Xác định đãi ngộ phi tài chính và tập hợp, phân bổ quyền lợi, chế độ đãi ngộ cho từng cấp bậc nhân viên

Chúng ta đã đi một hành trình dài để xây dựng ra được chính sách lương 3P. Đây là 1 phần của hệ thống đãi ngộ 3P. Giờ đến lúc chúng ta đưa ra những đãi ngộ tài chính gián tiếp và tập hợp, phân bổ quyền lợi, chế độ đãi ngộ cho từng cấp bậc nhân viên.

1. Tổng quan về đãi ngộ 3P

Do đã đi xa, nên tôi xin mời bạn nhìn lại điểm xuất phát để cùng nhớ lại một điểm tổng quan:

- “Đãi ngộ” là một động từ mang nghĩa là cho hưởng các quyền lợi theo chế độ tương xứng với sự đóng góp.
- Hệ thống Đãi ngộ 3p: Là tập hợp các yếu tố về đãi ngộ tương xứng cho người lao động đảm bảo tuân theo luật, linh hoạt và có tính tạo động lực (đảm bảo các nhu cầu và giải quyết các bài toán về quản trị nhân sự).
- Hệ thống đãi ngộ 3p bao gồm = Tổng Đãi Ngộ & Thù lao = Total Reward = Đãi ngộ tài chính + Đãi ngộ phi tài chính = Lương cứng(1) + Phụ cấp(2) + Phụ cấp ăn trưa(3) + Thưởng lễ tết(4) + Thưởng dự án(5)+ Bảo hiểm(6) + Phúc lợi xã hội(7) + Địa vị xã hội(8) + Quà tặng tôn vinh(9) + Cơ hội thăng tiến(10) + Cơ hội học tập (11) + Môi trường văn hóa doanh nghiệp(12) + Sự kính trọng lãnh đạo/ quản lý(13) + Tinh thân đồng nghiệp (14) + Cơ hội làm ăn(15) + Được tặng hoặc quyền mua cổ phần/ cổ phiếu giá ưu đãi(16) + Tự do(17) + Thương hiệu công ty (18) + Đánh giá đúng năng lực (19) + Đào tạo theo nhu cầu (20) ...
- Tổng đãi ngộ = Tổng các chính sách đáp ứng nhu cầu theo tháp nhu cầu Maslow của người lao động giúp doanh nghiệp thỏa mãn các nhu cầu theo tháp Mike Michalowicz.

2. Xác định đãi ngộ tài chính gián tiếp (không trực tiếp)

Đại ngộ tài chính gián tiếp là các đãi ngộ bằng tiền nhưng quy đổi ra 1 sản phẩm dịch vụ gì đó cho nhân viên, bao gồm: Phúc lợi (Bảo hiểm bắt buộc, tự nguyện, ngày nghỉ, du lịch, thẻ câu lạc bộ, cho vay mua nhà, xe ô tô); Chương trình chăm sóc sức khỏe và đời sống (tốt); Chương trình chăm sóc gia đình (tốt); Chương trình hỗ trợ tài chính công việc và cuộc sống; Quà tặng tôn vinh; Chính sách hỗ trợ học tập; Thưởng dài hạn (Cổ phiếu, cổ tức, chia lợi nhuận). Ngoài ra, tùy vào mức độ sáng tạo và quan điểm tổ chức chúng ta có thể thêm các loại đãi ngộ tài chính gián tiếp khác. Nếu đã từng đọc quyển "Work Rules! - Quy Tắc Của Google" của Laszlo Bock, độc giả có thể tham khảo thêm các đãi ngộ như: Dịch vụ xe buýt đưa đón; Mát xa; Cho mượn xe điện; Ngày đưa cha mẹ đến công ty; Ngày đưa con đến công ty; Máy giặt tại chỗ; Kén ngủ trưa; Khuân vác...

Mục đích của việc có các đãi ngộ tài chính gián tiếp là để tăng mức độ gắn kết và động lực của nhân viên. Thuyết 2 yếu tô của Herzberg nói rằng nhân viên sẽ không rời bỏ tổ chức nếu họ không bất mãn. Nhân viên không bất mãn khi tổ chức có chế độ đãi ngộ ít nhất ngang bằng (đủ) như thị trường. Và nhân viên sẽ nỗ lực nếu tổ chức có nhiều yếu tố tinh thần làm nhân viên vui. Các yếu tố tinh thần đó là các đãi ngộ phi tài chính và đãi ngộ tài chính gián tiếp. Trong quyển sách "Phi lý trí", nhà tâm lý Dan Ariely cũng có nhận định tương tự khi đưa ra lời khuyên rằng nếu muốn nhân viên coi tổ chức là nơi gắn kết thì cần phải có các phần thưởng phi tài chính.

Nếu để ý, các đãi ngộ này đã được chúng ta bàn trong bài: "Doanh nghiệp có gắn kết hay không là do có phúc lợi?". Đãi ngộ tài chính gián tiếp được chia thành 2 loại:
- Các khoản phúc lợi bắt buộc theo luật. Đây là các khoản chi đóng BHXH. Sau đó BHXH sẽ chi trả cho người lao động các loại phúc lợi: Trợ cấp ốm đau; Trợ cấp thai sản; Trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp; Hưu trí; Tử tuất.
- Các khoản phúc lợi tự nguyện: Là các loại phúc lợi doanh nghiệp có thể đưa thêm cho nhân viên theo chính sách và quan điểm công ty. Đã phần những khoản phúc lợi ở trên trừ BHXH bắt buộc đề thuộc loại tự nguyện này.

Nguồn kinh phí tài trợ cho phúc lợi: Số tiền tại trợ cho phúc lợi đã được tính toán trong quá trình làm chính sách lương 3P. Cụ thể nguồn được lấy từ:
- Thưởng P3: Sau khi tính ra được tổng thưởng P3, chúng ta tách ra thành các loại thưởng và quà theo các mức %. Tổng thưởng P3 = Thưởng KPI tháng + Thưởng doanh thu + Thưởng KPI quý + Thưởng KPI 6 tháng + thưởng KPI năm + Quà. Tùy vào từng vị trí và quan điểm thì sẽ có loại thưởng khác nhau chứ không nhất thiết phải có hết các loại thưởng. Kinh phí được tách ra thành Quà sẽ được công ty giữ lại và chuyển đối nó thành các phần thưởng tài chính trực tiếp hoặc gián tiếp như các món quà.
- Ngân sách dự kiến của bộ phận: Như chúng ta đã biết, khi có được chính sách lương 3P, chúng ta sẽ tiến hành tính thử chính sách bằng cách nhập tất cả các loại chi phí theo chính sách vào bảng tính thử. Sau đó tính tổng chi phí và lấy ngân sách dự kiến của bộ phận - tổng chi phí. Nếu tồn = ngân sách dự kiến - tổng chi phí > hoặc = 0 thì chính sách lương 3P ổn và số người của bộ phận vừa đủ ngân sách. Trong tổng chi phí này bao gồm 1 số loại chi phí bắt buộc theo luật như chi phí BHXH. Và nếu đến cuối năm tồn > 0 thì số tiền đó có thể được sử dụng để làm nguồn kinh phí tài trợ cho các khoản phúc lợi (bao gồm cả tài chính và phi tài chính).

Chúng ta lọc bỏ những phúc lợi tài chính ra, còn lại chính là đãi ngộ phi tài chính.

3. Tập hợp, phân bổ quyền lợi, chế độ đãi ngộ cho từng cấp bậc nhân viên

Cuối cùng, trước khi mang chính sách lương 3P ra áp dụng thực tế, để có thể chắc chắn hơn, chúng ta tiến hành tập hợp, phân bổ quyền lợi, chế độ đãi ngộ cho từng cấp bậc nhân viên. Các bước làm như sau:

3.1. Xác định nhóm, loại nhân viên

Để có thể tập hợp và phân loại được các quyền lợi chế độ cho nhân viên, việc đầu tiên là cần xác định được nhóm và loại nhân viên. Công việc này đã được chúng ta làm từ giai đoạn trước với định nghĩa ngạch và bậc.

Trong quá trình là cơ cấu tổ chức, ngạch là tập hợp các chức danh/ vị trí tương tự nhau về quyền hạn, tính chất. Ngạch có thể bao gồm nhiều nhóm các vị trí. Ngạch có 2 loạii:
- Quản lý
- Chuyên môn

Ví dụ: Khoản 4 Điều 7 Luật Cán bộ, công chức năm 2008 "Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức".

Khi làm thang lương P1, ngạch tiền công (hay ngạch lương) là một nhóm các công việc dọc theo hệ thống thứ bậc về giá trị của các công việc và được trả cùng một mức tiền công.

Bậc lương = Thời gian Tổ chức hi vọng nhân viên sẽ gắn bó với tổ chức và vị trí / Thời gian trung bình nâng lương.

Ví dụ giả định công ty có:
- Ngạch quản lý gồm: Lãnh đạo > Quản lý cấp cao > Quản lý cấp trung > Nhân viên.
- Trong ngạch nhân viên có các ngạch chuyên môn: Chuyên gia > Chuyên viên > LĐ phổ thông.
- Ngạch lãnh đạo có 1 bậc lương; Quản lý cấp cao có 2 bậc lương; Quản lý cấp trung có 3 bậc; Nhân viên có 6 bậc.
- Ngạch chuyên gia có 1 bậc lương và tương ứng với bậc lương 6 của ngạch nhân viên; Chuyên viên có 2 bậc lương và tương ứng với bậc lương 5 và 4; Lao động phổ thông có 3 bậc lương là 3, 2, 1.

3.2. Xác định và phân bổ quyền lợi

Có ngạch bậc, chúng ta tạo ra 1 bảng ma trận với các cột có tiêu đề: Stt; Tên đãi ngộ; Tên các loại quyền lợi chi tiết; Mức áp dụng (Đối tượng áp dụng; Ngạch quản lý; Ngạch chuyên môn; Bậc); Phương án chi trả; Ghi chú.

Với các dòng, nội dung tương ứng với cột sẽ được điền vào thông qua việc tập hợp các loại chính sách đãi ngộ. Cụ thể:
1. Đãi ngộ tài chính trực tiếp:
- P1: Lương tháng (Lương cố định (đóng BHXH))
- P2: Phụ cấp (1. Ăn ca; 2. Trang điểm; 3. Trách nhiệm; 4. Điện thoại; 5. Xăng xe); Thưởng Năng lực
- P3: Thưởng tháng (2.1 Thưởng chất lượng công việc theo KPIs hàng tháng: 2.2 Thưởng hoa hồng); Thưởng hiệu quả (Thưởng năm); Phúc lợi - Quà bằng tiền (1. Thưởng Lễ Tết (Tết Dương lịch, 30/4-1/5, 2/9); 2. Tặng CBNV nữ (8/3, 20/10); 3. Sinh nhật; 4. Quốc tế thiếu nhi; 5. Tết Trung thu; 6. Thưởng con CBNV là HSG; 7. Thăm hỏi CBNV bị tai nạn, thai sản, ….; 8. Kết hôn; 9. Sinh con và nuôi con nhỏ (ngoài chế độ BHXH)..)

2. Đãi ngộ tài chính gián tiếp:
- P3: Phúc lợi - Quà không bằng tiền (1. Khám sức khỏe định kỳ; 2. Nghỉ mát; 3. Chế độ bảo hiểm sức khỏe; 4. Chế độ BHXH (Tai nạn, thai sản, lương hưu, tử tuất, trợ cấp thất nghiệp)...
- Nhóm quyền mua/hưởng các dịch vụ ưu đãi nội bộ (1. Mua sản phẩm nội bộ giá ưu đãi; 2. Chế độ nghỉ dưỡng theo cấp cán bộ; 3. Hưởng quyền vay ưu đãi lãi suất; 4. Hưởng quyền mua sản phẩm Điện thoại/Máy tính giá nhập; 5. Hưởng ưu đãi giảm giá học phí cho con)...

3.3 Điều chỉnh lại các đãi ngộ sau khi so sánh tương quan

Có được bảng phân bổ các quyền lợi cho các nhóm và bậc nhân viên, cuối cùng hội đồng tiền lương (là các trưởng bộ phận và ban lãnh đạo) sẽ tập hợp và cùng bạc bạc so sánh các loại đãi ngộ cho các nhóm nhân viên. Sau khi điều chỉnh lại đãi ngộ, chúng ta sửa lại chính sách lương 3P sao cho phù hợp. Quá trình sửa lại này sẽ phải làm tuần tự các bước như xây lại từ đầu để tránh sự bất hợp lý về mặt logic. Mặc dù đi tuần tự lại các bước nhưng tôi thấy việc này cũng nhanh do thực tế hội đồng sẽ không điều chỉnh nhiều và gần như không điều chỉnh đãi ngộ chính như lương thưởng.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Xây dựng hệ thống QTNS bài bản