Cách giải quyết tình trạng sale lấy data nhằm mục đích vụ lợi cá nhân

Tình huống: "Anh Cường ah,
Theo dõi anh đã lâu, đợt này gặp một tình huống khó quá, không nghĩ đến ai được ngoài anh. Mong được anh tư vấn giúp em ạ.
Bên em bán hàng thương mại trước nay mọi người đều rất hỗ trợ nhau, không bao giờ có tình hướng lấy khách hàng của nhau cả.
Nhưng đợt vừa rồi có tuyển một bạn mới vào, bạn này sử dụng data khách hàng của công ty nhằm mục đích vụ lợi cá nhân. Bạn này nghe nói có vẻ cơ to, quan hệ rộng.
Data ở đây là data mà phòng MKT chạy, đẩy về và các bạn sale đều xem được. Mặc dù phân cho bạn A bán nhưng bạn B lại lấy số điện thoại đó cho đại lý.
Công ty chưa muốn sa thải nhưng phải có chế tài để xử lý tránh tình trạng tiếp diễn.
Công ty em quy mô nhỏ tầm hơn 20 người. Sếp bảo nếu khôgn có phương án xử lý dứt điểm sẽ không cho sale data công ty chạy nữa. Giờ em phải làm sao?"

Trả lời: Đây là tình huống thường thấy với phòng kinh doanh (sale). Muốn dứt điểm thì cần cho vấn đề chạy qua chuỗi: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải để phân tích, tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp.

1.Tuyển:
- Nguyên nhân: Tuyển không đúng người.
+ Giải pháp: Xây dựng khung năng lực, tuyển kĩ và đúng người ngay từ ban đầu.

2. Dạy:
- Nguyên nhân: Sale chưa được đào tạo và huấn luyện về đạo đức nghề nghiệp.
+ Giải pháp:
* Tăng cường đào tạo truyền thông về đạo đức nghề nghiệp sale.
* Kí thỏa thuận và cam kết không vi phạm đạo đức (ghi rõ định nghĩa như là tuồn data làm việc riêng và cả hình phạt nếu vi phạm), đồng thời kí thoả thuận boả mật thông tin cho toàn bộ nhân viên. Lưu ý cần kí thỏa thuận dân sự không đưa căn cứ luật lao động vào thỏa thuận. Tên thỏa thuận có thể đặt tên là: Thỏa thuận trách nhiệm.

3. Dùng:
- Nguyên nhân: Do buông lỏng quản lý data.
+ Giải pháp:
* Cần phần mềm CRM quản lý data với các tính năng: Data của ai người đó dùng, chặn xem chung, phân cho ai thì chỉ người đó được xem.
* Liên tục rà soát kiểm tra sale trong các hoạt động giao dịch và quan hệ (kiểm soát nội bộ).
* Xây dựng hệ thống KPI và định mức lao động sao cho sale làm việc liên tục không có thời gian sử dụng data riêng.

4. Giữ:
- Nguyên nhân: Có thể lương thưởng thấp dẫn tới sale phải kiếm ăn ở ngoài.
+ Giải pháp:
* Tăng thêm thưởng hoa hồng dành cho sale.
* Trong thỏa thuận trách nhiệm kí với sale ở trên có thỏa thuận phạt trừ tiền nếu bị phát hiện. Do luật lao động không cho phép trừ tiền của người lao động nên cần khí bằng thỏa thuận dân sự. Lúc đó đi kiện mới có cơ hội đòi được tiền.
* Tạo ra quỹ thưởng khuyến khích tuân thủ (nếu cần).

5. Thải:
- Nguyên nhân: Văn hóa không nghiêm và vẫn còn tình trạng dung dưỡng tham ô nội bộ.
+ Giải pháp: Cần "giết gà dọa khỉ". Cho nhân viên vi phạm nghỉ luôn. Không để lâu kéo dài tình trạng nuôi ong tay áo.

Nguyễn Hùng Cường