File Định biên chi phí – nhân sự và tính toán chính sách cho toàn công ty

Mấy hôm trước Cường có share một bài viết và file hướng dẫn tính chính sách cho phòng kinh doanh ( http://blognhansu.net.vn/?p=22179 ). Và tôi có nhận được một câu hỏi tương tự nhưng quy mô lớn hơn. Đó là quy mô toàn công ty. Cụ thể câu hỏi như sau:

Chào anh Cường,
Em cám ơn anh đã chia sẻ file, em cũng đang rối không biết phân bổ chi phí ra sao, xây dựng chính sách thế nào cho dự án mới của Sếp em với thông số như sau nếu được em nhờ anh chia sẽ thêm em với:
+ Năm 2020 cty đầu tư 10 tỷ vào sản xuất mặt hàng đồ lót chủ yếu bán kênh siêu thị, online.
+ Đã có máy móc thiết bị, công nhân, nhà xưởng.
+ Có thị trường kênh cũ GT đang bán tạm ổn.
Với doanh thu mong đợi năm đầu 20 tỷ, mỗi năm tăng 20%
Vậy em nhờ anh tư vấn giúp em là nên xây dựng chi phí cho các khâu Lương Kinh doanh, chi các hoạt động bán hàng, chi marketing, chi phí sản xuất và cần bao nhiêu nhân sự phục vụ công tác bán hàng, từ khi có thành phẩm,
Lợi nhuận mong muốn cty là 20% doanh thu ạ.
Em rất mong nhận được phản hồi từ anh!
Cám ơn anh đã dành thời gian đọc tin và chia sẻ cùng em.

Đây là bài toán lớn và tôi làm như sau:
1. Xác định doanh thu và định biên chi phí/ doanh thu dự kiến toàn công ty áp cho từng bộ phận

Sau khi có doanh thu và định biên thì tôi tiếp tục
2. Xác định định biên chi phí (quỹ hoạt động) cho bộ phận
3. Sau khi có định biên rồi, tôi bắt đầu tính toán đưa các loại chi phí vào để cân đối.
4. Có thông số thật, tôi tiến hành giả định chính sách mới
5. Có chính sách giả định rồi, tôi sang tính thử chính sách.
6. Tính thử giả định xong rồi, tôi ra chính sách.

Từ việc có các thông số của việc tính thử chính sách tôi ra được
7. Định biên chi phí cho toàn công ty và từng bộ phận năm
8. Định biên nhân sự cho toàn công ty

Công việc đơn giản vậy. Hôm qua khi đứng lớp chia sẻ về BSC và KPI thì thấy anh chị em hỏi xin khi nhìn thấy file này. Thiết nghĩ nếu anh chị em học viên quan tâm thì hẳn cộng đồng cũng quan tâm nên Cường upload file lên Group để mọi người cùng tham khảo.

Linkdownload: File dinh bien nhan su chi phi va tinh thu chinh sach cho toan cong ty.xlxs

[Update 15/03/24] Thỉnh thoảng tôi lại được hỏi về cách sử dụng file này. Vì thế tôi tiếp tục update bài viết hướng dẫn để anh chị và các bạn cùng tham khảo.

Đầu tiên, đây là file giúp chúng ta có thể định biên được nhân sự cho công ty. Từ đó tạo ra được một bản kế hoạch nhân sự. Bản kế hoạch đó chi tiết tại: "AOP (kế hoạch năm) của phòng Hành chính nhân sự là như thế nào?"

Rồi, giờ tiếp đến, chúng ta sẽ nói chi tiết về các bước ở trên (hướng dẫn làm định biên nhân sự, tỷ lệ các quỹ/ doanh thu) và nội dung file (cách sử dụng tài liệu):

Bước 1. Xác định doanh thu và định biên chi phí/ doanh thu dự kiến toàn công ty áp cho từng bộ phận. Bạn mở sheet "KH Doanh thu - Chi phi CTy" rồi đưa ra dự kiến doanh thu và tỷ lệ chi phí/ doanh thu dự kiến cho từng bộ phận.

Doanh thu dự kiến của công ty được lấy từ bản kế hoạch kinh doanh công ty. Thông thường hàng năm, tôi tin công ty nào cũng có làm 1 bảng dự kiến doanh thu hàng tháng như thế này:

Còn % ngân sách được lấy từ tham chiếu dữ liệu chi phí quá khứ của công ty và trung bình ngành. Con số trong file là tôi giả định lấy thông tin từ công ty tôi: Marketing (10%), Bán Hàng (10%), Sản xuất (50%), GĐ (5%), HR (3%), Kế toán (2%). Vì thế anh chị đừng dùng số này mà hãy hỏi phòng kế toán tài chính. Nguồn từ báo cáo của phòng kế toán sẽ chính xác nhất.

Trong trường hợp phòng kế toán không có dữ liệu này, bạn có thể yêu cầu họ phân tách dữ liệu. Về sau theo tôi, chúng ta nên tư vấn cho công ty có 2 cái bảng theo dõi dòng tiền và theo dõi tài chính theo từng tháng và từng bộ phận.

Bước 2. Xác định định biên chi phí (quỹ hoạt động) cho bộ phận. Có được % và ngân sách dự kiến cho các bộ phận, chúng ta mở sheet "Dinh bien Chi phí Cty" rồi sau đó đưa các loại chi phí dự kiến vào. Các loại chi phí này sẽ được lấy từ kế hoạch năm của các bộ phận.

Ví dụ như đây là kế hoạch năm của nhân sự:

Còn đây là kế hoạch chi phí phòng Marketing dự kiến 1 tháng (Sheet Marketing)

Từ các kế hoạch chi phí, chúng ta ra bảng tổng hợp:

Khi xem file, bạn sẽ thấy tôi để số liệu và công thức. Anh chị chỉ tham khảo thôi chứ đừng bê nguyên. Ví dụ trong các ô tô có để công thức "Marketing!G14*12". Ý của công thức này là lấy dự kiến chi phí ở ô G14 trong sheet Marketing rồi nhân với 12 tháng. Sheet Marketing đấy chính là bản kế hoạch chi phí của phòng Marketing trong năm.

Khi có hết các chi phí, chúng ta tính tổng cho từng nhóm để xác định được các quỹ dự kiến: Quỹ lương, quỹ thưởng, quỹ vận hành... Từ các con số, chúng ta chia cho doanh thu dự kiến là ra % ngân sách quỹ/ doanh thu dự kiến. Để chắc chắn những con số là hợp lý, chúng ta lại so sánh % ngân sách từng quỹ với tham chiếu của ngành.

Lưu ý: Các chi phí về văn phòng, điện nước, chi phí quản lý trong sheet là con số giả định theo công ty tôi. Bạn đừng lấy của tôi để áp vào công ty mình. Trong trường hợp bạn muốn có tỷ lệ % cho các chi phí này thì cần phải tự tính toán hoặc sử dụng tham chiếu.

Số tham chiếu ở đây thì bạn phải tự đi khảo sát hoặc mua hoặc lấy dữ liệu của những năm trước đó.

Đến đây là chúng ta xong phần tính toán ngân sách và định biên chi phí. Để định biên nhân sự, anh chị vui lòng đọc tiếp phần dưới đây.

Bước 3. Sau khi có định biên ngân sách ở bước 1 rồi, tôi bắt đầu tính toán đưa các loại chi phí vào để cân đối. Tức là tôi mở từng sheet riêng của các bộ phận như Marketing, nhân sự, sản xuất, giám đốc ...

Ví dụ dưới đây là sheet phòng Marketing:

Khi vào sheet này để xem, chúng ta sẽ thấy một số dữ liệu tôi có để sẵn cho độc giả tham khảo. Tôi tin bạn sẽ hiểu ngay nhưng vẫn có người hỏi nên xin giải thích rõ:
- Dòng trên cùng của sheet có thông tin : Ngân sách/ Quỹ cho hoạt động: 1,667 - 10% - 166.67 triệu/ tháng. Trong đó có
+ Ô R1 với công thức: 'KH Doanh thu - Chi phi CTy'!E5/12. Chắc tại tôi không viết rõ rằng đây là ô có nội dung là doanh thu trung bình 1 tháng nên mới có người hỏi. Để tính ra doanh thu trung bình tháng ta làm theo công thức: Tổng doanh thu dự kiến cả năm / 12 tháng. Kết quả ra: 1,667
+ Ô S1: 'Dinh bien Chi phí Cty'!E5. Lần theo công thức này là biết ô này lấy dữ liệu từ % ngân sách / doanh thu dự kiến của phòng Marketing. Kết quả ra: 10%
+ Ô T1: S1*R1. Ý ở đây là ngân sách phòng marketing dự kiến. Tổng ngân sách hàng tháng theo doanh thu dự kiến = tổng doanh thu trung bình 1 tháng * % ngân sách marketing = 1,667 * 10% = 0,1667 tỷ. Đổi ra đơn vị triệu bằng 166,67 triệu/ tháng.

- Các dòng tiếp theo là dùng để tính toán chi phí:
+ Chúng ta nhập tên tất cả các nhân viên của phòng Marketing và điền các loại chi phí tương ứng với từng người (Lương, thưởng, chi phí vận hành, chi phí quản lý...). Chúng ta có bao nhiêu loại chi phí thì đưa hết vào. Ví dụ như chi phí phòng marketing bao gồm cả các chi phí dành cho các chiến dịch Marketing. Phòng kinh doanh thì có chi phí tiếp khách, chiết khấu...
+ Có hết các chi phí, ta tính tổng chi phí cho từng người. Tiếp đó là tính tổng chi phí cho cả phòng bằng cách cộng chi phí từng người một.

- Dưới cùng, chúng ta có dòng tính tồn (thừa hay thiếu) giữa ngân sách dự kiến và chi phí dự kiến. Ô P18 chính là ô tính toán xem tồn ngân sách thế nào. Công thức của ô: N17-N18. N17 là ngân sách. N18 là chi phí. Nếu tồn dương thì bộ phận còn ngân sách và có thể thuê thêm người. Nếu tồn âm thì bộ phận đã chi quá ngân sách, cần phải bớt người hoặc bớt chi phí.

Ở sheet này tôi từng nhận được câu hỏi: "Chi phí hoạt động cho 1 phòng ban là A, Vậy thì tính riêng chi phí lương thì mình cần giữ cái tỷ lệ chi phí lương/chi phí hoạt động là bao nhiều % để nó hợp lý vậy anh? Hiện tỷ lệ chi phí lương/tổng ngân sách cho phòng ban đang là 80%". Đây là một câu hỏi hay và thực tôi không để ý con số này. Và trong quá trình tôi tư vấn cũng chưa gặp đơn vị nào hỏi câu hỏi này. Tôi và đối tác cứ nhập dữ liệu vào rồi tính toán thôi. Sẽ có phòng thì gần như tất cả các chi phí chính là chi phí lương thưởng (Bảo vệ). Nhưng cũng có phòng chi phí phần lớn là nguyên vật liệu (Mua hàng). Thường tôi hay được các đối tác hỏi là các chi phí từng loại hoạt động (không phải chi phí lương thưởng) có % là bao nhiêu/ tổng chi phí hoạt động phòng (hoặc tổng doanh thu). Với câu hỏi này thì các quy định và hướng dẫn của thuế có câu trả lời. Ví dụ như chi phí tiếp khách không được quá 5% doanh thu thì phải.

Cứ đi từng phòng tính toán là chúng ta sẽ ra được số lượng người dự kiến cần. Sau rốt là chúng ta ra được ước lượng định biên nhân sự toàn công ty.

Vậy là tôi đã hướng dẫn anh chị và các bạn sử dụng file rồi đó. Kết quả sau khi dùng file là ra được định biên nhân lực và định mức chi phí cho toàn công ty.

Tuy nhiên....

Nếu để ý, bạn có thấy ở trên tôi còn có mấy gạch đầu dòng tương đương các bước nữa. Vậy các bước này dùng để làm gì? Thực ra, các bước này dùng để áp dụng trong trường hợp công ty muốn xây dựng chính sách lương mới (ví dụ như lương 3P). Khi đó chúng ta cần phải giả định chính sách rồi tính thử chính sách mới. Tính xong mà thấy ổn thì chốt chính sách mới và tính toán ra định biên nhân sự và ngân sách theo 3 bước ở trên.

Thân mời bạn đọc các bước này:
4. Có thông số thật, tôi tiến hành giả định chính sách lương 3P mới
5. Có chính sách giả định rồi, tôi sang tính thử chính sách lương 3P mới.
6. Tính thử giả định xong rồi, tôi ra chính sách lương 3P mới.
7. Định biên chi phí cho toàn công ty và từng bộ phận năm theo chính sách lương 3P mới
8. Định biên nhân sự cho toàn công ty theo chinh sách lương 3P mới

Việc đi từ bước 4 đến bước 8 này cũng dài. Bạn vui lòng tham khảo cách làm từ bước 4 đến 6 theo những bài dưới đây:
- Cách và logic chia thưởng P3 thế nào?
- Cách xây dựng chính sách cho phòng ban: Trích bao nhiêu phần trăm doanh thu để thưởng là phù hợp?
- Cách xây cơ chế lương và chính sách hoa hồng chuẩn tắc cho sales (kinh doanh) theo tháng như thế nào?

Cách làm ở bước 7 và 8 giống như đi từ bước 1 đến 3 ở trên.
[Hết Update 15/03/24]

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM consultant at Blognhansu.net.vn