Các bước triển khai xây dựng mô tả công việc trong công ty

Năm 2014 là thời điểm tôi bắt đầu bước chân theo các anh chị học làm tư vấn. Năm đó, tôi được theo một dự án tại một nhà máy lớn nổi tiếng lâu đời ở Hà Nội. Dự án liên quan đến việc làm lại mô tả công việc toàn công ty đối tác. Vốn tính thích lưu lại kinh nghiệm và kiến thức nên tôi có tổng hợp lại 19 bước triển khai. Sau bài viết đó, tôi lên 1 số câu hỏi liên quan và hẹn độc giả sẽ viết tiếp về mô tả công việc và cơ cấu tổ chức. Những tưởng việc đó sẽ hoàn tất nhanh chóng. Nào ngờ sau một thời gian dài (hơn cả thập kỉ), tôi mới hoàn thành được lời hẹn.

1. Các bước tư vấn triển khai làm mô tả công việc:

Xin gửi cả nhà 19 bước tư vấn triển khai tôi tổng hợp được tại thời điểm đó:
- Bước 1: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.
- Bước 2: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
- Bước 3: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
- Bước 4: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
- Bước 5: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
- Bước 6: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
- Bước 7: Tiến hành xây dựng mô tả công việc nháp (demo)
- Bước 8: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
- Bước 9: Hoàn thiện mô tả công việc phiên bản (version) 1
- Bước 10: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
- Bước 11: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
- Bước 12: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
- Bước 13: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3
- Bước 14: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
- Bước 15: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
- Bước 16: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
- Bước 17: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
- Bước 18. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
- Bước 19: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

2. Các bước tự triển khai làm mô tả công việc nội bộ:

Sau đấy, vào 1 chiều thứ 7 khi đang thảnh thơi chuốt lại các bản mô tả công việc cho đối tác, tôi nhận được mail của 1 bạn: "Được biết anh từ lâu, nay mới xin trao đổi với anh 1 vấn đề. Đọc các bài viết của anh chia sẻ trên Blog em rất thích và cũng có những suy nghĩ như anh về vị trí Nhân sự. em cũng ước mơ được trở thành 1 người tư vấn Nhân sự chứ không phải là "làm dâu trăm họ".

Chính vì vậy mà em cũng đã chuẩn bị cho mình những tố chất cũng như cố gắng học hỏi những bài học chia sẻ của các đàn anh đàn chị. Vấn đề của em hiện tại là em đang phải làm cho một công ty "gia đình trị" và em hiểu rằng vấn đề em phải làm đầu tiên đó là phải thống nhất và xây dựng được Sơ đồ cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các sếp dường như là không màng đến vấn đề này và phó thác nó cho em. Khi em trình bày cho sếp của em về Sơ đồ cơ cấu em thiết kế để tham khảo thì Sếp chỉ nói là nó còn quá chung chung. hic....

Thật sự với một người mới ra trường như em, em tự phải bơi để trình bày vấn đề này và em có cảm giác hơi bị bất lực. Em rất mong được sự hỗ trợ của anh. Em cảm ơn và mong nhận được hồi âm của anh".

Lúc đấy, tôi đọc đi đọc lại email, rồi nhận ra không phải công ty nào cũng có điều kiện để thuê tư vấn. Vì thế việc phải tự thân vận động là hiển nhiên. Tuy nhiên việc tự thân vận động không phải là dễ dàng gì. Và đôi khi là cả tình trạng bụt chùa nhà không thiêng nữa. Khó khăn thì nhiều nhưng sếp tiếc tiền thì đành phải tự làm. Tự làm như thế nào? Với cá nhân tôi thì tôi cũng có vài chia sẻ nho nhỏ để giúp ai đó đang vướng mắc và cần đường đi.

Theo nội dung mail trả lời trên, tôi thấy rằng đây là bài toán xây dựng sơ đồ tổ chức. Còn xây dựng mô tả công việc là phần công việc đằng sau. Chúng ta có thể tiến hành song song với dự án trên hoặc tách thành 2 cấu phần và triển khai từng bước.

Đầu tiên, điểm mấu chốt cho sự thành công các dự án nhân sự là sự tham gia quyết liệt của Ban giám đốc và sự thấu hiểu của các nhân viên trong công ty. Mà muốn có được cái đó thì phải có nghệ thuật trong truyền thông và thuyết phục. Có một số lần tôi dùng truyện ngụ ngôn có liên quan đến dự án để viết mail cho mọi người. Có lần tôi lại dùng các con số để phân tích như Ý nghĩa tỷ lệ thôi việc.

Tiếp đến, xin chia sẻ với anh chị và các bạn các bước xây dựng mô tả công việc nếu tự triển khai nội bộ:

* Lên kế hoạch, chuẩn bị chung:
- Bước 1: Lên và bảo vệ kế hoạch xây dựng mô tả công việc. Để công việc diễn ra một cách suôn sẻ, chúng ta sẽ lên kế hoạch. Bản kế hoạch này nếu đầy đủ sẽ bao gồm các công việc từ xác định cơ cấu thượng tầng cho đến xác định cơ cấu từng bộ phận (hạ tầng). Cùng với đầy đủ công việc, bản kế hoạch cần được thiế kế theo sơ đồ Gantt (Các công việc được sắp xếp thứ tự thành từng dòng. Mỗi 1 công việc sẽ có độ dài thời gian nhất định) và trả lời đủ 8 câu hỏi theo dạng (5W - 1H - 2C) (What - Công việc gì, Why - tại sao làm, Who - ai làm, When - làm lúc nào, Where - làm ở đâu, How - làm như thế nào, Cost - chi phí ra sao, Control - kiểm soát thế nào). Xây dựng kế hoạch để các thành viên dự án có thể hình dung ra các bước tiến hành.

Thông thường, các kế hoạch như này, chúng ta đều có bản mẫu kế hoạch triển khai dự án. Chúng ta chỉ cần mở ra và bắt đầu điền thông tin vào đó. (Khi mà mọi thứ đã lên chuyên nghiệp thì cái gì cũng có mẫu). Nếu bạn có sẵn kiến thức về cách làm cơ cấu tổ chức trong đầu, mẫu kế hoạch cũng có, việc lập kế hoạch này sẽ rất nhanh. Thời gian nhanh nhất khoảng 15 phút, chậm nhất 120 phút là chúng ta có thể cho ra lò cái kế hoạch triển khai Phân tích công việc và Triển khai xây dựng mô tả công việc cho các vị trí.

- Bước 2: Chuẩn bị mẫu mô tả công việc và mẫu khảo sát phân tích thông tin công việc.

Đối với tôi, mẫu mô tả công việc là một văn bản có chứa các nội dung sau:
I. Thông tin chung:
1. Quan hệ quản lý: Cấp trên quản lý trực tiếp; Cấp dưới trực tiếp.
2. Quan hệ công việc: Bên trong - tần suất phối hợp; Bên ngoài - tần suất phối hợp.
II. Mục đích (vai trò) công việc:
III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm | Kết quả đầu ra/ kpi
IV. Quyền hạn
V. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc; Điều kiện môi trường làm việc; Được trang bị.
VI. Tiêu chuẩn vị trí: Yêu cầu cơ bản; Trình độ đào tạo; Tin học; Ngoại ngữ; Kinh nghiệm; Yêu cầu năng lực chuyên môn.
Có mẫu rồi, chúng ta cần tiến hành thí điểm xây dựng mẫu mô tả công việc một phòng ban. Những ai đã triển khai dự án đều sẽ có kinh nghiệm rằng không nên cần mẫn bắt tay vào xây toàn bộ MTCV ngay. Việc này lãng phí công sức và tiêu tốn thời gian. Tại sao lại như thế ? Tại vì các sếp nhà ta không phải ai cũng giống nhau. Mỗi người đều có kiến thức riêng, nhất định về Nhân sự. Và họ sẽ đưa những ý trí của mình vào đó. Nếu ta xây hết rồi lại sửa lại thì cực kỳ mất công. Vì thế nên thí điểm trước. Như vậy sẽ đỡ tốn công hơn.

Cùng với mẫu mô tả công việc, chúng ta cần chuẩn bị mẫu khảo sát phân tích thông tin công việc là một bảng được thiết kế theo dạng hỏi đáp. Mẫu mô tả công việc cần nội dung gì thì bản khảo sát sẽ có câu hỏi để hỏi người làm việc trả lời về thông tin đó. Ví dụ như:
- Vị trí này có cấp trên là vị trí nào? Cấp dưới là vị trí nào?
- Vị trí này hay làm việc với bộ phận nào bên trong doanh nghiệp, tần suất làm việc ra sao? Tương tự với các bộ phận cơ quan bên ngoài?
- Vị trí được sinh ra để đảm bảo điều gì?
- Vị trí cần triển khai các đầu mục gì? Đầu mục hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm?
- Từng công việc cần phải có kết quả đầu ra hoặc KPI là gì?
- Vị trí được quyền gì khi hành động?
- Điều kiện làm việc của vị trí?
- Tiêu chuẩn tối thiểu để một người có thể làm được việc của vị trí là gì?

- Bước 3: Xin phê duyệt kế hoạch, các loại mẫu và tiến hành truyền thông trước khi triển khai. Chốt trong giai đoạn này là phải có được một cái quyết định phê duyệt dự án của sếp to nhất công ty. Điểm mấu chốt là đây. Không có nó thì công việc của nhân sự sẽ khó hoàn thành.

* Phân tích công việc từng bộ phận:
- Bước 4: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo. Sau khi có quyết định phê duyệt dự án xong thì nhân sự nội bộ dù đã gắn bó với công ty cũng nên làm một cái đánh giá tổng thể thực trạng về dự án. Đặt mình với vai trò sếp để đưa ra các câu hỏi và tự trả lời. Bên cạnh đó thì nhân sự cũng nên thống kê các tài liệu hiện hành của công ty sẽ tác động vào mô tả công việc. Ví dụ như quy định của ISO về văn bản, quy định phân cấp, mô tả công việc cũ, quy chế đánh giá ... Nói chung là sẽ có nhiều văn bản tác động qua lại lẫn nhau vì thế không nên bỏ xót kẻo mai sau lại phải bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

Nhận xét: Tùy vào từng đơn vị để đảo các bước. Đôi khi 1 số nơi, các sếp lại yêu cầu phải đánh giá thực trạng chi tiết trước khi triển khai. Nếu như thế thì nó giống với dự án tư vấn hơn. Còn ở nội bộ công ty thì nhiều khi chỉ cần thuyết phục bằng mồm là có thể tiến hành xây dựng kế hoạch rồi. Đánh giá thực trạng sẽ ở phần thực thi.

- Bước 5: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc cho nhân viên bộ phận và quan sát thực tế quá trình họ triển khai công việc .

- Bước 6: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban.

- Bước 7: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin, phỏng vấn làm rõ mô tả công việc. Chỗ này mới bắt đầu có vấn đề và nhiều thứ để chia sẻ. Nói chung là sẽ khá vất vả. Các mô tả công việc sẽ phải tương thích với nhau từ quan hệ, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc cho đến quyền hạn ... Mà việc thống nhất này không dễ nếu như không có mẫu mô tả công việc ở giai đoạn trên.

* Viết mô tả công việc từng bộ phận:
- Bước 8: Hoàn thiện lại mô tả công việc phiên bản (version) 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
- Bước 9: Gửi và gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc phiên bản tiếp theo.

* Kết thúc toàn bộ dự án:
- Bước 10: Phê duyệt và kết thúc dự án. Đây là giai đoạn sung sướng nhất vì cuối cùng công việc cũng hoàn thành.

10 bước trên viết ra thì ngắn nhưng nếu làm quyết liệt cũng phải mất 3 tháng để hoàn thành. Và nhân lực sẽ cần là: 2 người toàn thời gian + 3 người bán thời gian với quy mô khoảng 200 vị trí cần xây dựng. Không kể những công ty rắc rối hơi tí lại thay đổi lúc thì làm mô tả công việc phòng này lúc thì phòng kia. Điều này mới đáng sợ.

3. Các bước triển khai xây dựng mô tả công việc hiện tại:

Cho đến thời điểm này, sau nhiều năm nghiên cứu và triển khai xây dựng, nâng cấp, tái tạo lại cơ cấu tổ chức, tôi đã tổng kết lại thành các bước như trong bài: "Tổng thể các bước triển khai xây dựng - nâng cấp hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp". Trong tổng thể các bước làm cơ cấu tổ chức đó có một phần là mô tả công việc. Do khuôn khổ bài chỉ bàn về các bước triển khai xây dựng mô tả công việc trong công ty, nên tôi xin chia sẻ các bước hiện tại tôi đang triển khai cho các công ty đối tác của tôi như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị sẵn mẫu mô tả công việc và mẫu phiếu khảo sát phân tích thông tin công việc.
- Bước 2: Khảo sát, phân tích thiết kế mô tả công việc.
- Bước 2: Dựa vào bảng ma trận phân nhiệm, ma trận phân quyền, họp trực tiếp với trưởng bộ phận để trao đổi, cùng chốt mô tả công việc.

Hẹn gặp bạn ở bài sau để hiểu rõ hơn 3 bước này!

Nguyễn Hùng Cường