manager - 38.146.500 - 63.577.500
Director/ Head of Department - 55.948.200 - 101.724.000

Hướng dẫn cách làm thang lương P1: "Cách xác định thang lương P1 theo 3P"

Áp dụng các dữ liệu trên, chúng ta có kết quả thang lương sau:

Đây chính là thang lương tôi sẽ đề xuất dành cho tác giả câu hỏi.

2.4. Kết nối lương cũ của nhân viên với thang lương mới

... Còn tiếp!

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.