Chuẩn bị gì cho đợt thanh tra lao động ?

Chào các anh chị,

Bên công ty của em sắp tới có đoàn thanh tra về việc thực hiện pháp luật lao động tại doanh nghiệp. Nhờ các anh chị đã từng có kinh nghiệm đóng góp hoặc chia sẽ cho em một vài lời khuyên và nên chuẩn bị những gì?

Em xin gửi lời cảm ơn trước nhưng chia sẽ quý giá của các anh chị.

Hi anh ,

Bên mình cũng vừa có đoàn Thanh tra liên ngành của TP giữa Sở LĐTBXH và Sở Y tế. Nếu bên anh cũng có lịch của đoàn đó chắc sẽ kiểm tra giống bên mình. Dưới đây là một số kinh nghiệm mình có thể share về Đoàn Thanh tra:

- Trong quyết định của Đoàn Thanh tra gửi trước thường có Đề cương, anh có thể bám vào nội dung hướng dẫn trong Đề cương để chuẩn bị.
- Thực tế họ sẽ kiểm tra những nội dung chính sau:
+ Công tác tham gia BHXH, BHYT, BHTN của DN có đúng luật ko, có tình trạng lách luật trốn đóng BHXH ko; có chậm nộp tiền cho cơ quan BH ko; thanh toán chế độ ốm đau, thai sản cho NLĐ như thế nào?
+ Họ sẽ yêu cầu kiểm tra xác suất 5-7 bộ hồ sơ của NLĐ: có đầy đủ hồ sơ theo quy định ko, đặc biệt là Giấy khám sức khỏe phải theo mẫu mới (ko được là mẫu 1 tờ A4 như trước mà phải là Giấy khám sức khỏe 4 mặt), HĐLĐ có đúng mẫu của Thông tư 21 ko;
+ Tổng số lao động hiện có (nam, nữ bao nhiêu; chia theo loại HĐLĐ là bao nhiêu; tham gia BHXH bao nhiêu; ...)
+ Kiểm tra công tác bảo hộ lao động, vệ sinh an toàn lao động, tổ chức khám sức khỏe định kỳ, ... cho NLĐ
+ Ngoài ra còn một số nội dung nữa khi thanh tra người ta sẽ trao đổi với mình như trò chuyện, nhưng nếu anh nắm ko chắc về các quy định mà trả lời ko chính xác họ sẽ xoáy vào đó để tìm ra khuyết điểm của mình (ví dụ: họ hỏi rất băng quơ như NLĐ khi được nhận có phải đặt bằng ko, đặt tiền ko; ...)
+ Còn những nội dung khác thì mình cũng chưa rõ vì phụ thuộc vào từng đoàn TT và cách bên bạn tiếp đoàn như thế nào...
Trên đây là một số kinh nghiệm nho nhỏ của mình, hy vọng giúp được anh trong công việc sắp tới.
Thân!

Mẫu phiếu: Mẫu thực hiện phiếu tự kiểm tra Bộ luật lao động - click

Hi all,

Mình rất cảm ơn những chia sẽ của bạn cho riêng mình củng như các bạn khác có thể tham khảo. Đúng như bạn nói, bên mình sẽ có đoàn kiểm tra liên nghành, Sơ Tư pháp, Sở Lao động, BHXH, ... Họ đã gửi lịch và đề cương báo cáo cho doanh nghiệp soạn và nộp báo cáo trước ngày kiểm tra 5 ngày.

Bởi vì đặc thù của Công ty bên mình là chuyên về lĩnh vực khai thác chế biến khoáng sản, vì thế chắc hẵn sẽ còn nhiều sai sót. Tuy nhiên mình đang băn khoăn về bảng công của bên mình, giờ làm của một số công nhân bảo trì và đội xe quá nhiều trong 1 tháng (trong khi đó bên mình chỉ trả 100% cho những giờ vượt mức này), Có 1 trường hợp là nhân viên không thích làm sổ BHXH,

Vừa rồi bên mình có cắt giảm khoảng 25 công nhân, có thõa thuận chấm dứt hđlđ trước thời hạn là trợ cấp
mất việc là 02 tháng lương cơ bản (lương tham gia BHXH), hướng dẫn việc chốt sổ, đăng ký BHTN, nhưng chỉ có một việc là không thông báo cho Sở LĐ thôi. Những vấn đề này có hướng giãi quyết nào khác không? Như bảng chấm công mình có thể kết hợp với phòng kế toán để làm lại bảng chấm công cho sạch được không? Việc thông báo cho lao động nghỉ việc thì bây giờ mình làm thông báo gửi Sở LĐ bây giờ được chứ (Vì còn 15 ngày nữa mới kiểm tra).

Thân mến

Chào Anh,

- Bảng chấm công có thể làm lại cho "sạch". Cần có đủ chữ ký và hợp lệ. Chỉ làm để cho đoàn thanh tra (ĐTT) kiểm tra.

- Nhóm LĐ đã cho nghỉ việc không cần khai báo với ĐTT, chú ý không để những thông tin sơ hở khiến họ hỏi tới. Nếu lỡ họ có hỏi thì nói là quên hoặc bân chưa làm thủ tục. Thủ tục thông báo lao động với Sở thường là tính theo 06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm. Nếu ĐTT đi kiểm tra trước tháng 06 thì cũng không đáng ngại gì lắm.

Tổng quan chung khi ĐTT đến làm việc:

1. Nguyên tắc chung:

- TT lao động liên ngành thì có bao nhiêu ngành sẽ kiểm tra từng ấy nội dung.

- Cứ chiếu theo quy định về thủ tục, chính sách mà kiểm tra xem có thực hiện đủ và đúng không?

- Tất cả mọi thứ hỏi và thông tin cung cấp thì phải có chứng minh (giấy tờ, tài liệu, số liệu...)

- Hỏi rất nhiều thứ trong thời gian rất ít nên cần chuẩn bị sẵn mọi thứ, cần cái gì thì lấy ra ngay. Cái gì sạch sẽ thì đưa ra trước, cái gì có vấn đề thì câu giờ đưa ra sau để khi hết giờ thì giải quyết sẽ dễ hơn.

- Sẽ đi kiểm tra thực tế vài thứ (nội quy, thỏa ước lao động phải dán công khai, các biển báo BHLĐ, kiểm tra nơi làm việc để xác nhận về môi trường làm việc đạt tiêu chuẩn) - cái gì còn thiếu thì tranh thủ bổ sung trước khi ĐTT tới, các bản kiểm tra xác nhận cũng làm trước, hạn chế cho ĐTT tiếp xúc với nhân viên trực tiếp.

- Tốt nhất là mời các cơ quan trong đoàn làm các thủ tục quy định trước (ví dụ thuê y tế quận làm test môi trường làm việc). Khi đi kiểm tra, kiểm đến phần của họ họ sẽ kể công và trưởng đoàn sẽ cho qua.

- Đón tiếp chu đáo, cầu thị, cái gì chưa làm hoặc chưa đúng mà bị bắt thì nhận. Kết thúc luôn có phong bì :) (tốt nhất là từ giữa buổi kiểm tra).

2. Nội dung kiểm tra: (cấp sở/tỉnh, thành phố hoặc phòng/quận)
Nếu là kiểm tra liên ngành về mọi mặt thì vấn đề lao động được thăm hỏi ít hơn. Nếu mục tiêu kiểm tra về tình hình sử dụng lao động thì sẽ kiểm tra kỹ hơn.

- P. Lao động (thường là trưởng đoàn) - KIểm tra về lao động: Sẽ hỏi tới HĐLĐ, số liệu LĐ, các báo cáo thông kê phải nộp có thực hiện không, có lập sổ lao động không? quy chế tiền lương? Nội quy và thỏa ước LĐ? (Nếu có LĐ không kê khai thì đừng khai báo).

- P. thu BH - Kiểm tra về thực hiện chế độ bảo hiểm cho nhân viên: Số LĐ tham gia bảo hiểm? nợ phí không? các trường hợp hưởng chế độ bảo hiểm?

- P. Tài nguyên môi trường - Kiểm tra về Bảo hộ lao động: môi trường (khói, độc hại, nước thải...),

- PCCC = các chứng chỉ tập huấn, số lượng tập huấn, phương án PCCC, ......

- An toàn thực phẩm, bảo hộ lao động, các giấy tờ đăng kiểm thiết bị liên quan đến bảo hộ lao động (thang máy...),

- TT y tế dự phòng: khám sức khỏe định kỳ? kiểm tra môi trường làm việc? tập huấn y tế?...(thẻ chứng nhận..)? Phòng y tế (nếu đông lao động..)

- Công đoàn: Thỏa ước lao động tập thế? Trưởng Ban Chấp hành CĐ, quyết định của CĐ? hoạt động của CĐ? Xử lý kỷ luật có công đoàn không? có trường hợp sa thải không? yêu cầu xem biên bản xử lý kỷ luật.

- Văn hóa- Thông tin: tình hình chấp hành quy định, các giấy phép (nếu cần), hoạt động văn hóa với địa phương

- Kinh tế: tình hình doanh thu, thuế, giấy tờ sổ sách ....

Sơ lược chung là như vậy. Đã chia sẻ cơ bản rồi.
Trừ trường hợp công ty làm sai luật quá nhiều. Nếu không thì cũng không có gì đáng lo. Cũng là dịp để tạo áp lực cho sir thay đổi một số quan điểm chưa phù hợp quy định của luật (trừ khi sir quá bảo thủ).

Chúc thuận lợi!

Dear bạn, mình bổ xung thêm một số ý kiến thế này:
- Số CN làm việc overtime bên bạn, bạn phải chi trả cho overtime theo luật lao động, nhất là ngày nghỉ lễ, tết. Overtime không vượt quá 200h/năm và có biên bản thỏa thuận đồng ý làm thêm giờ của CN(bên mình nhiều khi auditor khó tính vẫn đòi hỏi biên bản này). Bạn có thể làm bản chấm công và bảng lương "đẹp" cho họ xem, nhưng chú ý chữ ký sao cho hợp lý.

- Bên bạn thanh tra 5 ngày, chắc họ sẽ đi "vi hành", nên bạn cần dặn dò công nhân kỹ (thời gian làm thêm theo quy định, có được đào tạo về nội quy lao động, PCCC, an toàn lao động và sơ cấp cứu..). Nếu công ty bạn chưa chú trọng vấn đề này, trong 15 ngày trước khi đoàn kiểm tra đến, bạn tổ chức được một buổi đào tạo nhanh về các quy định trên được thì tốt.

- Còn lại Phonix nói rất cụ thể rồi. Bạn cứ theo đó mà làm. Bạn lập cái checklist về các lĩnh vực đoàn kiểm tra(theo đề cương báo cáo họ yêu cầu), ghi cụ thể nội dung kiểm tra, đáp ứng nội dung ấy cần có cái gì, bộ phận nào phải hoàn thiện chứng từ, thời gian trong bao lâu rồi đưa cho các bộ phận hỗ trợ cùng (ví dụ bên mình: Y tế, an toàn thực phẩm giao cho phòng Hành chính (phòng y tế cơ quan), PCCC và an toàn lao động giao cho bộ phận Cơ điện hoặc các ban bệ trong công ty như ban bảo vệ sức khỏe, ban an toàn lao động,..). Sau đó, bạn tổng kết lại, kiểm tra chuẩn chưa và chuẩn bị sẵn sàng "chiến đấu".
- Nhìn chung, mình thấy đoàn kiểm tra của bên nhà nước, họ không chặt chẽ quá, tinh thần đón tiếp trong suốt quá trình kiểm tra chiếm vai trò quan trọng đấy. Cố gắng nhé, thân thiện, nhiệt tình và tự tin đón tiếp.
Chúc thành công./.

Stt