Cấp bậc trưởng phòng cần phải làm được những gì?

Đã có có công ty nào gặp trường hợp trưởng phòng làm những công việc như chuyên viên/ nhân viên thực hành chưa?

Với vị trí nhân viên, đã bao giờ bạn tự hỏi, trưởng phòng của các bạn làm những gì?

Với vị trí trưởng phòng, đã bao giờ bạn tự hỏi, bạn làm những công việc hiện tại đã xứng đáng là trưởng phòng chưa, đã hỗ trợ, giúp đỡ được cho doanh nghiệp, cho CEO của mình hoàn thành chiến lược đã đề ra chưa. Hay CEO mong muốn mình làm những gì?

Hôm qua, Nhung có được một chị tâm sự về vấn đề nhân sự của công ty chị.

Trong suốt 10 năm hoạt động, chị đã trải qua 3 trưởng phòng tại 1 phòng ban, trong đó:

Trưởng phòng số 1 (đã nghỉ việc): có khả năng lãnh đạo tốt nhưng chuyên môn thì không giỏi.

Trưởng phòng số 2 (đã nghỉ việc): chuyên môn tốt nhưng khả năng lãnh đạo chưa giỏi. Có khả năng setup hệ thống, để hệ thống vận hành trơn tru theo đúng ý.

Trưởng phòng số 3 (Đang làm việc): được cất nhắc từ vị trí nhân viên lên. Là người đã làm việc lâu, có thể làm được một số việc quan trọng nhưng không có khả năng bao quát, xây dựng hệ thống, không giỏi lãnh đạo.

Đấy, thế mới biết tuyển dụng được người “Phù hợp”, có chuyên môn, giỏi lãnh đạo không phải dễ các bạn nhỉ?

Nhưng với vị trưởng phòng đang làm việc thì cũng phải giải quyết như thế nào? Chẳng nhẽ lại đuổi, đuổi thì lấy đâu ra người làm. Mà hạ xuống làm nhân viên hoặc chuyên viên thì khó. Giá như lúc bổ nhiệm, phòng Hành chính Nhân sự tư vấn đầu tiên cho thử thách 1 năm làm “quyền trưởng phòng” thì có phải sẽ dễ dàng hơn không.

Vậy, các CEO mong muốn gì từ những cán bộ quản lý cấp trung. Theo Nhung đó là:
- Xây dựng/Quản lý được công việc một cách khoa học, có hệ thống.
- Dự báo được rủi ro và cảnh báo tới CEO.
- Quản lý nhân sự, giải quyết các xung đột giữa nhân sự
- Quản lý được tài chính, tài sản phòng phụ trách.
- Sáng tạo.

Và làm thế nào để quản lý cấp trung cần những kỹ năng, kiến thức, thái độ như thế nào để có thể hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.

Quan điểm của Nhung đó là không gì không thể, chỉ cần chúng ta cố gắng không ngừng thì chắc chắn sẽ thành công. Hãy đọc sách, tham gia các lớp học, hỏi những người xung quanh, tìm 1 thầy giỏi hướng dẫn. Sau khi có kiến thức, đừng bỏ nó vào 1 xó mà phải thực hành, biến nó thành kỹ năng, thành phản xạ. Hãy nhớ rằng, đi chậm cũng được nhưng đừng từ bỏ.

Người viết: Lưu Thị Kim Nhung

Cường cận Update 07/07/2023: Hôm nay tôi thấy một câu hỏi với nội dung như sau:"Dạo gần đây em đang quan tâm mảng nhân sự. Có khóa học nào hoặc mentor nào hướng dẫn em về việc làm Trưởng phòng nhân sự cần làm những gì không ạ? Em cảm ơn ạ!". Thấy câu hỏi hay và muốn trả lời nên tôi vào blog và search từ khóa "công việc trưởng phòng". Tôi nhớ là tôi đã từng viết bài về nội dung này. Thế nào tôi lại ra bài viết của bạn Nhung. Đọc bài, tôi lại nhớ đến những hình ảnh không vui về bạn.

Đại khá chuyện là thế này: Nhung thấy tôi đăng tuyển học việc tư vấn nên ứng tuyển. Sau khi phỏng vấn, tôi thấy bạn kiến thức và kỹ năng liên quan đến tư vấn không nhiều, chỉ có kiến thức cơ bản của Quản trị nhân sự. Theo đánh giá của tôi thì bạn chỉ đang ở bậc 0 (học việc) trong thang 6 bậc tư vấn của tôi. Bên cạnh đó, bạn còn đang có con nhỏ trong khi công việc tư vấn đòi hỏi thời gian linh hoạt rất lớn (bao gồm cả làm ngoài giờ) cùng với đó là thái độ học hỏi, chủ động trong công việc lớn vì thế tôi có ý định không muốn nhận. Tuy nhiên, do đang muốn đẩy mạnh mảng tư vấn, bạn cũng hứa hẹn với tôi rằng sẽ thu xếp, học hỏi, cố gắng... (nói chung là hứa hẹn nhiều) nên tôi đồng ý nhận và để bạn ở bậc 1. Bậc này tương đương là đã có 1 - 2 năm kinh nghiệm tư vấn và có thể bắt đầu triển khai. Tổng thu nhập cho bậc này khoảng 20 triệu. Số tiền này đối với công ty tôi là lớn và khá căng.

Khi vào thử việc bạn cũng khá ổn, cũng chịu khó nghe tôi, chịu khó học hỏi và làm. Bài viết bạn đang đọc ở đây là sản phẩm trong giai đoạn bạn Nhung thử việc ở tháng thứ 2. Tôi có giao KPI cho bạn là viết bài chuyên môn. Tôi đọc bài của bạn mặc dù chưa ưng lắm vì viết hời hợt. Viết thế này ai cũng viết được. Do là giai đoạn đầu của công việc nên tôi tạm cho qua. Nhưng mọi việc ngày càng trở nên tệ hơn khi bạn đã hết thử việc và vào làm chính thức. Tính xấu của bạn nổi dần.

Đầu tiên, về kết quả công việc, bạn dần không hoàn thành được những dự án mà tôi giao. Bạn chăm chăm "chạy" mấy chỉ số KPI để cho đạt % như: Viết bài chuyên môn qua loa, cóp nhặt cho đủ số từ quy định, cố gắng kéo dài thời gian tư vấn (tôi cố kiếm hợp đồng nhỏ, chấp nhận lỗ để bạn có kinh nghiệm). Tôi kì vọng bạn sau mấy tháng là có thể giúp được công ty như có thể tìm ra được người quan tâm tới tư vấn hoặc khóa học nhưng mọi thứ vẫn như ban đầu.

Về thái độ công việc, bạn không hoàn thành công việc cũng không báo lại cho tôi, bạn tìm cách kết bè kết cánh trong công ty, lách nội quy (Công ty tôi quy định thời gian làm việc cố định từ 9h sáng - 16h giờ chiều, 2h linh hoạt, thứ 7 linh hoạt. Bạn chỉ làm đúng thời gian cố định đó. Thời gian còn lại là bạn mất tích, không thể liên hệ được). Mọi việc bạn làm qua loa. Nhiều lúc tôi muốn trao đổi với bạn thì bạn tìm cách tránh. Nhưng có điều bạn lại luôn nghĩ mình giỏi và nói nhiều. Bảo bạn đi học mấy khóa học do tôi đứng lớp thì bạn không đi, kể cả học online bạn cũng không... Nói chung là chán. Đỉnh điểm nhất là có vụ tôi bị bóc phốt về việc chia sẻ tài liệu cho cộng đồng (Phúc đáp 1 số anh chị về bài viết nói ăn cắp tài liệu của OCD), Nhung đã bơ đi và có phần tránh, không thèm hỏi han, coi đây là việc của tôi. Mặc dù bạn đà đồng nghiệp, ăn lương công ty nhưng bạn sợ bị liên lụy.

Sau cùng, để không đau đầu suy nghĩ và nhẹ việc cho mình, tôi đã quyết định không hợp tác với bạn sau 5 tháng. Tôi đã cố gắng thay đổi bản thân và tìm cách để có thể làm việc được với bạn Nhung nhưng không thành. Mọi việc sẽ chả phải đến độ kể xấu nhau như này nếu như bạn không dở chứng: Đã đồng ý dừng hợp tác rồi lại thôi không đồng ý. Không hiểu ai xui bạn mà bạn nhất quyết đòi công ty phải trả cho bạn nào là lương nào là thưởng trước khi bạn ký đơn xin thôi việc. Mặc dù đã thỏa thuận mọi thứ xong và được trả vào kỳ lương kế tiếp nhưng bạn lại muốn công ty phải theo ý bạn. Không được như ý, bạn đến tận nhà tôi ăn vạ, bù lu bù loa, gọi người đến đánh như kiểu đầu đường xó chợ. Bạn có bằng thạc sĩ và muốn làm chuyên gia tư vấn nhưng bạn lại hành xử như những người vô học. Tôi sốc trước hành vi của bạn. Dĩ nhiên là "quả quýt dày sẽ có móng tay nhọn", tôi đã giải quyết xong với bạn. Ai muốn biết tôi giải quyết thế nào thì khi có duyên gặp mặt trực tiếp, tôi sẽ kể cho nghe.

Bạn muốn biết chi tiết hơn về việc này, thân mời đọc bài: Chiến lược QTNS “từ thiện không quạu” cho công ty mới và nhỏ không thành công

Lan man bên ngoài, giờ mới vào chuyện chính. Sở dĩ tôi viết mấy dòng này chủ yếu là để bổ sung cho nội dung bài viết. Bạn Nhung viết về công việc của trưởng phòng:
- Xây dựng/Quản lý được công việc một cách khoa học, có hệ thống.
- Dự báo được rủi ro và cảnh báo tới CEO.
- Quản lý nhân sự, giải quyết các xung đột giữa nhân sự
- Quản lý được tài chính, tài sản phòng phụ trách.
- Sáng tạo.
Những gạch đầu dòng này khá giống tôi. Khi tôi đi xây mô tả công việc vị trí trưởng phòng cho các công ty tôi luôn đưa vào các đầu việc lớn :
1. Thực thi chiến lược dành cho bộ phận
2. Quản trị Nhân sự:
- Tuyển (tham gia vào tuyển dụng)
- Dạy (đào tạo, huấn luyện, truyền thông cho nhân viên hiểu văn hóa)
- Dùng (quản lý thực hiện công việc, tạo động lực, đánh giá hiệu quả công việc nhân viên)
- Giữ (giữ ổn định, hỗ trợ, quan tâm tới các nhân viên)
- Thải (duy trì nội quy, tuân thủ văn hóa, xử lý các vấn đề quan hệ lao động trong bộ phận).
3. Tổ chức thực hiện công việc chuyên môn của bộ phận:
+ Xây dựng hệ thống (công cụ) Quản trị bộ phận (chuyên môn và con người): chính sách, công cụ để thúc đẩy và tự động hóa các công việc tác nghiệp.
+ Quản lý tác nghiệp chuyên môn (thực hành theo PDCA): Lập kế hoạch - Phân công công việc - Theo dõi, giám sát công việc - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo công việc.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng trưởng phòng làm như ký duyệt...
5. Quản lý tài sản, thông tin giấy tờ của bộ phận.
6. Quản lý tài chính của bộ phận (nếu đc quyền).
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của GĐ và công ty.

Chi tiết hơn, bạn vui lòng xem bài: Công việc (mô tả công việc – JD) của trưởng phòng là gì?

Phía trên là công việc cấp trưởng phòng cần làm. Trong trường hợp bạn muốn biết cấp Giám đốc cần làm gì, thân mời bạn đọc bài: Giám đốc nhân sự nên làm gì?

Công việc của cấp Giám đốc khá giống với cấp trưởng phòng nhưng rộng hơn và có thêm một số đầu việc mới. Dưới đây là công việc giám đốc cần làm:
1. Đánh giá phân tích thực tế doanh nghiệp và đưa ra các ý tưởng chiến lược chuyên môn đúng giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán hiện tại.
2. Dự phòng các rủi ro trong quản trị, đưa ra các công cụ chính sách xử lý các rủi ro chuyên môn trước khi chúng xảy ra.
3. Tiến hành thúc đẩy sự thay đổi chuyên môn của tổ chức thành công thông qua một loạt các hoạt động "xử lý phản kháng".
4. Lãnh đạo nhân sự:
+ Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải quản lý (cảnh sát xấu với quản lý)
+ Khuyến khích, thúc đẩy tinh thần nhân viên (cảnh sát tốt với nhân viên cấp thấp hơn quản lý)
5. Tổ chức thực hiện chiến lược:
+ Quản lý thực hiện chiến lược (thực hành theo PDCA): Lập chiến lược - Phân công thực thi chiến lược - Theo dõi, giám sát công việc - Cải tiến, điều chỉnh, báo cáo công việc.
+ Thực hiện các công việc chuyên môn chỉ riêng giám đốc làm như ký duyệt, ra quyết định, triển khai các chiến lược riêng...
6. Quản lý tài chính của mảng (nếu đc quyền).
7. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban lãnh đạo và công ty.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Cường cận Update 07/07/2023: Hết