Chú ý cẩn thận dùng ngôn từ, thuật ngữ khi viết mô tả công việc

Đợt này dự án xây dựng mô tả công việc mà tôi và một số đồng nghiệp đang đi vào giai đoạn cuối. Ban ngày trong tuần thì tôi ngồi họp với đối tác, thứ 7 và chủ nhật lại ngồi ngồi đồng từ sáng cho đến tối mịt với các chuyên gia dự án. Họp nhiều, làm nhiều, tuy hơi mỏi lưng một chút nhưng đổi lại, có một điểm tôi nhận ra: Nếu ai giỏi ngôn ngữ, việc triển khai viết mô tả công việc nói riêng và xây dựng cơ cấu nói chung sẽ dễ hoàn thành hơn. Sở dĩ tôi nhận định như vậy là vì:

- Khi họp trao đổi với các trưởng bộ phận để xây dựng mô tả công việc, luôn có sự hiểu lầm trong trao đổi. Sự hiểu lầm này xuất phát từ câu và từ, hay còn gọi là các thuật ngữ. Nhiều người không thể tìm ra được từ để diễn đạt lại ý muốn nói hoặc công việc đang làm.
- Trong trường hợp nếu triển khai dự án với nhiều chuyên gia cùng tham dự, do khác quan điểm, bối cảnh, có thể cùng một công việc có thể mỗi người lại giải thích một kiểu khác nhau, cách viết mô tả công việc khác nhau (cùng một việc có người viết chi tiết, có người lại viết tổng quát), cách dùng từ cùng khác,... Từ đó, đôi khi chỉ một từ mà cả đội ngũ chuyên gia phải ngồi lại với nhau tranh luận, định nghĩa và thống nhất xem có nên dùng từ đó hay không.

Dường như việc giỏi văn là một lợi thế khi làm mô tả công việc. Người viết mô tả công việc nên là người giỏi về mặt ngôn ngữ.

Ví dụ có 3 từ sau, bạn có biết sự khác nhau giữa chúng: Lãnh đạo - Quản lý - Chỉ huy? Đấy, bạn bắt đầu suy nghĩ rồi đúng không? Với tôi:
- Lãnh đạo:
+ Nghĩa rộng: Là sự dẫn đường chỉ lối, dẫn dắt, điều khiển (đề ra chủ trương, đường lối và tổ chức, động viên thực hiện) mọi hoạt động của cá nhân và tổ chức nào đó nhằm đạt đến mục tiêu nhất định.
+ Nghĩa hẹp: Là sự tác động điều khiển trực tiếp những hoạt động của con người và xã hội nhằm đạt đến mục đích cụ thể đã vạch ra.
- Quản lý: Là sự tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý một cách có tổ chức, có hướng đích nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
- Chỉ huy: Là sự điều khiển hoạt động của một lực lượng, một tập thể có tổ chức nhằm thực hiện một mục đích nhất định, gắn liền với hoạt động cụ thể có tính cấp bách, khẩn trương và đòi hỏi phải có sự phục tùng tuyệt đối ngay lập tức của cấp dưới;
Nếu dựa vào định nghĩa trên, chúng ta đã có: Chỉ huy < Quản lý < Lãnh đạo. Do đó, không phải lúc nào cũng chỉ huy, hay lúc nào cũng lãnh đạo, hoặc quản lý.

Một ví dụ khác: Chức năng - Nhiệm vụ - Trách nhiệm. Liệu 3 từ này có sự khác nhau là gì? Trong các bài trước tôi cũng đã phân biệt:
- Chức năng là một thuật ngữ trong quản trị nhân sự, có nghĩa là: Công việc hoặc hoạt động. Chức năng thường gắn với bộ phận với ý nói rằng: Hoạt động chuyên môn lớn của bộ phận.
- Nhiệm vụ: Là công việc cần làm để thực hiện chức năng. Nhiệm vụ là tập hợp các công việc nhỏ diễn giải chi tiết hơn các công việc lớn (chức năng). Nhiệm vụ đi với vị trí.
- Trách nhiệm: Là các nhiệm vụ (công việc) thuộc về vị trí và vị trí đó nhận toàn bộ hoặc một phần kết quả, rủi ro của công việc.
Như vậy: Trách nhiệm < Nhiệm vụ < Chức năng.

Ví dụ thứ 3: Quan sát - Giám sát, 2 từ này phân biệt ra sao:
- Quan sát: Là sử dụng mắt để nhìn và thu thập dữ liệu từ đối tượng và bối cảnh mục tiêu.
- Giám sát: Là sử dụng các công cụ để thu thập dữ liệu, sử dụng các quyền hạn của mình điều chỉnh đối tượng, bối cảnh mục tiêu để đảm bảo mọi thứ đúng theo quy định.
Suy ra: Quan sát < Giám sát.

Tôi hay gọi những người có thể định nghĩa và phân biệt các từ tiếng Việt với nhau là người có năng lực ngôn ngữ (là khả năng dùng từ chuẩn xác, đúng văn cảnh, rõ ràng). Năng lực càng tốt, viết lách nói chung, viết mô tả công việc nói riêng càng dễ dàng. Mở rộng hơn, nếu bạn có năng lực ngôn ngữ tốt, về sau khi triển khai xây dựng hệ thống Quản trị năng lực, bạn sẽ dễ làm hơn. Vì dự án này rất nặng việc định nghĩa và viết chuẩn đầu ra cho các năng lực của doanh nghiệp.

Bạn còn những từ nào hay bị hiểu lầm, nhầm lẫn trong quá trình viết mô tả công việc nữa không? Nếu có hãy vui lòng cho tôi biết thêm nhé!

Nguyễn Hùng Cường