Công ty mới thành lập (startup), các công việc nhân sự cần làm năm đầu tiên là gì?

Đợt này, tôi quyết định khởi nghiệp lại thêm một lần nữa. Sau bao nhiêu lâu tìm kiếm (từ hơn 1 năm trước - [Nhật ký tuyển] – Tôi vẫn không thể tìm ra cho mình đồng đội - http://blognhansu.net.vn/?p=18478 ), cuối cùng tôi cũng đã tuyển được 1 bạn. Bạn chấp nhận tham gia cùng tôi. Bạn muốn làm HR nên nghỉ làm vị trí kế toán thu chi ở công ty cũ để đi học 1 khóa Giải Mã Nghề Nhân sự. Học xong, bạn về làm với tôi. Mặc dù đi làm được 2 năm nhưng có lẽ loại hình kinh doanh công ty cũ (sản xuất) khác với loại hình tổ chức tôi định hướng tới (dịch vụ) nên các kỹ năng xử lý công việc chưa áp dụng được nhiều. Hôm qua tôi đã buồn đến độ viết hẳn 1 bài blog để hướng dẫn bạn ( Đừng hỏi: Sếp ơi, em nên làm thế nào? – kinh nghiệm làm việc cơ bản cần biết - http://blognhansu.net.vn/?p=20765 ) cùng với mong ước rằng các bạn khác sẽ không bị như vậy nữa.

Do khác loại hình, khác vị trí, kiến thức chưa nhiều nên những công việc nhân sự cho công ty mới thành lập (startup) bạn vẫn rối. Vậy là tôi viết mấy dòng này. Hi vọng bạn và những ai - anh chị em đang, chuẩn bị vào công ty mới thành lập đúc rút được chút gì đó.

Vậy tình huống là thế này: Em sắp vào làm nhân viên nhân sự tại công ty TNHH mới thành lập (có thể xem như là trưởng phòng nhân sự vì chỉ có mình em). vấn đề là em chưa có kinh nghiệm, em mong anh có thể cho em biết những điều trước tiên em cần phải làm khi vô công ty không ah?

Đầu tiên, Khi bắt đầu nhận việc, chúng ta cần xác định rằng đã vào startup - khởi nghiệp thì sẽ rất khó để chuyên về cái gì đó một cách rõ ràng mà tất cả sẽ cùng làm cùng sống và cùng kiếm đủ tiền tồn tại. Cho nên chúng ta sẽ không từ bất cứ việc gì từ kinh doanh cho đến hành chính, nhân sự, kế toán. Các thành viên của công ty sẽ cùng làm cùng chia sẻ công việc. CEO kiếm việc về, anh em ở nhà thì sắn tay vào cùng làm.

Việc tiếp theo, tuy nhiên nếu cứ mang tư tưởng tất cả cùng làm, đến đâu hay đến đấy thì tổ chức sẽ nguy hiểm. Vì thế tư duy thứ hai cần mang theo khi vào công ty mới khởi nghiệp đó là tư duy xây dựng doanh nghiệp bài bản. Đồng thời chúng ta cần phải hiểu CEO của chúng ta đang nghĩ gì. Để hiểu CEO chúng ta nên:
- Có kiến thức nền tảng cho đủ và như CEO.
- Suy nghĩ như là một CEO thực thụ

Việc thứ 3, cần phải: HIỂU TỔNG QUÁT HRM LÀM GÌ?

Điều này tôi vẫn hay nói và nói từ rất lâu rồi. Quản trị Nhân sự: "Quanh đi quẩn lại là làm thế nào để các nhân viên - con người trong tổ chức - hoàn thành mục tiêu của mình, thông qua đó, tổ chức đạt mục tiêu thì đó là QTNS. Và quản trị nhân sự là Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải". Câu sau trong đoạn dẫn trên, tôi mới thêm vào trong giai đoạn gần đây. Như ở trên, ý của câu sau nó thấp thoáng suy nghĩ của CEO.

Việc thứ 2 và thứ 3 được tôi viết kỹ trong 2 bài:
- Công việc phải làm của trưởng phòng nhân sự khi bắt đầu nhận việc là gì? - http://blognhansu.net.vn/?p=20601
- Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào? – 1 - http://blognhansu.net.vn/?p=20783

Để có cái hình dung rõ hơn về Hệ thống quản trị một cách thực tế, chúng ta đọc thêm bài: Hệ thống Quản trị nhân sự của Google như thế nào? - http://blognhansu.net.vn/?p=19742 . Trong bài này tôi có để cả file excel cho mọi người tham khảo.

Việc thứ 4, Tạm dừng một chút để mọi người đọc 3 bài và ngấm. Ngấm và hiểu, chúng ta sẽ thấy là bản chất của QTNS là khoa học hành vi. Nghiên cứu hành vi con người để đưa ra các lý thuyết giúp thúc đẩy hành vi. Quản trị xoay quanh vòng đời của con người trong tổ chức. Thực chất hơn, quản trị nhân sự xoay quanh các công việc có sự đóng góp của nhân lực.

Hình trên chính là các công việc cần làm cho ai làm HRM tại công ty mới khởi nghiệp. Hiểu đơn giản như sau: Khi một công việc xuất hiện, chúng ta cần làm các công cụ:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn công việc
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương 3P)
- Nội quy / nguyên tắc làm việc
- Năng lực làm việc
thì khi có người với năng lực làm việc phù hợp có mô tả công việc, có quy trình, có chỉ tiêu, có hướng dẫn, có lương thưởng, có nội quy, có nguyên tắc làm việc sẽ chắc chắn đạt được kết quả công việc.

Như vậy với việc thứ 4, chúng ta đã đi gần hơn với thực tế công việc Quản trị Nhân sự. Nôm na, diễn giải ra là: khi CEO nói là tuyển 1 vị trí nào đó đi, chúng ta đều phải đồng nghĩa hiểu rằng làm các công cụ trên.

Ví dụ cụ thể: khi CEO nói "Em ơi! Tuyển cho anh một vị trí phát triển cộng đồng đi!". Ngay lúc này trong đầu, chúng ta phải nghĩ ngay đến việc vị trí này đã có các công cụ:
- Mô tả công việc vị trí phát triển cộng đồng
- Quy trình triển khai công việc vị trí phát triển cộng đồng
- Chỉ tiêu thực hiện công việc vị trí phát triển cộng đồng
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn công việc vị trí phát triển cộng đồng
- Chính sách thúc đẩy làm việc vị trí phát triển cộng đồng (lương 3P)
- Nội quy / nguyên tắc làm việc vị trí phát triển cộng đồng
- Năng lực làm việc vị trí phát triển cộng đồng
chưa? Nếu chưa thì cần phải đi xây. Ai thông minh sẽ đặt ra câu hỏi: Ơ thế xây những công cụ trên theo tiêu chuẩn nào, logic nào? Câu trả lời của tôi: hãy đọc kỹ 2 bài viết tôi dẫn ở trên. Trong đó có cả.

Câu hỏi tốt hơn: đầu bài của CEO có mỗi câu ngắn tẹo, giải quyết bắt đầu từ đâu? Chúng ta nên bắt đầu từ phiếu yêu cầu công việc:

Phiếu yêu cầu tuyển dụng chính là một công cụ để chúng ta lấy thông tin phục vụ cho việc xây các công cụ ở trên. Và nó cũng chính là điểm khởi đầu của quy trình tuyển dụng.

Việc thứ 5, thực hiện phiếu yêu cầu tuyển dụng ở trên chính là công việc thực tế đầu tiên chúng ta cần làm. Tuy nhiên tổng quát hơn đó chính là chúng ta tự xây dựng một quy trình tuyển dụng cho công ty. Vì thế công việc đầu tiên cho người HR mới vào DN khởi nghiệp là tuyển dụng. Cụ thể hơn chúng ta sẽ hỏi câu hỏi: Anh ơi sắp tới mình có dự định tuyển gì không? Có quy trình tuyển dụng chưa?

Nếu có, bạn nên theo và chỉnh sửa cho tốt hơn. Nếu chưa thì hãy xây dựng quy trình tuyển dụng đầu tiên với các form, biểu mẫu. Điểm khởi đầu của quy trình chính là phiếu yêu cầu tuyển dụng.

Việc thứ 6 - hay chính là câu hỏi thứ 2 chúng ta cần hỏi: Công ty đã chính thức đăng ký và thành lập chưa?
6.1 Nếu công ty đăng ký rồi thì chúng ta triển khai rà soát những việc cần làm theo luật từ lúc mới đăng ký, công ty đã là chưa?

Tôi đã có 2 bài hướng dẫn cụ thể về việc này:
- Hệ thống Quản Trị Nhân sự đáp ứng theo luật mà CEO cần xây có những gì ? - http://bloggiamdoc.com/?p=118
- 8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật - http://blognhansu.net.vn/?p=17124

Và đây là quy trình quản lý nhân sự tôi tự tay làm theo trình tự từ lúc mới thành lập đến khi giải thể. Anh chị và các bạn xem thêm để nắm tổng thể các công việc: Tặng quy trình quản trị nhân sự chi tiết cập nhật theo luật - http://blognhansu.net.vn/?p=16034

Chúng ta cứ rà soát theo 2 bài trên và kiểm tra xem cái gì cái gì chưa? Có rồi thì thôi, còn chưa thì làm.

6.2 Nếu công ty chưa đăng ký: Đây cũng là việc may cho chúng ta và cũng có thể là việc buồn. Buồn là vì dù sao chúng ta vẫn chỉ là người làm công ăn lương. Nên tổ chức chưa hình thành thì chúng ta chưa được pháp luật bảo vệ một cách tốt nhất. Còn việc may là chúng ta sẽ có thể tự do làm các thứ cho hoàn chỉnh trước khi ván đóng thành thuyền.

Việc thứ 7, hiểu được công ty. Dù là startup chưa đăng ký hay đăng ký, công ty thể nào cũng có chiến lược, triết lý, hoài bão... cho nên ta phải cố biết những thứ đó. Biết một cách nhanh nhất có thể. Quay lại với bài tổng thể doanh nghiệp bài bản ở trên, chúng ta sẽ vẽ ra cho công ty chúng ta mô hình cắt lớp văn hóa. Như hình dưới:

Để ra được hình như thế, chả có cách nào khác ngoài việc chúng ta phải đặt câu hỏi cho CEO để vẽ ra. Đặt câu hỏi như thế nào? Tôi cũng đã có hướng dẫn tại 2 bài:

- Kinh nghiệm xây dựng khung năng lực 1: bức tranh nguồn gốc của văn hóa DN - http://blognhansu.net.vn/?p=20540
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp ( http://blognhansu.net.vn/?p=20365 )

Làm theo 2 bài này tức là chúng ta đã cùng CEO:
- Định hình văn hóa DN
- Xác định chiến lược và các mục tiêu chiến lược (BSC)

Nếu chúng ta chưa đủ trình để bắt CEO cùng ngồi vào bàn làm 2 việc trên trong công việc thứ 7 thì chúng ta có thể làm từ từ. Cứ thỉnh thoảng hỏi 1 câu cho đến khi ra hết bức tranh văn hóa và bản đồ chiến lược.

Hình này là bản đồ chiến lược. Còn hình tròn ở trên là Mô hình văn hóa doanh nghiệp.

Chúng ta nhớ là song song với việc 6,7, vẫn cần phải làm việc thứ 5: tuyển dụng để thêm người cho công ty. Ngoài ra là làm các việc khác.

Việc thứ 8, lúc này chúng ta triển khai các công việc như trong bài: Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ? - http://blognhansu.net.vn/?p=6931. Cụ thể:

0. Xây dựng quy trình hội nhập văn hóa (Việc này tôi mới thêm vào)
1. Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức
2. Lập thang bảng lương và quy chế lương 3p
3. Xây dựng nội quy công ty
4. Xây dựng mô tả công việc
5. Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và ký hợp đồng lao động.
6. Tập hợp đủ hồ sơ
7. Lập quy trình xin nghỉ phép
8. Đăng ký bảo hiểm xã hội (nếu công ty > 10 người. Theo anh thì nhỏ hơn vẫn nên đóng)
9. Xây dựng bảng theo dõi thông tin nhân sự (để biết thông tin như ai, làm gì, ở đâu, gia đình thế nào)
10. Xây dựng cơ chế trả lương và nâng lương (chính sách đãi ngộ).

Việc thứ 9, chuẩn bị cơ sở vật chất cho phòng HR. Ví dụ như: chỗ ngồi, chỗ để hồ sơ, tủ tài liệu ...

Tạm 9 việc này đã. Hẹn gặp mọi người trong bài update sau.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM blogger / HRM consultant