Xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí

Trong quá trình triển khai xây dựng cơ cấu tổ chức bộ phận ở các đối tác, tôi nhận ra một điểm chung của các quản lý đó là thường phân việc theo người. Họ thấy một nhân viên tên A với khả năng làm được việc a nên tạo ra vị trí có tên A'. Tương tự, có nhân viên tên B liền tạo ra vị trí B'. Cách làm này được gọi là "việc theo người", đến khi người không có thì vị trí mất. Ví dụ gần đây nhất, trưởng phòng mua hàng công ty đối tác tôi đang tư vấn, lúc đầu khi làm cơ cấu tổ chức bộ phận, chị xác định cần có một phó phòng. Sau khi làm xong từ việc phân tích, phân việc, phân quyền, chị bảo để chị về hỏi ý kiến nhân viên. Lần sau gặp, chị bảo tôi rằng nhân viên (bạn mà chị nhắm sẽ làm phó phòng) nói không đồng ý làm vị trí đó. Vì thế chị bỏ vị trí phó phòng trong cơ cấu tổ chức mới xây và làm lại. Mặc dù tôi đã trao đổi với chị về việc bản thân là người có công việc "trị quốc", nên cần thiết lập "luật chơi". Một trong các luật chơi là vị trí công việc cần có để giúp bộ phận hoàn thành mục tiêu và chức năng được giao. Chị không cần phải nhìn nhân viên để tạo ra các vị trí. Thiếu người, bộ phận có thể bổ sung. Chị không chịu, nhất quyết đòi phân tích và làm lại cơ cấu. Thân làm người cung cấp dịch vụ tư vấn, hướng dẫn tôi đã làm, trao đổi cũng đã xong nhưng quan điểm của đối tác nhất quyết vậy thì tôi "chiều" và tính toán lại phương án tối ưu nhất để bộ phận hoàn thành mục tiêu. Việc thay đổi này cũng không ảnh hưởng gì đến thuần phong mỹ tục hay rủi ro luật lệ nên cũng không cần phải quá cứng nhắc với đối tác.

Bạn thấy đó, đây là một thực tế. Và nếu được khuyên bạn, tôi đề xuất bạn xây vị trí trước rồi đắp người sau. Người đi nhưng vị trí vẫn còn. Viết đến đây, tự nhiên tôi nhớ đến một số chuyên gia hay nói câu này "Con người đi trước, công việc theo sau". Đây là nguyên lý quản trị nổi tiếng từ cuốn sách Từ Tốt Đến Vĩ Đại của Jim Collins. Nguyên lý này khẳng định nhà lãnh đạo phải chọn đúng người vào đội ngũ trước, rồi mới tính đến chiến lược, tầm nhìn hay công việc, giúp tổ chức thích ứng linh hoạt và bền vững. Bạn có thấy sự mâu thuẫn giữa 2 quan điểm này?

Theo tôi, khi đọc kĩ sách, tác giả dường như đang nói về yếu tố phù hợp về văn hóa chứ không phải là không có công việc hoặc chờ người mới bắt đầu có công việc. Hãy đọc tóm tắt về sách như sau:

Đoạn 1: "Việc đầu tiên những nhà lãnh đạo khởi xướng quá trình chuyển đổi từ tốt đến vĩ đại làm không phải là định hướng xem sẽ lái chuyến xe buýt đi đâu rồi kêu gọi mọi người lên xe. Không, đầu tiên họ tìm cho đúng người để mời lên xe (và mời những người không phù hợp xuống xe), rồi mới nghĩ xem sẽ lái chiếc xe về đâu. Có 3 lý do cho việc này:
- Nếu bạn bắt đầu với “ai”, rồi mới tới “cái gì”, bạn sẽ dễ dàng thích nghi với môi trường thay đổi. Nếu người ta tham gia vào chuyến xe chỉ vì chuyện nó đang đi đến đâu, thì chuyện gì sẽ xãy ra nếu bạn đi được 10 cây số thì bạn lại muốn đổi hướng? Lúc đó bạn sẽ gặp rắc rối ngay. Nhưng nếu người ta lên xe vì quan tâm đến những người cũng có mặt trên đó, thì sẽ dễ dàng đổi hướng.
- Nếu bạn chọn đúng người trên xe, sẽ không có việc phải thúc đẩy hay quản lý con người. Một người phù hợp không cần được quản lý hay thúc đẩy, họ sẽ tự cảm thấy thôi thúc bởi một động lực bên trong.
- Tầm nhìn vĩ đại mà không có con người vĩ đại cũng trở nên vô nghĩa."

Đoạn 2: "Những công ty vĩ đại luôn tuyển đúng người, và có khả năng giữ những người thích hợp. Việc tuyển người của các công ty vĩ đại khắc nghiệt chứ không tàn nhẫn. Họ không xem việc cắt giảm nhân sự, tái cấu trúc công ty như là chiến lược đầu tiên để cải thiện hiệu suất. Có 3 nguyên tắc khi tuyển người và sử dụng người trong những công ty vĩ đại:
- Khi còn do dự, đừng tuyển vội và tiếp tục tìm kiếm. Các công ty vĩ đại không theo đuổi mô hình quản trị “thử nhiều người, chọn một người". Thay vào đó, họ áp dụng phong cách sau: "Hãy dành thời gian khắc nghiệt tuyển những người A+ ngay từ đầu".
- Giao cho người giỏi nhất có cơ hội tốt nhất, chứ không phải vấn đề lớn nhất.
- Khi biết phải thay đổi nhân sự, hãy hành động ngay. Do dự để người không phù hợp vẫn làm việc là không công bằng với những người phù hợp. Tệ hơn là điều này có thể đẩy những người phù hợp ra đi. Hai câu hỏi sau sẽ giúp bạn. Thứ nhất, nếu đây là quyết định tuyển người (chứ không phải là "liệu người này có phải ra đi không?"), liệu bạn có tuyển người này không? Thứ hai, nếu người này đến gặp bạn để nói rằng họ muốn ra đi để theo đuổi một cơ hội mới tốt hơn, liệu bạn cảm thấy rất thất vọng hay trong lòng lấy làm mừng rỡ?"

Nguồn tóm tắt: Web Học viện Quản lý PACE.

Tại sao tôi lại nhận xét rằng tác giả đang muốn nói là "cần tìm, tuyển và giữ người phù hợp văn hóa" vì đoạn 1 nói rõ và "không phải là không có công việc hoặc chờ người mới bắt đầu có công việc" vì đoạn 2. Đoạn 2 cho tôi liên tưởng đến một công ty có đường đi, nước bước, có văn hóa và công việc rõ ràng.

Tiếp nữa, khi đọc sách thì cần phải nhìn vào tác giả và bối cảnh quyển sách. Sách viết về những công ty chuyển đổi từ tốt đến vĩ đại. Tức nó là công ty rồi. Đồng nghĩa đã có mọi thứ trước đó: văn hóa, chiến lược, công việc. Do đó họ có thể đi theo hướng "Con người đi trước, công việc theo sau". Công ty nhỏ, công ty mới cần cân nhắc trước khi áp dụng lời khuyên này.

Với cá nhân, tôi vẫn giữ quan điểm của tôi: Mọi thứ cần phải được tính toán trước (văn hóa, chiến lược, cơ cấu tổ chức), sau đó mới tìm đúng người phù hợp văn hóa (giá trị văn hóa lõi) vào đội ngũ. Chứ một người không dự tính được chiến lược, tầm nhìn hay công việc, kiểu không biết làm gì mà đi chọn đúng người vào đội ngũ thì chắc không ai dám tham gia.

Quay trở lại với chủ đề của bài: Xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí, đây là bước số 4 trong hành trình xác định cơ cấu tổ chức của 1 bộ phận.

1. Chức năng là gì?

Để xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí, cũng như bao lần, chúng ta cùng thống nhất định nghĩa:
- Chức năng là một thuật ngữ trong quản trị nhân sự, có nghĩa là: Công việc hoặc hoạt động. Chức năng thường gắn với bộ phận với ý nói rằng: Hoạt động chuyên môn lớn của bộ phận.
- Nhiệm vụ: Là công việc cần làm để thực hiện chức năng. Nhiệm vụ là tập hợp các công việc nhỏ diễn giải chi tiết hơn các công việc lớn (chức năng). Nhiệm vụ đi với vị trí.
- Trách nhiệm: Là các nhiệm vụ (công việc) thuộc về vị trí và vị trí đó nhận toàn bộ hoặc một phần kết quả, rủi ro của công việc.

Bạn đã cùng góc nhìn với tôi? Nếu rồi, chúng ta đi tiếp đến phần hướng dẫn các bước xác định chức năng.

2. Các bước xác định chức năng của bộ phận:

2.1. Lấy chức năng của bộ phận từ thượng tầng

Công việc này thực ra không khó khăn gì vì đã được chúng ta triển khai khi làm ma trận chức năng, phân quyền và phối hợp các bộ phận trong toàn công ty. (Xem thêm tại bài "Không có tổ chức nào phát triển bền vững nếu quyền hạn mơ hồ, vai trò chức năng chồng chéo"). Chúng ta chỉ cần mở ma trận ra rồi sau đó sao chép nội dung ở cột tương ứng với bộ phận định xây cơ cấu vào một bảng riêng là được. Hoặc chúng ta làm ngược lại, tạo ra một bản sao của ma trận chức năng, phân quyền, phối hợp các bộ phận, xóa các cột tương ứng với bộ phận. Rồi sau đó lưu văn bản đó lại với tên văn bản là Cơ cấu tổ chức bộ phận A nào đó.

Ví dụ: Dưới đây là các chức năng được phân bổ cho phòng HCNS tổng hợp theo kí hiệu C1 (chịu trách nhiệm chính cho bộ phận) T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy cônng việc) H (hỗ trợ, cung cấp thông tin) từ ma trận chức năng toàn công ty:
Chức năng - HCNS tổng hợp
- Thu chi thanh toán - T
- Duy tri cơ sở vật chất, an toàn lao động, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường - C1
- Lễ tân, đón tiếp khách, quản lý công văn, giấy tờ, văn thư - C1
- Quản trị mạng, phần mềm - C1
- Rà soát tuân thu pháp luật - C1
- Lập kế hoạch chiến lược - T
- Quản trị thay đổi, rủi ro - T
- Xây dựng dựng hệ thống QT - T
- Tuyển - C1
- Dạy - C1
- Dùng - C1
- Giữ - C1
- Thải - C1

2.2. Làm rõ và viết lại chức năng của bộ phận

Sở dĩ cần có bước này vì nếu cứ bê nguyên các chức năng từ ma trận chức năng công ty thì nội dung sẽ sơ sài, người đọc sẽ thấy cụt và khó hiểu. Để ra được các chức năng, tôi tiến hành các bước nhỏ sau:
* Bước 1: Tách các chức năng bộ phận được lấy từ ma trận chức năng thành 2 nhóm: Chức năng chính và chức năng quản lý (hỗ trợ).
* Bước 2: Viết lại và bổ sung chức năng. Tôi hay sử dụng các câu hỏi để trao đổi với trưởng bộ phận:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người. Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Ví dụ như các công việc nhân sự là: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của một nhân viên trong tổ chức.

Phân tích được dòng chảy nhân lực, việc viết chức năng HCNS trở thành đơn giản hơn. Kết quả ra như sau:
A Chức năng chính
1 Quản trị hành chính
- Duy tri an toàn lao động, an ninh trật tự, chấm công và vệ sinh môi trường toàn công ty
- Lễ tân, đón tiếp khách, quản lý công văn, giấy tờ, văn thư, con dấu
- Mua bán, quản lý, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất, VPP toàn công ty
2 Quản trị mạng, phần mềm
3 Soản thảo văn bản va rà soát tuân thủ pháp luật
4 Quản trị nhân sự
- Tiến hành thu hút, tuyển chọn, thử việc nhân viên
- Triển khai đào tạo, truyền thông nội bộ, tổ chức teambuilding
- Quản lý thực hiện, đánh giá công việc
- Tính công, trả lương, thực hiện các thủ tục chế độ, BHXH
- Theo dõi thông tin nhân sự, xử lý quan hệ lao động, nghỉ việc, kỷ luật
B. Chức năng hỗ trợ/ quản lý bộ phận
5 Quản lý thu chi thanh toán, hoàn ứng, tạm ứng của bộ phận
6 Tham mưu. lập kế hoạch chiến lược, quản trị thay đổi, rủi ro, xây dựng dựng hệ thống QT chuyên môn
7 Duy tri cơ sở vật chất, an toàn lao động, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường của bộ phận
8 Quản lý nhân sự của bộ phận

Lưu ý: Khi viết chức năng, chúng ta dùng cấu trúc: Động từ + cụm từ.

3. Phân bổ chức năng xuống vị trí (xác định nhiệm vụ cho các vị trí):

Có được chức năng hoàn chỉnh cho bộ phận, việc tiếp theo là chúng ta bắt đầu tiến hành phân bổ các chức năng đó xuống làm nhiệm vụ cho vị trí. Chúng ta đặt các vị trí vào các cột và đi từng dòng chức năng rồi đặt câu hỏi cho trưởng bộ phận:
- Trưởng bộ phận có phải chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ công việc của bộ phận? Nếu có đánh chữ C tại ô giao giữa dòng chức năng và cột vị trí trưởng. Đây là câu hỏi tôi hay hỏi đầu tiên khi tiến hành phân bổ để cài đặt vào đầu trưởng bộ phận ý nghĩ: Họ là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ công việc của phòng.
- Chức năng này được trưởng bộ phận phân thế nào? Vị trí nào chịu trách nhiệm cho 1 nhóm trước bộ phận? Đánh chữ C1 vào ô giao giữa vị trí và chức năng nếu có vị trí đó. Vị trí nào chịu trách nhiệm cá nhân và trực tiếp triển khai công việc? (Đánh chữ T nếu có). Vị trí nào hỗ trợ khi rảnh và cung cấp thông tin? (Đánh chữ H nếu có).
Cứ đi lần lượt từng chức năng cho đến khi hết là chúng ta hoàn thành việc phân bổ nhiệm vụ.

Ví dụ:
Chức năng - TP HCNS - HCNS
+ Tiến hành thu hút, tuyển chọn, thử việc nhân viên - C - T
+ Triển khai đào tạo, truyền thông nội bộ, tổ chức teambuilding - C - T
+ Quản lý thực hiện, đánh giá công việc - C
+ Tính công, trả lương, thực hiện các thủ tục chế độ, BHXH - C - T
+ Theo dõi thông tin nhân sự, xử lý quan hệ lao động, nghỉ việc, kỷ luật - C - T
Trong 5 chức năng trên, vị trí TP HCNS phải chịu trách nhiệm cho tất cả, còn vị trí HCNS thì chỉ tham gia vào 4 (không làm việc Quản lý thực hiện, đánh giá công việc).

C-T-H là viết tắt của: C (Chị trách nhiệm chính), T (Tham gia vào thực hiện), H (Hỗ trợ, cung cấp thông tin)

Nguyễn Hùng Cường