Lãnh đạo muốn em rà soát và xây dựng hệ thống QTNS lại từ đầu thì em nên bắt đầu từ đâu để không bị rối ạ?

Đầu năm rất hay vì tôi hay nhận được những câu hỏi mang tính chiến lược hoặc vĩ mô như: "Chuyện là em hiện mới vào một công ty cũng đã hoạt động được một thời gian. Tuy nhiên vì cách vận hành về mặt quản trị nhân sự chưa hiệu quả nên công ty vẫn mãi ở quy mô nhỏ. Giờ lãnh đạo muốn em rà soát và xây dựng lại từ đầu thì em nên bắt đầu từ đâu để không bị rối ạ."

Hay: "Em rất cảm ơn những chia sẻ quý báu từ anh. Hiện tại em đang làm công ty mới thành lập được 3 năm, cũng kiểu Starup, mà vướng nhiều vấn đề, bộ KPI cũng chưa có, các sản phẩm kinh doanh của công ty cũng không được phát triển, nên cũng khó trong cách triển khai và vận hành. Em rất mong nhận được thêm những chia sẻ từ anh ạ."

Không biết bạn sẽ giải quyết thế nào?

Còn tôi thì đã có nhiều bài chia sẻ lời giải cho các câu hỏi trên. Nếu là tôi thì tôi sẽ:

1. Rà soát (có thể dùng từ khác là thanh tra) lại tính tuân thủ luật lao động và các công cụ (quy định, quy chế, quy trình) Quản trị nhân sự của công ty. Các giai đoạn rà soát như sau:

Giai đoạn 1: Sắp xếp tài liệu
Bc1: Tạo ra các folder và đặt tên giống như các phòng ban công ty. Ví dụ như ảnh dưới:

Bc2: Nhặt các tài liệu công ty hiện có đưa vào các foler và đánh số từ thấp đến cao để xắp xếp tài liệu. Ví dụ:

Thông thường, 1 bộ phận luôn phải có đủ các tài liệu sau:
- Sơ đồ tổ chức
- Mô tả công việc
- Quy trình công việc chuyên môn
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc
- Chính sách lương thưởng
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận

Giai đoạn 2: Rà soát tính tuân thủ của các nội dung tài liệu đã có được từ giai đoạn 1.
- Bc1: Rà soát tài liệu để tiếp thanh tra lao động. Ở bước này chúng ta sẽ đóng vai như cơ quan quản lý nhà nước vào kiểm tra doanh nghiệp. Thông thường thanh tra vào DN hay yêu cầu chuẩn bị các tài liệu như sau:

Chi tiết vui lòng đọc bài: Hồ sơ cần chuẩn bị để tiếp thanh tra Quận báo cáo tình hình thực hiện luật lao động và BHXH

- Bc2: Có các tài liệu như trên rồi thì rà từng tài liệu để xem tính tuân thủ luật ra sao. Tức là dựa vào checklist danh sách các điều luật của nhà nước rồi sau đó kiểm tra xem mình đã có quy định chưa? Nếu có thì ở đâu? Nếu thiếu thì bổ sung.

- Bc3: Tiếp tục rà từng tài liệu để xem tính tuân thủ theo yêu cầu của đối tác ra sao. Bước này thường dành cho các công ty làm đối tác cho các công ty khác mà họ có yêu cầu phải tuân thủ. Ví dụ như làm nhà cung cấp cho các công ty quốc tế.

Để thực hiện bước 2 và 3, tôi có các tài liệu kiểm tra cụ thể. Thân mời bạn cùng tải ở đây: https://bit.ly/checklisttailieunhansu

Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ gửi vào mail cho bạn các tài liệu với những điều luật cụ thể và bạn chỉ việc đọc rồi tìm xem mình có quy định không. Giống như trong bài: Thông tư hướng dẫn Doanh nghiệp tự thanh tra lao động – 17/2018/TT-BLĐTBXH

Giai đoạn 3: Rà soát xem doanh nghiệp còn thiếu tài liệu chính sách gì để giải quyết các bài toán Quản trị nhân sự: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.
- Bc1: Kiểm tra xem công ty đã có đủ các tài liệu quy trình QTNS theo ISO như trong bài này: Xây dựng các quy trình, tài liệu, biểu mẫu trong quản lý nhân sự của 1 công ty theo ISO như thế nào ?

Bộ tài liệu này đang được chia sẻ miễn phí, bạn hãy nhìn sang góc bên phải của blog này. Bạn sẽ thấy tôi có để 1 khung đăng ký nhận 2000 tài liệu QTNS. Chỉ cần nhập thông tin, hệ thống sẽ gửi bạn. Tha hồ mà tham khảo và xây cho công ty. Chịu khó tải và sắp xếp tài liệu, tôi tin bạn sẽ ra được các tài liệu như ở dưới:

Lưu ý, bạn nên để các tài liệu này trong folder Phòng nhân sự (đã được tạo ra từ giai đoạn 1).

- Bc2: Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để có thêm các bài toán về quản trị nhân sự. Nếu bạn muốn nhận các tài liệu mẫu khảo sát, hãy vui lòng vào bài viết này: Tặng tài liệu khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên miễn phí

- Bc3: Rà soát xem các tài liệu chính sách đã giải quyết được các bài toán quản trị nhân sự chưa? Hay vẫn còn cảm tính. Rồi rà soát xem các tài liệu và phương pháp có cập nhật với xu hướng bây giờ không? Bước này hơi khó, bạn hãy tải tài liệu sau:

Bạn download file tại đây: 4 Bang huong dan kham chua benh ve QTNS.xlsx

2. Rà soát xong là bạn đã có thể chỉnh sửa xây dựng hệ thống QTNS rồi. Thông thường, tôi đi theo các bước giống như trong bài: Xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty

Bước 1: Xác định mô hình của kinh doanh công ty
Bước 2: Xây dựng chiến lược và bản đồ chiến lược công ty theo BSC
Bước 3: Xây dựng KPI cho bộ phận
Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận.
Bước 5: Xây dựng chính sách lương thưởng 3P cho công ty
Bước 6: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty
Bước 7: Rà soát, xây dựng nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công ty và bộ phận
Bước 8: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí (khung năng lực)
8 bước trên chính là thể hiện cho lưu đồ xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự ở dưới:

Tôi hay đến các công ty đối tác và hướng dẫn họ đi theo các bước này.Tôi có chia sẻ cách làm tắt cho các công cụ trên:
- Sơ đồ tổ chức: Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức, nhóm, tổ, phòng, ban, khối, công ty?
- Mô tả công việc: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn
- Quy trình công việc chuyên môn: Quy trình – lá bùa hộ mệnh cho lời nguyền “em không biết”
- Tài liệu hướng dẫn đào tạo: Ứng dụng khung năng lực để xác định nhu cầu đào tạo và chương trình đào tạo
- Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc: Xây dựng KPI tắt (“dối”) như thế nào cho nhanh?
- Chính sách lương thưởng: Cách xây dựng lương 3P nhanh
- Quy định, nguyên tắc của bộ phận: Cách xác định và xây dựng quy chế quy định chuyên môn của bộ phận

Trên đây là cách làm tắt, còn nếu bạn muốn xây dựng hệ thống QTNS bài bản, hãy đọc bài viết này: Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?

3. Bạn đang đọc bài này và có nhiệm vụ giải quyết bài toán ở trên thì hoặc bạn là CEO hoặc bạn đang có công việc tương đương HRM (trưởng phòng Quản trị nhân sự). Nếu bạn là CEO thì có thể dừng đọc ở đây. Còn nếu bạn là HRM hãy đọc thêm mấy bài liên quan như:
- Kinh nghiệm khi mới bắt đầu vào vị trí trưởng phòng nhân sự nên làm cái gì và từ đâu ?
- Công việc phải làm của trưởng phòng nhân sự khi bắt đầu nhận việc là gì?
- Học gì để có thể hướng tới vị trí trưởng phòng Nhân sự?
- 9 tín hiệu để đuổi trưởng phòng nhân sự của công ty bạn ?

Bài viết cũng đã dài. Hi vọng bạn đọc kĩ. Chúc bạn giải quyết bài toán thành công.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn và xây dựng hệ thống QTNS bài bản