Khảo sát, phân tích và mục đích thiết kế mô tả công việc

Chúng ta đang cùng nhau trên hành trình tìm hiểu cách "làm" cơ cấu tổ chức (thiết kế, nâng cấp, tái tạo) cho doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của hệ thống này là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu (lợi nhuận, phát triển) thông qua việc kích thích động lực làm việc của nhân viên (nâng cao hiệu suất). Con người thường có 2 loại động lực (điều thôi thúc hành động): Động lực bên ngoài là các yếu tố như: Tiền lương, thăng chức, thăng tiến, chức vụ, vị trí, môi trường làm việc (các yếu tố vật chất). Còn động lực bên trong chính là những yếu tố sinh ra từ bản thân công việc như: Niềm vui từ việc hoàn thành công việc, sự hài lòng về mối quan hệ với mọi người khi làm việc, nhiệm vụ đúng theo tính cách và sở thích... (các yếu tố tinh thần).

Việc cung cấp động lực hay các yếu tố đãi ngộ cần phù hợp với từng con người trong tổ chức. Đối với các yếu tố vật chất cần ngang bằng hoặc hơn so với thị trường. Các yếu tố tinh thần thì doanh nghiệp cần phải gia tăng càng nhiều càng tốt.

1. Mục đích thiết kế mô tả công việc

Một trong những cách để gia tăng động lực bên trong là thiết kế (mô tả) công việc sao cho phù hợp với từng người (tính cách và mong muốn). Thiết kế công việc là toàn bộ các hoạt động như xác định, phân công, theo dõi, quản lý công việc sao cho tuân theo mô hình "5 chiều cốt lõi công việc" của Ohsawa Takeshi (tác giả Nhật). Đại ý của thuyết 5 chiều cốt lõi nói rằng có 5 yếu tố nâng cao động lực bên trong của một công việc. Các yếu tố đó bao gồm: Công việc được phản hồi; Công việc ý nghĩa; Công việc trọn vẹn, nhất quán; Công việc được chủ động; Công việc đúng sở trường.

- Công việc đúng sở trường: Công việc đưa cho nhân viên cần phải phù hợp hợp với tính cách, kỹ năng và đúng định hướng mong muốn của họ. Khi thiết kế công việc cần trả lời câu hỏi:
+ Công việc có phát huy được kỹ năng hay tính cách của người đó không?
+ Công việc có phải là cơ hội để nâng cao chuyên môn mà người đó đang trau dồi hay không?
+ Công việc có đúng là theo định hướng mà nhân viên muốn làm hay không?

- Công việc trọn vẹn, nhất quán: Công việc thành gói từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Câu hỏi khi thiết kế công việc:
+ Nhân viên có ý thức được bức tranh tổng thể về công việc hay không?
+ Có đưa ra cơ hội để người đó tự hoàn thành công việc (dù nhỏ) hay không?
+ Nhân viên có ý thức rằng chính bản thân mình là trung tâm của công việc chứ không phải đơn thuần là một công đoạn hay không?

- Công việc ý nghĩa: Nhận thức rõ về mức độ ảnh hưởng tới xung quanh và tầm quan trọng của công việc. Các câu hỏi cần trả lời:
+ Nhân viên có cảm thấy công việc của mình giữ vai trò quan trọng đối với tổ chức hay không?
+ Nhân viên có cho rằng công việc đó có ý nghĩa đối với bản thân mình hay không?
+ Nhân viên có cơ hội được nhìn ra ý nghĩa công việc hay không?

- Công việc được chủ động: Quyền hạn và sự tự chủ tron công việc. Câu hỏi cần dùng để phân tích công việc:
+ Nhân viên không chỉ làm theo chỉ thị của cấp trên mà còn cảm thấy rằng công việc đang tiến triển bởi suy nghĩ của bản thân mình hay không?
+ Nhân viên bị quản lý tiểu tiết hay được giao phó hoàn toàn những gì có thể giao phó?
+ Ý tưởng của nhân viên có được đưa vào trong công việc hay không?

- Công việc được phản hồi: Có thể biết được thành quả công việc thông qua cấp trên hoặc đồng nghiệp. Các câu hỏi để phân tích và tăng thêm động lực cho nhân viên:
+ Nhân viên có được phản hồi đúng thời điểm, chứ không chỉ đề mặc người đó với công việc đã được giao?
+ Có thực hiện việc phản hồi khi còn nhớ rõ về công việc hay không?
+ Có chia nhỏ thời gian để thực hiện việc phàn hổi thay vì tập hợp để phản hồi toàn bộ hay không?
+ Có chia sẻ kinh nghiệm cho nhân viên hay không?

2. Khảo sát, phân tích thiết kế mô tả công việc

Chúng ta đã nắm rõ mục đích của việc của thiết kế (mô tả) công việc, trước khi viết mô tả, chúng ta cần khảo sát, phân tích. Việc phân tích công việc giúp ta hiểu hơn về vị trí. Các bước hắn định tiến hành như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch khảo sát, phân tích mô tả công việc.

Để công việc diễn ra một cách suôn sẻ, chúng ta sẽ lên kế hoạch. Bản kế hoạch này nếu đầy đủ sẽ bao gồm các công việc từ xác định cơ cấu thượng tầng cho đến xác định cơ cấu từng bộ phận (hạ tầng). Cùng với đầy đủ công việc, bản kế hoạch cần được thiế kế theo sơ đồ Gantt (Các công việc được sắp xếp thứ tự thành từng dòng. Mỗi 1 công việc sẽ có độ dài thời gian nhất định) và trả lời đủ 8 câu hỏi theo dạng (5W - 1H - 2C) (What - Công việc gì, Why - tại sao làm, Who - ai làm, When - làm lúc nào, Where - làm ở đâu, How - làm như thế nào, Cost - chi phí ra sao, Control - kiểm soát thế nào).

Thông thường, các kế hoạch như này, chúng ta đều có bản mẫu kế hoạch triển khai dự án. Chúng ta chỉ cần mở ra và bắt đầu điền thông tin vào đó. (Khi mà mọi thứ đã lên chuyên nghiệp thì cái gì cũng có mẫu). Nếu bạn có sẵn kiến thức về cách làm cơ cấu tổ chức trong đầu, mẫu kế hoạch cũng có, việc lập kế hoạch này sẽ rất nhanh. Thời gian nhanh nhất khoảng 15 phút, chậm nhất 120 phút là chúng ta có thể cho ra lò cái kế hoạch triển khai Phân tích công việc và Triển khai xây dựng mô tả công việc cho các vị trí.

Bước 2: Chuẩn bị mẫu mô tả công việc và mẫu khảo sát phân tích công việc

Đối với tôi, mẫu mô tả công việc là một văn bản có chứa các nội dung sau:

I. Thông tin chung:
1. Quan hệ quản lý: Cấp trên quản lý trực tiếp; Cấp dưới trực tiếp.
2. Quan hệ công việc: Bên trong - tần suất phối hợp; Bên ngoài - tần suất phối hợp.
II. Mục đích (vai trò) công việc:
III. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm | Kết quả đầu ra/ kpi
IV. Quyền hạn
V. Điều kiện làm việc: Thời gian làm việc; Điều kiện môi trường làm việc; Được trang bị.
VI. Tiêu chuẩn vị trí: Yêu cầu cơ bản; Trình độ đào tạo; Tin học; Ngoại ngữ; Kinh nghiệm; Yêu cầu năng lực chuyên môn.

Còn mẫu khảo sát phân tích thông tin công việc là một bảng được thiết kế theo dạng hỏi đáp. Mẫu mô tả công việc cần nội dung gì thì bản khảo sát sẽ có câu hỏi để hỏi người làm việc về thông tin đó. Ví dụ như:
- Vị trí này có cấp trên là vị trí nào? Cấp dưới là vị trí nào?
- Vị trí này hay làm việc với bộ phận nào bên trong doanh nghiệp, tần suất làm việc ra sao? Tương tự với các bộ phận cơ quan bên ngoài?
- Vị trí được sinh ra để đảm bảo điều gì?
- Vị trí cần triển khai các đầu mục gì? Đầu mục hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm?
- Từng công việc cần phải có kết quả đầu ra hoặc KPI là gì?
- Vị trí được quyền gì khi hành động?
- Điều kiện làm việc của vị trí?
- Tiêu chuẩn tối thiểu để một người có thể làm được việc của vị trí là gì?

Bước 3: Xin phê duyệt và tiến hành truyền thông trước khi triển khai.

Hoàn thành xong kế hoạch, mẫu mô tả công việc và mẫu khảo sát thông tin, tiếp đến việc thứ 2 là phê duyệt và truyền thông triển khai. Bản thân tôi là tư vấn độc lập bên ngoài nên thông thường tôi đã chuẩn bị kế hoạch từ trước khi kí hợp đồng. Sau khi kí, tôi chỉ cần 1 buổi họp các quản lý và ban lãnh đạo của công ty để tiến hành đào tạo đồng thời truyền thông luôn. Còn nếu là người nội bộ công ty triển khai, bạn sẽ cần xin phê duyệt. Duyệt kế hoạch xong, nếu tôi là bạn, tôi sẽ truyền thông trong các buổi họp nội bộ. Sau đó dựa theo kế hoạch sẽ đặt lịch với các quản lý.

Ví dụ đây là nội dung email (thư điện tử) tôi sẽ gửi cho trưởng bộ phận để đặt lịch:

Subject (Tiêu đề email): Trao đổi về dự án Phân tích và Xây dựng mô tả công việc vị trí ...

“Dear anh,

Theo như kế hoạch, sang tháng em bắt đầu triển khai nâng cấp cơ cấu tổ chức của bộ phận và các vị trí như ... tại bộ phận của anh. Việc này có nhiều lợi ích bao gồm giúp việc tuyển dụng tốt hơn. Vì mỗi một mô tả công việc vị trí giống như “chân dung ứng viên”. Chính vì thế để bài bản, em sẽ triển khai mấy việc sau:
1. Xây dựng bảng tổng thể chức năng của bộ phận.
2. Xây dựng lại mô tả công việc cho các vị trí công việc của bộ phận.

Như anh đã biết, kế hoạch đã được sếp tổng phê duyệt. Muốn dự án thành công, việc này đòi hỏi phải có sự giúp sức của anh và các anh em trong phòng. Em sẽ triển khai dự án Phân tích công việc và xây dựng lại mô tả công việc các vị trí với các đầu việc và thời gian như sau:

1. Mục đích:
- Nâng cấp cơ cấu tổ chức bộ phận.
- Xây dựng Mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các vị trí.
2. Thời lượng: 1 tuần.
3. Dự kiến bắt đầu triển khai dự án: thứ 2 tuần tới.

Cụ thể các công việc cần làm như trong kế hoạch dự án em đính kèm. Cơ bản có 9 bước. Chúng ta sẽ kết thúc sớm trong tuần sau. Để được như vậy, anh vui lòng cho em đặt lịch anh và các anh em như trong kế hoạch của dự án. Anh xem giúp em. Nếu cần thay đổi lịch gì anh nhớ bảo em nhé.

Em cám ơn anh!"

Lưu ý khi gửi, bạn đừng quên gửi kèm (gửi cc) cho sếp có liên quan.

Bước 4: Sau khi thống nhất lịch họp xây dựng cơ cấu tổ chưc với bộ phận, việc cần làm tiếp là thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ. Thông thường các tài liệu này hay được bộ phận nhân sự lưu trữ bảo quả ở đâu đó trong 1 góc tủ của bộ phận. Song song với việc lục lại tài liệu cũ của phòng, chúng ta cũng đề nghị trưởng bộ phận cung cấp thêm tài liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức mà họ đang giữ.

Bước 5: Có tài liệu cũ, việc tiếp, chúng ta tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc cho nhân viên bộ phận và quan sát thực tế quá trình họ triển khai công việc để nắm rõ hơn về công việc.

Bước 6: Nếu suôn sẻ ở bước 4 và 5, chúng ta sẽ có đủ thông tin và bắt tay tiến hành xây dựng mô tả công việc nháp. Nếu chưa đủ, chúng ta sẽ để trống và tiến hành bổ sung khi họp phỏng vấn phân tích công việc trực tiếp với bộ phận.

Bước 7: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4, 5 và 6 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ. Cách làm đơn giản nhất là phỏng vấn. Chúng ta sẽ họp với trưởng bộ phận và các nhân viên nắm rõ công việc theo như lịch đã được đặt ở bước số 3.

Lưu ý: Trong trường hợp cần xây dựng nhanh, chúng ta có thể bỏ qua bước 4, 5, 6. Việc khảo sát và phân tích công việc được tiến hành luôn trong bước 7 khi họp với bộ phận.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn