Nội quy và quy định chuyên môn của bộ phận được xây như thế nào?

Hành trình "làm" (xây dựng, tái thiết, nâng cấp) cơ cấu tổ chức của chúng ta đã đi đến bước cuối cùng trước khi triển khai áp dụng. Sau khi hoàn thành ở phần thượng tầng, chúng ta đã có được các văn bản như nội quy lao động, quy chế chung. Giờ chúng ta đi tiếp tới từng bộ phận và bắt đầu hoàn thiện các văn bản quy định - nội quy và quy định chuyên môn của bộ phận (phần hạ tầng).

1. Nội quy bộ phận

Nội quy bộ phận: Là văn bản chứa những nội dung, các điều bắt buộc áp dụng trong nội bộ một tổ chức, đòi hỏi mọi người thuộc đối tượng nói đến phải tuân thủ, nghiêm chỉnh thực hiện. Nội quy bộ phận tương tự như quy định nhưng thiên về các nội dung giống như trong nội quy công ty (tác phong, giờ giấc, kỷ luật...). Vì thế, công việc của chúng ta là lấy nội dung từ nội quy lao động (nội quy công ty) và thêm 1 số điều khoản riêng dành cho bộ phận.

Nội quy bộ phận, nếu có bổ sung thêm thì thường gắn với quan điểm của trưởng. Họ có cách làm việc, tác phong và ứng xử ra sao, chúng ta dựa trên đó để thêm vào. Ngoài ra, nội quy có thể cũng là sự thỏa thuận nội bộ giữa các thành viên của phòng (bộ phận) về một vấn đề chung nào đó ví dụ như thỏa thuận về nộp quỹ chung khi vi phạm nội quy. Tuy nhiên, nếu quan điểm và quy định nội bộ mà mâu thuẫn với nội quy công ty thì điều khoản đó sẽ bị vô hiệu. Vì thế phòng nhân sự cần rà soát để tránh xảy ra tình trạng "phép vua thua lệ làng". Ví dụ cụ thể là việc thu tiền của các thành viên nội bộ. Luật lao động cấm công ty có hành vi trừ tiền hay thu tiền lương của người lao động. Do đó, câu từ ghi trong nội quy cũng cần phải lưu ý. Bên cạnh đó, ta cũng nên cân nhắc lợi và hại khi bộ phận có lập quỹ riêng. Hại là dễ dẫn tới việc bộ phận có văn hóa riêng. Lợi là bộ phận có thể tự chủ trong việc duy trì và kết nối nhân viên với nhau.

Chi tiết về quy định của quỹ, chúng ta sang phần xây dựng quy định chuyên môn của bộ phận.

2. Quy định chuyên môn của bộ phận

2.1. Dựa trên quy trình:

Để xây dựng được quy định bộ phận, tôi thường hay dựa trên quá trình làm quy trình để bắt đầu viết ra những điều khoản. Chúng ta xem công việc chuyên môn của vị trí bắt đầu từ đâu, tiếp theo thế nào và nó dẫn tới đâu? Chỗ nào vị trí A được ra quyết định? Với mỗi chỗ ra quyết định đó, chúng ta kiểm tra xem nó thuộc nhóm chuyên môn nào, rồi đưa nội dung quyết định đó vào quy định chuyên môn tương ứng.

Nội dung của các điều khoản quy định được chốt thông qua trao đổi khi trả lời 2 câu hỏi sau:
+ Nếu xảy ra điều kiện này thì dẫn tới điều gì? Nếu không thì sao?
+ Ở bước nhỏ này, hay xảy ra rủi ro gì? Cách khắc phục rủi ro?

Ví dụ: Chúng ta có bộ phận bảo vệ với quy trình đi tuần với các bước: Nhận yêu cầu giao ca -> Chuẩn trang thiết bị an ninh -> Đi kiểm tra an ninh theo lịch trình trong kế hoạch -> Xảy ra sự cố an ninh -> Đánh giá tình hình ->
+ Nếu có thể xử lý được -> Lập biên bản an ninh -> Quay trở về quầy gác -> Viết báo cáo an ninh.
+ Nếu không thể xử lý được -> Báo cho các bên liên quan -> Quay trở về quầy gác -> Viết báo cáo an ninh.

Từ quy trình, chúng ta ra: QUY ĐỊNH VỀ KIỂM TRA VÀ XỬ LÝ CÁC VẤN ĐỀ MẤT AN NINH
Căn cứ theo đánh giá và đề nghị của bộ phận Bảo vệ, Ban giám đốc quy định:
1. Đi tuần cần phải mang đầy đủ trang thiết bị, bảo hộ theo quy định.
2. Bảo vệ cần có trách nhiệm đi tuần, kiểm tra giám sát, phát hiện các dấu hiệu mất an ninh trật tự.
3. Bảo vệ cần ghi chép nhật ký an ninh hàng ngày.
4. Khi phát hiện các sự cố, nếu:
- Trường hợp vụ việc đã xảy ra và không thể xử lý ngay trực tiếp, bảo vệ cần lập biên bản ghi nhận lại sự việc và báo cáo lên cấp trên.
- Các tình huống có thể xử lý tại chỗ:
o Người gây rối, ẩu đả: Bảo vệ cần ngăn chặn các bên, đưa họ ra khỏi hiện trường và khu vực kho.
o Cháy nổ, chập điện, rò nước: Bảo vệ xử lý theo hướng dẫn tại chỗ, sau đó thông báo cho cấp trên.
o Phát hiện người lấy cắp hàng hóa, vật tư trong tổng kho: Lập biên bản, lưu bằng chứng và báo lên cấp trên, công an.

2.2. Kết hợp với nội dung của các quy chế toàn công ty:

Cùng với đó, kết hợp với nội dung của các quy chế toàn công ty, quy định riêng về từng mảng việc cũng như quy định về chuyên môn được hình thành. Ví dụ, chúng ta có quy chế tài chính với điều khoản: "Các bộ phận được cung cấp ngân sách và thực hiện các hoạt động chi tiêu trong ngân sách được cho phép" thì tại quy định chi tiêu nội bộ của phòng Nhân sự có điều khoản: "Phòng nhân sự được cấp 3% số tiền doanh thu làm ngân sách hoạt động. Trong trường hợp chi vượt quá định biên ngân sách, bộ phận sẽ không được duyệt thêm các khoản chi".

Tương tự, ta có quy chế lương thưởng công ty với điều khoản: "Tổng thu nhập của người lao động = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng P3. Trong đó, thưởng P3 được quy định chi tiết tại Quy định thưởng của từng bộ phận". Khi đó, cửa hàng sẽ có quy định thưởng hoa hồng cửa hàng kinh doanh với điều khoản: "Thưởng hoa hồng kinh doanh tại cửa hàng = 5% doanh thu nhân viên mang về".

2.3. Phối hợp với ma trận phân quyền các vị trí của bộ phận:

Việc xây dựng quy định nội bộ không chỉ dựa vào quy chế toàn công ty, và quy trình mà còn dựa vào ma trận phân quyền của bộ phận. Chúng ta sẽ dựa trên các quyền liên quan đến chuyên môn để ra quy định về chuyên môn của bộ phận.

Ví dụ cụ thể: Chúng ta có ma trận phân quyền của phòng HCNS như sau:

Phân loại - Quyền của bộ phận - Quyền của vị trí TP HCNS - Quyền của vị trí HCNS
Tài chính - Quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS - Quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS - Quyền đề xuất tạm ứng hoàn ứng, chi cho cá nhân.
Máy móc Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho bộ phận - Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho bộ phận - Quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho cá nhân.

Từ ma trận phân quyền, quy định nội bộ của phòng HCNS:
1. Về chi tiêu và quản lý tài chính bộ phận: Trưởng phòng HCNS có quyền được duyệt chi với các khoản thanh toán <0,5 triệu phục vụ công tác HCNS. Các cán bộ nhân viên của bộ phận được quyền đề xuất tạm ứng hoàn ứng, chi cho cá nhân.
2. Về công cụ dụng cụ máy móc của bộ phận: Sau khi nhận công cụ dụng cụ máy móc do công ty bàn giao, trưởng phòng HCNS có quyền quyết định sử dụng tài sản một cách phù hợp. Cán bộ nhân viên bộ phận có quyền quyết định sử dụng tài sản được phân bổ cho cá nhân.

Cứ vậy, chúng ta có các quy định riêng hay còn gọi là quy định chuyên môn cho tường bộ phận:
- Quy định về lương thưởng nội bộ bộ phận.
- Quy định về đánh giá nội bộ bộ bộ phận.
- Quy định nội bộ về tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng bộ bộ phận...

Cuối cùng, khi viết 1 bản quy định, nội quy, bạn chú ý văn bản thường có cấu trúc với các phần:
► Phạm vi và đối tượng điều chỉnh:
► Nguyên tắc, mục đích
► Giải thích từ ngữ
► Các điều khoản trong
► Điều khoản thi hành

Chúc bạn xây dựng thành công!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản