Hỏi: "Chào các Anh/ Chị. Hiện em đang xây dựng bộ KPI cho Phòng Hành chính - Nhân sự và đã hoàn thành bản dự thảo đầu tiên (đính kèm file).
Bộ KPI được xây dựng cho các mảng công việc cho 1 HCNS tổng hợp dựa trên mô tả công việc. Tuy nhiên, em biết rằng sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót, đặc biệt về:
- Tiêu chí đánh giá đã hợp lý và đo lường được chưa?
- Trọng số phân bổ có phù hợp không?
- Chỉ số nào còn thiếu hoặc chưa thực sự phản ánh hiệu quả công việc
Em rất mong các anh/chị dành chút thời gian xem qua file và góp ý thẳng thắn để em hoàn thiện bộ KPI này với ah. Em chân thành cảm ơn cả nhà nhiều."
| Số TT | Tiêu chí đánh giá | Điểm | Thước đo đánh giá | Mục tiêu | Tỷ trọng | Tự đánh giá | |
| Điểm | Kết quả % | ||||||
| 1 | Chấm công và tuân thủ nội quy | 90-100 | Đi làm đầy đủ, đúng giờ, nghỉ phép theo quy định, không nghỉ không lương ngày nào. Không vi phạm nội quy | Đi làm đầy đủ, đúng giờ, tuân thủ nội quy công ty đề ra | 15% | 100 | 15% |
| 80-89 | Đi làm đầy đủ, nghỉ phép theo quy định, có nghỉ không lương có xin phép 1 ngày. Tuân thủ tốt nội quy | ||||||
| 70-79 | Nghỉ không lương 2 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) từ 2 lần đến 5 lần. Có 1–2 vi phạm nội quy nhỏ, đã khắc phục. | ||||||
| 50-69 | Nghỉ không lương từ 3 ngày đến 5 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) nhiều hơn 5 lần. Vi phạm nội quy trên 2 lần, chậm khắc phục hoặc bị nhắc nhở | ||||||
| <50 | Nghỉ không lương quá 5 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) liên tục bị cấp trên nhắc nhở ảnh hưởng tới công việc. Vi phạm nghiêm trọng nội quy (bị cảnh cáo hoặc gây hậu quả) | ||||||
Trả lời: Khi nói về KPI và nhắc đến Hành chính nhân sự, tôi đã có nhiều bài viết chia sẻ về chủ đề này:
- Các thước đo KPI trong lĩnh vực quản trị nhân sự
- Chỉ số KPI dành cho nhân sự hay còn gọi là các chỉ số quản lý nguồn nhân lực (human resources metrics)
- KPI đo lường kết quả hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp
- KPI – tiêu chí đánh giá hiểu quả công việc của vị trí giám đốc nhân sự
- Tặng cả nhà file KPI vị trí tuyển dụng để tham khảo
Trong các bài ở trên, tôi cũng đã viết các bước tiến hành để ra được KPI cho các vị trí của phòng HCNS. Xin chia sẻ cách làm KPI cho phòng Hành chính nhân sự (HCNS) nhanh như sau:
- Bước 1: Xác định các chức năng (hoạt động) của phòng HCNS và phân bổ các chức năng đó xuống các vị trí trong bộ phận.
- Bước 2: Phân tách, xác định các thước đo (KPI) đánh giá hiệu quả từng chức năng (hoạt động) ở bước 1.
- Bước 3: Tập hợp các thước đo (KPI) đã tìm ra được ở bước 2 thành 1 thư viện KPI của bộ phần.
- Bước 4: Phân chia các thước đo (KPI) xuống các vị trí theo các chức năng của các vị trí đã được phân bổ ở bước 1.
- Bước 5: Lựa chọn các thước đo phù hợp với từng vị trí trong phòng HCNS.
- Bước 6: Hoàn thiện các thẻ KPI của từng vị trí.
Trước khi đi chi tiết hướng dẫn các bước, chúng ta cùng xem file theo tình huống ở trên.
Download xem chi tiết: HCNS KPI.xls
1. Nhìn vào file đúng là tôi cũng không rõ tác giả đang làm KPI theo phương pháp nào. Có vẻ như tác giả:
- Dựa vào một mẫu nào đó rồi dựa trên mô tả công việc (tạm gọi là tiêu chí đánh giá) liệt kê ra các yêu cầu công việc (tạm gọi là thước đo đánh giá), rồi sau đó tập hợp lại.
- Tạo ra ngăn xếp kết quả (ngăn 1: 90-100; ngăn 2: 80-89; ngăn 3: 70-79; ngăn 4: 50-69; ngăn 5:<50).
- Có ngăn xếp và yêu cầu, tác giả đưa ra định nghĩa cho từng ngăn. Ví dụ:
+ Ngăn 1: 90 - 100, tương tứng: Đi làm đầy đủ, đúng giờ, nghỉ phép theo quy định, không nghỉ không lương ngày nào. Không vi phạm nội quy
+ Ngăn 2: 80-89, tương tứng: Đi làm đầy đủ, nghỉ phép theo quy định, có nghỉ không lương có xin phép 1 ngày. Tuân thủ tốt nội quy
+ Ngăn 3: 70-79, tương tứng: Nghỉ không lương 2 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) từ 2 lần đến 5 lần. Có 1–2 vi phạm nội quy nhỏ, đã khắc phục.
+ Ngăn 4: 50-69, tương tứng: Nghỉ không lương từ 3 ngày đến 5 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) nhiều hơn 5 lần. Vi phạm nội quy trên 2 lần, chậm + khắc phục hoặc bị nhắc nhở
+ Ngăn 5: <50, tương tứng: Nghỉ không lương quá 5 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) liên tục bị cấp trên nhắc nhở ảnh hưởng tới công việc. Vi phạm nghiêm trọng nội quy (bị cảnh cáo hoặc gây hậu quả)
- Sau khi có định nghĩa của từng ngăn xếp, tác giả xác định trọng số (tỷ trọng) cho từng tiêu chí đánh giá (yêu cầu công việc).
- Kết quả công việc được quy định như sau: Điểm đánh giá kết quả công việc = Kết quả yêu cầu công việc 1 + Kết quả yêu cầu công việc 2 +...
Trong đó: Kết quả yêu cầu công việc = Điểm đánh giá * Tỷ trọng.
2. Với cách làm trên, rõ ràng nếu có chút nghề chúng ta sẽ thấy đúng cái tác giả hỏi:
- Tiêu chí đánh giá đã hợp lý và đo lường được chưa?
- Trọng số phân bổ có phù hợp không?
- Chỉ số nào còn thiếu hoặc chưa thực sự phản ánh hiệu quả công việc
Nhìn vào câu hỏi và so sánh với bảng KPI mà tác giả làm, tôi còn có cái cảm giác hình như chủ nhân câu hỏi còn chưa phân biệt rõ các thuật ngữ: Tiêu chí đánh giá, trọng số, chỉ số. Phân tích cụ thể câu hỏi:
- "Tiêu chí đánh giá đã hợp lý và đo lường được chưa?", liệu tác giả có phải hỏi về:
+ Cột có tên "Tiêu chí đánh giá" chứa các nội dung: Chấm công và tuân thủ nội quy; Hiệu quả công việc theo báo cáo tuần và kế hoạch làm việc; Tuyển dụng. Đây là các chức năng (hoạt động) của phòng HCNS.
+ Hay cột có tên "Thước đo đánh giá" với các nội dung: Đi làm đầy đủ, đúng giờ, nghỉ phép theo quy định, không nghỉ không lương ngày nào. Không vi phạm nội quy; Đi làm đầy đủ, nghỉ phép theo quy định, có nghỉ không lương có xin phép 1 ngày. Tuân thủ tốt nội quy; Nghỉ không lương 2 ngày, hoặc có đi muộn về sớm ( ≥10 phút) từ 2 lần đến 5 lần. Có 1–2 vi phạm nội quy nhỏ, đã khắc phục...
- "Trọng số phân bổ có phù hợp không?", liệu tác giả đang hỏi về:
+ Cột có tên "Điểm" với các ngăn xếp: Ngăn 1: 90-100; ngăn 2: 80-89;...
+ Hay cột có tên "Tỷ trọng" với các % như: 15%; 20%
- "Chỉ số nào còn thiếu hoặc chưa thực sự phản ánh hiệu quả công việc", không viết tác giả hỏi về:
+ Cột "Thước đo đánh giá" với các nội dung: Đi làm đầy đủ, đúng giờ, nghỉ phép theo quy định, không nghỉ không lương ngày nào. Không vi phạm nội quy; Đi làm đầy đủ, nghỉ phép theo quy định, có nghỉ không lương có xin phép 1 ngày. Tuân thủ tốt nội quy...
+ Hay cột "Mục tiêu" với nội dung: Đi làm đầy đủ, đúng giờ, tuân thủ nội quy công ty đề ra; Hoàn thành công việc theo kế hoạch tuần/tháng đã đăng ký...
3. Thôi, không quan tâm tới việc tác giả muốn hỏi cho cột nào, tôi sẽ đi từng cột để nhận xét:
4. Cách làm KPI cho phòng Hành chính nhân sự (HCNS) nhanh:
Nhận xét xong rồi, giời đến phần chi tiết cách làm KPI cho phòng HCNS của tôi. Xin mời bạn cùng đọc tiếp.
* Bước 1:Xác định các chức năng (hoạt động) của phòng HCNS và phân bổ các chức năng đó xuống các vị trí trong bộ phận.
Để ra chức năng, cách nhanh nhất là phỏng vấn trực tiếp. Tôi hay sử dụng các câu hỏi để trao đổi với trưởng bộ phận:
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.
Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người. Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Ví dụ như các công việc nhân sự là: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của một nhân viên trong tổ chức.
Ví dụ kết quả chức năng phòng HCNS ra như sau:
I Quản trị nhân sự
- Triển khai thu hút, tuyển dụng nhân sự
- Đào tạo, truyền thông nội bộ
- Đánh giá hiệu quả công việc
- Thực hiện chế độ lương thưởng, phúc lợi, BHXH
- Xử lý quan hệ lao động, kỷ luật
II Quản trị hành chính
- Lễ tân, đón tiếp khách
- An ninh, an toàn, chấm công, duy trì kỷ luật trật tự
- Kiểm soát tài sản ra vào, công văn đến đi
- Quản lý tài sản, mua bán, cấp pháp VPP công cụ dụng cụ
- Vệ sinh môi trường, cấp dưỡng, sức khỏe nhân viên
- Văn thư lưu trữ và quản lý con dấu
Có được các chức năng, chúng ta dùng kí hiệu: C (Chịu trách nhiệm chính), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động), H (hỗ trợ) để phân các công việc cho các vị trí có trong bộ phận.
* Bước 2: Phân tách, xác định các thước đo (KPI) đánh giá hiệu quả từng chức năng (hoạt động) ở bước 1.
Có được chức năng, để ra KPI, chúng ta đưa vào 1 file tên gọi là Bảng phân tách KPI từ chức năng. Đây là một bảng ma trận. Trong đó dòng là các chức năng còn cột là các câu hỏi sau:
1. Công việc có đích là gì?
2. Công việc như thế nào là đạt?
+ Số lượng (đủ)?
+ Chất lượng (đúng)?
+ Thời gian (đều)?
+ Chi phí (tiết kiệm)?
3. Có vấn đề gì xảy ra ở công việc?
Mỗi một cột câu hỏi lại tách ra thành 2 cột nhỏ hơn là: Diễn đạt bằng lời và Chuyển đổi thành thước đo. Hiểu một cách đơn giản là: Chúng ta sẽ lần lượt đi từng chức năng, đặt câu hỏi và trả lời theo ngôn ngữ bình thường. Sau đó chuyển đổi câu trả lời đó thành thước đo hiệu quả công việc.
Để công việc dễ dàng và nhanh, khi làm KPI chức năng, chúng ta cần ngồi với trưởng phòng (nếu có thêm CEO càng tốt). Trưởng phòng sẽ giúp chúng ta đưa ra các yêu cầu, tiêu chuẩn công việc. Tức là họ sẽ trả lời cho chúng ta biết các câu hỏi đó.
Ví dụ công việc: "Triển khai thu hút, tuyển dụng nhân sự"
* Công việc cần phải đảm bảo điều gì?
- Trả lời: Đảm bảo đủ nhân lực vận hành kinh doanh.
>> Thước đo KPI: Tổng số nhân viên chính thức duy trì trong công ty; Tổng doanh thu đạt được; Sản lượng đạt được
* Công việc như thế nào là đạt?
- Trả lời:
+ Đạt về Số lượng (đủ): Tuyển được người >> KPI: Số nhân viên mới cần tuyển
+ Đạt về Chất lượng (đúng):
-> Nhân viên mới làm được việc >> KPI: Tỷ lệ hoàn thành KPI trung bình của các nhân viên mới
-> Tuyển dụng đúng người, tất cả đều pass qua thời gian thử việc >> KPI: Tỷ lệ nhân viên mới qua thử việc/ tổng số nhân viên thử việc; Tỷ lệ nhân viên mới tồn tại >6 tháng/ tổng số nhân viên mới.
+ Đạt về Thời gian (đều):
-> Đúng theo kế hoạch >> KPI: Số lần tuyển dụng so với kế hoạch
-> Đúng theo quy định >> KPI: Thời lượng trung bình tuyển dụng 1 vị trí quản lý; Thời lượng trung bình tuyển dụng 1 vị trí nhân viên.
+ Đạt về Chi phí: Tuyển được người với ít chi phí quảng cáo >> KPI: Tổng chi phí tuyển dụng; Chi phí tuyển dụng trung bình/ 1 nhân viên.
* Bước 3: Tập hợp các thước đo (KPI) đã tìm ra được ở bước 2 thành 1 thư viện KPI của bộ phần.
Có được các KPI, công việc cuối là tập hợp lại vào thư viện KPI. Chúng ta gom các KPI của từng chức năng lại với nhau. Ví dụ: Chúng ta có chức năng (Mục tiêu bộ phận) là:
| Triển khai thu hút, tuyển dụng nhân sự | Tổng số nhân viên chính thức duy trì trong công ty |
| Tổng doanh thu đạt được | |
| Sản lượng đạt được | |
| Số nhân viên mới cần tuyển | |
| Tỷ lệ hoàn thành KPI trung bình của các nhân viên mới | |
| ... | |
| Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên | Tỷ lệ hoàn thành KPI trung bình |
| Số lần chậm hoàn thành kiêm trả bản KPI | |
| Thực hiện các thủ tục, chế độ chính sách cho nhân viên viên (tính lương, BHXH) | Tỷ lệ nghỉ việc |
| Tỷ lệ hài lòng của nhân viên về chế độ/ tổng số nhân viên | |
| Số nghiệp vụ phát sinh được xử lý | |
| Số tiền bị cơ quan nhà nước phạt | |
| ... |
... Cứ lần lượt chúng ta để các thước đo xếp từng dòng trong cột có tên: Tiêu chí - thước đo/ tên KPI
* Bước 4: Phân chia các thước đo (KPI) xuống các vị trí theo các chức năng của các vị trí đã được phân bổ ở bước 1.
Sau khi đưa các thước đo KPI vào thư viện, chúng ta tạo thêm cột. Số cột tương ứng với số vị trí. Tiếp đến ta dùng các kí hiệu: C (Chịu trách nhiệm chính), T (tham gia trực tiếp vào dòng chảy hoạt động), H (hỗ trợ) để xác định KPI tương ứng với từng vị trí. Việc xác định này rất dễ do chúng ta đã phân bổ nhiệm vụ (phân công việc) xuống vị trí ở bước 1.
* Bước 5: Lựa chọn các thước đo phù hợp với từng vị trí trong phòng HCNS.
Có được bảng phân bổ các thước đo KPI xuống các vị trí, bước tiếp theo, chúng ta tách riêng từng bảng tương ứng với vị trí. Tức mỗi vị trí sẽ có 1 bảng chứa các KPI được phân bổ.
Tại mỗi bảng KPI của vị trí, chúng ta tiến hành rút KPI gọn lại với các bước nhỏ sau:
- Nguyên tắc chung: Dưới 8 KPI cho mỗi vị trí; Giữa lại thước đo SMART (cân đo đong đếm được); Giữ lại các thước đo có tích cực tạo động lực (củ cà rốt)
- Nguyên tắc rút cho vị trí trưởng: Giữ lại chỉ số Chiến lược; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
- Nguyên tắc rút cho vị trí nhân viên: Giữ lại chỉ số Nhiệm vụ; Giữ lại chỉ số KEY; Giữ lại chỉ số Khắc phục vấn đề tồn tại trong công việc
* Bước 6: Hoàn thiện các thẻ KPI của từng vị trí.
Có được 8 thước đo quan trọng cho từng vị trí, công việc cuối cần làm là hoàn thiện các thẻ KPI này sao cho đẹp, thân thiện. Thông thường một thẻ KPI đẹp của tôi thường có các cột:
+ Cột STT: Đánh số thứ tự cho từng thước đo trong bảng để biết vị trí có bao nhiêu thước đo.
+ Cột Kí hiệu: Đánh kí hiệu JD (Job Description) cho từng nhóm và từng thước đo.
+ Cột Mục tiêu bộ phận: Chứa các nội dung công việc cần dùng KPI để đo.
+ Cột Trọng số: Đây là cột xác định mức độ quan trọng của từng thước đo trong tổng 100%. Chúng ta có thể để trưởng bộ phận tự xác định hoặc dùng phương pháp so sánh cặp để tính toán. Chi tiết hướng dẫn: "Phương pháp so sánh cặp là gì?"
+ Cột Tiêu chí - thước đo/ tên KPI: Chứa tên các thước đo.
+ Cột Chỉ tiêu: Chứa đích cần đạt cho từng thước đo.
+ Cột Thước đo, đơn vị tính; Cột Tần suất kiểm soát; Cột Công cụ đo lường/Nguồn chứng minh.
+ Cột Cách tính %HT: Chứa công thức để xác định % hoàn thành trên thang 100% của từng thước đo.
+ Cuối cùng là cột Hiệu quả: Cột này bao gồm 3 cột nhỏ hơn bên trong (cột Kết quả: Dùng để nhập dữ liệu kết quả; cột %HT: Để tính %HT cho từng thước đo theo cách tính của cột Các tính %HT; cột Điểm %: Để tính mức độ % trong tổng 100%).
Công thức tính Hiệu quả như sau: Hiệu quả (hoặc Năng suất) = Điểm % 1 + Điểm % 2 + ...
Trong đó: Điểm % = %HT * Trọng số; %HT được tính toán theo công thức quy định ở cột Cách tính %HT.
Cứ đi từng vị trí trong phòng HCNS, chúng ta sẽ ra được các thẻ KPI vị trí của bộ phận.
Xin tặng cả nhà các thẻ KPI của các vị trí trong phòng HCNS:
- Danh sách các thước đo trong mảng QTNS: "Các thước đo KPI trong lĩnh vực quản trị nhân sự"
- KPI vị trí Giám đốc nhân sự: "KPI – tiêu chí đánh giá hiểu quả công việc của vị trí giám đốc nhân sự"
- Bộ tài liệu 3P (MTCV, KPI, Khung năng lực, Lương 3P) phòng HCNS: Tặng free bộ tài liệu 3P (MTCV, KPI, Khung năng lực, Lương 3P) phòng HCNS
- KPI vị trí Tuyển dụng: Tặng cả nhà file KPI vị trí tuyển dụng để tham khảo
- KPI vị trí Nhân sự tiền lương: Xây dựng kpi vị trí nhân sự tiền lương c&b như thế nào cho nhanh?
- Quy chế đánh giá KPI: Quy chế đánh giá hiệu quả công việc mẫu theo KPI
Lưu ý:
- Bạn nhớ làm cả quy chế đánh giá KPI để mọi thứ đồng bộ.
- Trong trường hợp nếu có được KPI chiến lược phân bổ cho phòng HCNS hãy lấy các KPI đó rồi đưa vào thư viện KPI của bộ phận để phân bổ xuống cho các vị trí ở bước 3 và 4.
Download file tham khảo:
- BSC - KPI phong HCNS.xls
Nguyễn Hùng Cường
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản
Tôi đang trong hành trình chia sẻ chuỗi bài hướng dẫn các cán bộ Ủy… Read More
Hỏi: "A ơi, anh cho em hỏi thêm chút ạ, Em tìm hiểu và cũng… Read More
Có anh bạn muốn xuất bản sách nên có hỏi tôi về các bước cần… Read More
Vừa rồi, trên cộng đồng, tôi lại vừa thấy có bạn hỏi: "Em cần tư… Read More
Các sếp và HR nên đọc (đoạn đầu) để biết tâm lý của các quản… Read More
Tôi đang ấp ủ một quyển sách nữa về chủ đề BSCvsKPI bạn ạ. Đây… Read More