Công ty cần xây dựng bộ chỉ số BSC/KPI gấp thì nên làm như nào?

Tôi đang ấp ủ một quyển sách nữa về chủ đề BSCvsKPI bạn ạ. Đây là quyển thứ 3 và nội dung sách sẽ phục vụ anh chị em quản lý theo phong cách "mì ăn liền". Tức là làm sao để có thể ăn ngay, không cần quá ngon, ăn được, chỉ cần đổ nước sôi vào cốc rồi chờ một lúc cho chín (hoặc ăn sống cũng được). Nói chung, số tôi may mắn nên khi cứ nghĩ đến cái gì thì tự dưng cái đó xuất hiện. Hôm nay, tự nhiên tôi thấy có 1 băn khoăn khá giống như điều tôi ấp ủ. Băn khoăn như sau:

"Em hiện có 5 năm kinh nghiệm mảng Tuyển dụng (TA), vị trí hiện tại của em là Manager nhưng scope công việc chỉ có tuyển và kết nối network mở rộng nguồn. Hiện tại em đang được Sếp tạo cơ hội thử thách chuyển hướng sang vai trò HRBP với một bài toán khá lớn và gấp: Xây dựng bộ chỉ số BSC/KPI cho 3 phòng ban trong vòng 1 tháng.
Điểm yếu lớn nhất của em là trước giờ chỉ làm việc trực tiếp với Sếp Tổng/CEO chứ chưa làm qua quản lý cấp trung ở giữa để được dẫn dắt, cũng chưa từng thực chiến xây BSC/KPI từ đầu. Em có tự tìm hiểu nhiều tài liệu nhưng vẫn thấy khá mông lung và chưa tìm được hướng đi chuẩn.
Em muốn nhờ anh/chị lành nghề cho em xin ít định hướng:
- Thứ tự các bước: Trong 1 tháng ngắn ngủi này, em nên bắt đầu từ đâu để đi đúng hướng nhất? (Nên trao đổi với CEO trước để pick vấn đề hay họp trực tiếp với các Trưởng phòng trước và cần trao đổi nội dung gì ạ?)
- Cách làm việc với Trưởng phòng: Làm sao để đồng hành cùng các Trưởng phòng ban đóng góp chỉ số mà không bị mang cảm giác "HR ép KPI xuống"? Vì em thấy họ đang làm việc vs 1 tâm thế khá thoải mái bây giờ mà ép về khung thì ít nhiều cũng sẽ có xung đột
- Nguồn tài liệu: Anh/chị có framework hay tài liệu thực chiến nào chuẩn về BSC/KPI cho người mới chuyển giao góc độ công việc như em có thể tham khảo không ạ? Em tìm nhiều tài liệu đặt khá nhiều câu hỏi nhưng khá chung chung nên chưa tìm được hướng đi khi thực tế chỉ còn 15 ngày.
Em rất mong có cơ hội được kết nối, học hỏi hoặc lắng nghe chia sẻ từ các anh/chị đi trước ạ. Em xin cảm ơn mọi người rất nhiều!"

Cảm hứng viết trong tôi lại ùa ra. Thế là tôi mở blog ra ghi lại mấy dòng. Mặc dù tác giả tình huống hỏi về cách làm bài bản (hỏi các bước và tài liệu thực chiến và chuẩn) nhưng thời gian thì lại thể hiện ý ngược lại: Một người mới, chưa biết gì về BSC/KPI, cần Xây dựng bộ chỉ số BSC/KPI cho ít nhất 3 phòng ban trong vòng 1 tháng. Dĩ nhiêu, nếu bài toán xảy ra với cá nhân tôi thì tôi hoàn toàn có thể xử lý được. Tuy nhiên, tôi tin với nhiều anh chị em mới, nhất là các quản lý thì thật khó. Để bớt khó, bạn hãy làm theo những gì tôi hướng dẫn dưới đây.

1. Đừng cố gắng muốn làm cái gì đó lớn lao, hãy tách dự án ra thành từng phần rồi xử lý chúng. Cụ thể hơn, thay vì xây dựng BSC/ KPI cho toàn công ty, hãy tách ra từng bộ phận và xây cho từng phần. Ví dụ, một công ty theo sơ đồ bộ phận sẽ có: Ban giám đốc, phòng Marketing, phòng Kinh doanh, phòng Sản xuất, phòng Kế toán, phòng Nhân sự.... Để xây KPI chúng ta làm từng phòng một.

2. Chúng ta cần phân biệt được các thuật ngữ BSC và KPI, rồi sau đó xác định cách làm cho từng bộ phận sau khi đã tách như ở trên. Với tôi, các thuật ngữ được định nghĩa như sau:
- BSC là từ viết tắt của Balanced Scorecard, dịch ra tiếng việc là thẻ điểm cân bằng. Đây là nơi tập hợp các thước đo hiệu suất hoặc hiệu quả công việc để đánh giá hiệu quả hoặc hiệu suất 1 vị trí hoặc 1 bộ phận. BSC chia thành 4 nhóm (viễn cảnh) gồm: Tài chính, khách hàng, Quy trình hoặc nội bộ, Học học và phát triển.
- KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator. Đây là chỉ số (gồm thước đo và chỉ tiêu) dùng để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc.
- Thẻ KPI là 1 bảng tập hợp nhiều thước đo dùng để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc của một vị trí hoặc bộ phận. Thẻ KPI không chia nhóm các viễn cảnh.
- Phương pháp BSC: Là cách thức làm ra thẻ điểm cân bằng thông qua chiến lược.
- Phương pháp JD - KPI: Lách thức làm ra thẻ KPI thông qua chức năng (hoặc nhiệm vụ).
Từ các thuật ngữ, tôi đề nghị, với ban Giám đốc, chúng ta sẽ làm BSC. Còn với các bộ phận chúng ta sẽ làm thẻ KPI cho các vị trí.

3. Cách làm KPI cho từng bộ phận như sau:
- Ban giám đốc (sử dụng phương pháp BSC):
+ Các bước triển khai: Xác định chiến lược toàn công ty -> Đưa các chiến lược vào bản đồ có 4 viễn cảnh -> Xác định các thước đo (KPI) chiến lược -> Đưa các thước đo vào thẻ điểm cân bằng (BSC) -> Phân bổ các thước đo cho các vị trí trong BGĐ và các bộ phận trong công ty.
+ Thành phần tham dự: Ban giám đốc, chuyên gia tư vấn (nếu có) và các trưởng phó các bộ phận (gọi là hội đồng chiến lược).
+ Loại hình triển khai: Đồng hành. Trưởng bộ phận chuẩn bị trước các ý tưởng và chỉ tiêu chiến lược. Trong buổi họp đầu, đào tạo lý thuyết hội đồng các bước làm BSC. Trong các buổi họp tiếp theo, các thành viên hội đồng lần lượt đưa ra ý tưởng chiến lược và kết nối chúng với nhau bằng mối quan hệ nhân quả. Cuối cùng, dựa trên đầu bài của người đứng đầu công ty, các thành viên thảo luận và thống nhất chỉ tiêu cần đạt.

Kết quả ra BSC như sau:

- Các bộ phận hoặc phòng ban (sử dụng phương pháp JD - KPI):
+ Các bước triển khai: Xác định KPI chiến lược được giao cho bộ phận -> Xác định chức năng (hoạt động lớn) của bộ phận -> Xác định các thước đo (KPI) chức năng -> Đưa các thước đo vào thư viện KPI của bộ phận -> Phân bổ các thước đo cho các vị trí trong bộ phận -> Lựa chọn và xác định thẻ KPI vị trí.
+ Thành phần tham dự: Trưởng phòng (phó phòng và các quản lý nếu có), đại diện phòng nhân sự, chuyên gia tư vấn (nếu có).
+ Loại hình triển khai: Đồng hành. Buổi đầu tiên khi họp, các thành viên của bộ phận sẽ được đào tạo lý thuyết về phương pháp JD - KPI. Sau đó, các buổi tiếp theo, trưởng bộ phận (và các quản lý cơ sở) sẽ trả lời các câu hỏi phỏng vấn để ra được chức năng nhiệm vụ, các thẻ KPI cho các vị trí.

Đây là thẻ KPI vị trí:

Trung bình một phòng ban, tôi cần 5 - 8 buổi. Mỗi buổi của tôi là từ 2 giờ đồng hồ trở lên. Vì vậy nếu có ý định triển khai KPI cho tổ chức của mình, tôi khuyên bạn hãy kiên nhẫn. Đừng hấp tấp đi xin đâu đó một vài mẫu rồi về áp dụng. Nếu tính ra một ngày có 2 buổi, một tháng có 20 ngày làm việc tương đương 40 buổi. Nếu làm liên tục, bạn có thể hoàn thành 5 - 8 bộ phận. Quay trở lại với đầu bài yêu cầu 1 tháng xong 3 bộ phận, tôi xin nhắc lại là hoàn toàn khả thi.

Hẹn gặp anh chị em ở bài sau. Chúng ta sẽ làm rõ hơn công việc xác định KPI cho từng bộ phận:
I. QT điều hành
1. KPI ban Giám đốc
2. KPI ban Kiểm toán nội bộ

II. QT Marketing - kinh doanh
1. KPI Phòng Marketing
2. KPI Phòng Kinh doanh

III. QT Sản xuất - dịch vụ
1. KPI Phòng R&D
2. KPI Phòng cung ứng
3. KPI Phòng vận hành Dropshipping
4. KPI Phòng dịch vụ
5. KPI Phòng phần mềm
6. KPI Phòng đào tạo - giáo dục
7. KPI Phòng khám chữa bệnh
8. KPI Phòng nhà hàng

IV. QT Kế toán - tài chính
1. KPI Phòng Kế toán

V. QT Hành chính - Nhân sự - Tổng hợp
1. KPI Phòng Hành chính nhân sự (HCNS)

Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI