Nguyên tắc xây dựng chuỗi giá trị là gì?

Câu hỏi "Nguyên tắc xây dựng chuỗi giá trị là gì?" này được gửi cho tôi từ 3 hôm trước bởi 1 bạn đồng nghiệp. Lúc đầu tôi hơi bất ngờ vì không đâu bạn lại vào hỏi như vậy. Sau một chốc trao đổi, hóa ra tình huống của bạn được tôi tổng hợp lại như sau:

"Công ty em làm về lĩnh vực xử lý NT. Chiến lược ở đây không có, hoặc có rất mờ. Hệ thống chưa có. Các phòng ban không nhìn thấy dc mắt xích của mình trong 1 chuỗi hoạt động lớn của công ty. Ngoài ra bên em làm theo dự án nên muốn áp chuẩn cho các dự án đều như nhau về mặt chất lượng, kiểm soát....

Để giải quyết những việc trên, em xây dựng chuỗi giá trị với 2 mục đích:
1. Rà soát cơ cấu tổ chức, Xây dựng chức năng nhiệm vụ phòng ban
2. Xây dựng hệ thống quy trình văn bản quản trị

Tuy nhiên em đang bị phân vân về các bước trong chuỗi của em. Nên em muốn hỏi về mặt nguyên tắc chung khi xây dựng chuỗi. Chuỗi giá trị là gốc còn lại tất nhiên nó các công cụ khác đi kèm nữa. Em đang tự làm một mình."

Tôi nghe tình huống xong, có một chút buồn vì bạn là học viên của 2 lớp chuyên sâu do tôi đứng chia sẻ là BSCvsKPI - Kỹ thuật xây dựng triển khai hệ thống quản trị hiệu suất và 3Ps - Kỹ thuật xây dựng triển khai hệ thống thu nhập lương 3P. Trong 2 lớp tôi đều có 2 - 3 buổi để các học viên hiểu được chiến lược trên góc nhìn Quản trị Nhân sự.

Trong buổi tìm hiểu về chiến lược, khi chia sẻ là tôi nhắc học viên rằng CÔNG TY NÀO CŨNG CÓ CHIẾN LƯỢC CẢ ... CHỈ CÓ ĐIỀU NÓ HIỆN HỮU HAY KHÔNG MÀ THÔI!!!. Sau đấy tôi hướng dẫn cách hiểu và tìm ra các loại chiến lược trong công ty. Vậy mà bạn đồng nghiệp của tôi nói: "Chiến lược ở đây không có, hoặc có rất mờ". Haizz! Điều đó suy ra bạn không áp dụng những kỹ thuật để hiểu chiến lược công ty do tôi chia sẻ. Chính vì thế mà khi trao đổi qua zalo, tôi cảm giác cái gì đó rất mơ hồ. Tôi cứ cảm giác bạn không nắm được lý do tại sao phải:
1. Rà soát cơ cấu tổ chức, Xây dựng chức năng nhiệm vụ phòng ban
2. Xây dựng hệ thống quy trình văn bản quản trị

Về cơ bản 2 hành động của bạn tôi phục vụ cho chiến lược nào đó hoặc nỗi đau đang âm ỉ trong tổ chức. Đoạn này trao đổi này chính là thể hiện chiến lược: "Hệ thống chưa có. Các phòng ban không nhìn thấy dc mắt xích của mình trong 1 chuỗi hoạt động lớn của công ty. Ngoài ra bên em làm theo dự án nên muốn áp chuẩn cho các dự án đều như nhau về mặt chất lượng, kiểm soát....". Với tôi, 2 việc ở trên (rà soát cơ cấu và xây quy trình) để phục vụ chiến lược và phù hợp đặc điểm tổ chức. Ví dụ như công ty tôi. Nó nhỏ và mới. Tôi hoàn toàn có thể xây quy trình chi tiết nhưng không làm. Nguyên nhân là do không có người làm, công nghệ không có và tiền thu về không đủ để duy trì quy trình.

Sau khi xác định đc lý do và mục đích (chuẩn) để xây rồi thì đến việc tiếp theo là thực thi.

Bài toán 1. Rà soát cơ cấu tổ chức, Xây dựng chức năng nhiệm vụ phòng ban. Theo lý thuyết, để rà soát cơ cấu tổ chức, xây dựng chức năng nhiệm vụ phòng ban, chúng ta làm theo các bước như trong bài: Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?.

Bước 1: Xác định
- Xác định mô hình doanh nghiệp
- Xác định chiến lược
- Xác định chuỗi giá trị (các hoạt động chính và phụ)
Bước 2: Thiết lập nhóm các hoạt động, chiến lược thành tên các phòng ban.

Bước 3: Phân tích một loạt các đặc điểm của tổ chức như:
- Quy mô công ty
- Công nghệ
- Quan điểm quản trị
- Năng lực đội ngũ
- Giai đoạn thành lập
để tìm ra định hướng cơ cấu tổ chức phù hợp.

Bước 4: Từ định hướng và tên phòng ban kết hợp với nguyên tắc phân lớp, vẽ ra sơ đồ tổ chức
Bước 5: Sử dụng ma trận chức năng, phân quyền, phối hợp để phân bổ chức năng, quyền hạn xuống cho các bộ phận.
Bước 6: Phân tích các đặc điểm của bộ phận để tìm ra định hướng cơ cấu tổ chức bộ phận phù hợp

Bước 7: Từ các chức năng được phân bổ:
- Nhiều hay ít chức năng
- Khối lượng đầu việc dẫn tới mất thời gian hay ít
- Khối lượng công việc (Kpi) so với năng lực nhân viên ra sao
kết hợp với đặc điểm bộ phận:
- Nhiều hay ít người
- Trình độ năng lực của đội ngũ: làm được đa nhiệm hay không?
- Độ khan hiếm của thị trường: có dễ tuyển người đa nhiệm hay chỉ tuyển được chuyên môn hóa
kết hợp với chiến lược công ty giao cho bộ phận:
- Chiến lược nhiều hay ít
- Chỉ tiêu hoàn thành chiến lược ra sao
và tham khảo thêm tham chiếu của ngành để xác định ra tên gọi các vị trí.

Bước 8: Xác định sơ đồ tổ chức của bộ phận thông qua định hướng cơ cấu và phân tích đặc điểm tổ chức.
Bước 9: Phân bổ chức năng xuống các vị trí thông qua ma trận phân nhiệm, phối hợp, phân quyền

Bước 10: Từ nhiệm vụ được phân bổ, kết hợp với phân tích công việc (ghi nhật ký, khảo sát, quan sát) để viết mô tả công việc

Bài toán 2. Xây dựng hệ thống quy trình văn bản quản trị. Cách làm như sau:

Bước 1: Xác định
- Xác định mô hình doanh nghiệp
- Xác định chiến lược
- Xác định chuỗi giá trị (các hoạt động chính và phụ)

Bước 2: Dựa vào mẫu ISO và SOP để bắt đầu viết quy trình tổng thể (phối hợp) toàn doanh nghiệp. Trong bước này, chúng ta làm:
- Vẽ lưu đồ, dòng chảy công việc
- Xác định người làm, người nhận kết quả, kết quả là gì, cần biểu mẫu gì
- Diễn giải công việc chi tiết
- Nếu công đoạn nào thiếu biểu mẫu thì thiết lập biểu mẫu. Chỗ nào thiếu quy định thì thiết lập quy định
- Cùng với đó, chúng ta cũng cần lưu ý đặt vai trò mình là người phá hoại để rà soát các rủi ro. Rủi ro này xuất phát từ:
+ Bên trong công việc
+ Bên ngoài công việc
Cách tránh rủi ro từ bản thân công việc cần phải chia nhỏ công việc ra (quy trình hóa) rồi sau đó đặt giả thuyết rủi ro nếu... thì... Cùng với đó đặt câu hỏi: Rủi ro bên trong là gì? Rủi ro bên ngoài là gì?

Bước 3: Hoàn thành quy trình tổng sẽ đi vào từng bộ phận để xây quy trình chi tiết dựa trên các chức năng được phân bổ cho bộ phận đó. Cách làm chi tiết giống như ở bước 2.

Lý thuyết và cách làm thực tế tôi áp dụng để giải quyết 2 bài toán trên là như vậy. Hiện tại, bạn tôi đang bị tắc ở chỗ xác định chuỗi giá trị với câu hỏi: "Nguyên tắc xây dựng chuỗi giá trị là gì?". Làm thế nào để chuỗi giá trị không bị sót hoặc quá dài? Tôi hỏi kỹ hơn và được bạn đưa cho file mình đang làm.

Nhìn vào file là tôi hiểu tại sao bạn đồng nghiệp của tôi lại hỏi như vậy. Để giải quyết 2 bài toán trên, bạn dùng chuỗi giá trị. Và bạn đang cố sử dụng nó để giải quyết tất cả các vấn đề. Tôi cũng đoán là bạn đang tự làm. Do vậy, bạn nhặt tất cả mọi thứ có trong chức năng nhiệm vụ và có trong đầu bạn để đưa vào chuỗi giá trị. Khi cho hết vào, bạn nhận ra ồ thế này thì có vẻ chi tiết và dài quá. Bên cạnh đó, có những mảng mình không nắm kỹ nên có thể bị sót. Vậy nguyên tắc nào giúp xây dựng chuỗi giá trị?

Tôi xây dựng chuỗi giá trị thế nào?

Với tôi, chuỗi giá trị được hiểu là một ma trận sắp xếp các hoạt động chính và phụ với nhau. Các hoạt động này phải dẫn tới giá trị cho khách hàng và lợi nhuận cho công ty.

Để hiểu thêm về chuỗi giá trị, thân mời bạn cùng đọc 2 bài này của tôi:
- Mô hình chuỗi giá trị và vai trò của nhân sự trong đó
- Mô hình chuỗi giá trị dùng để làm gì cho nghề nhân sự ?

Ứng dụng của mô hình chuỗi giá trị khá đa dạng, bao gồm:
- Dùng để xác định lợi thế cạnh tranh và từ đó xác định được chiến lược cạnh tranh.
- Dùng để xác định tên các phòng ban và chức năng (hoạt động) toàn công ty

Xin mời bạn nhìn vào hình dưới đây để thấy được mối quan hệ giữa chuỗi giá trị với mô hình kinh doanh và chiến lược. Mối quan hệ này như sau:
- Đặc điểm doanh nghiệp: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức sẽ giúp ban lãnh đạo đưa ra được các ý tưởng để phát triển doanh nghiệp.
- Các ý tưởng này nếu sắp xếp vào mô hình kinh doanh thì ra được mô hình kinh doanh. Nếu sắp xếp các ý tưởng này vào bản đồ chiến lược thì ra được bản đồ chiến lược.
- Mô hình kinh doanh hoặc chiến lược sẽ giúp CEO đưa ra được cách thức hoạt động hay chuỗi hoạt động cho doanh nghiệp. Đây chính là chuỗi giá trị.
- Khi chuỗi giá trị được hình thành, dựa vào nó CEO có thể sửa đổi mô hình kinh doanh cho tốt hơn. Hoặc dựa vào chuỗi giá trị chúng ta có thể xác định và làm rõ chiến lược hơn. Cụ thể là chuỗi giá trị giúp tìm ra lợi thế cạnh tranh và từ đó ra chiến lược cạnh tranh (chiến lược bán hàng).

Do chuỗi giá trị nằm ở tầng vĩ mô (thượng tầng) định hình các công cụ ở tầng vi mô (hạ tầng) nên với tôi, chuỗi giá trị không nhất thiết cần phải chi tiết. Khi tôi triển khai thực tế tại các doanh nghiệp, tôi hay làm theo cách sau:
- Bước 1: Tập hợp hội đồng chiến lược bao gồm CEO và các trưởng bộ phận
- Bước 2: Cùng họ xác lập mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược
- Bước 3: Yêu cầu hội đồng chiến lược dựa vào mô hình kinh doanh và bản đồ chiến lược kể tên các hoạt động chính và phụ để gia tăng giá trị cho khách hàng, mang về lợi nhuận. Cách tôi làm gọi là khảo sát qua phỏng vấn.

+ Với các hoạt động chính, tôi sẽ đặt câu hỏi: theo tiến trình của sản phẩm và khách hàng, các hoạt động đầu vào, vận hành, đầu ra của công ty là gì?
+ Và các hoạt động phụ, tôi hỏi hội đồng chiến lược: các hoạt động hỗ trợ liên quan đến con người, tài chính, công nghệ, cơ sở vật chất, môi trường làm việc, điều hành quản lý để giúp cho các hoạt động chính suôn sẻ, tạo ra giá trị?

Ví dụ: Chúng ta có hoạt động "Tìm, setup địa điểm kinh doanh"
+ Nếu "tìm địa điểm" là hoạt động trong vòng tuần hoàn của sản phẩm và dòng chảy phục vụ khách hàng thì đó là hoạt động chính >> Tìm địa điểm để mở thêm điểm bán và sau đó duy trì nó thường xuyên: là hoạt động chính. Tìm địa điểm và setup nhà máy mới ... sẽ là công việc của đội dự án. Nếu theo nguyên tắc trên thì nó sẽ là hoạt động chính. Tương tự, mở thêm phòng khám là hoạt động chính, với việc chuẩn đầy đủ trang thiết bị cơ sở hạ tầng. Sau khi mở địa điểm mới xong, các hoạt động liên quan đến địa điểm mới để quá trình vận hành được liên tục lại thuộc về chuỗi hoạt hỗ trợ.
+ Còn tìm địa điểm nếu nó chỉ phát sinh để giúp hoạt động chính vận hành liên tục thì đó là hoạt động hỗ trợ. >> Tìm địa đểm để thay đổi văn phòng: Là hoạt động hỗ trợ nằm trong mảng cơ sở vật chất.

Khi làm như này thì với sự giúp đỡ của CEO và các trưởng bộ phận, chúng ta sẽ không sót và càng làm cho các trưởng thấy được mình nằm đâu trong chuỗi giá trị. Sau khi có chuỗi giá trị, để tốt hơn, chúng ta nên đối chiếu (tham chiếu) với chuỗi giá trị của ngành để bổ sung nếu thiếu.

Làm theo cách này, tôi thấy tương đối đủ để về sau tiếp tục phân bổ các chức năng xuống các bộ phận. Tuy nhiên thực tế tôi triển khai sẽ có lúc còn sót. Và việc bô sung này sẽ được tiếp tục ở giai đoạn đi đến từng bộ phận để xác định cơ cấu tổ chức. Lúc này quá trình phân tích công việc, khảo sát chi tiết hơn sẽ được triển khai. Nếu thiếu, trường bộ phận sẽ bổ sung thêm. Trong trường hợp bổ sung ở cấp chuỗi giá trị thì sẽ cần phải trao đổi lại với CEO.

Vậy đó là cách tôi làm để xác định mô hình chuỗi giá trị. Hi vọng sẽ nhận được trao đổi và bổ sung của anh chị và các bạn!

Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan24)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QTNS