KPI – tiêu chí đánh giá hiểu quả công việc của vị trí giám đốc nhân sự

Hỏi: "Dạ em chào anh. Hiện tại em đang được giao tìm hiểu và làm tiêu chí đánh giá hiểu quả công việc của vị trí giám đốc nhân sự. Em rất mong rất được sự giúp đỡ của anh ạ. Em cảm ơn anh ạ."

Đáp: "Bạn có JD của vị trí không? Gửi mình, mình phân tách rồi đưa KPI cho bạn".

Tự nhiên nhìn câu hỏi nảy của 1 người bạn trên cộng đồng, tôi lại nhớ đến 2 thứ:
- Một là mấy bài viết về KPI của các vị trí giám đốc:
+ JD – KPI vị trí Giám đốc vận hành – COO
+ KPI cho tổng giám đốc điều hành ( CEO) là gì?
- Hai là một tình huống tương tự từ đối tác tư vấn của tôi. Họ muốn làm KPI cho vị trí giám đốc sản xuất.

Để hoàn thành được nhiệm vụ (trả lời câu hỏi) xác định KPI cho vị trí Giám đốc bất kì nói chung và vị trí Giám đốc Nhân sự nói riêng, tôi thường đi qua 3 bước:
- Bước 1: Xác định vị trí sẽ thực thi chiến lược gì
- Bước 2: Xác định công việc của vị trí
- Bước 3: Chuyển đổi chiến lược và công việc ra các thước đo KPI với 2 bước nhỏ hơn:
+ Bước 3.1. Trả lời câu hỏi công việc (hoặc chiến lược) như thế nào là đạt (đúng đủ đều), công việc (chiến lược) cần đảm bảo đích cuối liên quan trực tiếp là điều gì?
+ Bước 3.2. Chuyển đổi các câu trả lời đó thành các thước đo có dạng: Số +...; tỷ lệ + ...

Đơn giản chỉ như vậy. Giờ tôi đi vào ví dụ thực tế.

1. Xác định vị trí sẽ thực thi chiến lược gì

Chiến lược, hiểu một cách đơn giản là tập hợp các định hướng cần thực thi của doanh nghiệp. Vì thế, chiến lược nhân sự là tập hợp các định hướng về nhân sự cần thực thi của doanh nghiệp. Theo lý thuyết trong bài "Chiến lược nhân sự là gì và các mô hình của nó ?", Arthur (1992) đã đưa ra hai mô hình chiến lược nguồn nhân lực khác nhau: chiến lược gia tăng cam kết (commitment strategy) và chiến lược kiểm soát (control strategy) để các doanh nghiệp có thể cân nhắc và áp dụng.

Do với mục tiêu sử dụng ví dụ thực tế để phân tách chiến lược nên tôi tạm đưa ra 1 vài ví dụ chiến lược thực tế mà tôi thấy các doanh nghiệp hay có:
- Xây dựng hệ thống QT nâng cao hiệu suất
- Gia tăng cam kết toàn bộ
- Đảm bảo chất lượng đội ngũ

2. Xác định công việc của vị trí

Thật tiếc là chủ nhân câu hỏi đã không đưa tôi JD của vị trí. Vì thế tôi sẽ chủ động tự tìm lấy 1 JD Giám đốc nhân sự rồi làm theo các bước trên.

Đây là ví dụ mô tả công việc Giám đốc nhân sự:
1. Tham mưu, đề xuất cho Tổng giám đốc các vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự như: xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đào tạo tuyển dụng, các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động,…
2. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng cho công ty.
3. Xây dựng, bổ sung, hoàn thiện các quy trình, quy chế áp dụng trong Công ty.
4. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, phỏng vấn tuyển dụng nhân sự, tiếp nhận nhân sự, đánh giá nhân sự định kỳ,…
5. Là cầu nối giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty.
6. Quản lý, điều hành các hoạt động của nhân sự trong phòng.

Nhìn vào mô tả này tôi cũng không ưng lắm. Đây là mô tả của vị trí trưởng phòng Nhân sự nhiều hơn. Trong bài: "Giám đốc nhân sự nên làm gì?", tôi có viết công việc của giám đốc:

1. Đánh giá phân tích thực tế doanh nghiệp và đưa ra các ý tưởng chiến lược chuyên môn đúng giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán hiện tại.
2. Giám sát các hoạt động chức năng chuyên môn, dự phòng các rủi ro trong quản trị (quản trị rủi ro), đưa ra các công cụ chính sách xử lý các rủi ro chuyên môn trước khi chúng xảy ra.
3. Tiến hành thúc đẩy sự thay đổi chuyên môn của tổ chức (quản trị thay đổi) thành công thông qua một loạt các hoạt động "xử lý phản kháng".
4. Lãnh đạo nhân sự:
+ Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải quản lý (cảnh sát xấu với quản lý)
+ Khuyến khích, thúc đẩy tinh thần nhân viên (cảnh sát tốt với nhân viên cấp thấp hơn quản lý)
5. Tổ chức thực hiện chiến lược:
+ Quản lý thực hiện chiến lược (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạc thực thi chiến lược - Phân công thực thi chiến lược - Theo dõi, giám sát thực thi chiến lược - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo chiến lược.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng giám đốc làm như ký duyệt, ra quyết định, triển khai các chiến lược riêng...
6. Quản lý tài chính của mảng (nếu đc quyền).
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban lãnh đạo và công ty.

Chúng ta chỉ cần đổi từ "chuyên môn" thành "nhân sự" là ra được các công việc giám đốc nhân sự cần làm.

3. Chuyển đổi chiến lược và công việc ra các thước đo KPI với 2 bước nhỏ hơn:
+ Bước 1. Trả lời câu hỏi công việc (hoặc chiến lược) như thế nào là đạt (đúng đủ đều), công việc (chiến lược) cần đảm bảo đích cuối liên quan trực tiếp là điều gì?
+ Bước 2. Chuyển đổi các câu trả lời đó thành các thước đo có dạng: Số +...; tỷ lệ + ...

* Chuyển đổi chiến lược thành thước đo KPI:
- Chiến lược: Xây dựng hệ thống QT nâng cao hiệu suất
>> Đạt:
>>> Thước đo KPI: Thời gian hoàn thành hệ thống QTNS

- Chiến lược: Gia tăng cam kết toàn bộ
>> Đạt:chính sách tưởng thưởng hợp lý
>>> Thước đo KPI:
+ Điểm eNPS (mức độ sẵn sàng giới thiệu công ty cho người khác)
+ Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc/tổng nhân viên
>> Đạt: thường xuyên nâng cao kỹ năng
>>> Thước đo KPI:
+ Doanh thu trung bình/ 1 người
+ Tổng số tiền chi cho tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
+ Tỷ lệ thời gian nhân viên vắng mặt/ tổng thời gian làm việc lý thuyết

- Chiến lược: Đảm bảo chất lượng đội ngũ
>> Đạt: Đào tạo đủ cho nhân viên
>>> Thước đo KPI: Số buổi đào tạo nâng cao năng lực nhân viên trong năm
>> Đạt: Tuyển đủ người
>>> Thước đo KPI: Tổng số nhân viên cần có

* Chuyển đổi công việc thành thước đo KPI:
Công việc: Quản trị nhân sự
>> Đạt:
+ Đảm bảo định biên nhân sự và nâng cao hiệu suất tổ chức, happi đôi bên, nguồn nhân lực đáp ứng chiến lược
+ Đảm bảo nhân viên đáp ứng sứ mệnh của công ty (phù hợp văn hóa) và công ty cam kết với nhân viên
+ Đảm bảo vận hành tổ chức được duy trì bền vững, số liệu, dữ liệu nhân sự rõ ràng
+ Đảm bảo tối ưu nhân lực và chi phí
+ Đảm bảo phúc lợi và sự hài lòng của nhân viên
>>> Thước đo KPI:
+ Tổng doanh thu cần đạt
+ Tổng sản lượng cần đạt
+ Tỷ lệ quỹ lương/ doanh thu
+ Tỷ lệ chi phí vận hành phòng HCNS/ tổng doanh thu
+ Tổng số lượng nhân viên cần có
+ Doanh thu bình quân đầu người
+ Tỷ lệ hoàn thành KPI trung bình của nhân viên
+ Tỷ lệ nhân viên tuân thủ văn hóa (khôngvi phạm nội quy)/ tổng số nhân viên
+ Tỷ lệ số nhân viên chính thức nghỉ việc/ tổng số nhân viên chính thức
+ Điểm trung bình đồng ý giới thiệu ứng viên

* Từ các thước đo đã tìm được, tùy vào bài toán và tình huống của công ty, chúng ta chọn ra tầm 8 thước đo để đánh giá hiệu quả công việc của Giám đốc nhân sự.

Vậy là tôi đã hoàn thành xong việc xác định KPI cho vị trí giám đốc. Hi vọng giúp được bạn ít nhiều!

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản