Mới vào cương vị trưởng phòng tổ chức nhân sự, mình không biết bắt đầu từ đâu?

Sáng chủ nhật thảnh thơi sau Off: cách tuyển dụng KEY hiệu quả, tuy trời có chút dầm dề mưa xuân nhưng điều đó cũng không thể làm tôi thôi suy nghĩ. Mở mail ra tôi thấy một mail với nội dung trao đổi về từ khóa: kinh nghiệm làm trưởng phòng nhân sự. Về từ khóa này, tôi đã viết vài bài. Dưới đây là 1 số bài nên đọc:
- Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ? - https://goo.gl/AKb6wn
- Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ? - https://goo.gl/wgPkwI
- Kinh nghiệm mới bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự – phần 2 - https://goo.gl/zvf4np
- Hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu nhân sự CPO để triển khai tái cơ cấu hệ thống - https://goo.gl/S8EEfh
- Bệnh 6M của doanh nghiệp và hệ thống Quản trị nhân sự - https://goo.gl/w6C8aC
- 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ? - https://goo.gl/ZrCzhM

Xong, chúng ta đã qua tiết mục khoe bài viết. Giờ chúng ta cùng đọc mail của anh bạn tôi:

Hi Cường!

1/Sơ qua người gửi: Mình là H... tân trưởng phòng TCHC của một cty may mặc, tổng CBCNV khoảng 600người. nói về mình thì ko nhiều lắm, mình ko học ngành quản trị nhân lực, nhưng mình thích và đam mê nhân sự, vì lẽ đó mà qua 6 năm công tác, từ một NV giờ mình sắp đc bổ nhiệm trưởng phòng Tổ chức hành chính nhân sự. Qua internet đưa mình đến với CƯỜNG.

2/Vào vấn đề chính: Mình ham học hỏi về nhân sự, kỹ năng giao tiếp có, kỹ năng tổ chức sự kiện có. nhưng Mình bối rối khi ở cương vị trưởng phòng tổ chức. Hiện tại mình ko biết bắt đầu từ đâu? đã nhận bàn giao của người tiền nhiệm rồi nhưng mình thấy chưa đâu vào đâu. Mình đã tìm hiểu gần như hết các vấn đề liên quan trên blog nhân sự của Cường, nhưng vẫn chưa rõ...

3/Kết: Và hôm nay mình quyết định viết mail cho cường, mong cường hướng dẫn mình trong lĩnh vực này. Nếu được thì cường gửi giúp mình các tài liệu liên quan nhé. Mình sẽ trả phí các tài liệu có phí .

Trân trọng ^^

Nội dung mail trên gắn với các link tôi đã dẫn. Và tôi nghĩ mình không phải viết gì thêm. Nhưng mấy bài viết đó, tôi viết chúng cũng đã lâu rồi. Giờ cũng tháng 3 năm 2017, tôi thì đã qua nhiều dự án tư vấn Quản trị Nhân sự và hiện tại đang triển khai 1 dự án tư vấn Xây dựng hệ thống Quản trị Nhân sự cho công ty ở Bắc Ninh. Công việc của tôi là vẽ ra bức tranh cho mọi người hiểu, hướng dẫn và cùng phòng HR xây dựng, duy trì và triển khai công việc sao cho Hệ thống HR tốt và có tính động lực. Tất nhiên tôi phải đào tạo cho được phòng HR làm, duy trì hệ thống tốt. Chính vì thế tôi biên bài để tổng hợp các bài trên và thêm những cái mới.

Trước hết, mọi người đọc hết các đường dẫn ở trên đã. ...

Rồi, coi như mọi người đã đọc xong chúng ta quay trở lại với thực tại bài viết. Anh chị đọc xong có thể sẽ giống như bạn tôi: "Mình đã tìm hiểu gần như hết các vấn đề liên quan trên blog nhân sự của Cường, nhưng vẫn chưa rõ..." Nếu chưa rõ tức anh chị cần có cái nhìn tổng thể, một bức tranh để anh chị hiểu rằng chúng ta cần phải làm gì. Vậy tôi sẽ nói đến cái tổng thể đó.

Chúng ta cùng thống nhất với nhau rằng: Quản trị Nhân sự là làm tất cả mọi việc để cá nhân và tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra. Khẩu quyết này, tôi viết ra trong quyển blog nhân sự 1 + 2 và luôn sa sả nói khi có ai đó hỏi. Với khẩu quyết vậy, công việc của nhân sự sẽ bao gồm 2 nhóm việc:

1. Các công việc vật lý xung quanh vòng đời của nhân viên trong tổ chức và vòng đời của tổ chức đó.

Nhân viên mới vào, họ cần gì ? Chúng ta hỗ trợ việc đó. Nhân viên xin nghỉ, chúng ta làm thủ tục rồi quản lý thông tin. Chúng ta trả lương, chúng ta trả Bảo hiểm xã hội ... Các công việc bao gồm nhưng không giới hạn :

01 - Quy trình tuyển dụng nhân sự
02 - Quy trình tuyển dụng nhân sự cao cấp
03 - Quy trình thử việc học việc
04 - Quy trình thực tập
05 - Quy định quản lý quản trị viên tập sự
06 - Quy trinh dao tao ben ngoai
07 - Quy trình đào tạo nội bộ
08 - Quy trình đào tạo hội nhập
09 - Quy trình nghỉ việc
10 - Quy trinh nghi phep, nghi viec rieng
11 - Quy che khen thuong
12 - Quy chế kỷ luật
13 - Quy chế bổ nhiệm
14 - Quy trình đánh giá công việc
15 - Quy chế lương
16 - Nội quy công ty
17 - Quy định tính toán và trả lương
18 - Quy trình hoạch định nhân sự
19 - Quy định quản lý giờ công lao động
20 - Quy trình xử lý khiếu nại

Chi tiết hơn: https://goo.gl/izczzC

Hình tượng vậy, còn cụ thể hơn, chúng ta cùng hình dung như sau:

2. Cái hình dài lê thê, chắc mọi người phải vê vài đường chuột là ít. Vậy mọi người đã rõ các công việc. Chúng ta sang nhóm việc thứ hai đó là Tư vấn. Nhân sự đôi khi phải đặt mình ra khỏi công việc vật lý ở trên, đánh giá lại tổ chức và lãnh đạo để giúp cho các lãnh đạo, quản lý cấp trung hiểu được vấn đề.

Việc tư vấn đầu tiên là tư vấn lãnh đạo để tối ưu hiệu quả công việc của đơn vị. Thử hỏi mọi người như sau: Một công ty có
- Quan hệ giữ lãnh đạo công ty với nhân viên tốt: anh em thân tình, chí cốt.
- Cấu trúc công việc rõ ràng: Ai biết việc người đấy, rõ nhiệm vụ của mình.
- Quyền lực vị trí: lãnh đạo có quyền lực mạnh. Ai cũng công nhận
Cuối năm công ty đạt mục tiêu tăng 110% so với năm trước tức là đạt 110 tỷ so với 100 tỷ của năm cũ. Câu hỏi đặt ra là: 110 tỷ này đã là kết quả tối ưu của công ty chưa?
Câu trả lời tất nhiên là có thể đã tối ưu hoặc có thể là chưa. Nếu năm sau tăng thêm 10% nữa mà công ty vẫn đạt được với nguồn lực như cũ thì rõ ràng là chưa tối ưu rồi. Việc của HRM là đây: tư vấn và đưa ra hướng dẫn để kết quả tối ưu. Trong bài viết này tôi đã viết rất rõ: Cách lãnh đạo, quản lý để nhân viên và tổ chức đạt hiệu quả cao trong công việc - https://goo.gl/jAxV8Y . Chúng ta cần phải tư vấn cho lãnh đạo cách quản lý công việc phù hợp với:
+ Tình huống lãnh đạo trong công ty
+ Cá nhân từng người nhân viên
+ Nhu cầu từng người
và tư vấn cho lãnh đạo biết rằng chúng ta cần xây dựng Hệ thống quản trị Nhân sự sao cho có tính chất tạo động lực nhất. Ấy chính là việc thứ 2 của HRM.

Việc thứ 2 trong nhóm việc tư vấn là: Xây dựng hệ thống quản trị Nhân sự tốt.

Nhìn hình chúng ta thấy rõ: Hệ thống Quản trị Nhân sự tốt là hệ thống
+ Phù hợp với luật pháp
+ Có tính tạo động lực
+ Có tính linh họat

Cái 1 (luật) và 3 (linh) chúng ta đã rõ. Còn cái 2 là thế nào? Theo tôi, có tính tạo động lực là hệ thống phải tuân theo 1 thuyết tạo động lực nào đó. Tôi khuyên mọi người nên dùng Thuyết 2 yếu tố. Môi trường tạo động lực theo thuyết 2 yếu tố là môi trường tổ chức luôn duy trì các yếu tố duy trì bằng với trung bình của thị trường. Cụ thể là các yếu tố duy trì sau:
- Chế độ, chính sách của tổ chức: có đủ như các công ty khác.
- Sự giám sát trong công việc: phù hợp
- Các điều kiện làm việc: như trung bình thị trường
- Lương bổng và các khoản thù lao: bằng trung bình của thị trường
- Quan hệ với đồng nghiệp: không có vấn đề
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới): bình thường

Cùng với đó là chúng ta tăng dần các yếu tố tạo động lực như:
- Sự thừa nhận của tổ chức, lãnh đạo và đồng nghiệp về thành quả công việc
- Trách nhiệm trong công việc.
- Sự tiến bộ, thăng tiến trong nghề nghiệp.
- Sự tăng trưởng mong muốn.

Rồi, vậy Hệ thống QTNS tốt bao gồm cái gì? Hệ thống là tập hợp các yếu tố nên HT QTNS bao gồm:
+ Con người
+ Các văn bản, chính sách, tài liệu, văn hóa … của công ty

Con người trong hệ thống là:
- Leader (lãnh đạo/ quản lý): là những người quản trị nhân sự. Họ phải làm các công việc như: tuyển, dạy, dùng giữ. Nếu ở đâu đó, các quản lý chưa làm công việc này mà chỉ chăm chăm vào công việc chuyên môn thì họ chưa làm hết việc. HRM sẽ phải cho họ hiểu và rõ ràng rằng Quản trị Nhân sự phải là việc của họ.
- HR: là những người hỗ trợ các leader quản trị nhân sự, quản lý thông tin nhân sự. Leader sẽ là người tuyển và HR là người hỗ trợ leader tuyển. HR sẽ tìm CV, sơ loại, đánh giá ứng viên nhưng leader là người quyết định cuối cùng. Tương tự như các công việc dạy, dùng, giữ.
- Staff (nhân viên): là đối tượng tác động của hệ thống chính sách. Hệ thống là phải phù hợp với họ.

Các văn bản, chính sách, tài liệu, văn hóa … của công ty trong hệ thống QTNS, chúng ta còn có cách gọi khác: HR Tool - Công cụ QTNS. Một hệ thống QTNS có các công cụ tốt, cập nhật, đáp ứng được 3 yêu cầu (luật, lực, linh) ở trên sẽ giúp nhiều cho công ty và những người đứng đầu tổ chức. Cơ bản nó là những công cụ sau:

- Cơ cấu tổ chức
- Mô tả công việc
- BSC vs KPI
- Quy trình triển khai CV
- Lương 3p
- Thông tin Nhân sự
- Nội quy / Văn hóa công ty
- Thương hiệu tuyển dụng
- Quản trị tri thức
…

Thực tế nó trông gống thế này:

Việc của HRM là xây dựng cho công ty các công cụ như vậy. Tôi gọi đó là nhiệm vụ xây dựng hệ thống QTNS. Một hệ thống QTNS có đủ như thế này thì tốt quá.

Hệ thống tốt rồi, chúng ta sẽ duy trì vận hành và kiểm tra xem có lỗi gì không? Nếu có thì chúng ta sẽ tiến hành vá lỗi. Lỗi là như thế nào? Đó chính là : có thể ở đây đó tỷ lệ nhảy việc cao? Vậy nguyên nhân là gì? Là do lương hay do văn hóa hay do lãnh đạo. Rồi như buổi offline cách tuyển dụng KEY hiệu quả hôm thứ 7 trước, việc tổ chức phải tuyển KEY tức là tổ chức đang có vấn đề ở đâu đó. Có thể là không có cán bộ nguồn thay thế, có thể là chưa có quản trị tri thức để lưu giữ tri thức của Key ... Chúng ta thấy lỗi và chúng ta triển khai dự án Nhân sự để vá lỗi đó. Lương chưa ổn thì làm lại chính sách lương, lãnh đạo chưa tốt thì đào tạo lãnh đạo, chưa có cán bộ nguồn thì xây dựng chương trình cán bộ nguồn ... Vá lỗi xong thì lại mang các kết quả của các dự án vào các công việc vật lý để duy trì.

Tặng mọi người file này để nhìn rõ hơn: Mo hinh he thong Quan tri Nhan su.xls

Như vậy là chúng ta đã có cái nhìn tổng thể. Giờ là đến các công việc thực thi.

Chúng ta sẽ làm quen và kê lại bàn ghế như ở: Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ? - https://goo.gl/wgPkwI và Thiết lập phòng tổ chức – hành chính – nhân sự công ty nên bắt đầu từ đâu ? - https://goo.gl/AKb6wn

Sau đó là khảo sát hiện trạng: Kinh nghiệm mới bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự – phần 2 - https://goo.gl/zvf4np

Tiếp theo là tiến hành triển khai: Hướng dẫn sử dụng bộ tài liệu nhân sự CPO để triển khai tái cơ cấu hệ thống - https://goo.gl/S8EEfh . Với từng dự án tôi đều có bài viết để mọi người hiểu hơn. Mọi người cố gắng đọc thêm nhé. Ví dụ như:
- Dự án xây dựng mô tả công việc: Kinh nghiệm xây dựng mô tả công việc - https://goo.gl/64FtWy
- Dự án xây dựng quy trình: xem ở link dưới - https://goo.gl/OZ2AvP
- Dự án xây dựng lương 3P: hệ thống lương 3p - https://goo.gl/zgM4sT
... nhiều lắm. Mọi người tự search trong ô tìm kiếm ở chân blog giúp.

Cùng với tái cơ cấu là vận hành các công việc vật lý Nhân sự theo quy trình: Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ? - https://goo.gl/OZ2AvP

Tiếp nữa là việc học hỏi nâng cao kiến thức và kinh nghiệm của bản thân. Ví dụ như đọc hết tất cả các bài viết của tôi trên blog nhân sự này chả hạn. Cứ mỗi bài viết tôi lại link đến một bài viết khác. Rồi cứ thế chúng ta lật đi lật lại vấn đề. Các bài viết tôi đều không dấu diếm cái gì cả nên mọi người đừng ngại đọc và tất nhiên đừng ngại hỏi tôi. Hi vọng tôi sẽ có thời gian trả lời hết tất cả mọi người.

Lưu ý cuối: anh chị em nhớ đọc cả bài 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ? - https://goo.gl/ZrCzhM nữa.

Chúc mọi người 1 tuần làm việc vui vẻ thuận hòa.