Cách làm KPI nhanh cho phòng cơ điện (sửa chữa, bảo dưỡng, gia công thiết bị)

Dạo này thời tiết giao mùa vào thu nên tôi cảm giác người cứ oải oải. Cơ thể lúc nào cũng thúc đầu óc đi ngủ. Để chống lại cơn buồn ngủ, tôi quyết định làm cái việc thú vị và dễ nhất đối với tôi. Đó là viết bài chia sẻ về KPI. Lần này chủ để của tôi là: Cách làm KPI nhanh cho phòng cơ điện (sửa chữa, bảo dưỡng, gia công thiết bị).

Sở dĩ tôi quyết định viết chủ đề như vậy do tôi vừa mới đọc được một tình huống trên cộng đồng QT Nhân sự: "Dạ, trong nhóm mình có Anh/Chị nào từng xây dựng bảng đánh giá KPI cho nhân viên khối Kỹ thuật bảo trì, sửa chữa không ạ? Nếu có, cho em xin tham khảo file mẫu hoặc chia sẻ thêm kinh nghiệm xây dựng các tiêu chí đánh giá với ạ. Em cảm ơn Anh/Chị nhiều". Tôi thấy không ai trả lời tác giả câu hỏi cả nện chọn. Bạn có trả lời được câu hỏi trên?

Tiện thể trước khi đi vào việc chính, xin khoe với bạn kết quả của CBS - Dịch vụ tác nghiệp, soát xét HS pháp lý lương, BHXH, thuế TNCN công ty tôi:

Cách làm KPI nhanh cho phòng cơ điện (sửa chữa, bảo dưỡng, gia công thiết bị):

Để biết tổng thể cách làm KPI tắt chung cho tất cả các vị trí, bạn hãy vui lòng vào xem bài: Xây dựng KPI tắt như thế nào cho nhanh?. Cách làm tắt này có một cái tên gọi khác là phương pháp JD - KPI. Các bước như sau:

1. Xác định các KPI chiến lược giao cho bộ phận (phòng Cơ điện):

Nếu làm một cách đầy đủ, chúng ta cần xác định chiến lược rồi sau đó xác định các KPI chiến lược. Từ KPI chiến lược, chúng ta phân bổ xuống các bộ phận. Tuy nhiên nếu muốn làm nhanh (hoặc tắt) chúng ta cứ đi hỏi ban lãnh đạo về chỉ tiêu công ty giao cho phòng là được. Bí quá thì bỏ qua bước này.

Ví dụ, công ty có chiến lược "Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ vận hành kỹ và bảo trì kỹ thuật" với các KPI gắn với phòng Cơ điện như sau:
- Tổng dự án cần triển khai.
- Tổng giá trị dự án cần triển khai.
- Tỷ lệ vật tư sửa chữa phát sinh/ tổng giá trị dự án triển khai.
- Số lần bị dừng vận hành thiết bị.
- Tỷ lệ thời gian dừng vận hành của các dự án/ tổng thời gian dự án vận hành.
- Công suất trung bình của thiết bị.
- Tổng năng lượng dành cho thiết bị bị tiêu hao.

2. Xác định chức năng hoặc các hoạt động lớn của phòng Cơ điện:

Để ra chức năng, cách nhanh nhất là phỏng vấn trực tiếp. Tôi hay sử dụng các câu hỏi để trao đổi với trưởng bộ phận:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người. Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Dưới đây là dòng chảy công việc của phòng Cơ điện:
- Duy trì, giám sát các thiết bị cơ, điện trong tòa nhà
- Tiến hành sửa chữa, xử lý các sự cố cơ điện phát sinh
- Vận hành các máy móc (máy bơm, xử lý nước thải, máy phát điện, PCCC...)
- Duy tu, bảo dưỡng, bào trì máy móc thiết bị
- Hướng dẫn, huấn luyện an toàn sử dung thiết bị cho người trong tòa nhà

Xác định được các hoạt động, ta dùng các kí hiệu: C (Chịu trách nhiệm chính cho nhóm), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động, chịu trách nhiệm cá nhân), H (hỗ trợ) để phân bổ các công việc xuống các vị trí.

3. Phân tách KPI từ chức năng:

Có được chức năng, để ra KPI, chúng ta đưa vào 1 file tên gọi là Bảng phân tách KPI từ chức năng. Đây là một bảng ma trận. Trong đó dòng là các chức năng còn cột là các câu hỏi sau:
- Công việc có đích cuối cần đảm bảo điều gì?
- Công việc như thế nào là đúng đủ đều (đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí)?
- Có vấn đề gì xảy ra trong công việc?

Mỗi một cột câu hỏi lại tách ra thành 2 cột nhỏ hơn là: Diễn đạt bằng lời và Chuyển đổi thành thước đo. Hiểu một cách đơn giản là: Chúng ta sẽ lần lượt đi từng chức năng, đặt câu hỏi và trả lời theo ngôn ngữ bình thường. Sau đó chuyển đổi câu trả lời đó thành thước đo hiệu quả công việc.

Để công việc dễ dàng và nhanh, khi làm KPI chức năng, chúng ta cần ngồi với trưởng phòng (nếu có thêm CEO càng tốt). Trưởng phòng sẽ giúp chúng ta đưa ra các yêu cầu, tiêu chuẩn công việc. Tức là họ sẽ trả lời cho chúng ta biết các câu hỏi đó.

Ví dụ công việc: "Tiến hành sửa chữa, xử lý các sự cố cơ điện phát sinh"
* Công việc có đích cuối cần đảm bảo điều gì?
- Trả lời: Đảm bảo thiết bị hoạt động với công suất tối ưu -> KPI: Công suất trung bình 1 thiết bị; Tỷ lệ công suất thực tế/ công suất thiết kế.
* Công việc như thế nào là đúng đủ đều (đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí)?
- Trả lời:
+ Đạt về số lượng: Sửa chữa hết các sự cố cơ điện. -> KPI: Số lần sửa chữa xử lý sự cố cơ điện phát sinh; Tổng điểm sửa chữa xử lý sự cố cơ điện được tiến hành.
+ Đạt về chất lượng: Không để phát sinh sự cố lại -> KPI: Tỷ lệ sự cố phát sinh lần 2/ tổng số sự cố được sửa chữa xử lý.
+ Đạt về mặt thời gian: Xử lý sự cố nhanh -> KPI: Thời gian trung bình xử lý 1 sự cố.
+ Đạt về mặt chi phí: Ít tốn kém chi phí -> KPI: Tổng chi phí phát sinh xử lý sự cố; Tỷ lệ chi phí sửa chữa, xử lý sự cố/ tổng chi phí dự án.
* Có vấn đề gì xảy ra trong công việc?
- Trả lời: Nhân viên kỹ thuật hay bỏ trực thiết bị --> KPI: Số lần bị phát hiện bỏ trực thiết bị.

4. Tập hợp các KPI vào thư viện KPI của bộ phận và phân bổ xuống các vị trí:

Có được các KPI, công việc cuối là tập hợp lại vào thư viện KPI. Chúng ta gom các KPI của từng chức năng và KPI chiến lược lại với nhau. Sau khi đưa các thước đo KPI vào thư viện, chúng ta tạo thêm cột. Số cột tương ứng với số vị trí. Tiếp đến ta dùng các kí hiệu: C (Chịu trách nhiệm chính), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động), H (hỗ trợ) để xác định KPI tương ứng với từng vị trí. Việc xác định này rất dễ do chúng ta đã phân bổ nhiệm vụ (phân công việc) xuống vị trí ở bước xác định cơ cấu tổ chức.

5. Hoàn thiện thẻ KPI vị trí:

Có được bảng phân bổ các thước đo KPI xuống các vị trí, bước tiếp theo, chúng ta tách riêng từng bảng tương ứng với vị trí. Tức mỗi vị trí sẽ có 1 bảng chứa các KPI được phân bổ.

Tại mỗi bảng KPI của vị trí, chúng ta tiến hành rút KPI gọn lại với các bước nhỏ sau:
- Nguyên tắc chung: Dưới 8 KPI cho mỗi vị trí; Giữa lại thước đo SMART (cân đo đong đếm được); Giữ lại các thước đo có tích cực tạo động lực (củ cà rốt)
- Nguyên tắc rút cho vị trí trưởng: Giữ lại chỉ số Chiến lược; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
- Nguyên tắc rút cho vị trí nhân viên: Giữ lại chỉ số Nhiệm vụ; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc

Có được 8 thước đo quan trọng cho từng vị trí, công việc cuối cần làm là hoàn thiện các thẻ KPI này sao cho đẹp, thân thiện. Thông thường một thẻ KPI đẹp của tôi thường có các cột:
+ Cột STT: Đánh số thứ tự cho từng thước đo trong bảng để biết vị trí có bao nhiêu thước đo.
+ Cột Kí hiệu: Đánh kí hiệu JD (Job Description) cho từng nhóm và từng thước đo.
+ Cột Mục tiêu bộ phận: Chứa các nội dung công việc cần dùng KPI để đo.
+ Cột Trọng số: Đây là cột xác định mức độ quan trọng của từng thước đo trong tổng 100%. Chúng ta có thể để trưởng bộ phận tự xác định hoặc dùng phương pháp so sánh cặp để tính toán. Chi tiết hướng dẫn: "Phương pháp so sánh cặp là gì?"
+ Cột Tiêu chí - thước đo/ tên KPI: Chứa tên các thước đo.
+ Cột Chỉ tiêu: Chứa đích cần đạt cho từng thước đo.
+ Cột Thước đo, đơn vị tính; Cột Tần suất kiểm soát; Cột Công cụ đo lường/Nguồn chứng minh.
+ Cột Cách tính %HT: Chứa công thức để xác định % hoàn thành trên thang 100% của từng thước đo.
+ Cuối cùng là cột Hiệu quả: Cột này bao gồm 3 cột nhỏ hơn bên trong (cột Kết quả: Dùng để nhập dữ liệu kết quả; cột %HT: Để tính %HT cho từng thước đo theo cách tính của cột Các tính %HT; cột Điểm %: Để tính mức độ % trong tổng 100%).

Công thức tính Hiệu quả như sau: Hiệu quả (hoặc Năng suất) = Điểm % 1 + Điểm % 2 + ...
Trong đó: Điểm % = %HT * Trọng số; %HT được tính toán theo công thức quy định ở cột Cách tính %HT.

Cứ đi từng vị trí trong phòng Cơ điện, chúng ta sẽ ra được các thẻ KPI vị trí của bộ phận.

Ví dụ các thước đo KPI vị trí Kỹ thuật điện:
- Tổng số thiết bị được giám sát trong tòa nhà
- Số lần bị xảy ra sự cố thiết bị
- Số lần đề xuất xử lý các vấn đề trước khi
- Tổng điểm sửa chữa xử lý sự cố cơ điện được tiến hành
- Tổng số lượt người được huấn luyện an toàn
- Tỷ lệ người được huấn luyện đạt tiêu chuẩn/ tổng số người được huấn luyện an toàn
- Tỷ lệ hoàn thành KPI của trưởng phòng

Lưu ý:
- Do tôi có kinh nghiệm làm KPI với kha khá những vị trí khó định lượng như các vị trí kỹ thuật ở phòng cơ điện nên tôi tin bạn sẽ băn khoăn về việc các vị trí này sẽ khó có thể lên thước đo hoặc ra chỉ tiêu do các công việc có độ khó khác nhau. Ví dụ sự cố có thể là sự cố nhỏ, cũng có sự cố lớn. Vì thế chúng ta nên quy đổi các độ khó thành các khối công việc (hoặc khối điểm). Từ đó chúng ta có KPI: Tổng giá trị "khối công việc" cần phải hoàn thành hay Tổng điểm sửa chữa xử lý sự cố cơ điện được tiến hành.
- Bạn nhớ làm cả quy chế đánh giá KPI để mọi thứ đồng bộ.

Download file tham khảo: Codien JD - KPI ky thuat dien.xls

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI