Phân loại thước đo chiến lược (KRI, PI, KPI) cách thức đánh giá hiệu quả chiến lược

Khi xác định được các thước đo chiến lược cùng chỉ tiêu và đơn vị, công việc cuối cùng của việc thiết lập BSC đó chính là:
- Tần suất kiểm soát thước đo
- Công cụ đo lường cùng nguồn chứng minh
- Xác định trọng số thành phần cho từng mục tiêu trong các viễn cảnh và các thước đo trong các mục tiêu
- Phân loại các KPI
- Xác định cách thức đo kết quả
- Công thức tính điểm hoàn thành chiến lược

6 gạch đầu dòng tuy dài nhưng thực ra nếu chúng ta biết cách làm cũng nhanh.

1 - 2. Xác định tần suất kiểm soát và công cụ đo, nguồn chứng minh: Việc này tôi thường để hội đồng chiến lược và CEO sẽ là người quyết. Tùy vào tính chất của chiến lược và thước đo (KPI chiến lược), CEO sẽ lựa chọn, xem xét:
- Tần suất kiểm soát theo: Tuần, Tháng, Quý hay Năm. Cá biệt có những CEO đòi kiểm soát một số thước đo hàng ngày. Tôi nghĩ có thể CEO mới làm vị trí này nên cần vậy. Chứ thực tế rất khó để CEO có thể theo dõi hết các chỉ số hàng ngày. Tuy nhiên nếu trong bảng BSC có một vài thước đo được kiểm soát hàng ngày hoặc tuần thì đó hẳn là thước đo rất quan trọng.
- Công cụ đo và nguồn chứng minh: Một trong những nguyên tắc khi xây dựng KPI chiến lược là hội đồng có đo được không nếu có thì đo ở đâu. Nếu không thì cần tiếp tục trả lời câu hỏi: Hội đồng có muốn đo không? Nếu có thì công ty sẽ tiến hành xây dựng công cụ và nguồn chứng minh. Thông thường nguồn chứng minh sẽ nằm ở các bảng dữ liệu các phòng ban. Người làm ra bản BSC sẽ cần phải kết nối dữ liệu của các phòng ban lại để cho ra kết quả cuối cùng.

3. Xác định trọng số thành phần: Sau khi hoàn thành xác định tần suất kiểm soát, hội đồng chiến lược tiếp tục đi vào việc xác định trọng số các chiến lược trong 1 viễn cảnh và trọng số các thước đo trong 1 chiến lược. Cụ thể là chúng ta cần trả lời câu hỏi:
- Tổng điểm các chiến lược trong 1 viễn cảnh là 100 điểm %, vậy mỗi chiến lược được hội đồng (CEO) cho bao nhiêu?
- Tổng điểm các thước đo trong 1 chiến lược là 100 điểm %, vậy hội đồng sẽ cho mỗi thước đo bao nhiêu?

Để tính ra điểm trọng số như vậy, chúng ta có 2 cách:
+ Cách 1: Sử dụng phương pháp chuyên gia. Tức là chúng ta sẽ để cho CEO và các thành viên hội đồng chiến lược sử dụng những kiến thức và kinh nghiệm của mình, sau đó thảo luận và cho điểm. Tôi hay gọi đó là phương pháp "bốc thuốc". Trong trường hợp hội đồng có các mức điểm khác nhau, để quyết định, chúng ta sẽ lấy bình quân các mức điểm để ra mức cuối.
+ Cách 2: Sử dụng phương pháp so sánh cặp. Đây là phương pháp phổ biến khi chúng ta muốn tính toán múc độ quan trọng của từng yếu tố. Phương pháp này sẽ bớt cảm tính hơn phương pháp chuyên gia ở trên. Xin được chia sẻ với bạn qua về phương pháp này. Còn chi tiết, tôi đã viết ở bài: "Phương pháp so sánh cặp là gì và có mấy loại?" (https://blognhansu.net.vn/?p=24566).

Chúng ta lấy từng yếu tố một rồi so sánh với nhau. Nếu:
- Quan trọng hơn thì cho 3 điểm
- Quan trọng bằng thì: 2 điểm
- Quang trọng kém: 1 điểm

Khi đã có điểm so sanh thì chúng ta cộng toàn bộ kết quả của từng yếu tố để ra điểm quan trọng của yếu tố đó. Sau đó, tiếp tục cộng toàn bộ các điểm quan trọng của các yếu tố lại với nhau. Cuối cùng chúng ta lấy tổng điểm của từng yếu tố chia cho tổng điểm của các yếu tố rồi nhân 100% là ra trọng số theo phần trăm.

Công thức như sau: Điểm % quan trọng = (Tổng điểm quan trọng của yếu tố A / tổng điểm quan trọng của các yếu tố) x 200%

4. Phân loại các thước đo chiến lược:

Khi xong trọng số, tần suất và nguồn chứng minh, chúng ta đã ra được bản BSC đẹp đẽ đầy đủ thông tin. Liệu bạn có đặt câu hỏi: "Những thước đo trong bản BSC này đều có tên gọi chung là KPI chiến lược. Vậy các thước đo này có được phân loại không?". Với tôi thì tôi không phân loại nhưng có nhiều người đã làm. Cụ thể là họ phân các KPI chiến lược ra thành 3 loại: KRI, KPI, PI.

- Chỉ số kết quả chính yếu (KRI – Key Result Indicator)
- Chỉ số hiệu suất (PI – Performance Indicator)
- Chỉ số hiệu suất chính yếu (KPI – Key Performance Indicator)

Mỗi một loại thước đo ở trên có định nghĩa như sau:
- Chỉ số kết quả chính yếu (KRI – Key Result Indicator): Là chỉ số trễ, là kết quả của nhiều hoạt động. Các chỉ số này được đo theo tháng/quý/năm và thường nằm ở tầng Tài chính & Khách hàng. Trong quá khứ, KRI thường không phân biệt với KPI.
- Chỉ số hiệu suất (PI – Performance Indicator): Các chỉ số hiệu suất còn lại được gọi là PI. PI cho biết cần phải làm gì để hoạt động hiệu quả hơn. Tần suất đánh giá PI từ tuần - tháng - quý. Số lượng PI sẽ là nhiều nhất, mỗi PI sẽ là quan trọng với một bộ phận cụ thể.
- Chỉ số hiệu suất chính yếu/ cốt yếu (KPI – Key Performance Indicator): Là chỉ số sớm, Thường là các chỉ số phi tài chính, được đánh giá thường xuyên (ngày, tuần). KPI hay nằm ở tầng Quy trình nội bộ và chịu ảnh hưởng của đội ngũ lãnh đạo điều hành, gắn trách nhiệm với cá nhân/nhóm cụ thể. KPI tác động tích cực đến nhiều chỉ số khác.

Tức là khi nhìn vào bản BSC, chúng ta dóng theo cột tần suất kiểm soát. Nếu chúng ta thấy thước đo nào thuộc viễn cảnh Nội bộ và có tần suất kiểm soát ngày hoặc tuần thì có thể coi đó như là 1 KPI. Mỗi một tổ chức sẽ có một số ít KPI nhất định. Và các KPI này thường là các thước đo để duy trì lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Một số nơi gọi KPI đó là KPI đột phá. Tức là làm tốt các thước đo này, tổ chức có thể phát triển một cách bùng nổ.

Ví dụ như trong các hãng xe công nghệ có chỉ số: ETA - Thời gian chờ xe của khách. Nếu ETA nhỏ hơn hoặc bằng 15 phút thì hãng xe này sẽ phát triển rất nhanh. ETA được gọi là KPI cốt yếu hoặc KPI bùng phát.

5 - 6. Cách đánh giá kết quả hoàn thành chiến lược: Khi đánh giá kết quả hoàn thành chiến lược, chúng ta dùng phương pháp thả nổi. Tức là kết quả được bao nhiêu, chúng ta ghi nhận % hoàn thành bấy nhiêu chứng không đưa các kết quả đó vào các thang điểm kiểu A, B, C.

Để đánh giá xem tổ chức hoàn thành bao nhiêu % chiến lược, chúng ta dùng công thức tính như sau:
- Tổng điểm % hoàn thành chiến lược = Điểm % Hoàn thành (HT) thước đo chiến lược a + Điểm % HT thước đo chiến lược b + ...
- Trong đó: Điểm % hoàn thành thước đo chiến lược = % Hoàn thành từng thước đo x điểm trọng số thước đo x điểm trọng số chiến lược x trọng số viễn cảnh

Ví dụ: Chúng ta có Viễn cảnh Tài chính có Chiến lược A và thước đo chiến lược là a. Nếu:
- Thước đo a có kết quả hoành thành 90% chỉ tiêu
- Trọng số thước đo a: 50%
- Trọng số chiến lược A: 60%
- Trọng số viễn cảnh Tài chính: 40%
Như vậy, Điểm % hoàn thành thước đo chiến lược a = 90% x 50% x 60% x 40% = 10,8 %

Để ra được % kế quả hoàn thành, chúng ta cần xác định cách tính % kết quả hoàn thành của từng thước đo. Thông thường chúng ta có 3 loại thước đo:
- Càng lớn càng tốt (1)
- Càng nhỏ càng tốt (2)
- Đạt hay không đạt hoặc khác (3)

Với:
+ Thước đo loại (1), cách tính % kết quả hoàn thành = kết quả / chỉ tiêu x 100%
+ Thước đo loại (2), cách tính % kết quả hoàn thành = chỉ tiêu / kết quả x 100%
+ Thước đo loại (3), cách tính % kết quả hoàn thành dựa thực tế để thống nhất.

Ví dụ để bạn dễ hiểu hơn:
- Thước đo: "Tổng khối lượng cần thi công" thuộc loại (1) nên công thức tính % kết quả: Kết quả/ chỉ tiêu x 100%
- Thước đo: "Số lượng lỗi trung bình do làm kém chất lượng" thuộc loại (2) nên công thức tính % kết quả: Chỉ tiêu / Kết quả x 100%
- Thước đo: "Số bản vẽ hoàn công cần có" thuộc loại (3) nên công thức: Nếu có bản vẽ thì đạt 100%. Cứ mỗi lần bị khách bắt trả thì trừ 10%.

Xác định xong cách thức đánh giá kết quả công việc là chúng ta đã hoàn thành xong bản BSC cho tổ chức. Chúc bạn kết thúc được việc này.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản