Tổng thể các bước triển khai (xây dựng hoặc nâng cấp) hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Tôi đã gặp ít nhất 4 công ty 2 ở Bắc Ninh và 2 ở Hà Nội. Cả 4 đều có 1 điểm chung đó là khi tôi hỏi có cơ cấu tổ chức được viết ra thành văn bản không thì đều ú ớ bảo chưa có. Cái họ có là ở trong đầu. Chỉ duy nhất 1 trong 4 công ty đó là có nhưng là bản vẽ ra cho đẹp dùng để mang đi đấu thầu. Tôi thấy hơi lạ nên thường hỏi kỹ: Thế công ty vận hành thế nào nếu không có phân cấp phân quyền. Họ chia sẻ rằng việc phân cấp đó bằng miệng và thống nhất với nhau qua chat hoặc email. Có chat hoặc email cũng là khá. Tuy nhiên khi tôi tiếp tục hỏi: “Anh có lưu trữ file (văn bản) đó thành 1 folder (khu vực trên máy tính) ở đâu không?”. Câu trả lời: Không.

Vậy đó, công ty mới thường luôn thấm nhuần khẩu quyết: Cứ kiếm được tiền nuôi thân đã, các việc khác tính sau. Tôi cũng hay khuyên những ai đang định khởi nghiệp như vậy. Quan tâm tới Quản trị Nhân sự làm gì khi mà tiền chưa có. Tiếc thay Quản trị Nhân sự là những công việc liên quan đến con người. Ở đâu có con người, có tổ chức thì người đứng đầu vẫn phải quan tâm tới QTNS. Tôi xin thống nhất lại với anh chị em rằng:
- Quản trị nhân sự là tất cả hoạt động giúp nhân viên đạt được mục tiêu. QTNS xoay quanh: TUYỂN – DẠY – DÙNG – GIỮ - THẢI.
- Muốn QTNS tốt thì CEO cần phải có:
+ Kỹ năng – kiến thức QTNS.
+ Hệ thống QTNS tốt.

Hệ thống QTNS là tập hợp các yếu tố bao gồm con người và công cụ QTNS. Trong các công cụ có một công cụ QTNS vô cùng đơn giản nhưng thường là không có với các công ty mới được vài năm: Cơ cấu tổ chức và Mô tả công việc.

Thực tế, các công ty mới khởi nghiệp sẽ chỉ ang áng đôi ba dòng Mô tả công việc cho mọi người, rồi tất cả cùng bắt tay vào làm. Việc gì cũng làm cả. Công ty phát triển, mọi việc rối tung lên. Thế là cả công ty lại chung đầu vào để giải quyết bài toán hệ thống. Tất nhiên lúc này, công ty cũng phải lơn lớn tầm 30 – 40 nhân viên trở lên. Chứ công ty tầm 20 nhân viên đổ lại thì họ cũng không cần. Tôi có anh bạn học cùng MBA làm CEO cho 1 công ty triển khai và thiết kế hệ thống điện. Hỏi thì anh nói cái gì cũng không có. Nhưng khi đề xuất anh triển khai xây dựng hệ thống QTNS thì anh rất thờ ơ mặc dù anh công nhận nó tốt. Có thể kiến thức của anh đủ và cũng có thể với quy mô công ty như vậy, mọi thứ đều bình thường không rối rắm. Mọi thứ trong tầm kiểm soát của anh. Nhưng tin tôi đi, chỉ cần anh tuyển thêm hơn chục người nữa thôi, anh sẽ lại giống như 4 CEO mà tôi đã kể ở trên.

Quay trở lại việc tư vấn các công ty cần xây dựng lại hệ thống QTNS, tôi sẽ bắt đầu bằng việc cùng với CEO phác thảo lại sơ qua Cơ cấu tổ chức của công ty. Sau đó chỉnh lại cơ cấu cho phù hợp (chuyển phòng ban về đúng khối). Khối Quản lý hỗ trợ gồm phòng ban gì, khối kinh doanh gồm phòng ban gì, khối sản xuất gồm phòng ban gì. Sau khi có bản phác thảo Cơ cấu tổ chức cuối cùng, tôi lại tiếp tục ngồi Định biên: Ai ở đâu và cần bao nhiêu người. Cơ cấu tổ chức và định biên sơ qua xong là đến phác thảo Mô tả công việc cho từng vị trí trong cơ cấu đó.

Haizz. Thành thật xin lỗi vì tôi hơi lan man. Thế tóm lại: Công ty có cần MTCV và cơ cấu tổ chức không? Với tôi, một kẻ chuyên về QTNS thì tôi khuyên nên có. Hãy phác thảo sơ qua rồi vẽ ra một bản (bằng word hay excel gì đó) cơ cấu tổ chức cho đứa con mình đẻ ra (công ty). Đây chính là cái nhìn xa. Khi có bản thiết kế, chúng ta sẽ dần tìm người để lấp dần các vị trí. Cơ cấu tổ chức cũng cho nhân viên biết họ có thể đi đến đâu trong tổ chức để phấn đấu. Đó là 2 cái lợi đầu tiên.

Về sau, đa phần các công ty sẽ đi theo chiến lược cạnh tranh chi phí thấp. Và lúc đó cơ cấu tổ chức sẽ thiên hướng theo chức năng. Cơ cấu tổ chức và MTCV sẽ giúp cho việc chuyên môn hóa tiết kiệm chi phí, tránh sự chồng chéo trong công việc. Và tránh cả việc đù đẩy, “đá bóng” công việc cho nhau. Dĩ nhiên là chúng ta sẽ tối ưu được hiệu quả công việc thông qua sự phân công rõ ràng.

Có cơ cấu tổ chức, dần dần sẽ có phân quyền. Có phân quyền sẽ có phân trách nhiệm. Từ đó giúp cho CEO sẽ dần không ôm đồm công việc. Đây có lẽ là mục tiêu lớn của CEO. Ai cũng thích vậy cả. Và hi vọng rằng tôi sẽ không còn phải nghe câu: "Anh phải ôm tất".

Đừng như những anh bạn tôi, là CEO nếu chưa có Cơ cấu và MTCV, hãy gạch vài dòng. Có sẽ tốt hơn không. Có, tuân theo những cái gạch đó thì còn tốt hơn nữa. Chúc mọi người không phải đau đầu về bài toán hệ thống quản trị nội bộ.

Trở lại với đầu bài, ở trong các bài viết ở phần trước (tổng quan về cơ cấu tổ chức), chúng ta đã cùng tìm hiểu về lý thuyết cơ cấu tổ chức cùng với các ví dụ liên quan. Sang đến phần này, chúng ta cùng tìm hiểu về các các bước triển khai (xây dựng hoặc nâng cấp) hệ thống cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Như định nghĩa cơ cấu tổ chức là một cấu trúc của đơn vị xác định cách thức hoạt động (như phân bổ nhiệm vụ, phối hợp và giám sát) hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Do đó, để triển khai hệ thống (gọi tắt là "làm") cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chúng ta đi qua các giai đoạn và các bước sau:

- Giai đoạn 1: Xác định Chiến lược và quan điểm quản trị

- Giai đoạn 2: Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng
+ Bước 1 - Xác định điều lệ, mô tả công việc của CEO, nội quy, thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động
+ Bước 2 - Xác định sơ đồ các bộ phận cần có
+ Bước 3 – Tiến hành hoạch định lộ trình phát triển (bậc chuyên môn - tầng quản lý)
+ Bước 4 – Ước tính định biên nhân sự và ngân sách toàn công ty
+ Bước 5 – Phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp giữa các bộ phận
+ Bước 6 – Xây dựng quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty
+ Bước 7 – Xây dựng quy chế toàn công ty

- Giai đoạn 3: Xác định cơ cấu tổ chức bộ phận - hạ tầng
+ Bước 1 – Phân tích đặc điểm bộ phận xác định hướng chỉ huy (cơ cấu) của bộ phận
+ Bước 2 – Xác định mục đích sinh ra (vai trò) của bộ phận
+ Bước 3 – Phân tích xác định và đặt tên vị trí trong bộ phận
+ Bước 4 – Xác định chức năng và phân bổ nhiệm vụ cho vị trí
+ Bước 5 – Xác định sơ đồ vị trí và tính toán định biên số lượng nhân viên cho từng vị trí của bộ phận
+ Bước 6 – Xác định quyền bộ phận và phân quyền cho các vị trí
+ Bước 7 – Xây dựng ma trận phối hợp phê duyệt, thực hiện, nhận thông tin và tham mưu giữa các vị trí
+ Bước 8 - Xây dựng Mô tả công việc vị trí
+ Bước 9 - Định mức lao động và tín toán số lượng nhân viên trong bộ phận
+ Bước 10 - Xây dựng quy trình bộ phận
+ Bước 11 - Xây dựng nội quy và quy định chuyên môn của bộ phận

- Giai đoạn 4: Triển khai áp dụng cơ cấu tổ chức

Tóm gọn lại, chúng ta có 4 giai đoạn và 2 phần (thượng và hạ tầng) với kết quả cuối cùng là các sản phẩm:
1. Các yếu tố thuộc nhóm thượng tầng:
- Điều lệ.
- Mô tả công việc của giám đốc điều hành (CEO).
- Nội quy công ty (hoặc Thỏa ước lao động nếu có).
- Hợp đồng lao động.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
- Quy định tầng (ngạch) quản lý và bộ phận phòng ban.
- Ước tính định biên nhân sự và ngân sách bộ phận.
- Ma trận phân bổ chức năng, quyền hạn, phối hợp giữa các bộ phận.
- Quy trình phối hợp tổng thể toàn công ty.
- Quy chế quản lý chuyên môn toàn công ty.

2. Các yếu tố thuộc nhóm hạ tầng:
- Quy định nội bộ của bộ phận (nếu có).
- Sơ đồ vị trí trong bộ phận.
- Mô tả mục đích và chức năng (công việc lớn của từng bộ phận).
- Bảng tính doán định biên nhân sự các vị trí.
- Ma trận phân nhiệm và quyền hạn các vị trí.
- Mô tả công việc các vị trí trong sơ đồ vị trí.
- Quy trình làm việc của từng phòng ban.

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp sẽ giúp cho hệ thống quản trị Nhân sự nói riêng và hệ thống quản trị Doanh nghiệp nói chung trở nên bài bản, xử lý được nhiều bài toán liên quan đến con người trong tổ chức. Hẹn gặp anh chị và các bạn ở các bài viết sau, chúng ta sẽ đi chi tiết từng bước.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản