Công việc (mô tả công việc – JD) của trưởng nhóm và nhân viên là gì?

Nói chung, khi chúng ta đã chuẩn bị rất kĩ mọi thứ ở phần cơ cấu tổ chức toàn công ty (thượng tầng), rồi sau đó lại làm kỹ phần thiết lập bảng chức năng toàn bộ phận thì việc viết mô tả công việc cho các vị trí của bộ phận rất đơn giàn. Ta chỉ cần lấy dữ liệu từ phần trên rồi đưa vào vị trí là xong. Tuy nhiên, bạn nhớ lưu ý cách làm có khác một chút với các vị trí. Cụ thể:
- Đối với vị trí trưởng: Do trưởng phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ công việc của bộ phận nên:
+ Mục đích của bộ phận là mục đích của trưởng.
+ Toàn bộ các chức năng của bộ phận chính là nhiệm vụ của trưởng và được đưa vào trong mục "Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của phòng" trong mô tả công việc.
+ Mục "Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm" phần lớn là các nhiệm vụ quản lý.
+ Toàn bộ quyền của bộ phận (phòng) là quyền của trưởng.
- Đối vị trí trưởng nhóm hoặc phó phòng: Thông thường vị trí này vừa có nét giống MTCV vị trí trưởng vừa có nét giống MTCV vị trí nhân viên. Cụ thể:
+ Mục đích của trưởng nhóm hoặc phó được tách từ 1 phần mục đích của trưởng (tách theo chuyên môn).
+ Trong mục "Tham gia tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của phòng hoặc Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của nhóm" trong mô tả công việc sẽ chỉ liệt kê các chức năng chuyên môn được phân cho vị trí.
+ Nếu vị trí cũng phải trực tiếp triển khai các đầu việc chuyên môn thì mục "trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm" sẽ có thêm các nhiệm vụ chuyên môn và được viết kĩ hơn.
+ Bên cạnh đó, trong mục "Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm", vẫn có các nhiệm vụ liên quan đến quản lý nhưng ít hơn so với trưởng.
+ Mục quyền được liệt kê theo các quyền được trưởng phân chia cho vị trí.
- Đối vị trí nhân viên:
+ Mục đích của vị trí là mục đích nhỏ góp vào mục đích của trưởng.
+ Mục "Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm" sẽ không có các đầu việc quản lý, chỉ có đầu việc chuyên môn với các nhiệm vụ nhỏ.
+ Mục quyền được liệt kê theo các quyền được trưởng phân chia cho vị trí.

Chúng ta đã có mô tả công việc vị trí trương bộ phận trong bài "Công việc (mô tả công việc – JD) của trưởng phòng là gì?", tiếp theo đây là mẫu mô tả công việc của vị trí trưởng nhóm và vị trí nhân viên.

I. Mô tả công việc vị trí trưởng nhóm hoặc phó phòng (bộ phận):

A. Quan hệ công việc:
+ Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng
+ Cấp dưới: Nhân viên của nhóm chuyên môn được phân công
+ Có mối quan hệ công việc với một số bộ phận bên trọng và tùy từng bộ phận sẽ có mối quan hệ với cơ quan đoàn thể đối tác bên ngoài riêng.

B. Mục đích công việc của vị trí trưởng phòng:
- Đảm bảo các mục đích chuyên môn được giao (liệt kê các mục đích gắn với chuyên môn hoặc mảng được giao cho vị trí)
- Đảm bảo nhóm và cá nhân làm việc hiêu quả, duy trì hoạt động chuyên môn bình thường.

C. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm:
1. Lập kế hoạch công việc dành cho nhóm
2. Tham gia tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công việc chuyên môn của bộ phận hoặc Tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công việc chuyên môn của nhóm:
+ Liệt kê các chức năng của nhóm hoặc mảng việc chuyên môn được phân công vào đây.
3. Thực hiện các công việc chuyên môn của trưởng nhóm (hoặc phó phòng) 1.
- Các công việc con của nhiệm vụ 1 (viết theo dòng chảy công việc hoặc các bước triển khai).
4. Thực hiện các công việc chuyên môn của trưởng nhóm (hoặc phó phòng) 2 (nếu có).
- Các công việc con của nhiệm vụ 2 (viết theo dòng chảy công việc hoặc các bước triển khai).
...
4. Nghiên cứu, thúc đẩy cải tiến chuyên môn của nhóm hoặc mảng chuyên môn.
5. Quản lý tài sản, thông tin giấy tờ của nhóm hoặc mảng chuyên môn.
6. Quản lý Nhân sự cả mảng chuyên môn hoặc nhóm:
- Tuyển (tham gia vào tuyển dụng)
- Dạy (đào tạo, huấn luyện, truyền thông cho nhân viên hiểu văn hóa)
- Dùng (quản lý thực hiện công việc, tạo động lực, đánh giá hiệu quả công việc nhân viên)
- Giữ (giữ ổn định, hỗ trợ, quan tâm tới các nhân viên)
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ, trưởng phòng và công ty, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Duy trì an ninh trật tự, an toàn lao động, tuân thủ kỉ luật của bộ phận.
- Theo dõi tạm ứng hoàn ứng của cá nhân và nhóm (nếu được giao nhiệm vụ).
8. Báo cáo công việc với trưởng phòng.

D. Kết quả đầu ra/ mục tiêu cần đạt: Theo phụ lục KPI và hoàn thành nhiệm vụ được giao.

E. Quyền hạn: Theo theo phân quyền của trưởng phòng.
1. Money - Tài chính: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc.
2. Man - Con người:
+ Đề xuất tuyển dụng, chính sách nhân sự, xử lý quan hệ lao động trong nhóm.
+ Đề xuất đào tạo, sử dụng nhân sự trong các bộ phận khác.
+ Quyền đào tạo, sử dụng nhân sự trong nhóm.
3. Material - Nguyên vật liệu: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho nhóm.
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho nhóm.
5. Method - Phương pháp làm việc:
+ Quyết định lựa chọn phương pháp, cách thức triển khai công việc trong nhóm.
+ Quyền đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc nhóm.
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

F. Điều kiện làm việc:
1. Thời gian làm việc: Thời gian nhất định theo nội quy công ty.
2. Điều kiện môi trường làm việc: Tùy theo bộ phận.
3. Được trang bị: Tùy theo bộ phận.

G. Tiêu chuẩn vị trí:
1. Yêu cầu cơ bản: Tùy theo bộ phận.
2. Yêu cầu năng lực: Theo phụ lục Khung năng lực.

II. Mô tả công việc vị trí nhân viên:
A. Quan hệ công việc:
+ Cấp trên trực tiếp: Quản lý trực tiếp.
+ Cấp dưới: Không có.
+ Có mối quan hệ công việc với một số bộ phận bên trọng và tùy từng bộ phận sẽ có mối quan hệ với cơ quan đoàn thể đối tác bên ngoài riêng.

B. Mục đích công việc của vị trí:
- Đảm bảo các mục đích chuyên môn được giao.
- Đảm bảo cá nhân làm việc hiệu quả.

C. Trách nhiệm và nhiệm vụ phải làm:
1. Lập kế hoạch công việc của cá nhân.
2. Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn 1 của cá nhân được phân bổ (theo bảng ma trận phân nhiệm của bộ phận).
- Các công việc con của nhiệm vụ 1 (viết theo dòng chảy công việc hoặc các bước triển khai).
3. Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn 2.
- Các công việc con của nhiệm vụ 2 (viết theo dòng chảy công việc hoặc các bước triển khai).
...
4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo các văn bản quy định của Công ty (còn hiệu lực) quy định về chức năng, nhiệm vụ của nhân viên và các công việc khác do Ban lãnh đạo Công ty, trưởng phó phòng, quản lý trực tiếp phân công, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Duy trì an ninh trật tự, an toàn lao động, tuân thủ kỉ luật của bộ phận.
- Theo dõi tạm ứng hoàn ứng của cá nhân.
5. Báo cáo công việc với người quản lý trực tiếp.

Để hiểu hơn về các viết ở mục "trách nhiệm và nhiệm vụ cần làm", ví dụ chúng ta có vị trí giám sát (cái gì đó như chất lượng hoặc thi công hoặc chuyên môn...). Những vị trí như này thường tương tự như vị trí cảnh sát. Tức là luôn có các nhiệm vụ sau: Theo dõi, bắt phạt; Xử lý vấn đề; Phòng ngừa; Tuyên truyền. Chúng ta viết mô tả công việc cho từng nhiệm vụ bằng cách tưởng tượng ra 1 vòng tròn (viết theo dòng chảy công việc hoặc các bước triển khai) rồi đặt các công việc lên đó. Ví dụ:
* Bắt phạt: Tiếp nhận lệnh, lên kế hoạch -> Tiến hành kiểm tra, giám sát -> Lập biên bản ghi nhận sự cố.
* Xử lý vấn đề: Tiếp nhận, phát hiện các vấn đề -> Đưa ra các hướng xử lý vấn đề -> Triển khai thực hiện xử lý các vấn đề.
* Phòng ngừa: Rà soát, phát hiện các mối nguy -> Lên danh sách và đề xuất phương án phòng ngừa sự cố -> Tiến hành thực hiện các thủ tục phòng ngừa sự cố -> Triển khai các hoạt động tuân thủ yêu cầu của luật và đối tác.
* Tuyên truyền (đào tạo và truyền thông):
- Lên và thực hiên chương trình đào tạo, giáo dục
- Đón tiếp các cơ quan ngành dọc

D. Kết quả đầu ra/ mục tiêu cần đạt: Theo phụ lục KPI và hoàn thành nhiệm vụ được giao.

E. Quyền hạn: Theo theo phân quyền của trưởng phòng:
1. Money - Tài chính: Đề xuất chi tiêu, mua sắm, vật tư trang thiết bị phục vụ cho công việc.
2. Material - Nguyên vật liệu: Quyền sử dụng nguyên vật liệu đầu vào được phân bổ cho cá nhân.
4. Machine - Máy móc/ công nghệ: Quyền sử dụng máy móc, cơ sở vật chất, phần mềm được phân bổ cho cá nhân.
5. Method - Phương pháp làm việc:
+ Quyền đề xuất lựa chọn nhà cung cấp phục vụ cho công việc phòng.
+ Quyền từ chối các công việc không tuân theo luật hoặc mất an toàn lao động.

F. Điều kiện làm việc:
1. Thời gian làm việc: Theo thời gian thỏa thuận và nội quy
2. Điều kiện môi trường làm việc: Tùy theo bộ phận
3. Được trang bị: Tùy theo bộ phận

G. Tiêu chuẩn vị trí:
1. Yêu cầu cơ bản: Tùy theo bộ phận.
2. Yêu cầu năng lực: Theo phụ lục Khung năng lực.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)