Xác định sơ đồ vị trí và tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí của bộ phận

Hành trình triển khai cơ cấu tổ chức của bộ phận dần tăng tốc. Chúng ta bước vào giai đoạn "Xác định sơ đồ vị trí và tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí". Đây là bước số 5. Bước này giống bước 2 trong phần thượng tầng ("Xác định sơ đồ các bộ phận cần có"). Bạn đã đọc bước 2 chưa?

1. Các bước tiến hành sắp xếp, vẽ sơ đồ các vị trí:

Việc này khá dễ vì chỉ là sắp xếp các vị trí vào 1 sơ đồ sao cho logic và dễ hiểu. Câu hỏi dùng để trao đổi với trưởng bộ phận hoặc tự trả lời (nếu bạn là trưởng): "Bộ phận sắp xếp các vị trí ra sao?". Với kinh nghiệm của tôi, khi bắt đầu vẽ lại sơ đồ các vị trí, trưởng bộ phận lúc này bắt đầu mở lòng và chia sẻ về các vấn đề tồn tại của bộ phận cũng như vị trí. Bạn nào áp dụng giống như tôi và thấy đúng nhớ báo lại cho tôi biết ha.

- Bước 1: Đặt vị trí trưởng lên đỉnh, tiếp theo đặt các vị trí khác xuống dưới và sắp xếp theo thứ tự chức năng thực hiện trước sau.
- Bước 2: Kiểm tra lại xem kết quả phân tích bối cảnh bộ phận xem phù hợp với loại cơ cấu nào để vẽ đường liên kết.
+ Nếu bộ phận phù hợp và chọn cơ cấu theo kiểu không chỉ huy, chúng ta sẽ vẽ vị trí trưởng ở giữa, các vị trí khác sẽ quây tròn xung quanh. Sau đấy vẽ các nét nối các vị trí với nhau và với vị trí trưởng. Việc quây tròn và nét liền giữa các vị trí thể hiện sự bình đẳng và phối hợp giữa các vị trí.

+ Nếu bộ phận phù hợp và chọn cơ cấu theo kiểu thống nhất chỉ huy, chúng ta vẽ theo kiểu hình tháp với vị trí trưởng ở trên cùng (tầng 1), các vị trí quyền thấp hơn ở dưới (tầng 2 và các tầng thấp hơn). Nét kết nối với các vị trí là nét liền và hàm ý chỉ huy. Mỗi 1 vị trí chỉ có một nét liền nối với vị trí chỉ huy ở tầng trên.

+ Nếu bộ phận phù hợp và lựa chọn cơ cấu theo kiểu đa chỉ huy, chúng ta có 2 cách vẽ:
++ Vẽ kiểu chức năng: Vị trí trưởng ở tầng 1, vị trí tuyến dưới chỉ huy vị trí khác ở tầng 2, vị trí bị chỉ huy và và không chỉ huy vị trí nào ở tầng 3 hoặc thấp hơn. Nét kết nối giữa vị trí tầng trên với tầng dưới là nét liền. Nếu hai vị trí tầng trên cùng chỉ huy tầng dưới thì vẽ hai nét liền cùng hướng tới vị trí bị chỉ huy.
++ Vẽ kiểu ma trận: Vị trí trưởng ở tầng 1, các vị trí khác ngang hàng nhau đều ở tầng 2 và tầng dưới hơn. Tuy nhiên nếu có vị trí nào được quyền chỉ huy vị trí khác thì sẽ được bố trí nằm ở trục dọc. Sau đó chúng ta vẽ nét liền giữa vị trí ở tầng trên với các vị trí tầng dưới. Vị trí được quyền chỉ huy vị trí khác thì sẽ vẽ nét đứt nối với vị trí bị chỉ huy.

+ Nếu bộ phận lựa chọn kiểu cơ cấu hỗn hợp thì chúng ta vẽ sơ đồ theo cách kết hợp giữa trực tuyến và chức năng.

- Bước 3: Sau khi vẽ xong rồi, chúng ta lại tiếp tục kiểm tra phân tích bối cảnh để xem bộ phận có theo cơ cấu kết hợp tham mưu không? Nếu có thì ta lại vẽ thêm 1 bộ phận đặt dưới vị trí trưởng (vị trí này có thể gọi là vị trí tư vấn hoặc trợ lý hoặc phó không quân). Tiếp đến chúng ta vẽ nét liền kết nối giữa vị trí tham mưu với vị trí trưởng. Thông thường vị trí tham mưu không có quyền chỉ đạo các vị trí khác nên chúng ta không vẽ nét liền hay nét đứt kết nối giữa tham mưu với các vị trí.

2. Các nguyên tắc dùng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức.

Khi xây dựng sơ đồ các vị trí, để mọi thứ "ổn", chúng ta cần tuân theo 3 nguyên tắc:
- Thống nhất: Hợp logic, phù hợp với mục tiêu bộ phận.
- Tối ưu: Phù hợp tầm hạn quản lý (nguyên tắc phân lớp), định biên, thống nhất một đầu mối, dự phòng rủi ro.
- Hiệu quả: Đạt được mục tiêu bộ phận với chi phí thấp (tiết kiệm nguồn lực).

Xem chi tiết 3 nguyên tắc này tại bài: "Tiến hành thiết lập sơ đồ tổ chức các bộ phận trong doanh nghiệp như thế nào?"

Ví dụ sơ đồ vị trí phòng HCNS:

Và một ví dụ khác - sơ đồ vị trí phòng Sale:

Khi tập hợp các sơ đồ vị trí lại, chúng ta ra được sơ đồ các vị trí toàn công ty. Ví dụ:

3. Tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí

Để tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí, chúng ta lấy ngân sách định biên cho bộ phận và bắt đầu tính toán đưa các loại chi phí vào để cân đối ra số lượng nhân viên. Tức là bạn:
- Bước 1: Mở từng bảng tính toán chi phí riêng của các bộ phận ra.
- Bước 2: Nhập các dữ liệu chi phí (lương thưởng, vận hành, quản lý) dự kiến vào bảng tính.
- Bước 3: Tính tổng các chi phí dự kiến sau khi đã nhập dữ liệu.
- Bước 4: Tính tồn (thừa hay thiếu) giữa ngân sách dự kiến và chi phí dự kiến.
- Bước 5: Điều chỉnh thêm bớt chi phí dự kiến theo tồn ở bước 4. Nếu tồn dương thì bộ phận còn ngân sách và có thể thuê thêm người. Nếu tồn âm thì bộ phận đã chi quá ngân sách, cần phải bớt người hoặc bớt chi phí.

Ví dụ dưới đây là sheet phòng Marketing:

Trong sheet có các nội dung:
- % ngân sách / doanh thu dự kiến của phòng Marketing: Lấy từ sheet Doanh thu chi phí dự kiến
- Ngân sách/ Quỹ cho hoạt động trung bình tháng: (Tổng doanh thu dự kiến cả năm / 12 tháng) * % ngân sách của bộ phận Marketing
- Các dòng tiếp theo là dùng để tính toán chi phí:
+ Chúng ta nhập tên tất cả các nhân viên của phòng Marketing và điền các loại chi phí tương ứng với từng người (Lương, thưởng, chi phí vận hành, chi phí quản lý...). Chúng ta có bao nhiêu loại chi phí thì đưa hết vào. Ví dụ như chi phí phòng marketing bao gồm cả các chi phí dành cho các chiến dịch Marketing. Phòng kinh doanh thì có chi phí tiếp khách, chiết khấu...
+ Có hết các chi phí, ta tính tổng chi phí cho từng người. Tiếp đó là tính tổng chi phí cho cả phòng bằng cách cộng chi phí từng người một.

- Dưới cùng, chúng ta có dòng tính tồn (thừa hay thiếu) giữa ngân sách dự kiến và chi phí dự kiến. Nếu tồn dương thì bộ phận còn ngân sách và có thể thuê thêm người. Nếu tồn âm thì bộ phận đã chi quá ngân sách, cần phải bớt người hoặc bớt chi phí.

Cứ đi từng phòng tính toán là chúng ta sẽ ra được số lượng người dự kiến cần. Sau rốt là chúng ta ra được định biên nhân sự bộ phận.

Tôi cũng sẵn tiện làm cái file mẫu để bạn tham khảo. Vui lòng click vào link dưới.

Linkdownload: File dinh bien nhan su chi phi va tinh thu chinh sach cho toan cong ty.xlxs

Lưu ý: Đây là cách tôi hướng dẫn bạn cách ước tính số lượng nhân viên thông qua chi phí. Ngoài cách này, chúng ta còn có thể ước tính số lượng người thông qua một số cách khác (vui lòng xem bài "Người ta thường dùng những cách gì để định biên nhân sự?")

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản