Quy chế chuyên môn nào cần có để công ty hoạt động đạt được các mục tiêu kinh doanh?

Hành trình xác định cơ cấu tổ chức ở phần thượng tầng (bao quát toàn công ty) đã đến hồi kết thúc. Chúng ta sẽ cùng bàn về chủ đề: "Quy chế chuyên môn nào cần có để công ty hoạt động đạt được các mục tiêu kinh doanh?".

Trước tiên, giống như các bài, tôi và bạn cần thống nhất thuật ngữ và trả lời câu hỏi: "Ơ! Làm cơ cấu tổ chức mà cũng phải làm quy chế à?".

Như trong bài "Cơ cấu tổ chức là gì?", tôi đã viết: Cơ cấu tổ chức là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu bao gồm: Quy chế quản lý chuyên môn toàn công ty. Vì thế, làm cơ cấu tổ chức cũng phải làm quy chế toàn công ty.

Quy chế: Là văn bản chứa các nội dung làm rõ hơn một số điều (nội dung) trong nội quy. Thông thường quy chế sẽ đi vào từng mảng lớn, có tính chất bao quát và yêu cầu nhiều người, nhiều nơi cùng làm, tuân theo. Ví dụ: Quy chế lương thưởng công ty.

Các bước làm quy chế như thế nào?

Dưới đây là một bài toán tôi nhận được từ năm 2011 và đến giờ, bài toán đó vẫn như mới với nhiều công ty (tôi vẫn nhận được các câu hỏi kiểu như vậy cho tới thời điểm này):

"Em tên là I, đang làm nhân sự tại Công ty Xây dựng tại Nam Định. E cũng mới về đó làm được 1 tháng và đang trong thời gian thử việc. E rất hay đọc những bài viết của anh. Em là người không có nền tảng trong ngành nhân sự anh ạ. Ngày trước em học ngành Thú y, Đại học Nông nghiệp. Sau đó em thi học bổng và đi học 1 năm ở Ấn Độ ngành Quản trị Nguồn nhân lực. Em mới về hôm 28 tết và sau đó đi làm luôn. Càng làm càng thấy yêu nghề nhưng nhiều khi kinh nghiệm và kiến thức cũng còn hạn chế, nên trong công tác nhân sự em gặp rất nhiều khó khăn.

Hiện tại em đang có khó khăn này anh ạ. Em mới vào là được giao cho nghiên cứu bộ nội quy, quy chế công ty, nhất là làm nhân sự thì việc nghiên cứu này cũng rất quan trọng. Giám đốc đề nghị em tìm ra điểm chồng chéo trong bộ nội quy, quy chế. Nhưng chắc là em còn non kinh nghiệm quá nên chẳng phát hiện ra điều gì anh ạ.

Bây giờ anh giúp em một số câu hỏi này anh nhé:
a. Theo kinh nghiệm của anh thì đối với một công ty cổ phần về xây dựng thì nên có các bộ quy chế nào?
b. Cách xây dựng các bộ quy chế đó ra sao để tránh bị chồng chéo?

Em cảm ơn anh vì đã dành thời gian đọc thư. Em mong nhận được hồi âm sớm!"

Bạn có thấy câu hỏi này trúng vào những gì bạn băn khoăn? Tôi tin là có. Chúng ta sẽ cùng đi vào các bước để xác định quy chế như sau:

Bước 1: Tôi tiến hành lập bảng ma trận chức năng và phân quyền. Cụ thể các bước để xác định ma trận chức năng và phân quyền, tôi làm như sau:
- Bước 1.1: Tổ chức buổi họp có đầy đủ ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận.
- Bước 1.2: Mở bảng ma trận phân quyền hoặc chức năng ra ra, rồi đi từng dòng hoạt động chính cũng như hỗ trợ trong bảng chuỗi giá trị và hỏi các thành viên trong buổi họp câu hỏi:
+ Với việc phân chức năng: Hoạt động này bộ phận nào phụ trách chính, tham gia (ở hoạt động nào) và hỗ trợ?
+ Với việc phân quyền: Hoạt động này bộ phận cần quyền gì để có thể triển khai vận hành 1 cách trơn tru? Các bộ phận cần quyền quyết định điều gì?
- Bước 1.3: Trong trường hợp các trưởng bộ phận không thống nhất được bộ phận có chức năng gì hoặc không đưa ra được các quyền cho bộ phận mình, tôi gợi ý họ chẻ nhỏ hoạt động lớn thành các hoạt động nhỏ hơn theo dòng chảy rồi sau đó quay lại câu hỏi ở bước 2. Ví dụ: Hoạt động lớn "Tư vấn chốt sale" được chẻ thành các hoạt động nhỏ: Gọi điện cho khách, hỏi và hướng dẫn khách giải quyết vấn đề, đưa khách vào thế buộc phải mua, đưa ra lợi ích giảm giá hoặc chiết khấu hoặc tặng quà để thúc đẩy khách chuyển tiền. Từ đó, các trưởng bộ phận sẽ đưa ra được quyền như: Quyền đề xuất chính sách giảm giá, chiết khấu; quyền giảm giá, chiết khấu cho khách theo quy định. Tương tự, các bộ phận sẽ biết tham gia ở việc nào.

Xem thêm tại bài: "Không có tổ chức nào phát triển bền vững nếu quyền hạn mơ hồ, vai trò chức năng chồng chéo".

Bước 2: Từ cơ cấu tổ chức với ma trận phân quyền, ta xây quy chế.

Sau khi đã xác định được ma trận phân quyền, việc của bạn là tập hợp các quyền đó lại và bắt đầu soạn thảo ra ra quy chế. Thông thường mỗi mảng (hoặc bộ phận) của công ty sẽ có ít nhất 1 cái quy chế áp dụng chung cho toàn bộ công ty. Ví dụ như:
- Phòng kinh doanh: Quy chế kinh doanh.
- Phòng kế toán: Quy chế tài chính (công tác phí).
- Phòng nhân sự: Quy chế nhân sự (lương, đào tạo, tuyển dụng).
- Nhà máy (xưởng): Quy chế sản xuất...

Trong trường hợp nếu không rõ ràng thì ít nhất công ty nên có quy chế theo 5M: Quy chế nhân sự (man), quy chế tài chính (money), quy chế sử dụng tài sản (machine), quy chế sử dụng nguyên vật liệu (material), quy chế làm việc (method). Bên cạnh đó, thông thường, một công ty hay có 5 mảng quản trị: Quản trị điều hành, quản trị kinh doanh marketing, quản trị sản xuất dịch vụ, quản trị kế toán tài chính, quản trị hành chính nhân sự tổng hợp. Vì thế cùng với 5M, công ty nên xây quy chế cho 5 mảng quản trị này: Quy chế điều hành, quy chế kinh doanh marketing, quy chế sản xuất dịch vụ, quy chế tài chính, quy chế tổ chức.

Khi tiến hành xây dựng quy chế, bên cạnh căn cứ vào ma trận phân quyền, chúng ta còn phải căn cứ và các luật chuyên ngành để đưa ra các điều khoản cho phù hợp. Việc này hay được giao xuống cho các trưởng bộ phận. Ví dụ như trong quy chế lương sẽ không có điều khoản trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng. Cùng với đó, có thể sẽ có nhiều điều khoản trong quy chế được nhiều luật điều chỉnh. Các trưởng bộ phận cần chú ý làm việc với nhau để tránh lặp các điều. Ví dụ: Chi phí cho người lao động đi công tác. Nếu để trong quy chế tài chính thì đây là công tác phí. Để công tác phí hợp lệ cần tuân thủ đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định của luật thuế. Tuy nhiên chúng ta cũng có thể để chi phí đó vào quy chế lương thưởng. Lúc này, chi phí này có tên là phụ cấp công tác. Phụ cấp công tác thì sẽ tuân theo luật thuế thu nhập cá nhân và luật bảo hiểm.

Cuối cùng, như định nghĩa về quy chế ở trên, khi tiến hành xây dựng quy chế chuyên môn, chúng ta cần chú ý đến nội quy. Quy chế góp phần làm rõ ràng hơn các điều khoản trong nội quy. Để tránh bị chồng chéo, mỗi quy chế nên giải thích 1 số điều khoản liên quan, không sử dụng nhiều quy chế để giải thích cùng 1 điều trong nội quy.

Tái bút: Như tôi tìm hiểu, luật chỉ quy định và hướng dẫn các doanh nghiệp (tư nhân) xây dựng đến nội quy, hợp đồng lao động, thỏa ước. Còn quy chế và quy định nội bộ thì luật không có yêu cầu rõ ràng nào. Do đó doanh nghiệp có toàn quyền chủ động xây dựng quy chế chuyên môn nội bộ miễn sao không có điều khoản vi phạm pháp luật là được.

Đối với các doanh nghiệp hoặc đơn vị liên quan đế nhà nước, tôi vẫn thỉnh thoảng đọc được các công văn, thông tư hướng dẫn các đơn vị xây dựng quy chế. Ví dụ: Công văn số: 4320/LĐTBXH-TL Về việc hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp nhà nước của Bộ Lao động, thương binh và xã hội.

Nguyễn Hùng Cường