Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn

Xin chào cả nhà! Sáng sớm thứ 7, trời Hà Nội lại mưa rả rích. Tôi đang tính làm nốt cái luận văn MBA để tháng 8 trả bài cho cô. Vậy mà lọ mọ thế nào lại hì hụi làm cái thông báo Off cho anh chị em làm HR tại Vĩnh Phúc. Từ thông báo, tôi sang checkmail. Kiểm tra email một lúc lại thấy có bạn hỏi về xây dựng mô tả công việc:

Chào anh Cường, Em là D hiện đang phụ trách đào tạo của một công ty dịch vụ vận tải (xe đường dài tuyến cố định và xe taxi). Hôm nay được chỉ định một số công việc liên quan đến HR, cụ thể là xây dựng bảng mô tả công việc cho các chức danh cấp cao đến cấp thấp. Do cty là công ty gia đình, thành lập được 5 năm mà chưa có quy trình gì cả, tất cả đề làm và xử lý theo cảm tính. Em đang loay hoay quá, A Cường có thể giúp em được không?

Bộ mô tả công việc dành cho CBNV đang làm việc, ví dụ như:
- Trưởng ban kiểm soát.
- Giám đốc tài chính
- Thư ký chủ tịch.
- Giám đốc, phó giám đốc điều hành.
– Trợ lý tổng giám đốc, giám đốc.
– Kế toán trưởng...
- Trưởng phòng kinh doanh
– Trưởng phòng nhân sự
- Trưởng phòng kỹ thuật.
- Trưởng phòng tổng đài đặt vé xe tuyến cố định, xe taxi

.....và nhiều vấn đề khác nữa mà em chưa biết đi từ đâu ? Bộ tài liệu thư viện QTNS iCPO của bên anh 990k ( http://blognhansu.net.vn/tai-lieu-ve-nhan-su/ ) đã đầy đủ và có chức năng cập nhật tài liệu mới không ?

Cảm ơn anh và mong nhận được phản hồi từ anh.

Lúc đầu tôi tính trả lời mail ngắn gọn để còn đi làm việc như dự định ban đầu:

Dear em,

Cám ơn em đã gửi mail. Về cơ bản xây dựng mô tả công việc có thể coi là bước đầu của quá trình tái cơ cấu lại hệ thống QTNS. Anh cũng đang làm dự án đó cho vài công ty. Nhưng anh không đi từ mô tả công việc mà đi từ: BSC tới KPI, sau đó tới Năng lực văn hóa lõi. Từ năng lực văn hóa lõi anh đến Khung năng lực. Sau khung năng lực anh mới quay trở lại xây dựng MTCV một cách cụ thể. Tiếp theo của xây dựng MTCV là Quy trình chi tiết.

Tại sao lại đi ngược so với mọi người? Trước đây anh cũng nghĩ vậy cho đến khi anh ngộ ra rằng không thể làm được gì trong quá trình tái cơ cấu nếu không có sự tham gia của CEO và hiểu công ty. Mà muốn như vậy, chúng ta cần đi từ chiến lược xuống, từ lõi văn hóa ra. Anh đã chia sẻ ở 2 seri:
- Kinh nghiệm xây dựng BSC và KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/
- Kinh nghiệm xây dựng Khung năng lực: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-khung-nang-luc/

Sang đến xây dựng MTCV và Quy trình, anh mời toàn bộ nhân viên của bộ phận đó, cùng trưởng bộ phận và CEO ngồi vào làm. CEO có thể vừa làm việc của mình vừa theo dõi góp ý trong quá trình xây. Còn các thành viên khác thì tập trung vào xây dựng. Việc tập trung toàn bộ nhân viên có 2 việc tốt:
- Phản ánh đúng công việc
- Tạo cảm giác sản phẩm dự án là của nhân viên
- Đào tạo lại về công việc
- Thống nhất các vấn đề đã phát sinh trong công việc đang làm

Như vậy có nghĩa là các công việc trong mail em phải tự xây. Tài liệu chỉ để tham khảo mà thôi.

Về mặt tài liệu, anh tin là thư viện quản trị Nhân sự iCPO sẽ có đủ để em tham khảo. Về việc update, anh sẽ update thường xuyên theo bài toán của anh chị em ủng hộ. Mọi người đang cần giải quyết bài toán gì, anh sẽ cố gắng tìm kiếm hỗ trợ và update. Quá trình update thư viện là hoàn toàn miễn phí.

Anh,

Viết xong, tôi thấy nội dung mail vẫn còn cái gì đó chưa vừa ý. Thế là lại mở blog ra và viết bài này: Kinh nghiệm xây dựng MTCV (mô tả công việc) ngắn gọn.

Trước kia tôi đã từng trải qua một vài dự án xây dựng MTCV. Nếu làm chuẩn chỉnh sẽ cần làm như thế này:
Giai đoạn 1: Lên và bảo vệ kế hoạch.
Giai đoạn 2: Đánh giá thực trạng và đọc các tài liệu tham khảo.
Giai đoạn 3: Khảo sát thông tin.
Giai đoạn 4: Tiến hành thí điểm một phòng ban và phê duyệt Mẫu mô tả công việc.
Giai đoạn 5: Tiến hành xây dựng bản dự thảo mô tả công việc các phòng ban và phỏng vấn làm rõ mô tả công việc.
Giai đoạn 6: Phê duyệt và kết thúc dự án.

Đây là 6 giai đoạn được tôi chia sẻ trong bài: Các bước xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty - http://blognhansu.net.vn/?=8685 . Trong quá trình xây dựng MTCV có rất nhiều lưu ý như việc cần phải định nghĩa các từ ngữ. Ví dụ như trong bài: Cách dùng từ trong xây dựng mô tả công việc phần 1 – lãnh đạo, quản lý, chỉ huy - http://blognhansu.net.vn/?p=8609 . Ở bài này, tôi viết ra một số phân biệt về các thuật ngữ tại một dự án dư vấn tôi đã triển khai. Quy mô doanh nghiệp trong dự án này khoảng 1000 người.

6 giai đoạn trên, nếu áp dụng trong tư vấn sẽ trở thành 19 bước triển khai dự án tư vấn như trong bài: 19 bước triển khai xây dựng mô tả công việc của tư vấn nhân sự. Cụ thể:

Bước 0: Trao đổi thống nhất cơ cấu tổ chức, số lượng chức danh, vị trí, khối lượng công việc và thời gian. Xem xét, phân tích, đánh giá sơ lược về các mô tả công việc.

Bước 1: Thống nhất mẫu xây dựng mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất mẫu khảo sát phân tích mô tả công việc
Bước 3: Họp trao đổi với tổ hỗ trợ triển khai, công bố quyết định thành lập tổ và dự án.
Bước 4: Tiến hành phát phiếu khảo sát phân tích công việc và khảo sát hiện trạng mô tả công việc, đọc kỹ các tài liệu quy trình.
Bước 5: Mềm hóa các dữ liệu đã có trước đó như quyết định, mô tả công việc cũ
Bước 6: Tiến hành xây dựng mô tả công việc demo

Bước 7: Ký biên bản chốt form, biểu mẫu, cấu trúc mô tả công việc
Bước 8: Hoàn thiện mô tả công việc version 1
Bước 9: Gửi cho đối tác xem lại mô tả công việc và tiến hành phỏng vấn trao đổi cụ thể về từng mô tả.
Bước 10: Hoàn thiện lại mô tả công việc version 2 theo những chỉnh sửa và thực tế của phỏng vấn
Bước 11: Gửi đối tác bản mô tả công việc đã được sửa version 2 cho các trưởng bộ phận lấy ý kiến.
Bước 12: Gặp trưởng bộ phận chốt lại mô tả công việc version 3

Bước 13: Sửa mô tả công việc theo ý kiến trưởng bộ phận
Bước 14: Lấy chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận vào mô tả công việc version 3
Bước 15: Gửi mô tả công việc cho phòng Nhân sự để xem lại
Bước 16: Sửa lại mô tả công việc thành version 4 theo những đóng góp ý kiến của phòng nhân sự (biên bản có đóng dấu và chữ ký).
Bước 17. Hoàn thiện mô tả công việc version 4 và tiến hành lấy chữ ký xác nhận của phòng nhân sự và trưởng bộ phận.
Bước 18: Ký biên bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm, công bố quyết định sử dụng mô tả công việc mới.

Đấy là chuẩn, còn tôi hiện giờ tôi làm ngắn gọn hơn. Tôi làm giống như trong mail trên tôi chia sẻ. Xin tường thuật lại để cả nhà dễ hình dung.

Ngày cuối cùng khi kết thúc dự án xây dựng khung năng lực sơ bộ, tôi đặt lịch với CEO làm việc với các bộ phận. Do làm việc với bộ phận trong khi các bộ phận khó có thể tách ra khỏi việc triển khai xử lý công việc nên tôi hẹn lịch chuyển sang khung giờ thuận tiện cho công ty. Cụ thể tôi sẽ chuyển sang lịch:
- Đầu giờ làm việc sáng
- Cuối giờ làm việc sáng
- Đầu giờ làm việc chiều
- Cuối giờ làm việc chiều
(lịch làm 2 dự án trước BSC - KPI và Khung năng lực làm từ 9h đến khi xong thì dừng, để TBP sắp xếp công việc).

Đến ngày, giờ làm việc với bộ phận, khi tất cả đã đông đủ, đầu tiên tôi giới thiệu tổng quan về dự án tái cấu trúc để toàn thể anh em hiểu.

Giới thiệu xong, tôi bắt đầu vào việc xây dựng MTCV. Công việc đầu tiên đó chính là thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận và nhiệm vụ chung của phòng. Tôi dẫn: "Xin được giới thiệu với anh chị em vị trí của bộ phận trong tổng thể sơ đồ tổ chức của công ty" (Mở bảng sơ đồ tổ chức công ty được thống nhất từ trước với ban giám đốc và trưởng BP). "Xin hỏi cả nhà nhiệm vụ tổng quát, chính của bộ phận là gì?". Thực tế thì sẽ ít nhân viên nào nói được hết các nhiệm vụ của phòng. Sau khi anh em trong bộ phận nói xong, tôi quay ra hỏi ban giám đốc: "Vậy mong muốn của BGD đối với bộ phận là gì? Mục đích chính BGD muốn anh em trong bộ phận cần làm là như thế nào?". Lúc này CEO bắt đầu chia sẻ rõ về vai trò mục đích và tâm quan trọng cũng như mong muốn của công ty khi thành lập ra bộ phận.

Sau khi CEO chia sẻ xong, tôi chốt nhiệm vụ. Cùng với đó tôi tiếp tục hỏi: "Vậy sơ đồ tổ chức của bộ phận hiện tại của mọi người đang như thế nào?". Các thành viên tiếp tục chia sẻ. Mọi người chia sẻ còn tôi vẽ lại ra bảng và vào excel. Thưởng khi vẽ sơ đồ tổ chức bộ phận chúng ta sẽ thấy có mấy loại:
- Bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ trưởng bộ phận, không có nhân viên
- Bộ phận có vị trí phó phụ trách một mảng, có nhân viên.
Như hình ở dưới chúng ta thấy, đây là sơ đồ tổ chức bộ phận có vị trí phó nhưng chỉ là trợ lý cho trưởng bộ phận.

Từ sơ đồ tổ chức, tôi hỏi: "Chính thức các vị trí này ai đang đảm nhận?". Mọi người lần lượt tự nói vị trí hoặc TBP sẽ giới thiệu qua một lượt. Việc hỏi lại này nhằm mục đích thống nhất lại thêm một lần nữa vị trí của mọi người trước công ty. Tôi đã gặp có tình huống: mọi người bảo bạn A là phó nhưng khi thống nhất thì công ty lại nói rằng không, hiện tại vị trí phó đang trống. Như vậy nếu không có câu hỏi vừa rồi, có lẽ bộ phận sẽ còn rối rắm ở chỗ này.

Chốt xong nhiệm vụ, sơ đồ tổ chức bộ phận, tôi chuyển sang làm mô tả công việc vị trí. Tôi làm tắt bằng cách lấy luôn mẫu có sẵn của MTCV ra và dẫn mọi người đi theo từng mục. Làm cách này cho nhanh chứ như theo trình tự chuẩn ở trên chắc hết năm hết tháng mới xong mất.

Công việc dẫn của tôi cũng đơn giản thôi, hỏi mọi người theo đúng form đã có như:
- Quan hệ quản lý
- Quan hệ công việc
- Mục đích công việc
- Trách nhiệm và nhiệm vụ
- Kết quả đầu ra (chỉ tiêu)
- Quyền hạn thực hiện công việc
- Điều kiện làm việc
- Tiêu chuẩn công việc
Cứ mỗi một đầu mục, các thành viên của vị trí sẽ rõ hơn mình cần phải làm gì.

Trong quá trình xây này, điểm khó khăn nhất là lúc viết ra trách nhiệm và nhiệm vụ. Có người thì nói chi tiết còn có người thì lại nói sơ sài. Nếu nói chi tiết, tôi sẽ tóm gọn lại. Còn nếu họ nói sơ sài, tôi sẽ dẫn họ đi theo quy trình công việc họ đang làm để diễn giải rõ hơn. Tưng ứng với từng nhiệm vụ sẽ có kết quả đầu ra. Các kết quả đầu ra này chính là chỗ liên thông với dự án KPI ở trên. Tôi sẽ nhặt các chỉ số (không phải con số) vào. Ý nghĩa của ô này nằm ở chỗ các công việc sẽ được đo đếm bằng các chỉ số. Mỗi người sẽ có chỉ tiêu riêng khi thực hiện công việc thông qua năng lực (dự án khung năng lực).

Trong nội dung chi tiết các nhiệm vụ, thường gần cuối tôi hay thêm câu: "Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty và quản lý trực tiếp!". Việc thêm câu này xuất phát từ thực tế có những công việc không thể để trong MTCV như công việc hỗ trợ đột xuất phòng ban khác, và cũng không thể để trong KPI được vì đó là những công việc không nằm trong sự phối hợp. Ví dụ cao điểm cần chuyển hàng lên xe gấp. HR không có nhiệm vụ và gần như không phải phối hợp việc này. Vậy làm thế nào để HR ra hỗ trợ chuyển hàng? Không có câu này, nhân viên dễ ngồi chơi và khi sếp giao việc, nhân viên lại mạnh dạn bảo "không phải nhiệm vụ của em nên em không làm"

Khi cho vào MTCV, tôi đều giải thích rằng: "Câu này có ý rằng: không ai có thể yêu cầu anh chị em làm việc khác so với mô tả công việc này trừ khi có sự yêu cầu từ quản lý (trưởng phòng) hoặc công ty. Và Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của công ty, quản lý trực tiếp là một phần của MTCV. Dĩ nhiên mọi người có quyền từ chối nếu công việc đó nếu nó nằm ngoài phạm vi công ty. Phần này sẽ được trao đổi kỹ hơn trong mục quyền hạn".

Ngoài ra khi viết MTCV nên thêm câu "bao gồm (nhưng ko giới hạn) các nhiệm vụ sau".

Phần cuối của MTCV là yêu cầu về năng lực. Để cho chắc chắn tôi sẽ hướng dẫn mọi người lại thêm 1 lần nữa cách phân tách năng lực để anh em trong bộ phận cùng bàn chốt lần cuối về khung năng lực vị trí. Việc sẽ khá xuôi nếu bộ phận có nhân viên trình độ học vấn cao và sẽ khó nhằn khi bộ phận có nhân viên trình độ thấp. Ví dụ như sẽ rất khó làm nếu bộ phận toàn công nhân. Mọi người cứ im thin thít khi hỏi cần: nhiệm vụ này cần thái độ kỹ năng kiến thức gì? Nhưng không vấn đề gì vì đây chỉ là hỏi lại để xem có gì thay đổi hay bổ sung cho dự án Khung năng lực. Mọi người không nói thì tôi sẽ áp kết quả từ dự án trước vào.

Đến đây tôi xong việc xây dựng mô tả công việc và chuyển sang xây dựng quy trình. Hẹn gặp mọi người ở bài tường thuật - chia sẻ kinh nghiệm xây dựng quy trình.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM blogger / HRM consultant