Hoàn thiện chính sách điều chính (tăng hoặc giảm) lương theo 3P

Trong đời tư vấn của tôi, có lần tôi đã được gặp 1 anh CEO cho công ty có vốn Nhật Bản. Trong buổi gặp, anh chia sẻ bài toán với đại ý như sau: Công ty anh có quan điểm nhân viên gắn bó trọn đời cho nên thời điểm này chỉ cần họ ở công ty và làm việc là tốt rồi. Việc có KPI để đo đếm và thúc đâỷ hiểu suất tạm thời chưa nghĩ đến. Anh CEO muốn tôi hướng dẫn và chia sẻ cách làm Khung năng lực để tạo ra lộ trình phát triển cho nhân viên cũng như làm căn cứ tăng lương cho mọi người trong tổ chức. Dạo gần đây, tôi cũng nhận được 1 câu hỏi tương tự. Câu hỏi có ý: "Còn nếu không có KPI thì lấy tiêu chuẩn gì đánh giá tăng lương mà vẫn có thể đo lường được (tránh đánh giá bằng cảm tính)?"

Đây là những câu hỏi, tình huống liên quan đến điều khoản tăng lương trong quy chế lương 3P. Nếu điều khoản tăng lương được quy định một cách rõ ràng về điều kiện và tần suất tăng (hoặc giảm) lương thì hẳn chúng ta sẽ không phải đau đầu về vấn đề này.

Trong quá trình xây dựng lương 3P, ở những lúc lên chính sách lương P1, lương P2, thưởng P3, chúng ta đều có phần bàn về việc tăng giảm lương thưởng. Giờ là lúc ta tập hợp tất cả lại. Như tôi đã viết nhiều lần, hệ thống sinh ra để phục vụ quan điểm nên chính sách tăng (giảm) lương cũng vậy. Việc thiết lập luật chơi (tăng/ giảm lương) cho tổ chức là thuộc về ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên luật chơi này phải phù hợp với luật do nhà nước đặt ra và thuyết phục được người chơi tham gia (nhân viên). Bạn chú ý giúp điều này.

1. Tần suất tăng lương

Nếu công ty anh chị em to và có nhiều người, tôi khuyên nên áp dụng điều kiện về tần suất tăng lương 1 năm 1 lần và vào lúc "nông nhàn". Ý tôi là lúc chúng ta ít việc. Ví dụ: Tần suất tăng lương 1 năm 1 lần, vào tháng 4 hàng năm.

2. Điều kiện tăng lương

* Tăng lương theo bậc: Thông thường, điều kiện tăng (giảm) lương có các điều kiện như sau: Thâm niên làm ở vị trí, năng lực của nhân viên, hiệu quả công việc, thái độ và mức độ phù hợp với văn hóa tổ chức. Dựa trên mức độ hoàn thiện hệ thống Quản trị nhân sự để công ty đưa ra các điều kiện. Cụ thể các trường hợp:

2.1. Đơn giản nhất, công ty chỉ có 1 điều kiện là tăng lương theo thâm niên ở vị trí. Khi chọn theo phương án này, công ty sẽ gặp bài toán "Hiện tại bên chị đang sử dụng hình thức trả lương thời gian. Những nhân viên thâm niên lâu năm sẽ có mức lương cao. Càng về sau khi tăng lương theo 1 tỷ lệ nhất định, theo lương cũ, mức tăng họ càng lớn. Ngược lại những nhân viên không có thâm niên, khi tăng lương thì mức tăng họ thấp do lương ban đầu thấp. ì thế công ty cứ luôn có tình trạng mặc dù nhân viên trẻ làm tốt hơn nhân viên già , nhưng mức lương thì không thể bằng".

Để giải quyết tình huống này, chúng ta sang phương án 2.

2.2 Nếu không muốn gắn với thâm niên và hiện đã có hệ thống quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI, tôi đề xuất điều kiện tăng lương gắn với tỷ lệ % hoàn thành KPI (Tăng lương theo hiệu quả công việc). Khi tăng lương thì chúng ta tăng chỉ tiêu KPI lên theo nguyên tắc thu nhập tăng thì KPi tăng. Ví dụ: Cứ 3 lần đạt 100% KPI liên tiếp là tăng lương.

Với tôi, vậy là đủ rồi. Với phương án này, tổ chức sẽ gặp phải tình huống có nhân viên luôn đạt 100% chỉ tiêu KPI nhưng có thể là do việc thiết lập chỉ tiêu chưa tốt hoặc nhân viên có thái độ "ăn cây táo rào cây sung" (không phù hợp với văn hóa).

Trong trường hợp không có KPI, chúng ta cũng có thể dùng một phương pháp đánh giá hiệu quả công việc khác như OLE, OGSM, OKR...

2.3 Nếu không muốn gắn với thâm niên, hiệu quả công việc (KPI) thì công ty có thể dùng tiêu chí về năng lực để làm căn cứ tăng lương. Có nhiều đơn vị chỉ cần nhân viên đạt bằng cấp này bằng cấp kia là có thể đã đặt điều kiện tăng lương. Cũng có doanh nghiệp dùng Khung năng lực tương ứng với các bậc lương để làm căn cứ định lượng tăng lương. Khung năng lực này được xây dựng khi chúng ta tiến tới nâng cấp hệ thống Quản trị năng lực.

Bạn hãy tưởng tượng Khung năng lực và Kết quả công việc giống như 2 mặt bàn tay. Khung năng lực là đầu vào và Kết quả công việc là đầu ra. Đầu vào ổn thì khả năng cao đầu ra cũng tốt. Đây cũng chính là lời giải cho tình huống của đầu bài "lấy năng lực làm căn cứ tăng lương chứ không dùng đến KPI".

Tuy nhiên nếu không dùng KPI song hành thì sớm hay muộn sẽ gặp bài toán vỡ Quỹ lương như trong tình huống dưới đây.

"Trường Cấp 3 Liên cấp XYZ (công ty kinh doanh dịch vụ giáo dục) xây dựng và triển khai Hệ thống đãi ngộ, trong đó lương của NLĐ được xét tăng hàng năm. Công ty có xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ càng cho từng bậc lương, bao gồm nhiều tiêu chí tổng hợp toàn diện về năng lực theo mô hình KSAO về khung năng lực, đảm bảo NLĐ khi được xét tăng lương phải có năng lực tiến bộ tương ứng.

Trong ngạch lương giáo viên Toán lớp 11, bậc 1 (entry level) mức lương 10,000,000 VND. So với bậc cao nhất trong ngạch (mức lương 20,000,000 VND) mức lương cách nhau 100%. Mỗi 1 giáo viên Toán, không phân biệt cấp bậc sẽ được phân công vào phụ trách giảng môn toán cho các lớp 11 trong trường. Trường có 40 lớp 11 ở tất cả các cơ sở, không phân biệt chuyên chọn hay phân ban. Mỗi một giáo viên được giao nhiệm vụ giảng là 200 tiết/năm. Các giáo viên các bộ môn khác cơ chế xét tăng lương cũng tương tư. Tổng số giáo viên cơ hữu của nhà trường khoảng 600 người.

Vào đầu năm học 2023, CEO gọi TP Nhân sự lên trao đổi. CEO đang rất đau đầu khi quỹ tiền lương ngày một phình to năm sau so với năm trước." Nguồn tình huống: anh Nguyen Nghia.

Giải pháp cho tình huống trường học trên là xây dựng thêm hệ thống quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI, lương 3P và thêm các điều kiện tăng lương giống như mục 2.5 ở phía dưới.

2.4 Nếu không muốn gắn với thâm niên, KPI, khung năng lực thì một trong các cứu cánh mà tôi thấy một số doanh nghiệp đưa ra tiêu chí thái độ và mức độ phù hợp với văn hóa tổ chức. Cách làm này cũng không có gì đặc sắc. Cụ thể, tổ chức sẽ đưa ra một bảng đề nghị tăng lương chung chung. Trong bảng đó có 2 phần:
- Phần 1: Đề xuất tăng lương. Các ô bao gồm: Họ tên người đề nghị tăng lương; Mức đề nghị tăng; Lý do đề nghị tăng lương;
- Phần 2: Phê duyệt tăng lương. Các ô trong phần này:Lý do đồng ý hoặc từ chối tăng lương; Tuân thu nội quy lao động & các quy định khác của Công ty; Sự cống hiến & cố gắng cho Công ty; Ty duy "Không gì là không thể"; Sự trung thực.

2.5 Với sự phát triển của công ty và năng lực quản trị nhân sự, mỗi công ty sẽ có những quy định riêng về tăng lương. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều điều kiện để ra điều khoản tăng lương phù hợp với tổ chức. Ví dụ như dưới đây. Có công ty tăng lương theo 2 điều kiện sau:
- Có nhiều tiến bộ và đạt hiệu quả công việc.
- Đầu năm chưa đủ điều kiện tăng lương thì xem xét tăng lương vào dịp giữa năm.

Có công ty thì quy định như sau:
+ Có thâm niên làm ở vị trí >= 1 năm.
+ Đáp ứng được tối thiểu 80% điểm năng lực của bậc năng lực tiếp theo.
+ KPI năm đạt >= 100%.
+ Qua vòng phỏng vấn của ban lãnh đạo.

Nói chung là thiên biến vạn hóa.

* Tăng lương theo vị trí: Bên cạnh việc tăng lương theo bậc ở một vị trí. Nhân viên có thể tăng lương theo hướng thay đổi vị trí. Ví dụ như từ nhân viên lên làm quản lý hoặc vị trí Hành chính sách làm vị trí Nhân sự. Điều kiện để đổi vị trí thường là phải đáp ứng được năng lực của vị trí mới thông qua phỏng vấn đánh giá hoặc bài kiểm tra năng lực.

3. Ví dụ về điều khoản tăng (giảm lương)

Trong bài "Tổng hợp nội dung và hoàn thiện quy chế lương thưởng 3P" tôi đã đưa ra ví dụ về quy chế lương. Trong bài này xin trích lại để độc giả tham khảo thêm:

Điều 8: Điều chỉnh dải hoặc bậc lương cho nhân viên
Lương trả cho nhân viên được xem xét điều chỉnh hàng năm trong hai trường hợp được tăng bậc lương hoặc thay đổi công việc.
1. Điều chỉnh dải lương: Dải lương của nhân viên được điều chỉnh khi nhân viên thay đổi vị trí công việc.
2. Điều chỉnh bậc lương trong dải: Trong trường hợp nhân viên vẫn đảm nhận vị trí công việc trong cùng dải lương, thì chỉ có sự điều chỉnh về bậc lương trong dải. Điều kiện và phương pháp xác định mức độ điều chỉnh bậc lương được qui định như dưới đây.
2.1 Điều kiện điều chỉnh lương thông thường
Trong các điều kiện thông thường một nhân viên được xét nâng bậc lương theo tiêu chí sau:
• Điều kiện về thời gian:
- Nhân viên đã giữ bậc cũ tối thiểu 3 tháng.
- Hàng quý công ty sẽ xem xét tăng lương 1 lần.
• Điều kiện về chất lượng công việc:
- Nếu 3 tháng liên tục không đạt 60% KPI sẽ bị xuống bậc. Nếu ở bậc 1 sẽ bị sa thải
- Nếu 3 tháng liên tục đạt hoặc lớn hơn 100% KPI sẽ được xem xét nâng bậc.
2.2 Điều kiện nâng bậc lương không thông thường
Trường hợp nhân viên có thành tích đặc biệt xuất sắc được khen thưởng thì có thể được nâng bậc lương trước hạn hoặc nâng nhiều hơn 1 bậc lương khi tới hạn. Nhân viên chỉ được xem xét nâng lương trước hạn kể từ khi giữ bậc lương hiện tại tối thiểu 3 tháng.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản