Thiết kế công việc để nâng cao động lực bên trong

Chúng ta đang cùng nhau trên hành trình tìm hiểu các xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P cho doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của hệ thống này là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu (lợi nhuận, phát triển) thông qua việc kích thích động lực làm việc của nhân viên (nâng cao hiệu suất). Hệ thống đãi ngộ 3P bao gồm 2 nhóm đãi ngộ: Tài chính và Phi tài chính. Theo một góc nhìn khác, hệ thống đãi ngộ 3P bao gồm các đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần.

2 nhóm đãi ngộ này tác động đến động lực (điều thôi thúc hành động) của con người theo 2 hướng bên trong và bên ngoài. Động lực bên ngoài là các yếu tố như: Tiền lương, thăng chức, thăng tiến, chức vụ, vị trí, môi trường làm việc (các yếu tố vật chất). Còn động lực bên trong chính là những yếu tố sinh ra từ bản thân công việc như: Niềm vui từ việc hoàn thành công việc, sự hài lòng về mối quan hệ với mọi người khi làm việc, nhiệm vụ đúng theo tính cách và sở thích... (các yếu tố tinh thần).

Việc cung cấp động lực hay các yếu tố đãi ngộ cần phù hợp với từng con người trong tổ chức. Đối với các yếu tố vật chất cần ngang bằng hoặc hơn so với thị trường. Các yếu tố tinh thần thì doanh nghiệp cần phải gia tăng càng nhiều càng tốt.

1. Thiết kế công việc sao cho phù hợp với từng người

Một trong những cách để gia tăng động lực bên trong là thiết kế công việc sao cho phù hợp với từng người (tính cách và mong muốn). Thiết kế công việc là toàn bộ các hoạt động như xác định, phân công, theo dõi, quản lý công việc sao cho tuân theo mô hình "5 chiều cốt lõi công việc" của Ohsawa Takeshi (tác giả Nhật). Đại ý của thuyết 5 chiều cốt lõi nói rằng có 5 yếu tố nâng cao động lực bên trong của một công việc. Các yếu tố đó bao gồm: Công việc được phản hồi; Công việc ý nghĩa; Công việc trọn vẹn, nhất quán; Công việc được chủ động; Công việc đúng sở trường.

- Công việc đúng sở trường: Công việc đưa cho nhân viên cần phải phù hợp hợp với tính cách, kỹ năng và đúng định hướng mong muốn của họ. Khi thiết kế công việc cần trả lời câu hỏi:
+ Công việc có phát huy được kỹ năng hay tính cách của người đó không?
+ Công việc có phải là cơ hội để nâng cao chuyên môn mà người đó đang trau dồi hay không?
+ Công việc có đúng là theo định hướng mà nhân viên muốn làm hay không?

- Công việc trọn vẹn, nhất quán: Công việc thành gói từ khi bắt đầu tới khi kết thúc. Câu hỏi khi thiết kế công việc:
+ Nhân viên có ý thức được bức tranh tổng thể về công việc hay không?
+ Có đưa ra cơ hội để người đó tự hoàn thành công việc (dù nhỏ) hay không?
+ Nhân viên có ý thức rằng chính bản thân mình là trung tâm của công việc chứ không phải đơn thuần là một công đoạn hay không?

- Công việc ý nghĩa: Nhận thức rõ về mức độ ảnh hưởng tới xung quanh và tầm quan trọng của công việc. Các câu hỏi cần trả lời:
+ Nhân viên có cảm thấy công việc của mình giữ vai trò quan trọng đối với tổ chức hay không?
+ Nhân viên có cho rằng công việc đó có ý nghĩa đối với bản thân mình hay không?
+ Nhân viên có cơ hội được nhìn ra ý nghĩa công việc hay không?

- Công việc được chủ động: Quyền hạn và sự tự chủ tron công việc. Câu hỏi cần dùng để phân tích công việc:
+ Nhân viên không chỉ làm theo chỉ thị của cấp trên mà còn cảm thấy rằng công việc đang tiến triển bởi suy nghĩ của bản thân mình hay không?
+ Nhân viên bị quản lý tiểu tiết hay được giao phó hoàn toàn những gì có thể giao phó?
+ Ý tưởng của nhân viên có được đưa vào trong công việc hay không?

- Công việc được phản hồi: Có thể biết được thành quả công việc thông qua cấp trên hoặc đồng nghiệp. Các câu hỏi để phân tích và tăng thêm động lực cho nhân viên:
+ Nhân viên có được phản hồi đúng thời điểm, chứ không chỉ đề mặc người đó với công việc đã được giao?
+ Có thực hiện việc phản hồi khi còn nhớ rõ về công việc hay không?
+ Có chia nhỏ thời gian để thực hiện việc phàn hổi thay vì tập hợp để phản hồi toàn bộ hay không?
+ Có chia sẻ kinh nghiệm cho nhân viên hay không?

2. Ứng dụng của mô hình "5 chiều cốt lõi công việc" trong xây mô tả công việc

Như chúng ta thấy, những yếu tố tạo ra động lực bên trong cho nhân viên bao gồm nội tại của công việc và môi trường bao quanh công việc. Các yếu tố này gồm 2 nhóm: Công cụ, chính sách công việc & Con người liên quan tới công việc. Chúng ta cần điều chỉnh, thêm bớt các yếu tố này sao cho phù hợp với mô hình "5 chiều cốt lõi công việc".

Trong bài "Các bước tắt xây dựng mô tả công việc nội bộ trong công ty sao cho nhanh" tôi đã hướng dẫn anh chị tạo ra một bản mô tả công việc cho từng vị trí. Giờ chúng ta tiếp tục nâng cấp Bản mô tả công việc đó thông qua việc ứng dụng mô hình "5 chiều cốt lõi công việc". Cụ thể việc nâng cấp này là sao cho bản mô tả công việc phải có 5 mục với các nội dung con như sau:

- Mối quan hệ công việc (Công việc được phản hồi):
+ Cấp trên trực tiếp, cấp dưới trực tiếp.
+ Thời gian họp trao đổi công việc định kì và đột xuất.

- Mục đích công việc (Công việc ý nghĩa):
+ Ý nghĩa công việc với tổ chức.
+ Ý nghĩa công việc đối người triển khai.

- Trách nhiệm và nhiệm vụ (Công việc trọn vẹn, nhất quán):
+ Bảng phân nhiệm các chức năng của bộ phận.
+ Nhiệm vụ cần phải làm.
+ Các bước triển khai chi tiết.

- Quyền hạn (Được chủ động trong công việc):
+ Các quyền liên quan đến công việc

- Yêu cầu công việc (Công việc đúng sở trường):
+ Yêu cầu tối thiểu (kinh nghiệm, bằng cấp)
+ Yêu cầu năng lực công việc (kỹ năng, tính cách)

Ngoài mô tả công việc, chúng ta có thể "5 chiều cốt lõi công việc" trong nhiều công cụ quản trị nhân sự khác nữa. Và bản thân những người làm quản lý cũng cần chú ý đến việc tạo ra động lực bên trong cho nhân viên thông qua mô hình này. Chúc anh chị em ứng dụng thành công. Bài viết có sự tham khảo từ thầy Magome Tadashi (chương trình đào tạo chuyên gia tư vấn khởi nghiệp kinh doanh mới).

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản