Xác định quyền bộ phận và phân quyền cho các vị trí

Xin kể bạn nghe chuyện cá nhân gia đình tôi 1 chút. Tạm gọi là chuyện "tề gia". Tôi có 2 con trai. Cậu lớn cách cậu bé 5 tuổi. 2 vợ chồng nuôi dạy 2 đứa. Cho đến một ngày, cậu em được khoảng 5 tuổi thì tôi quyết định đã đến lúc phải giao nhiệm vụ trông em cho cậu anh. Nghĩ là làm. Tôi giao việc xong thì hí hửng nghĩ: Vậy là mình bắt đầu nhàn rồi. Nhưng không! Việc phát sinh bắt đầu. Cậu em hơi tí lại mách bố là anh không cho làm cái này cái kia. Còn cậu anh lại hay hỏi bố về việc con làm thế này thế kia với em có được không? Tôi khá bất ngờ và tự đặt câu hỏi: Điều gì đang xảy ra? Hóa ra lời giải ở chỗ: Tôi giao việc nhưng không giao quyền. Do đó cậu em nghĩ vẫn còn cửa để không nghe lời anh, còn cậu anh thì loay hoay không biết thế nào là đúng. Tìm ra nguyên nhân, tối đến, tôi họp 2 anh em và tiếp tục làm động tác tiếp theo: Giao quyền. Tôi bảo 2 anh em: Anh lớn có nhiệm vụ trông và bảo vệ em nên có quyền được chỉ đạo em khi bố mẹ không có mặt ở đó. Anh có quyền dùng hình phạt với em nếu em không nghe lời nhưng chú ý không được lạm dụng. Em bé phải nghe lời và tôn trọng anh. Nhất là khi không có mặt bố mẹ, em phải nhất định nghe anh. Tiếp đến, sau khi giao việc và giao quyền, tôi gặp riêng 2 anh em để hướng dẫn từng người. Ví dụ như hướng dẫn anh cách dùng ân và uy để lãnh đạo em. Hướng dẫn cậu em cách để trao đổi đàm phán với anh. Mọi thứ sau đấy yên ổn hơn với tôi và gia đình.

Vừa rồi, tôi đã kể về cách tôi ứng dụng quản trị nhân sự, cụ thể ở đây là giao quyền trong quản trị gia đình. Tương tự, với một đơn vị to hơn như một bộ phận, chúng ta cũng cần phải như vậy: Giao việc là phải giao quyền. Xác định quyền bộ phận và phân quyền cho các vị trí là công việc trong bước số 6 trong hành trình nâng cấp cơ cấu tổ chức 1 bộ phận. Chúng ta cần triển khai như sau:

1. Quyền hạn là gì?

Quyền là những việc hoặc hoạt động được phép làm, chủ động thực hiện không cần xin phê duyệt hoặc yêu cầu, cho phép ai đó làm theo ý muốn chủ quan nhưng không phải bắt buộc thực hiện liên tục. Ví dụ: Quyền duyệt nghỉ phép cho nhân viên = việc được phép và chủ động cho nhân viên nghỉ phép. Quyền khác với công việc (nhiệm vụ). Công việc là các hoạt động bắt buộc phải thực hiện khi đạt được điều kiện nào đó như yêu cầu. Ví dụ: Công việc duyệt nghỉ phép cho nhân viên = hoạt động xem và phê duyệt đơn nghỉ phép của nhân viên. Nếu bạn có quyền cho nhân viên nghỉ thì nhân viên sẽ được nghỉ. Nếu bạn chỉ có quyền đề xuất cho nhân viên nghỉ thì đơn của nhân viên sẽ được chuyển sang bên tiếp theo.

2. Cách xác định quyền hạn cho bộ phận:

Giống như phần chức năng ở trên, khi xác định quyền hạn cho bộ phận, chúng ta chỉ cần lấy các quyền đã được phân bổ cho bộ phận từ ma trận phân quyền toàn công ty. Ví dụ dưới đây là các quyền của phòng HCNS tổng hợp được lấy ra từ ma trận phân quyền toàn công ty:

Chức năng - Quyền của phòng HCNS tổng hợp
+ Thu chi thanh toán - Quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS
+ Duy tri cơ sở vật chất, an toàn lao động, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường - Quyền từ chối làm khi thấy nguy cơ mất an toàn lao động xảy ra
+ Tuyển - Quyền duyệt tuyển nhân viên mới vào bộ phận; Quyền yêu cầu giải trình về việc không tiếp nhận nhân viên mới; Quyền yêu cầu bộ phận nhận nhân viên mới vào vị trí cần tuyển sau 3 lần thử việc
+ Dạy - Quyền đề xuất nội dung đào tạo chuyên môn cho bộ phận và công ty
+ Dùng - Quyền sử dụng, điều động nhân lực của bộ phận; Quyền điều động nhân viên toàn công ty
+ Giữ - Quyền đề xuất chế độ lương thưởng cho nhân viên bộ phận và công ty
+ Thải - Quyền đề xuất kỷ luật nhân viên bộ phận và công ty

Thông thường, nếu ở phần thượng tầng, lúc làm ma trận phân quyền kĩ càng thì khi xuống bộ phận, chúng ta sẽ rất nhàn vì chỉ cần tách các quyền đó ra là xong. Tuy nhiên trong trường hợp nếu chưa được làm kĩ, chúng ta dùng 5M để làm rõ hơn các quyền. 5M còn gọi là mô hình 5 nguồn lực. Mô hình này ứng dụng trong QTNS ở chỗ phân quyền. Tức chúng ta có thể phân quyền theo 5M. 5M bao gồm:
- Money - Tài chính (Tài lực)
- Merterial - Nguyên vật liệu đầu vào
- Machine - Máy móc công dụng cụ (Vật lực)
- Man - Nhân lực
- Method - Phương pháp triển khai công việc
Với từng M ở trên, chúng ta hỏi trưởng bộ phận: Để triển khai công việc suôn sẻ thì ở M này (ví dụ Money - tài chính), bộ phần cần và được quyền quyết gì?

Vui lòng xem bài: "Cách xác định quyền cho các bộ phận" để biết rõ hơn cách xác định quyền cho bộ phận.

3. Phân bổ quyền hạn của bộ phận cho các vị trí:

Cùng giống như quá trình phân bổ quyền trong ma trận phân quyền ở phần thượng tầng, để phân bổ quyền của bộ phận xuống các vị trí, chúng ta tạo ra 1 bảng (ma trận) gồm có dòng là các quyền được công ty giao cho bộ phận, cột là các vị trí có trong bộ phận (đứng đầu từ trái qua là trưởng bộ phận, rồi đến các cấp thấp hơn).

Có bảng phân quyền của bộ phận, ta bắt đầu tiến hành như sau:
- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ công việc của bộ phận nên quyền của bộ phận được coi là quyền của trưởng.
- Trong các quyền của trưởng, nếu có quyền nào thuộc nhóm đề xuất thì sẽ có thêm quyền quyết định phê duyệt các đề xuất liên quan ở tuyến vị trí dưới trong bộ phận.
- Chúng ta đi tới từng dòng quyền và đặt câu hỏi với trưởng: Quyền này được phân bổ cho vị trí nào và giới hạn quyền đến đâu?

Lưu ý:
- Quá trình phân quyền, chúng ta cần ngồi với trưởng bộ phận. Nếu có thêm các nhân viên trong bộ phận càng tốt. Có như vậy thì các nhân viên đều rõ quyền của mình.
- Trưởng bộ phận là người phân quyền xuồng cho các vị trí.
- Có thể xảy ra tình trạng trưởng bộ phận giao hết quyền xuống cho các cấp dưới hơn. Điều này dẫn tới có thể xảy ra tình trạng trưởng mất kiểm soát và phó mặc mọi thứ. Vì thế chúng ta cần can thiệp và đề nghị trưởng bộ phận giữ lại một số quyền chỉ trưởng mới được quyết định. Ví dụ như các quyền quyết định về nhân sự, quyền quyết định về các vấn đề lớn như chiết khấu ở mức cao nhất...
- Nếu được chúng ta nên gom các quyền lại theo nhóm 5M cho dễ nhìn.

Ví dụ ma trận phân quyền bộ phận:
Nhóm quyền - Quyền của bộ phận - Quyền của TP HCNS - Quyền của HCNS
1. PP làm việc - Quyền từ chối làm khi thấy nguy cơ mất an toàn lao động xảy ra - Quyền từ chối làm khi thấy nguy cơ mất an toàn lao động xảy ra - Quyền từ chối làm khi thấy nguy cơ mất an toàn lao động xảy ra.
2. Tài chính - Quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS - Quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS - Quyền đề xuất tạm ứng hoàn ứng, chi cho cá nhân.
3. Máy móc - Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho bộ phận - Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho bộ phận - Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho cá nhân.

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản